Темы статей
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

«Умел ошибиться — умей и исправиться», или Исправляем вместе «зарплатные» ошибки

Редакция НиБУ
Налоги & бухучет Октябрь, 2013/№ 80
Печать
Статья

«Умел ошибиться — умей и исправиться», или Исправляем вместе «зарплатные» ошибки

В наше нестабильное время бухгалтер — это ценный, ответственный работник, который должен и знать, и успевать много! Вереница законодательных новшеств, ежедневная текущая работа, проверки контролирующих органов… При таком режиме, к сожалению, без ошибок не обходится. Не ошибается только тот, кто не работает. Если по счастливой случайности вы самостоятельно обнаружили ошибку до проверки контролирующими органами, то ее нужно исправить. Этим мы и займемся: выясним, как можно исправить ошибки, допущенные бухгалтером при начислении «зарплатных» выплат.

Екатерина Скрипкина, эксперт по оплате труда

 

img 1Рассмотрение нашей «волнующей» темы начнем с того, что определимся с видами «зарплатных» ошибок, с которыми вы можете столкнуться. К несчастью, их можете совершить как вы, так и ваш предшественник (но исправлять-то придется все равно вам). После этого выясним, как исправиться, а затем разберемся, как предприятию взыскать излишне выплаченную работнику сумму.

Итак, прежде чем перейти к конкретным рекомендациям, немного теории…

Виды ошибок

Упоминание об ошибках находим в ст. 127 КЗоТ, в которой установлены ограничения отчислений из заработной платы. Здесь говорится о счетных ошибках. Что понимать под счетными ошибками и какие ошибки не могут ими считаться, разъясняет п.п. 1 п. 24 постановления № 13.

Счетные ошибки — это ошибки в вычислениях, двукратное начисление заработной платы за один и тот же период и т. п. Не могут считаться счетными ошибки в применении закона и других нормативно-правовых актов, в том числе коллективного договора, которые не связаны с вычислениями.

Таким образом, с точки зрения действующего законодательства существуют два основных вида ошибок: счетные и несчетные. Виды ошибок и их примеры представим в виде схемы. Сразу отметим, что спектр ошибок, встречающихся на практике, может оказаться шире, однако все они попадают в одну из двух указанных категорий.

img 2

С видами ошибок определились, теперь перейдем к порядку исправления.

Как исправлять «зарплатные» ошибки?

Счетные ошибки. Вследствие счетных ошибок бухгалтер, как правило, завышает или занижает месячный фонд оплаты труда. Поэтому исправляются они путем:

— сторнирующих проводок (если зарплата завышена);

— доначисления соответствующих сумм (если зарплата занижена).

Кроме того, параллельно корректируются суммы налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и единого социального взноса (далее — ЕСВ), а также налоговые расходы.

Доначисление (сторнирование) ошибочных (не начисленных либо излишне начисленных) сумм отражается в фонде оплаты труда того месяца, в котором были осуществлены начисления. Это прямо предусмотрено п.п. 1.6.2 Инструкции № 5. Данное положение очень важно для бухгалтера. По сути, оно дает возможность избежать штрафов по ЕСВ и НДФЛ, а также корректировки ранее поданной отчетности.

Такой же подход, по нашему мнению, следует применять и при корректировке налоговых расходов.

Это значит, что «налоговоприбыльная» отчетность предыдущих отчетных периодов не затрагивается — все исправления отражаются в текущей отчетности

Несчетные ошибки. Последствия несчетных ошибок более разнообразны. Такие ошибки могут так же, как и счетные, привести к завышению или занижению фонда оплаты труда. Исправляются они, как и счетные ошибки (см. выше).

Кроме того, из-за таких ошибок может быть:

— неверно исчислен ЕСВ вследствие занижения (завышения) базы взимания ЕСВ или применения неверного размера ставки ЕСВ;

— неверно исчислен НДФЛ вследствие применения неправильного размера ставки, неправильного определения общего налогооблагаемого дохода или базы налогообложения.

В таких двух случаях фонд оплаты труда не корректируется. Корректировке подлежат суммы ЕСВ и (или) НДФЛ, а также налоговых расходов (при необходимости). В зависимости от результатов ошибки они либо доначисляются, либо сторнируются. При этом необходимо корректировать отчетность, а именно:

— Налоговый расчет по форме № 1ДФ, если вследствие ошибки была неверно определена сумма НДФЛ. Подробно о порядке исправления в данном отчете читайте в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 29, с. 31;

— Отчет по форме № Д4 (отчет по ЕСВ), если вследствие ошибки была неверно определена сумма начисленного и удержанного ЕСВ;

— Налоговую декларацию по налогу на прибыль, если вследствие ошибки в прошлых отчетных периодах были завышены (занижены) налоговые расходы. О механизме исправления «прибыльных» ошибок подробно читайте в тематическом номере «Исправляем ошибки по налогу на прибыль» в газете «Налоги и бухгалтерский учет» 2011, № 96, а также 2012, № 92, с. 15.

Обратите внимание на то, что при корректировке отпускных и больничных (в результате как счетных, так и не счетных ошибок), для целей сравнения с предельным размером дохода при определении права на НСЛ и для сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ суммы корректировок относятся к месяцам, за которые они производятся.

Что касается ответственности, к которой может быть привлечен работодатель вследствие «зарплатных» ошибок, то подробно об этом читайте в тематическом номере «Налоговые штрафы» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 75.

В случае если вы обнаружили ошибку, которая привела к выплате работнику лишних средств, закономерно возникает вопрос: а можно ли удержать их с зарплаты работника? Ответ на данный вопрос вы найдете в следующем разделе.

Можно ли удержать с зарплаты работника излишне выплаченные ему средства?

Тут все зависит от вида ошибки. Рассмотрим возможные ситуации.

Если работнику излишне выплачены средства в результате счетной ошибки. В первую очередь бухгалтер должен составить бухгалтерскую справку (докладную записку), где фиксируется факт выявления ошибки, ее причины и последствия. На основании докладной записки руководитель издает приказ (распоряжение) об удержании излишне выплаченной суммы. Обратите внимание: такой приказ может быть издан при выполнении одновременно двух условий:

1) не истек месяц со дня выплаты неправильно исчисленной суммы;

2) работник не оспаривает оснований и размера отчислений. На необходимость выполнения данного условия указывает ВСУ (см. п. 1 п. 24 постановления № 13). Чтобы подтвердить согласие работника на удержание из его зарплаты излишне выплаченной суммы, его можно либо ознакомить с приказом (распоряжением) под расписку либо получить от него заявление.

Как видим, для удержания с зарплаты работника излишне выплаченных сумм вследствие счетной ошибки установлены сжатые сроки. А что если счетная ошибка будет выявлена по истечении месячного срока? В таком случае ничего не остается, как надеяться на порядочность работника. Дело в том, что удержать сумму, излишне выплаченную в результате счетной ошибки, выявленной с опозданием, можно только по добровольному согласию работника, которое он выражает в заявлении.

Если же работник не согласен с действиями работодателя, взыскать с него излишне выплаченные суммы можно исключительно в судебном порядке. При этом ВСУ обращает внимание на то, что работодатель вправе обратиться с требованиями о взыскании с работника излишне выплаченных сумм в течение одного года со дня возникновения права на отчисление соответствующих сумм (п. 24 постановления № 13). В случае если суд выносит решение в пользу работодателя, то взыскание с работника производится на основании исполнительного листа.

Если работнику излишне выплачены средства в результате НЕсчетной ошибки. В такой ситуации законодательство не наделяет работодателя правом издавать приказ об удержании с работника излишне выплаченных сумм. Не подлежит возврату безосновательно полученная физлицом заработная плата, если ее выплата проведена работодателем добровольно, при отсутствии счетной ошибки с его стороны и недобросовестности со стороны работника (ст. 1215 ГКУ).

А значит, вариант остается только один — добровольное согласие работника на удержание из зарплаты излишне выплаченной суммы. В таком случае работник подает соответствующее заявление.

Что касается взыскания в судебном порядке, то в данной ситуации вряд ли дело решится в пользу работодателя L. Как указано выше, в ст. 1215 ГКУ прямо предусмотрено, что зарплата не возвращается, если ее переплата не связана со счетной ошибкой. Если же работодателю, как говорится, «море по колено», то можно и рискнуть, ввязавшись в судебную волокиту.

И в первом, и во втором рассмотренном случае необходимо учитывать, что при каждой выплате заработной платы общий размер всех отчислений не может превышать 20 %, а в случаях, отдельно предусмотренных законодательством Украины, — 50 % заработной платы, причитающейся для выплаты работнику (ч. 1 ст. 128 КЗоТ). То есть по общему правилу с заработной платы работника может быть отчислено не более 20 % суммы, подлежащей выплате.

Еще один законный вариант для работодателя вернуть ошибочно выплаченные средства — взыскать их с виновного лица, т. е. с бухгалтера, который допустил ошибку. Конечно же, он неприятен для бухгалтеров, но поскольку такой вариант предусмотрен действующим законодательством, мы не вправе о нем умолчать.

Могут ли наказать бухгалтера?

В случае если взыскать излишне выплаченную зарплату в добровольном порядке с работника не получилось, руководитель предприятия вправе принять решение о возмещении ущерба предприятию за счет лиц, допустивших ошибку. С целью установления лица, виновного в причинении ущерба, проводится служебное расследование, по результатам которого составляется акт. В рассматриваемой ситуации виновным лицом может быть бухгалтер по заработной плате и/или главный бухгалтер (если такая должность предусмотрена в штатном расписании предприятия).

Работники несут материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный предприятию, в результате нарушения возложенных на них трудовых обязанностей (ст. 130 КЗоТ). При этом под прямым действительным ущербом понимаются, в частности, денежные выплаты (абзац второй п. 4 постановления № 14). Размер причиненного ущерба определяется по фактическим потерям, на основании данных бухгалтерского учета (ч. 1 ст. 1353 КЗоТ).

Обычный (не главный) бухгалтер несет материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не больше своего среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 132 КЗоТ)

Размер среднемесячного заработка определяется в соответствии с Порядком № 100. Сумма ущерба, превышающая этот размер, работником не возмещается. Если фактическая сумма ущерба меньше среднего месячного заработка, то работник обязан возместить всю сумму причиненного работодателю ущерба.

В случае если на предприятии предусмотрена должность главного бухгалтера, то ему как руководителю структурного подразделения тоже придется нести материальную ответственность (и тоже в пределах своего среднемесячного заработка), но только за ту часть ущерба, который не возмещен непосредственными виновниками (абзац второй п. 6 постановления № 14). В рассматриваемой ситуации непосредственным виновником будет бухгалтер по заработной плате. При этом общая сумма, которая подлежит взысканию с них обоих, не должна превышать причиненный ущерб.

Если же главный бухгалтер не принял свое­временных мер по взысканию ущерба с непосредственных виновников, то он будет сам нести материальную ответственность в размере причиненного по их вине ущерба, но опять же не более своего среднего месячного заработка (п. 2 ст. 133 КЗоТ).

Бухгалтер может покрыть ущерб добровольно полностью или частично. Если это не происходит, работодатель вправе взыскать ущерб путем отчисления из заработной платы на основании п. 3 ч. 2 ст. 127 КЗоТ. Возмещение работником причиненного ущерба, размер которого не превышает среднего месячного заработка работника, производится на основании распоряжения работодателя. Такое распоряжение издается в двухнедельный срок со дня выявления нанесенного ущерба и может быть обращено к выполнению не ранее семи дней со дня уведомления об этом работника.

Ущерб может быть возмещен путем удержания из заработной платы работника (не более 20 % суммы «чистой» заработной платы, за исключением случая, когда бухгалтер добровольно возмещает большую сумму) либо путем внесения денежных средств в кассу или на банковский счет работодателя.

Если работник отрицает свою вину в причинении ущерба либо он уволен или истек срок для издания распоряжения, а также в случае превышения размера ущерба среднего месячного заработка работника, работодатель в течение года со дня выявления ущерба может обратиться с иском в районный, районный в городе, городской суд (ст. 136 КЗоТ). Подробнее о порядке привлечения бухгалтера к материальной ответственности читайте в статье «Материальная ответственность бухгалтера: за что и в каком порядке может применяться» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 86.

Влияют ли корректировки на расчет отпускных и больничных?

Такой вопрос закономерно возникает у бухгалтера, если при исправлении ошибки были доначислены или сторнированы выплаты, и при этом такие корректировки приходятся на расчетный период. Напомним, что по общему правилу расчетный период для исчисления отпускных составляет 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, а для исчисления больничных и декретных — 6 месяцев, предшествующих месяцу наступления страхового случая. Подробно о расчете отпускных читайте в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, спецвыпуск, № 4, а о расчете больничных и декретных — в тематическом номере газеты «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 73. Здесь остановимся только на учете корректировок.

В расчете отпускных участвуют выплаты, перечисленные в п. 3 Порядка № 100. В письме от 09.12.2011 г. № 1105/13/81-11 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, спецвыпуск, № 4, с. 17) Минсоцполитики обращает внимание на следующий момент:

…только премии включаются в заработную плату того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости, остальные выплаты должны учитываться в те месяцы, за которые они осуществлены

Таким образом, другие выплаты, которые начисляются за период, например такие, как отпускные, пособие по временной нетрудоспособности, пособие по беременности и родам и т. п., для расчета отпускных должны быть отнесены к заработку того месяца, за который они начислены. Это же касается корректировок. То есть суммы доначисленной (или сторнированной) зарплаты должны быть отнесены к тому месяцу, за который они доначислены (сторнированы).

В расчете больничных и декретных участвуют выплаты, которые включаются в фонд оплаты труда и с которых взимается ЕСВ. Кроме того, учтите, что выплаты за неотработанное время в расчете больничных не участвуют, а вот при расчете декретных их нужно учитывать. Зарплата учитывается в том размере, в котором она была начислена и с которой взимался ЕСВ.

Суммы доначисленной (сторнированной) зарплаты для расчета больничных и декретных учитываются в том месяце, в котором они начислены. При этом корректировки зарплаты не влияют на размер больничных и декретных, выплаченных за предыдущие периоды. Аналогичные разъяснения предоставлены Минсоцполитики в письме от 22.07.2013 г. № 380/18/99-13 (см. на с. 10).

Пример. В результате сбоя бухгалтерской программы работнице АУП была начислена зарплата за август 2013 года в двойном размере: вместо 2500 грн. ей начислили 5000 грн. Зарплата была выплачена 6 сентября 2013 года. Ошибка обнаружена 30 сентября 2013 года.

О факте выявления ошибки бухгалтер по заработной плате составила бухгалтерскую справку, которую предоставила руководителю предприятия. Поскольку со дня выплаты неправильно исчисленной суммы не истек месяц, 30 сентября 2013 года руководитель издал приказ об удержании из зарплаты работницы ошибочно выплаченной суммы. Работница была ознакомлена с приказом под расписку.

Первое удержание излишне выплаченной суммы производится из зарплаты за сентябрь 2013 года, которая составляет 2500 грн. С учетом ограничений, установленных ст. 128 КЗоТ, размер корректировки зарплаты в сентябре не должен превышать 500 грн. (2500 грн. х 20 %).

Порядок отражения операций по начислению и корректировке зарплаты в учете представим в таблице.

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма, грн.

Налоговый учет

дебет

кредит

расходы, грн.

1

2

3

4

5

6

1

Начислена зарплата за сентябрь 2013 года

92

661

2500,00

2500,00

2

Откорректирована сумма зарплаты (методом «красное сторно»)

92

661

500,00

- 500,00

3

Начислен ЕСВ (2500 х 37,26 %)

92

651

931,50

931,50

4

Удержан ЕСВ (2500 х 3,6 %)

661

651

90,00

5

Удержан НДФЛ ((2500 - 90) х 15 %)

661

641/НДФЛ

361,50

6

Откорректирован ЕСВ в части начислений (методом «красное сторно») (500 х 37,26 %)

92

651

186,30

- 186,30

7

Откорректирован ЕСВ в части удержаний (методом «красное сторно») (500 х 3,6 %)

661

651

18,00

8

Откорректирован НДФЛ (методом «красное сторно») ((500 - 18) х 0,15)

661

641/НДФЛ

72,30

9

Выплачена зарплата за сентябрь с учетом корректировки (2500 - 90,00 - 361,50 - 500 + 18,00 + 72,30)

661

301

1638,80

 

Хоть от ошибок никто не застрахован, мы искренне желаем нашим читателям, чтобы в вашей работе они не встречались!

 

выводы


img 3
 
 
  • На практике бухгалтер может столкнуться с двумя основными видами ошибок: счетные и несчетные. От вида ошибки зависит порядок ее исправления.

  • Взыскать с работника излишне выплаченную вследствие счетной ошибки сумму можно только в течение месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы и при условии, что работник не оспаривает оснований и размера удержаний. Удержание осуществляется на основании приказа руководителя и в пределах 20 % зарплаты, подлежащей выплате на руки.

 

Документы статьи

  1. КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

  2. Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

  3. Постановление № 13 — постановление Пленума Верховного Суда Украины «О практике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.99 г. № 13.

  4. Постановление № 14 — постановление Пленума Верховного Суда Украины «О судебной практике по делам о возмещении ущерба, причиненного предприятиям, учреждениям, организациям их работниками» от 29.12.92 г. № 14.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше