Вы нам писали. Водитель покупает ГСМ за наличные: четыре грани учета

наличные расчеты

Водитель покупает ГСМ за наличные: четыре грани учета

Максим Нестеренко, налоговый эксперт

Чаще всего водитель использует наличность именно при покупке горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ). К ним относятся прежде всего бензин, дизтопливо и сжиженный газ (пропан, бутан и др.). Все эти товары (за исключением моторных масел, для которых не установлены ставки акцизного налога) являются подакцизными согласно абзацу четвертому п. 215.1 НКУ, а это означает дополнительные учетные требования. Следовательно, целесообразно рассмотреть особенности учета наличных приобретений водителя именно на этих примерах.

ГСМ за наличные приобретаются непосредственно на АЗС. В этом случае отпуск ГСМ и заправка автомобиля обычно осуществляются за счет средств, выданных водителю предприятия под отчет.

Первичным документом, подтверждающим факт расходов, понесенных работником на приобретение ГСМ, будет чек РРО, выданный на АЗС. Такой чек прилагается к Отчету об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), форма которого утверждена приказом № 1276 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 8, с. 7.

Выдача из кассы средств водителю на приобретение топлива осуществляется с оформлением расходного кассового ордера. После приобретения водителем топлива составляется авансовый отчет. Порядок, по которому он составляется, при приобретении ГСМ является традиционным, как для всех случаев, когда подотчетное лицо приобретает ТМЦ для хозяйственных нужд предприятия.

О порядке составления авансового отчета мы неоднократно писали на страницах нашей газеты. Самые свежие публикации по этому вопросу — в тематическом номере газеты «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41. Кроме этого, о некоторых проблемных вопросах составления авансового отчета вы можете узнать из статьи «Заполнение авансового отчета: сложные детали простого механизма» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 22, с. 16. Здесь напомним лишь сроки возврата выданной под отчет наличности и сроки подачи авансового отчета по ней. Первые важны для определения фактов нарушения правил наличного обращения, а вторые — для целей налогообложения доходов физических лиц.

Сроки возврата выданной под отчет (в частности, на приобретение ГСМ) наличности определяет Положение № 637. В нашем случае речь может идти об остатке средств, выданных на приобретение ГСМ и не израсходованных водителем. Так вот, в соответствии с п. 2.11 Положения № 637 суммы наличных, которые получены в банке на хозяйственные нужды, возвращаются в течение двух рабочих дней, начиная со дня выдачи наличных (подробно читайте в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41, с. 14).

В то же время сроки подачи авансового отчета при выдаче средств на хозяйственные нужды устанавливает ст. 170 НКУ. Согласно п.п. 170.9.2 НКУ авансовый отчет по форме, установленной приказом № 1276, подается до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает приобретение ГСМ по доверенности и за счет предприятия.

Таковы общие правила и порядок приобретения ГСМ водителем как подотчетным лицом. Не будем терять времени и сразу перейдем к особенностям учета приобретенных водителем ГСМ на предприятии.

Учет ГСМ ведется на субсчете 203 «Топливо». Здесь учитываются наличие и движение топлива, которое приобретается или изготовляется для технологических нужд производства, эксплуатации транспортных средств, а также для производства энергии и отопления зданий.

Аналитический учет на субсчете 203 ведется исходя из нужд конкретного предприятия в разрезе видов и марок топлива, а также по местам его хранения, в связи с чем к этому субсчету могут открываться субсчета второго, третьего и других порядков, например:

— 2031 «Дизельное топливо», 2032 «Бензин А92», 2033 «Бензин А95», 2034 «Сжатый углеводородный газ» и т. п. — по видам топлива;

— 2031 «Топливо на складе», 2032 «Талоны на топливо», 2033 «Топливо в автомобиле» и т. п. — по месту хранения.

Кроме того, аналитический учет выданных ГСМ ведется материально ответственными лицами — водителями автотранспорта.

Приобретенные ГСМ отражаются в составе запасов предприятия по первоначальной стоимости, которая формируется с учетом п. 9 П(С)БУ 9. Впоследствии на основании путевых листов приобретенное топливо списывается на расходы согласно направлению использования автомобиля.

Как видим, в целом бухгалтерский учет приобретения и использования ГСМ не вызывает особых затруднений*.

Каких-либо ограничений по расходам на приобретение ГСМ НКУ не содержит. Поэтому эти расходы учитываются предприятием в составе «налоговых» расходов в пределах, установленных согласно Нормам расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденным приказом Минтранса Украины от 10.02.98 г. № 43. Такого же мнения придерживаются и налоговые органы (см. консультацию в ЕБНЗ, разд. 102.07.20). Понятно, что такие расходы должны быть связаны с хозяйственной деятельностью плательщика налогов. Однако при этом следует помнить, что в момент осуществления оплаты за ГСМ налоговые расходы у предприятия не возникают (см. п.п. 139.1.3 НКУ). Не включается в расходы стоимость топлива и на этапе его оприходования. Право на отражение таких расходов появится у предприятия только после того, как ГСМ используют в хозяйственной деятельности — реализуют продукцию, в себестоимость которой ГСМ включены, или спишут на расходы периода (пп. 138.4, 138.5 НКУ).

В общем случае для получения права на налоговый кредит факт оплаты или оприходования нефтепродуктов** должен быть подтвержден надлежащим образом оформленной налоговой накладной. Такая налоговая накладная независимо от суммы НДС регистрируется продавцом в Едином реестре налоговых накладных (далее — ЕРНН), поскольку осуществляется поставка подакцизного товара (п. 11 подразд. 2 разд. XX НКУ).

Однако в случае приобретения ГСМ за наличные обычно водитель налоговую накладную не получает. Более того, АЗС, работающие за наличные, как правило налоговую накладную и не выдают, поскольку выписывают итоговые ежедневные налоговые накладные, которые покупателю не выдаются (п. 8 Порядка № 1379). В таком случае, как уже отмечалось, получить налоговую накладную подотчетное лицо (в данном случае — водитель) может только по индивидуальной просьбе (читайте об этом в ответе на вопрос в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 53, с. 26).

В случае же приобретения ГСМ по кассовому чеку применяются нормы п.п. «б» п. 201.11 НКУ. Согласно этому пункту право на налоговый кредит без налоговой накладной дает кассовый чек, по которому общая сумма приобретенных товаров/услуг (без НДС) составляет максимум 200 гривень в день. То есть сумма «чекового» налогового кредита может составлять максимум 40 гривень в день по всем имеющимся чекам.

Причем в случае получения плательщиком налогов кассового чека, в котором общая сумма полученных товаров/услуг превышает 200 грн., такой чек не дает права на отнесение в налоговый кредит ни всей суммы «входного» НДС, ни ее части. Поскольку такая ситуация нежелательна, рекомендуем либо избегать наличных приобретений ГСМ на сумму свыше 240 гривень, либо договориться с поставщиком о выдаче налоговой накладной.

Заметим: налоговики не выдвигают требование, в соответствии с которым налоговый кредит при поставке подакцизных товаров подтверждается исключительно налоговой накладной. По их мнению, кассовый чек, выданный при поставке подакцизных товаров, дает право на налоговый кредит, если объем поставки не превышает 200 гривень (см. ЕБНЗ, разд. 101.16). А поскольку в ЕРНН регистрируются исключительно налоговые накладные, выданные конкретному покупателю, АЗС не обязана регистрировать в ЕРНН свою итоговую накладную, даже несмотря на то что она осуществляет поставку подакцизных товаров*. Следовательно, покупатель может не волноваться о потере налогового кредита на «нерегистрационном» основании.

Далее следует отметить, что из обязательных реквизитов кассового чека налоговики назвали (как того собственно требует п.п. «б» п. 201.11 НКУ) только общую сумму полученных товаров, сумму начисленного НДС и налоговый номер поставщика. Иначе говоря, налоговики даже не обмолвились о том, что кассовый чек должен содержать код УКТ ВЭД — реквизит, являющийся обязательным при оформлении поставки подакцизных товаров налоговой накладной (п.п. «і» п. 201.1 НКУ). Кстати, код УКТ ВЭД не содержится среди обязательных реквизитов кассового чека и в соответствии с п. 3.2 Положения о форме и содержании расчетных документов, утвержденного приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614.

Напомним еще одну деталь: при приобретении подотчетным лицом ГСМ за наличные датой возникновения у предприятия права на налоговый кредит будет дата получения чека, но не ранее даты утверждения авансового отчета. Мы склоняемся именно к этой позиции, хотя налоговые органы высказывались за отражение налогового кредита по дате чека (см. письмо от 21.03.2013 г. № 116/4/15-33-13 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41, с. 37). Считаем, что дату чека следует отражать в Реестре как дату выдачи документа, по которому отражается налоговый кредит. В то же время дата авансового отчета будет датой получения этого документа.

Возможно, у наиболее требовательных наших читателей возникнет вопрос: как долго сохраняется за предприятием право на налоговый кредит по кассовому чеку? Ведь «классическая» 365-дневная давность распространяется исключительно на налоговый кредит на основании налоговых накладных (абзац третий п. 198.6 НКУ). Налоговые органы, разъясняя эту ситуацию, распространяют на налоговый кредит по чеку «кассовую» давность — 60 дней (см. консультацию в ЕБНЗ, разд. 101.16, недавно утратила силу)**. Но и это не соответствует норме, поскольку, говоря о кассовой «давности», законодатель также упоминает исключительно налоговые накладные (абзац четвертый п. 198.6 НКУ). Следует заметить, что применение кассового метода ограничено лишь определенными сферами деятельности предприятия и не зависит от того, какими фискальными документами оформляется реализация товаров (работ, услуг).

По нашему мнению, на налоговый кредит по кассовому чеку не распространяется какая-либо «давность» (подробнее с нашей позицией можно ознакомиться в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41, с. 35). Другое дело, что при отражении «запоздалого» «чекового» налогового кредита следует прислушиваться к другим советам налоговиков, изложенным в консультации из ЕБНЗ разд. 101.16: (1) за отчетный период, в котором оформлен чек, следует подать уточняющий расчет; (2) налоговый кредит по «запоздалому» чеку возможен только в том случае, если в налоговый кредит отчетного периода, в котором был получен чек, не был включен другой кассовый чек, полученный в тот же день. Причина второго условия понятна — совокупная сумма НДС не должна превышать лимит 40 гривень. А вот что касается того, стоит ли вообще морочиться с уточняющим расчетом ради такой мелочи, — решать вам!

В заключение продемонстрируем, как отражается в учете приобретение водителем ГСМ за наличные и какие налоговые последствия с этим связаны.

Налоговый и бухгалтерский учет приобретения ГСМ через подотчетное лицо (водителя)

Считаем, что предоставленной информации достаточно, чтобы у вас сложилось четкое представление о порядке учета ГСМ, приобретенных водителем. Желаем, чтобы ваш учет был полным, как топливный бак, а работал, как хорошо смазанный двигатель!

	выводы
	Приобретение ГСМ за наличные осуществляется за счет подотчетных средств, а первичным документом является кассовый чек. Налоговый кредит по операциям по приобретению ГСМ возникает не ранее даты составления авансового отчета. Поскольку ГСМ (кроме моторных масел) являются подакцизными товарами, любая налоговая накладная, выданная на их поставку, регистрируется в ЕРНН. Итоговые ежедневные накладные, даже при поставке подакцизных товаров, не регистрируются.