Ви нам писали. Водій купує ПММ за готівку: чотири грані обліку

готівкові розрахунки

Водій купує ПММ за готівку: чотири грані обліку

Максим Нестеренко, податковий експерт

Найчастіше водій використовує готівку при покупці саме паливно-мастильних матеріалів (далі — ПММ). До них належать перш за все бензин, дизпаливо та скраплений газ (пропан, бутан та ін.), моторне мастило. Усі ці товари (за винятком моторних мастил, для яких не встановлені ставки акцизного податку) є підакцизними відповідно до абзацу четвертого п. 215.1 ПКУ, а це означає додаткові облікові вимоги. Отже, доцільно розглянути особ­ливості обліку готівкових придбань водія саме на цих прикладах.

ПММ за готівку придбаваються безпосередньо на АЗС. У цьому випадку відпуск ПММ та заправлення автомобіля зазвичай здійснюються за рахунок коштів, виданих водію підприємства під звіт.

Первинним документом, що підтверджує факт витрат, понесених працівником на придбання ПММ, буде чек РРО, виданий на АЗС. Такий чек додається до Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (надалі — авансовий звіт) // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 8, с. 7.

Видача з каси коштів водієві на придбання палива здійснюється з оформленням видаткового касового ордера. Після придбання водієм палива складається авансовий звіт. Порядок, за яким він складається при придбанні ПММ, є традиційним, як для всіх випадків, коли підзвітна особа придбаває ТМЦ для господарських потреб підприємства.

Про порядок складання авансового звіту ми неодноразово писали на сторінках нашої газети. Найсвіжіші публікації з цього приводу читайте в тематичному номері газети «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 41. Окрім цього, про деякі проблемні питання складання авансового звіту ви можете дізнатися зі статті «Заповнення авансового звіту: складні деталі простого механізму» // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 22, с. 16. Тут нагадаємо лише строки повернення виданої під звіт готівки та строки подання авансового звіту за нею. Перші є важливими для визначення фактів порушення правил готівкового обігу, а другі— для цілей оподаткування доходів фізичних осіб.

Строки повернення виданої під звіт (зокрема на придбання ПММ) готівки визначає Положення № 637. В нашому випадку може йтися про залишок коштів, виданих на придбання ПММ і не витрачених водієм. Так-от, відповідно до п. 2.11 Положення № 637 суми готівки, одержані в банку на господарські потреби, повертаються протягом двох робочих днів починаючи з дня видачі готівки (докладно читайте в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 41, с. 14).

Водночас строки подання авансового звіту при видачі коштів на господарські потреби встановлює ст. 170 ПКУ. Відповідно до п.п. 170.9.2 ПКУ авансовий звіт подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує придбання ПММ за дорученням та за рахунок підприємства.

Такими є загальні правила та порядок придбання ПММ водієм як підзвітною особою. Не будемо втрачати часу й одразу перейдемо до особливостей обліку придбаних водієм ПММ на підприємстві.

Облік ПММ ведеться на субрахунку 203 «Паливо». Тут ураховуються наявність та рух палива, що придбавається або виготовляється для технологічних потреб виробництва, експлуатації транспортних засобів, а також для виробництва енергії та опалення будівель.

Аналітичний облік на субрахунку 203 ведеться виходячи з потреб конкретного підприємства в розрізі видів та марок палива, а також за місцями його зберігання, у зв’язку з чим до цього субрахунку можуть відкриватися субрахунки другого, третього та інших порядків, наприклад:

— 2031 «Дизельне паливо», 2032 «Бензин А92», 2033 «Бензин А95», 2034 «Скраплений вуглеводневий газ» тощо — за видами палива;

— 2031 «Паливо на складі», 2032 «Талони на паливо», 2033 «Паливо в автомобілі» тощо — за місцем зберігання.

Крім того, аналітичний облік виданих ПММ ведеться за матеріально відповідальними особами — водіями автотранспорту.

Придбані ПММ відображаються у складі запасів підприємства за первісною вартістю, що формується з урахуванням п. 9 П(С)БО 9. Згодом на підставі подорожніх листів придбане паливо списується на витрати згідно з напрямом використання автомобіля.

Як бачимо, в цілому бухгалтерський облік придбання і використання ПММ не викликає особливих труднощів*.

Жодних обмежень щодо витрат на придбання ПММ ПКУ не містить. Тому ці витрати враховуються підприємством у складі «податкових» витрат у межах, встановлених відповідно до Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених наказом Мінтрансу України від 10.02.98 р. № 43. Такої ж думки дотримуються і податкові органи (див. консультацію в ЄБПЗ, розд. 102.07.20). Зрозуміло, що такі витрати мають бути пов’язані з господарською діяльністю платника податків. Проте при цьому слід пам’ятати, що в момент здійснення оплати за ПММ податкові витрати в підприємства не виникають (див. п.п. 139.1.3 ПКУ). Не включається до витрат вартість палива й на етапі його оприбуткування. Право на відображення таких витрат з’явиться в підприємства тільки після того, як ПММ використають у господарській діяльності — реалізують продукцію, до собівартості якої ПММ включено, чи спишуть на витрати періоду (пп. 138.4, 138.5 ПКУ).

У загальному випадку для отримання права на податковий кредит факт оплати або оприбуткування нафтопродуктів** має бути підтверджено належним чином оформленою податковою накладною. Така податкова накладна незалежно від суми ПДВ реєструється продавцем у Єдиному реєстрі податкових накладних (далі — ЄРПН), оскільки здійснюється постачання підакцизного товару (п. 11 підрозд. 2 розд. XX ПКУ).

Проте у випадку придбання ПММ за готівку водій, зазвичай, податкової накладної не отримує. Ба, більше: АЗС, що працюють за готівку, зазвичай податкової накладної й не видають, а виписують підсумкові щоденні податкові накладні, які покупцеві не видаються (п. 8 Порядку № 1379). У такому випадку, як ми вже зазначали, отримати податкову накладну підзвітна особа (в цьому випадку водій) може лише на індивідуальне прохання (читайте з цього приводу відповідь на запитання в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 53, с. 26).

У випадку ж придбання ПММ за касовим чеком застосовуються норми п.п. «б» п. 201.11 ПКУ. Відповідно до нього право на податковий кредит без податкової накладної дає касовий чек, за яким загальна сума придбаних товарів/послуг (без ПДВ) становить максимум 200 гривень на день. Тобто сума «чекового» податкового кредиту може становити максимум 40 гривень на день за всіма наявними чеками.

Причому у разі отримання платником податків касового чека, в якому загальна сума отриманих товарів/послуг перевищує 200 грн., такий чек не дає права на віднесення до податкового кредиту ані всієї суми «вхідного» ПДВ, ані її частини. Оскільки така ситуація є небажаною, рекомендуємо або уникати готівкових придбань ПММ на суму понад 240 гривень, або ж домовитися з постачальником про видачу податкової накладної.

Зауважимо: податківці не висувають вимоги, відповідно до якої податковий кредит при постачанні підакцизних товарів підтверджується винятково податковою накладною. На їх думку, касовий чек, виданий при постачанні підакцизних товарів, дає право на податковий кредит, якщо обсяг постачання не перевищує 200 гривень (див. ЄБПЗ, розд. 101.16). А оскільки в ЄРПН реєструються виключно податкові накладні, видані конкретному покупцеві, АЗС не зобов’язане реєструвати в ЄРПН свою підсумкову накладну, навіть незважаючи на те, що воно здійснює поставку підакцизних товарів*. Отже, покупець може не перейматися щодо втрати податкового кредиту на «нереєстраційній» підставі.

Далі слід зазначити, що з обов’язкових реквізитів касового чека податківці назвали (як того, власне, вимагає п.п. «б» п. 201.11 ПКУ) лише загальну суму отриманих товарів, суму нарахованого ПДВ та податковий номер постачальника. Інакше кажучи, податківці жодним словом не обмовилися, що касовий чек мусить містити код УКТ ЗЕД — реквізит, що є обов’язковим при оформленні постачання під­акцизних товарів податковою накладною (п.п. «і» п. 201.1 ПКУ). До речі, код УКТ ЗЕД не міститься серед обов’язкових реквізитів касового чека і відповідно до п. 3.2 Положення про форму та зміст розрахункових документів, затвердженого наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614.

Нарешті нагадуємо ще одну деталь: при придбанні підзвітною особою ПММ за готівку датою виникнення в підприємства права на податковий кредит буде дата отримання чека, але не раніше дати затвердження авансового звіту. Ми схиляємося саме до цієї позиції, хоча податкові органи висловлювалися за відображення податкового кредиту за датою чека (див. лист від 21.03.2013 р. № 116/4/15-33-13 // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 41, с. 37). Вважаємо, що дату чека слід відображати в Реєстрі як дату видачі документа, за яким відображається податковий кредит. Водночас дата авансового звіту буде датою одержання цього документа.

Можливо, у найбільш вибагливих наших читачів виникне запитання: як довго зберігається за підприємством право на податковий кредит за касовим чеком? Адже «класична» 365-денна давність розповсюджується виключно на податковий кредит на підставі податкових накладних (абзац третій п. 198.6 ПКУ). Податкові органи, роз’яснюючи цю ситуацію, розповсюджують на податковий кредит за чеком «касову» давність — 60 днів (див. консультацію у ЄБПЗ, розд. 101.16, нещодавно втратила чинність)**. Але і це не відповідає нормі, оскільки, говорячи про касову «давність», законодавець також згадує виключно податкові накладні (абзац четвертий п. 198.6 ПКУ). Слід зауважити, що застосування касового методу обмежене лише певними сферами діяльності підприємства і не залежить від того, якими фіскальними документами оформлюється реалізація товарів (робіт, послуг).

На нашу думку, на податковий кредит за касовим чеком не розповсюджується жодна «давність» (детальніше з нашою позицією можете ознайомитись у газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 41, с. 35). Інша справа, що при відображенні «чекового» податкового кредиту, що запізнився, слід дослухатися до інших порад податківців, виголошених в консультації з ЄБПЗ, розд. 101.16:
(1) за звітний період, у якому оформлено чек, слід подати уточнюючий розрахунок; (2) податковий кредит за «запізнілим» чеком можливий лише у тому разі, якщо до податкового кредиту звітного періоду, у якому було отримано чек, не було включено іншого касового чека, отриманого того ж дня. Причина другої умови зрозуміла — сукупна сума ПДВ не має перевищувати ліміт у 40 гривень. А от щодо того, чи слід взагалі морочитися з уточнюючим розрахунком заради такого дріб’язку, — вирішувати вам!

Наостанок продемонструємо, як відображається в обліку придбання водієм ПММ за готівку і пов’язані з цим податкові наслідки.

Податковий та бухгалтерський облік придбання ПММ через підзвітну особу (водія)

Вважаємо, що наданої інформації достатньо, щоб у вас склалося чітке уявлення про порядок обліку ПММ, придбаних водієм. Бажаємо, щоб ваш облік був повним, як паливний бак, а працював, як добре змащений двигун!

	висновки
	Придбання ПММ за готівку здійснюється за рахунок підзвітних коштів, а первинним документом є касовий чек. Податковий кредит за операціями з придбання ПММ виникає не раніше дати складання авансового звіту. Оскільки ПММ (крім моторних мастил) є підакцизними товарами, будь-яка податкова накладна, видана на їх постачання, реєструється в ЄРПН. Підсумкові щоденні накладні навіть при постачанні підакцизних товарів не реєструються.