Покупаем товары (услуги) у предпринимателей: как документально подтвердить расходы?
| Предприятие сотрудничает с предпринимателями — приобретает у них товары и услуги. Какие первичные документы в таком случае нужно требовать от предпринимателей, чтобы подтвердить расходы по покупкам? (г. Харьков) |
Любые хозяйственные операции предприятие подтверждает документально (ст. 1, 9 Закона о бухучете, пп. 1.2, 2.1 Положения № 88). Этого требует и налоговый учет. Ведь в целях налогообложения плательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других налоговых показателей на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности и прочих документов (п. 44.1 НКУ). Похожие условия в отношении расходов закреплены п. 138.2 НКУ. Так, расходы, учитываемые при определении объекта налогообложения, признаются на основании первичных документов, подтверждающих осуществление налогоплательщиком расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухучета, и других документов, установленных разделом II НКУ. Поэтому совершая покупки (в том числе у частных предпринимателей), позаботьтесь о надлежащем документальном подтверждении операций.
Если вы осуществляете расчеты с предпринимателями за товары (услуги) в безналичной форме, то документами, подтверждающими оплату, у предприятия будут платежное поручение, выписка банка, банковская квитанция (при внесении оплаты через кассу банка). Заметим также, что о вашем праве отражать налоговые расходы по выписке банка, говорилось, например, в Обобщающей налоговой консультации по использованию банковских выписок как первичных документов, утвержденной приказом ГНСУ от 05.07.2012 г. № 583 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 58, с. 33 и редакционный комментарий к документу). В таком случае никакого специального документа о получении оплаты предприятию от предпринимателя требовать не нужно. Однако поставку самого товара (услуги) предпринимателю при этом стоит оформить товарной накладной (актом оказанных услуг). Тогда предприятие, имеющее в наличии отмеченные документы (подтверждающие как оплату товаров (услуг), так и их получение), может чувствовать себя спокойно.
А вот при наличных расчетах подтверждать одновременно и покупку, и оплату будет расчетный документ, выданный продавцом-предпринимателем (п. 2 ст. 3 Закона об РРО). При этом:
(1) если предприниматель использует РРО (или КУРО — Книгу учета расчетных операций с РК — расчетными квитанциями), таким документом будет чек РРО (или расчетная квитанция), а также, в частности, слип (при расчете платежной карточкой). Хотя п. 15 ст. 3 Закона об РРО в таком случае также разрешает покупателю (в подкрепление передачи права собственности на товар) требовать от продавца чек, накладную или другой подтверждающий операцию письменный документ. И все же в большей степени эта норма полезна для следующей ситуации — когда предприниматели освобождаются от применения РРО и при наличных расчетах их не используют (далее об этом случае поговорим подробнее);
(2) если же предприниматель не использует РРО (в число таковых, в первую очередь, попадают освобожденные от применения РРО предприниматели-единоналожники, п. 296.10 НКУ), то расчетный документ может оформляться им в произвольной форме.
Таким документом может являться составленный предпринимателем товарный чек или квитанция об оплате. Правда, налоговики, соглашаясь, например, с оформлением товарного чека в произвольной форме, в то же время говорят, что он должен содержать надпись «Товарный чек» и по наполнению соответствовать чеку РРО, т. е. иметь реквизиты фискального чека РРО, за исключением указания в нем фискального номера РРО и надписи «Фіскальний чек» (консультация из подкатегории 109.10 ЕБНЗ). Причем конкретный перечень реквизитов товарного чека уточнялся в письме ГНАУ от 27.04.2011 г. № 7966/6/23-7015/515 // спецвыпуск «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 9, с. 85.
Либо же это может быть любой другой первичный документ (накладная, квитанция, акт и пр.), составленный предпринимателем с учетом требований Положения № 88 (т. е. содержащий обязательные реквизиты, оговоренные п. 2.4 Положения № 88 и которые, заметим, также перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). В связи с этим напомним, что такими обязательными реквизитами являются:
— наименование субъекта хозяйствования, от имени которого составлен документ,
— название документа (формы),
— дата и место составления,
— содержание и объем хозяйственной операции,
— единица измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении),
— должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления,
— личная или электронная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.
И еще один момент — связанный с возможностью выписки предпринимателями при наличных расчетах ПКО (приходных кассовых ордеров). Здесь важно напомнить, что частные предприниматели кассовую книгу не ведут и выписывать кассовые ордера не обязаны — т. е. в обязательном порядке оформлять кассовые ордера не должны (п. 4.2 Положения № 637). На это обращалось внимание и в консультации из подкатегории 109.15 ЕБНЗ (где, правда, говорилось лишь о возможности выдачи предпринимателями кассового чека, товарного чека или расчетной квитанции). Вместе с тем считаем, что взяв на вооружение утвержденную форму ПКО, по большому счету, ничто не запрещает предпринимателям, например, применять ее по собственному желанию для документального подтверждения наличных расчетов. Ведь использование утвержденной формы может оказаться весьма удобным. В таком случае ПКО мог бы играть роль расчетного документа, подкрепляющего факт продажи товаров (услуг) и получения денежных средств от предприятия-покупателя. При этом предприятию-покупателю выдавалась бы отрывная его часть (квитанция), а в самом ПКО — заполнялись отдельные реквизиты, соответствующие деятельности частного предпринимателя.
Тем не менее, вынуждены предупредить: официальные органы относятся к ситуации настороженно. Так, в частности, НБУ неоднократно в письмах от 09.03.2011 г. № 11-117/982-3354 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 9 и от 05.12.2007 г. № 11-113/4587-12584 говорил о невозможности выписки приходных кассовых ордеров предпринимателями. Аналогичную позицию в прошлом высказывал и сам Госкомпредпринимательства в письме от 16.03.2005 г. № 1679. Вдобавок, к сожалению, не радует и судебная практика, отказывающаяся поддерживать налогоплательщиков в данном случае (см. например, определение ВАСУ от 15.12.2011 г. по делу № К-24471/08). И хотя такой подход к ситуации официальных органов в большей части нам видится надуманным, во избежание трений с ними по этому поводу спокойнее все же будет предпринимателям при оформлении наличных расчетов отдать предпочтение, скажем, товарному чеку.
А вот о документах, которые необходимо потребовать от предпринимателей для неудержания НДФЛ, читайте на с. 27, 35.
Подробнее о роли первичных документов в учете вы также можете узнать в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 54.
Людмила Солошенко
