Купуємо товари (послуги) у підприємців: як документально підтвердити витрати?
| Підприємство співпрацює з підприємцями — придбаває в них товари та послуги. Які первинні документи у такому разі потрібно вимагати від підприємців, щоб підтвердити витрати щодо купівель? (м. Харків) |
Будь-які господарські операції підприємство підтверджує документально (ст. 1, 9 Закону про бухоблік, пп. 1.2, 2.1 Положення № 88). Цього вимагає і податковий облік. Адже для цілей оподаткування платники зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших податкових показників на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів (п. 44.1 ПКУ). Схожі умови щодо витрат закріплено п. 138.2 ПКУ. Так, витрати, які враховуються для визначення об’єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податків витрат, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення бухобліку, та інших документів, установлених розділом II ПКУ. Тому, купуючи (зокрема, у приватних підприємців) товари (послуги), потурбуйтеся про належне документальне підтвердження операцій.
Якщо ви здійснюєте розрахунки з підприємцями за товари (послуги) в безготівковій формі, то документами, що підтверджують оплату, будуть: платіжне доручення, виписка банку, банківська квитанція (при внесенні оплати через касу банку). Зауважимо також, що про ваше право відображати податкові витрати за випискою банку йшлося, наприклад, в Узагальнюючій податковій консультації щодо використання банківських виписок як первинних документів, затвердженій наказом ДПСУ від 05.07.2012 р. № 583 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 58, с. 33 та редакційний коментар до документа). У такому разі ніякого спеціального документа про отримання оплати підприємству від підприємця вимагати не потрібно. Проте постачання самого товару (послуги) підприємцю краще оформити товарною накладною (актом наданих послуг). Тоді підприємство, що має зазначені документи (які підтверджують як оплату товарів (послуг), так і їх отримання), може почуватися впевнено.
А от при готівкових розрахунках підтверджувати одночасно і придбання, й оплату буде розрахунковий документ, виданий підприємцем-продавцем (п. 2 ст. 3 Закону про РРО). При цьому:
1) якщо підприємець використовує РРО (або КОРО — Книгу обліку розрахункових операцій з РК — розрахунковими квитанціями), таким документом буде чек РРО (або розрахункова квитанція), а також, зокрема, сліп (у разі розрахунку платіжною карткою). Хоча п. 15 ст. 3 Закону про РРО у такому разі також дозволяє покупцю (на підкріплення передання права власності на товар) вимагати від продавця чек, накладну або інший письмовий документ, що підтверджує операцію. Та все ж більшою мірою ця норма корисна для ситуації, коли підприємці звільняються від застосування РРО і при готівкових розрахунках їх не використовують (далі про цей випадок поговоримо докладніше);
2) якщо ж підприємець не використовує РРО (до числа таких, насамперед, потрапляють звільнені від застосування РРО підприємці-єдиноподатники, п. 296.10 ПКУ), то розрахунковий документ він може оформити в довільній формі.
Таким документом може бути складений підприємцем товарний чек або квитанція про оплату. Щоправда, податківці, погоджуючись, наприклад, із оформленням товарного чека в довільній формі, водночас говорять, що він повинен містити напис «Товарний чек» і своїм наповненням відповідати чеку РРО — тобто мати реквізити фіскального чека РРО, за винятком зазначення в ньому фіскального номера РРО та напису «Фіскальний чек» (консультація з підкатегорії 109.10 ЄБПЗ). Причому конкретний перелік реквізитів товарного чека уточнювався в листі ДПАУ від 27.04.2011 р. № 7966/6/23-7015/515 // спецвипуск «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 9, с. 85.
Або ж це може бути будь-який інший первинний документ (накладна, квитанція, акт тощо), складений підприємцем з урахуванням вимог Положення № 88 (тобто містить обов’язкові реквізити, визначені п. 2.4 Положення № 88, які, зауважимо, також перелічені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). У зв’язку з цим нагадаємо, що такими обов’язковими реквізитами є:
— найменування суб’єкта господарювання, від імені якого складено документ;
— назва документа (форми);
— дата і місце складання;
— зміст та обсяг господарської операції;
— одиниця вимірювання господарської операції (у натуральному та/або вартісному вираженні);
— посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
— особистий або електронний підпис чи інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
І ще один момент, пов’язаний з можливістю виписування підприємцями при готівкових розрахунках ПКО (прибуткових касових ордерів). Тут важливо нагадати, що приватні підприємці касову книгу не ведуть і виписувати касові ордери не зобов’язані, тобто в обов’язковому порядку оформлювати касові ордери не повинні (п. 4.2 Положення № 637). На це зверталася увага і в консультації з підкатегорії 109.15 ЄБПЗ (де, щоправда, йшлося тільки про можливість видачі підприємцями касового чека, товарного чека або розрахункової квитанції). Разом з тим вважаємо, що, узявши на озброєння затверджену форму ПКО, великою мірою, ніщо не забороняє підприємцям, наприклад, застосовувати її за власним бажанням для документального підтвердження готівкових розрахунків. Адже використання затвердженої форми може виявитися досить зручним. У такому разі ПКО міг би відігравати роль розрахункового документа, що підкріплює факт продажу товарів (послуг) і отримання грошових коштів від підприємства-покупця. При цьому підприємству-покупцю видавалася б відривна його частина (квитанція), а в самому ПКО — заповнювалися окремі реквізити, які відповідають діяльності приватного підприємця.
Проте змушені попередити: офіційні органи ставляться до ситуації насторожено. Так, зокрема, НБУ неодноразово в листах від 09.03.2011 р. № 11-117/982-3354 // «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 9 і від 05.12.2007 р. № 11-113/4587-12584 говорив про неможливість виписування прибуткових касових ордерів підприємцями. Аналогічну позицію колись висловлював і сам Держкомпідприємництва у листі від 16.03.2005 р. № 1679. До того ж, на жаль, не тішить і судова практика, що відмовляється підтримувати платників податків у цьому випадку (див. наприклад, ухвалу ВАСУ від 15.12.2011 р. у справі № К-24471/08). І хоча такий підхід до ситуації офіційних органів здебільшого видається нам надуманим, щоб уникнути суперечок з ними з цього приводу, спокійніше все ж буде підприємцям при оформленні готівкових розрахунків віддати перевагу, скажімо, товарному чеку.
А от про документи, які необхідно вимагати від підприємців для неутримання ПДФО, читайте на с. 27, 35.
Докладніше про роль первинних документів в обліку ви також можете дізнатися з газети «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 54.
Людмила Солошенко
