Отражаем декретные в отчете по форме № Д4
С 1 июля 2013 года женщины, находящиеся в отпуске в связи с беременностью и родами, являются застрахованными лицами в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования. С этой же даты пособие по беременности и родам включено в базу взимания единого социального взноса. Следовательно, информация о начале и окончании декретного отпуска, а также о сумме пособия должна быть отражена в отчете по форме № Д4. Поскольку до сих пор вопросов по этому поводу возникает немало, как это сделать, разберемся в данной статье.
Екатерина Скрипкина,
эксперт по вопросам оплаты труда
Ваша работница предоставила листок нетрудоспособности в связи с беременностью и родами? Как назначают пособие по беременности и родам, а также как определяют его размер, читайте в тематическом номере нашей газеты «Декретные и больничные» // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 73.
В таблице 1 сумму пособия по беременности и родам отражаем в общем порядке в специальных строках. А сейчас рассмотрим, как отразить информацию о декретном отпуске и сумме пособия в таблицах 5 и 6 отчета по форме № Д4.
Заполняем таблицу 5
В таблице 5 отражаем информацию о дате начала и окончания отпуска в связи с беременностью и родами. Так:
— в месяце ухода работницы в отпуск в связи с беременностью и родами заполняем строку на работницу, в которой указываем в графе 7 категорию лица «5» («особи, яким надано відпустку по вагітності і пологах»), в графе 11 — первый день отпуска согласно листку нетрудоспособности;
— в месяце окончания отпуска в связи с беременностью и родами заполняем строку, в которой указываем в графе 7 категорию лица «5», в графе 11 — дату последнего дня отпуска в связи с беременностью и родами согласно листку нетрудоспособности с учетом листка нетрудоспособности, который выдан на продление отпуска (если отпуск продлевался).
Вполне возможно, что после отпуска в связи с беременностью и родами ваша работница захочет воспользоваться своим законным правом и оформить отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. Если дата начала такого отпуска приходится на тот же месяц, что и дата окончания отпуска в связи с беременностью и родами, то на работницу заполняем еще одну строку в таблице 5. При этом в графе 7 указываем категорию лица «6» («особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку»), в графе 11 — дату первого дня отпуска согласно приказу (распоряжению) руководителя.
В месяце выхода работницы из отпуска для ухода за ребенком до трех лет в таблице 5 заполняем на эту работницу строку, в которой указываем в графе 7 — категорию лица «6», в графе 11 — дату последнего дня отпуска до 3 лет (день, когда ребенку исполняется 3 года, или дату согласно приказу руководителя, если женщина вышла на работу досрочно).
Давайте сразу спрогнозируем еще одну возможную ситуацию. У женщины может возникнуть необходимость оформить отпуск для ухода за ребенком от 3 до 6 лет, если ребенок нуждается в домашнем уходе согласно медицинскому заключению. В таком случае в таблице 5 опять на нее заполняем строку:
— в месяце ухода работницы в отпуск от 3 до 6 лет. При этом в графе 7 указываем категорию лица «4» («особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку»), в графе 11 — дату первого дня отпуска согласно приказу (распоряжению) руководителя;
— в месяце окончания отпуска от 3 до 6 лет. В графе 7 снова указываем «4», в графе 11 — дату последнего дня отпуска согласно приказу (распоряжению) руководителя.
Заполняем таблицу 6
В таблице 6 мы отражаем информацию о начисленной работнице сумме пособия по беременности и родам с разбивкой по месяцам, на которые приходится декретный отпуск. То есть сумму пособия указываем в стольких строках, на сколько месяцев приходится такой отпуск.
Если в месяце начала отпуска в связи с беременностью и родами женщина работала, начисленная зарплата отражается в отдельной строке. Аналогичная ситуация с больничными — они также отражаются в отдельной строке. Это объясняется тем, что для этих выплат предусмотрен свой код категории застрахованного лица. Перечень таких кодов приведен в приложении 2 к Порядку № 454. Обратите внимание: по работнице строки с пособием по беременности и родам приводим после строк с зарплатой, вознаграждением по гражданско-правовым договорам, пособием по временной нетрудоспособности (если такие выплаты начисляли в отчетном месяце).
Как заполнить отдельные графы в строке с информацией о пособии по беременности и родам, см. в таблице ниже.
Заполняем отдельные графы таблицы 6 по строке с пособием по беременности и родам
| Графа таблицы 6 | Порядок заполнения |
| Графа 9 | Указываем код из приложения 2 к Порядку № 454: «42» — работницы предприятий, которые не являются инвалидами; все работницы предпринимателя; «43» — работницы-инвалиды, работающие на предприятии; «44» — работницы всеукраинских общественных организаций инвалидов и УТОГ, УТОС; «45» — работницы-инвалиды в общественных организациях инвалидов |
| Графа 10 | В общем случае не заполняем. Заполняем только в случае исправления ошибки |
| Графа 11 | Указываем месяц, на который приходится период отпуска в связи с беременностью и родами |
| Графа 15 | По пособию по беременности и родам, начисленному за отчетный месяц, заполняем эту графу только в том случае, если в отчетном месяце работнице не начислялись другие облагаемые ЕСВ выплаты. Если в отчетном месяце, кроме пособия по беременности и родам, ей начислялась зарплата, графу 15 заполняем по строке с зарплатой, если больничные — по строке с больничными. Если начислены все три выплаты, графу 15 заполняем по строке с зарплатой. В строках, где указываем пособие за будущие месяцы декретного отпуска, в графе 15 указываем количество дней отпуска. По сути по декретным за будущие месяцы графа 15 = графе 16. Заметьте, что в таблице 6 отчета по форме № Д4, который будем подавать за будущие месяцы декретного отпуска, на работницу не заполняем строку без суммовых показателей и с данными в графе 15 |
| Графа 16 | Проставляем календарные дни отпуска в связи с беременностью и родами, которые приходятся на каждый месяц нахождения работницы в таком отпуске |
| Графа 17 | Указываем сумму пособия за каждый месяц (после разделения согласно п.п. 1 п. 4.3 Инструкции № 455, но без применения максимальной величины базы начисления ЕСВ) |
| Графа 18 | Указываем сумму пособия, которая отражена в графе 17, с учетом применения максимальной величины (январь-ноябрь 2013 года — 19499 грн., декабрь 2013 года — 20706 грн.). При определении максимальной величины пособие учитываем после зарплаты, вознаграждения по гражданско-правовым договорам, больничных (п.п. 2 п. 4.3 Инструкции № 455) |
| Графа 19 | Указываем ЕСВ в части удержаний (2 %) отдельно по каждому месяцу. Порядок расчета ЕСВ приведен в п.п. 1 п. 4.3 Инструкции № 455 |
Важно! В случае если женщина оформила отпуск для ухода за ребенком до 3 лет или отпуск для ухода за ребенком от 3 до 6 лет, в таблице 6 заполнять пустые строки, чтобы указать в графе 15 количество календарных дней нахождения в трудовых отношениях, не нужно.
Заметьте, в таблице 6 отчета по форме № Д4 за месяц, в котором работница вышла из отпуска для ухода за ребенком, по строке с зарплатой в графе 15 указываем все календарные дни этого месяца.
Пример. Работнице (Матюшенко Ирине Петровне, ИНН — 2953333333) предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами с 14.10.2013 г. по 16.02.2014 г. До указанной даты женщина работала. В октябре 2013 года работнице начислены:
— зарплата за 9 фактически отработанных дней в сумме 1173,91 грн. Сумма удержанного ЕСВ — 42,26 грн.;
— пособие по беременности и родам в сумме 12393,36 грн.
Распределение пособия между месяцами декретного отпуска
| Месяц, на который приходятся дни декретного отпуска | Количество дней отпуска, которые приходятся на такой отпуск | Среднедневное пособие, грн. | Сумма пособия, которое приходится на месяц, грн. | Сумма пособия с учетом максимальной величины, грн. | ЕСВ, грн. | |
| начисле-ние (33,2 %) | удержа-ние (2 %) | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Октябрь 2013 года | 18 | 98,36 | 1770,48 | 1770,48 | 4114,60 | 35,41 |
| Ноябрь 2013 года | 30 | 2950,80 | 2950,80 | 59,02 | ||
| Декабрь 2013 года | 31 | 3049,16 | 3049,16 | 60,98 | ||
| Январь 2014 года | 31 | 3049,16 | 3049,16 | 60,98 | ||
| Февраль 2014 года | 16 | 1573,76 | 1573,76 | 31,48 | ||
| Всего | 126 | 12393,36 | 12393,36 | 247,87 | ||
Далее заполним на работницу таблицу 5 и таблицу 6 (см. с. 16).
Предположим, что сразу после отпуска в связи с беременностью и родами работница оформила отпуск для ухода за ребенком до трех лет. То есть дата начала отпуска для ухода — 17.02.2013 г. Как отразить данную информацию в таблице 5 отчета по форме № Д4 за февраль 2014 года, см. с. 17.
| выводы |  | |
|
Рис. 1. Фрагмент таблицы 5 отчета по форме № Д4 за октябрь 2013 года
Рис. 2. Фрагмент таблицы 6 отчета по форме № Д4 за октябрь 2013 года
Рис. 3. Фрагмент таблицы 5 отчета по форме № Д4 за февраль 2014 года
