Відображаємо декретні у звіті за формою № Д4
З 1 липня 2013 року жінки, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, є застрахованими особами в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування. Із цієї ж дати допомогу по вагітності та пологах включено до бази справляння єдиного соціального внеску. А отже, інформація про початок та закінчення декретної відпустки, а також про суму допомоги має бути відображена у звіті за формою № Д4. Оскільки досі запитань щодо цього виникає чимало, як це зробити, розберемося в цій статті.
Катерина Скрипкіна,
експерт з питань оплати праці
Ваша працівниця надала листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами? Як призначають допомогу по вагітності та пологах, а також визначають її розмір, читайте в тематичному номері нашої газети «Декретні та лікарняні» // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 73.
У таблиці 1 суму допомоги по вагітності та пологах відображаємо в загальному порядку у спеціальних рядках. А зараз розглянемо, як відобразити інформацію про декретну відпустку та суму допомоги в таблицях 5 і 6 звіту за формою № Д4.
Заповнюємо таблицю 5
У таблиці 5 відображаємо інформацію про дату початку та закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Так:
— у місяці вибуття працівниці у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами заповнюємо рядок на цю працівницю, де вказуємо у графі 7 категорію особи «5» («особи, яким надано відпустку по вагітності і пологах»), у графі 11 — перший день відпустки згідно з листком непрацездатності;
— у місяці закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами заповнюємо рядок, де вказуємо у графі 7 категорію особи «5», у графі 11 — дату останнього дня відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами згідно з листком непрацездатності з урахуванням листка непрацездатності, який видано на продовження відпустки (якщо відпустка подовжувалася).
Цілком можливо, що після відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами ваша працівниця захоче скористатися своїм законним правом та оформити відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. Якщо дата початку такої відпустки припадає на той самий місяць, що і дата закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, то на працівницю заповнюємо ще один рядок у таблиці 5. При цьому у графі 7 зазначаємо категорію особи «6» («особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку»), у графі 11 — дату першого дня відпустки згідно з наказом (розпорядженням) керівника.
У місяці виходу працівниці з відпустки для догляду за дитиною до трьох років у таблиці 5 заповнюємо на цю працівницю рядок, де вказуємо у графі 7 категорію особи «6», у графі 11 — дату останнього дня відпустки до 3 років (день, коли дитині виповнюється 3 роки, або дата згідно з наказом керівника, якщо жінка вийшла на роботу достроково).
Давайте одразу спрогнозуємо ще одну можливу ситуацію. У жінки може виникнути необхідність оформити відпустку для догляду за дитиною від 3 до 6 років, якщо дитина потребує домашнього догляду згідно з медичним висновком. У такому разі в таблиці 5 знову на неї заповнюємо рядок:
— у місяці вибуття працівниці у відпустку від 3 до 6 років. При цьому у графі 7 вказуємо категорію особи «4» («особи, яким надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку»), у графі 11 — дату першого дня відпустки згідно з наказом (розпорядженням) керівника;
— у місяці закінчення відпустки від 3 до 6 років. У графі 7 знову вказуємо «4», у графі 11 — дату останнього дня відпустки згідно з наказом (розпорядженням) керівника.
Заповнюємо таблицю 6
У таблиці 6 ми відображаємо інформацію про нараховану працівниці суму допомоги по вагітності та пологах із розподілом за місяцями, на які припадає декретна відпустка. Тобто суму допомоги вказуємо у стількох рядках, на скільки місяців припадає така відпустка.
Якщо в місяці початку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами жінка працювала, нарахована зарплата відображається в окремому рядку. Аналогічна ситуація з лікарняними — вони також відображаються в окремому рядку. Це пояснюється тим, що для цих виплат передбачено свій код категорії застрахованої особи. Перелік таких кодів наведено в додатку 2 до Порядку № 454. Зверніть увагу: щодо працівниці рядки з допомогою по вагітності та пологах наводимо після рядків із зарплатою, винагородою за цивільно-правовими договорами, допомогою по тимчасовій непрацездатності (якщо такі виплати нараховували у звітному місяці).
Як заповнити окремі графи в рядку з інформацією про допомогу по вагітності та пологах, див. у таблиці далі.
Заповнюємо окремі графи таблиці 6 за рядком із допомогою по вагітності та пологах
| Графа Таблиці 6 | Порядок заповнення |
| Графа 9 | Указуємо код із додатка 2 до Порядку № 454: «42» — працівниці підприємств, які не є інвалідами; усі працівниці підприємця; «43» — працівниці-інваліди, які працюють на підприємстві; «44» — працівниці всеукраїнських громадських організацій інвалідів та УТОГ, УТОС; |
| Графа 10 | У загальному випадку не заповнюємо. Заповнюємо тільки в разі виправлення помилки |
| Графа 11 | Зазначаємо місяць, на який припадає період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами |
| Графа 15 | За допомогою по вагітності та пологах, нарахованою за звітний місяць, заповнюємо цю графу тільки у разі, якщо у звітному місяці працівниці не нараховувалися інші виплати, що обкладаються ЄСВ. Якщо у звітному місяці, крім допомоги по вагітності та пологах, їй нараховувалася зарплата, графу 15 заповнюємо за рядком із зарплатою, якщо лікарняні — за рядком із лікарняними. Якщо нараховано всі три виплати, графу 15 заповнюємо за рядком із зарплатою. У рядках, де вказуємо допомогу за майбутні місяці декретної відпустки, у графі 15 зазначаємо кількість днів відпустки. По суті, щодо декретних за майбутні місяці графа 15 = графі 16. Зверніть увагу, що в таблиці 6 звіту за формою № Д4, який подаватимемо за майбутні місяці декретної відпустки, на працівницю не заповнюємо рядок без сумових показників і з даними у графі 15 |
| Графа 16 | Проставляємо календарні дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, що припадають на кожен місяць перебування працівниці в такій відпустці |
| Графа 16 | Указуємо суму допомоги за кожен місяць (після розподілу згідно з п.п. 1 п. 4.3 Інструкції № 455, але без застосування максимальної величини бази нарахування ЄСВ) |
| Графа 17 | Зазначаємо суму допомоги, яка відображена у графі 17, з урахуванням застосування максимальної величини (січень — листопад 2013 року — 19499 грн., грудень 2013 року — 20706 грн.). При визначенні максимальної величини допомогу враховуємо після зарплати, винагороди за цивільно-правовими договорами, лікарняними (п.п. 2 п. 4.3 Інструкції № 455). |
| Графа 18 | Зазначаємо ЄСВ у частині утримань (2 %) окремо за кожним місяцем. Порядок розрахунку ЄСВ наведено в п.п. 1 п. 4.3 Інструкції № 455 |
Важливо! Якщо жінка оформила відпустку для догляду за дитиною до 3 років або відпустку для догляду за дитиною від 3 до 6 років, у таблиці 6 заповнювати порожні рядки, щоб вказати у графі 15 кількість календарних днів перебування у трудових відносинах, не потрібно.
Зверніть увагу, що в таблиці 6 звіту за формою № Д4 за місяць, коли працівниця вийшла з відпустки для догляду за дитиною, за рядком із зарплатою у графі 15 указуємо всі календарні дні цього місяця.
Приклад. Працівниці (Матюшенко Ірині Петрівні, ІПН — 2953333333) надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами з 14.10.2013 р. по 16.02.2014 р. До зазначеної дати жінка працювала. У жовтні 2013 року працівниці нараховано:
— зарплату за 9 фактично відпрацьованих днів у сумі 1173,91 грн. Сума утриманого ЄСВ — 42,26 грн.;
— допомогу по вагітності та пологах у сумі 12393,36 грн.
Розподіл допомоги між місяцями декретної відпустки
| Місяць, на який припадають дні декретної відпустки | Кількість днів відпустки, що припадають на таку відпустку | Середньоденна допомога, грн. | Сума допомоги, яка припадає на місяць, грн. | Сума допомоги з урахуванням максимальної величини, грн. | ЄСВ, грн. | |
| нарахування (33,2 %) | утримання (2 %) | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Жовтень 2013 року | 18 | 98,36 | 1770,48 | 1770,48 | 4114,60 | 35,41 |
| Листопад 2013 року | 30 | 2950,80 | 2950,80 | 59,02 | ||
| Грудень 2013 року | 31 | 3049,16 | 3049,16 | 60,98 | ||
| Січень 2014 року | 31 | 3049,16 | 3049,16 | 60,98 | ||
| Лютий 2014 року | 16 | 1573,76 | 1573,76 | 31,48 | ||
| Усього | 126 | 12393,36 | 12393,36 | 247,87 | ||
Далі заповнимо на працівницю таблицю 5 і таблицю 6 (див. на с. 16).
Припустимо, що одразу після відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами працівниця оформила відпустку для догляду за дитиною до трьох років. Тобто дата початку відпустки для догляду — 17.02.2013 р. Як відобразити цю інформацію в таблиці 5 звіту за формою № Д4 за лютий 2014 року, див. на с. 17.
| висновки |  | |
|
Рис. 1. Фрагмент таблиці 5 звіту за формою № Д4 за жовтень 2013 року
Рис. 2. Фрагмент таблиці 6 звіту за формою № Д4 за жовтень 2013 року
Рис. 3. Фрагмент таблиці 5 звіту за формою № Д4 за лютий 2014 року
