Расчет больничных основным работникам

Расчет больничных основным работникам

Лилия Калашникова, экономист-аналитик

Расчет и начисление сумм больничных производятся работодателем в том месяце, в котором поступили в бухгалтерию предприятия оформленный протокол и документы, послужившие основанием для назначения больничных. Механизм исчисления средней заработной платы для расчета выплат в связи с временной нетрудоспособностью работников установлен в Порядке № 1266 . Представим его в виде схемы.

На наш взгляд, определение количества пропущенных в связи с болезнью рабочих дней (часов) , подлежащих оплате (Шаг 5), не вызовет затруднений при наличии листка нетрудоспособности и графика работы нетрудоспособного работника. Поэтому на нем останавливаться не будем, а рассмотрим подробно порядок расчета остальных показателей.

Расчетный период , за который исчисляется средняя заработная плата для расчета больничных, — это период работы по последнему основному месту работы перед наступлением страхового случая, в течение которого работник работал и уплачивал страховые взносы или за него уплачивались страховые взносы ( п. 3 Порядка № 1266 ).

Порядок определения расчетного периода имеет свои особенности, поскольку зависит от стажа работы на предприятии нетрудоспособного работника. Приведем их в таблице.

А вот для лиц, работающих на предприятиях, в организациях, работа которых связана с сезонным характером производства согласно Списку сезонных работ и сезонных отраслей, утвержденному постановлением КМУ от 28.03.97 г. № 278 , расчетный период равен 12 календарным месяцам (месяцы берутся подряд), предшествующим месяцу, в котором наступил страховой случай .

Важно помнить, что месяцы расчетного периода, полностью не отработанные работником по уважительным причинам (с 1-го до 1-го числа), следует исключать из расчетного периода . Исчерпывающий перечень таких уважительных причин приведен в п. 4 Порядка № 1266. Это:

1) временная нетрудоспособность;

2) отпуск в связи с беременностью и родами;

3) отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста или шестилетнего возраста по медицинскому заключению.

В расчет средней заработной платы включают выплаты, начисленные работнику в расчетном периоде, которые отвечают одновременно следующим требованиям:

1) начислены за отработанное время. Если выплата начислена за время, в течение которого работник не работал и за ним сохранялся средний заработок, то она в расчете не участвует (например, отпускные). А вот оплата дней командировки работника по среднему заработку при расчете средней зарплаты учитывается, поскольку в этот период работник выполнял свою работу;

2) включаются в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5. Определиться с тем, какие выплаты включаются в фонд оплаты труда, а какие нет, вам поможет тематический номер «Выплаты работникам» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 76);

3) включаются в базу для начисления и удержания ЕСВ* .

Все выплаты, удовлетворяющие указанным требованиям, вы принимаете в расчет больничных в месяце их начисления . Поэтому, если в каком-либо из месяцев, вошедших в расчетный период, была произведена корректировка начисленной заработной платы, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, заработная плата за такой месяц включается с учетом корректировки (как в большую, так и в меньшую сторону). Это подтверждает и ФВПТ в письмах от 24.01.2013 г. № 04-29-143 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 44, с. 17) . Заметьте , по этой же причине не нужно пересчитывать больничные, которые были начислены ранее, если в последующем производятся доначисления выплат за месяцы, вошедшие в расчет при начислении больничного (см. письмо ФВПТ от 11.05.2006 г. № 04-29-990 ).

И еще один важный момент. Ранее мы с вами выяснили, что при определении расчетного периода, за который будет исчислена средняя зарплата для начисления суммы больничных, из него исключаются месяцы, полностью не отработанные работником по уважительным причинам. Так вот: если в таких месяцах, которые исключены из расчетного периода, работнику были начислены какие-либо выплаты, то они также не включаются в расчет средней зарплаты для определения больничных, несмотря на то что по ним выполняются все три перечисленных выше требования.

А теперь рассмотрим ситуацию, когда работник не отработал по уважительным причинам только часть месяца и такой месяц вошел в расчетный период . В этом случае поощрительные и компенсационные выплаты, имеющие разовый характер , и выплаты, не предусмотренные актами законодательства или производимые сверх норм, установленных указанными актами, которые были начислены в таком месяце, должны учитываться пропорционально отработанному времени ( абзац второй п. 9 Порядка № 1266 ). Остальные выплаты, начисленные за фактически отработанное время в таком месяце, учитываются в сумме начисления. Отметим, что перечень поощрительных и компенсационных выплат приведен в п. 2.3 Инструкции № 5 . К ним относятся, например, материальная помощь на оздоровление, вознаграждение по итогам работы за год, ежегодное вознаграждение за выслугу лет, премии за выполнение важных и особо важных заданий, единовременные поощрения, не связанные с конкретными результатами труда (к юбилейным датам) и т. д.

Пример 4. Работник болел с 28 августа по 4 сентября 2013 года. Расчетный период: февраль — июль 2013 года. В мае 2013 года работнику начислили зарплату за 15 отработанных дней в сумме 3000 грн., больничные за 4 рабочих дня в сумме 800 грн. и материальную помощь на оздоровление в сумме 800,00 грн. (с 3 по 16 июня 2013 года работник был в ежегодном отпуске).

Работник отработал май 2013 года не полностью по уважительной причине (временная нетрудоспособность). Следовательно, начисленную ему в этом месяце материальную помощь на оздоровление в расчете средней зарплаты для оплаты больничного будем учитывать пропорционально отработанному времени.

Число рабочих дней в мае 2013 года — 19. Фактически отработано работником 15 рабочих дней. Размер материальной помощи, включаемой в расчет, составит:

800,00 : 19 х 15 = 631,58 (грн.).

Пример 5. Работник болел с 5 по 9 сентября 2013 года. Расчетный период — с марта по август 2013 года. В июне 2013 года работнику начислили зарплату за фактически отработанное время (10 рабочих дней) в сумме 2000 грн., отпускные — 3000 грн. и материальную помощь на оздоровление — 1000,00 грн.

В данном случае работник не отработал полный месяц в связи с отпуском, а не по уважительным причинам, о которых мы говорили выше. Поэтому в расчет средней заработной платы материальная помощь на оздоровление войдет в полной сумме.

Важно! В расчет средней зарплаты начисленные выплаты включаются в пределах максимальной величины базы взимания ЕСВ ( абзац первый п. 9 Порядка № 1266 ). Напомним, что максимальная величина базы начисления ЕСВ составляет в январе — ноябре 2013 года 19499,00 грн., в декабре 2013 года — 20706,00 грн. Поэтому, если работник в каком-либо месяце расчетного периода часть месяца работал, а часть находился в отпуске (или получал выплаты за неотработанное время) и при этом общая сумма начисленного дохода превышала максимальную величину базы начисления ЕСВ, необходимо провести пропорциональное распределение заработной платы, с которой уплачен ЕСВ (см. письмо ФВПТ от 20.06.2013 г. № 333/18-99-13 .

Пример 6. Работник болел с 4 по 11 сентября 2013 года. Расчетный период — с марта по август 2013 года. В июле 2013 года работнику начислили заработную плату в сумме 17000 грн. и отпускные в сумме 5000 грн.

Общая сумма выплат, начисленных работнику за июль 2013 года, — 22000,00 грн. (17000,00 грн. + + 5000,00 грн.). Но ЕСВ взимался только с части этой суммы, равной 19499,00 грн.

Сумма отпускных, а также дни, приходящиеся на период отпуска, в расчете средней зарплаты для оплаты больничного не участвуют.

Рассчитаем сумму зарплаты за июль 2013 года, которая войдет в расчет средней зарплаты для определения суммы больничного. Для этого сначала определим долю заработной платы, с которой взимался ЕСВ в общей сумме начисленных выплат в июле 2013 года:

19499,00 : 22000,00 = 0,89.

Далее определим сумму зарплаты, которая включается в расчет средней зарплаты для расчета больничных: 17000,00 x 0,89 = 15130,00 (грн.).

В расчет средней зарплаты для определения суммы больничных зарплата за июль 2013 года войдет в сумме 15130,00 грн.

Если же работник в расчетном периоде часть месяца находился отпуске и сумма оплаты труда (с учетом оплаты отпуска) меньше максимальной величины базы взимания ЕСВ, в расчете средней зарплаты выплаты за отработанные дни включаются без пропорционального распределения .

Вначале определимся, в каких случаях следует рассчитывать среднедневную, а в каких — среднечасовую заработную плату. Показатель среднечасовой заработной платы используется при расчете сумм больничных, если ( п. 15 Порядка № 1266 ):

1) ведется суммированный учет рабочего времени;

2) учет рабочего времени ведется в часах ;

3) в месяцах расчетного периода, за который исчисляется средняя зарплата, или в периоде, за который выплачиваются больничные, устанавливается неполный рабочий день.

Во всех остальных случаях используется среднедневная заработная плата за отработанное время или за один календарный день.

Бухгалтер рассчитывает:

— среднечасовую заработную плату путем деления начисленной за расчетный период суммы заработной платы на количество отработанных часов застрахованным лицом в указанном периоде ( п. 16 Порядка № 1266 );

— среднедневную зарплату путем деления начисленной за расчетный период суммы заработной платы, с которой уплачивались страховые взносы, на количество отработанных рабочих дней в расчетном периоде ( п. 14 Порядка № 1266 ). И только для лиц, рабочее время которых не поддается точному учету в силу особенностей условий труда, и для тех, кто рабочее время распределяет по собственному усмотрению (работа на дому, страховой агент и т. п.), применяется среднедневная зарплата за один календарный день .

В расчет средней зарплаты начисленные выплаты включаются в пределах максимальной величины базы начисления ЕСВ

Таким образом, в расчет количества рабочих (часов) дней за расчетный период должны быть включены те рабочие дни (часы), которые фактически были отработаны в расчетном периоде. Поэтому при подсчете количества дней, отработанных работником в расчетном периоде, не учитываются :

1) дни, на протяжении которых работник не работал, но за ним сохранялся средний заработок;

2) дни болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска для ухода за ребенком до 3 лет, до 6 лет по медицинскому заключению;

3) любое неотработанное время, которое не оплачивается работнику (например, прогулы, дни нахождения в отпуске без сохранения заработной платы);

4) праздничные, нерабочие и выходные дни, приходящиеся на расчетный период.

Кроме того, при расчете общего количества фактически отработанных дней (часов) за расчетный период должны быть учтены те корректировки, которые выявлены либо из-за ошибок отдела кадров, либо в связи со вновь выявленными обстоятельствами (например, работник болел, а ему в табеле учета рабочего времени проставили рабочие дни) (см. письмо ФВПТ от 22.07.2013 г. № 380/18/99-13 ).

Пример 7. Работник болел с 3 по 6 сентября 2013 года, что подтверждается должным образом оформленным листком нетрудоспособности. Расчетный период — с 1 марта по 31 августа 2013 года. В расчетном периоде работник:

1) с 20 по 24 мая 2013 года болел. Количество фактически отработанных дней в мае 2013 года — 14;

2) с 1 по 15 июля 2013 года находился в отпуске без сохранения заработной платы, а с 22 по 26 июля 2013 года — в служебной командировке. Количество отработанных дней в июле 2013 года — 12.

Остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью .

Дни болезни и отпуска без сохранения заработной платы не участвуют в расчете количества фактически отработанных рабочих дней в расчетном периоде. А вот дни служебной командировки при подсчете отработанных дней следует учесть, поскольку в командировке работник также работал.

Количество отработанных рабочих дней в расчетном периоде составит 107 раб. дн. (20 раб. дн. в марте + 22 раб. дн. в апреле + 14 раб. дн. в мае + + 18 раб. дн. в июне + 12 раб. дн в июле + 21 раб. дн. в августе).

Допустим, что в расчетном периоде работнику были начислены основная заработная плата — 15123,57 грн., больничные — 714,30 грн., оплата за время нахождения в командировке — 814,15 грн., премия к юбилею — 300,00 грн. и материальная помощь в связи с семейными обстоятельствами — 800,00 грн.

Не может рассчитанная среднедневная (среднечасовая) зарплата для оплаты периода болезни превышать максимальную величину базы взимания ЕСВ из расчета на один день (час)

В расчет среднедневной заработной платы включаем сумму основной заработной платы, оплату за время нахождения в командировке и сумму премии к юбилею. Суммы больничных и материальной помощи в связи с семейными обстоятельствами в расчете не участвуют, поскольку не включаются в фонд оплаты труда ( пп. 3.2, 3.3 и 3.31 Инструкции № 5 ).

Определим сумму выплат, учитываемых при расчете средней заработной платы:

15123,57 + 814,15 + 300,00 = 16237,72 (грн.).

Величина среднедневной заработной платы составит:

16237,72 : 107 = 151,75 (грн.).

При расчете средней заработной платы следует учитывать ограничение, предусмотренное абзацем пятым п. 14 Порядка № 1266 . В чем оно заключается? Рассчитанная среднедневная (среднечасовая) зарплата для оплаты периода болезни не может превышать максимальную величину базы взимания ЕСВ из расчета на один день (час) . Она определяется путем деления максимальной величины базы взимания ЕСВ, действующей в последнем месяце расчетного периода , на норму рабочего времени в последнем месяце расчетного периода .

Если работник заболел в первый день работы или в расчетном периоде перед наступлением временной нетрудоспособности, он не имел заработка по уважительным причинам , перечисленным выше, средняя зарплата за один рабочий день (час) рассчитывается исходя из месячной тарифной ставки (должностного оклада), установленной работнику на момент наступления страхового случая ( абзац первый п. 10 Порядка № 1266 ). Подробно о том, как рассчитать среднюю зарплату, если работник заболел в первый день работы, читайте на с. 48. В случае, когда в расчетном периоде перед наступлением временной нетрудоспособности работник не имел заработка по уважительным причинам, средняя заработная плата для определения суммы больничных рассчитывается путем деления тарифной ставки (должностного оклада) на среднемесячное количество рабочих дней (часов), установленное на предприятии ( абзац восьмой п. 14 Порядка № 1266 ).

Сумма больничных рассчитывается в соответствии с п. 20 Порядка № 1266. Для этого умножают сумму дневной (часовой) выплаты на количество дней (часов), которые подлежат оплате по графику работы предприятия (структурного подразделения или по индивидуальному графику работы).

В свою очередь, размер дневной (часовой) выплаты устанавливается в процентах среднедневной (среднечасовой) зарплаты в зависимости от страхового стажа работника, если он не относится к льготникам, перечисленным в абзаце пятом ст. 37 Закона № 2240* . Так, обычным работникам выплата больничных производится в размерах:

— 60 % средней заработной платы — для лиц со страховым стажем до 5 лет;

— 80 % средней заработной платы — для лиц со страховым стажем от 5 до 8 лет;

— 100 % средней заработной платы — для лиц со страховым стажем свыше 8 лет.

Работникам, отнесенным абзацем пятым ст. 37 Закона № 2240 к льготным категориям, больничные выплачиваются в размере 100 % средней заработной платы. Является или нет работник льготником, а также информацию о страховом стаже работника, бухгалтер, рассчитывающий сумму больничных, может узнать из листка нетрудоспособности.

Итак, сумма больничных — это расчетная величина, которая в общем случае определяется по формуле:

Б = ЗП_ср х С : 100 х К,

где ЗП_ср — размер среднедневной (среднечасовой) заработной платы;

С — процент оплаты листка нетрудоспособности, который устанавливается в зависимости от страхового стажа;

К — количество пропущенных в связи с болезнью рабочих дней (часов) по графику работы, подлежащих оплате.

Пример 8. Работник болел со 2 по 6 сентября 2013 года. Расчетный период — с марта по август 2013 года. Количество фактически отработанных рабочих дней в расчетном периоде — 123. Сумма выплат, начисленных в расчетном периоде, — 18000,00 грн. Страховой стаж работника — 4 года.

Среднедневная заработная плата составит:

18000,00 : 123 = 146,34 (грн.).

Сумма дневной выплаты с учетом страхового стажа работника равна:

146,34 х 60 : 100 = 87,80 (грн.).

Сумма оплаты первых пяти дней болезни за счет работодателя составит:

87,80 х 5 = 439,00 (грн.).

Порядок определения всех показателей, которые необходимы для расчета больничных, мы рассмотрели. Уверены, что теперь вы с легкостью сможете рассчитать суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и пособия по временной нетрудоспособности.

	выводы
	В расчет средней заработной платы включаются выплаты, начисленные работнику в расчетном периоде за отработанное время, которые входят в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5 и в базу взимания ЕСВ. В общем случае расчетным периодом для застрахованных лиц (включая лиц, работающих неполный рабочий день или неполную рабочую неделю) являются последние 6 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу, в котором наступил страховой случай. Месяцы расчетного периода, полностью не отработанные работником по уважительным причинам (временная нетрудоспособность, отпуск в связи с беременностью и родами, отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста или шестилетнего возраста по медицинскому заключению), исключаются из расчетного периода. Если работник не работал часть месяца в расчетном периоде по уважительным причинам, перечисленным выше, поощрительные и компенсационные выплаты, имеющие разовый характер, учитываются при расчете средней заработной платы пропорционально отработанному в этом месяце времени.