Как отражать больничные и декретные в отчетности?

Как отражать больничные и декретные в отчетности?

Екатерина Скрипкина, экономист-аналитик

Суммы больничных и пособия по беременности и родам отражаются в следующих отчетах:

— отчете по единому социальному взносу (далее — ЕСВ) (отчет по форме № Д4);

— Налоговом расчете по форме № 1ДФ;

— отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП.

Кроме того, суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и суммы начисленного ЕСВ отражаются в Налоговой декларации по налогу на прибыль предприятия.

Теперь рассмотрим подробнее особенности отражения больничных и декретных в каждом из вышеуказанных отчетов.

Сразу отметим, что в настоящее время ситуация с отчетом по ЕСВ неопределенная. Порядок формирования и предоставления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование утвержден постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 08.10.2010 г. № 22-2 . Однако в связи с проведением административной реформы администрирование ЕСВ передано органам доходов и сборов. Соответствующие изменения внесены законами Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины в связи с проведением административной реформы» от 04.07.2013 г. № 404-VII и «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины в связи с проведением административной реформы» от 04.07.2013 г. № 406-VII , которые вступили в силу 11.08.2013 г., в ряд законодательных актов. Поэтому формально отчет по ЕСВ уже за август 2013 года должен был бы подаваться в порядке и по форме, утвержденным приказом Миндоходов. На сегодняшний день на официальном сайте данного ведомства (http://minrd.gov.ua) размещен проект соответствующего приказа (далее — проект)*. Вместе с тем из разъяснений, приведенных в совместном письме Миндоходов и Пенсионного фонда Украины от 30.08.2013 г. № 11149/5/99-99-17-03-01-16, № 22777/03-01 ( см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 72, с. 12), следует, что отчет по ЕСВ за август 2013 года будут по-прежнему принимать рабочие органы Пенсионного фонда, причем по старой форме , утвержденной Порядком № 22-2 .

В отчете по ЕСВ больничные и декретные нужно отражать:

1) в таблице 1 в соответствующих строках:

— больничные — в строках 1 (сюда попадет общая сумма больничных), 1.3 (указывается вся сумма оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности), 1.4 (указывается вся сумма пособия по временной нетрудоспособности), строках 2, 2.3 (2.3.1 — 2.3.4), 4, 4.3 (сумма больничных указывается в пределах максимальной базы начисления ЕСВ). Начисленный на суммы больничных ЕСВ отражаем в строках 3, 3.3 (3.3.1 — 3.3.4), 8, (8.4 — 8.6 и 8.8) удержанный ЕСВ — в строках 5, 5.5, 8, 8.13;

— пособие по беременности и родам — в строках 1 и 1.5 (указывается вся начисленная сумма пособия), строках 2, 2.4 (2.4.1 — 2.4.4), 4, 4.4 (отражаем сумму пособия в пределах максимальной базы начисления ЕСВ), начисленный ЕСВ показываем в строках 3, 3.4 (3.4.1 — 3.4.4) и учитываем в строках 8.4 — 8.6 и 8.8, а удержанный ЕСВ — в строках 5, 5.6, 8, 8.13;

2) в таблице 6 заполняем столько строк, на сколько месяцев приходится период временной нетрудоспособности или отпуск в связи с беременностью и родами . Зарплата, начисленная в отчетном месяце, на который приходится болезнь (отпуск в связи с беременностью и родами), отражается в отдельной строке. Выплаты работнику нужно отражать в следующей последовательности:

а) заработная плата;

б) вознаграждение по гражданско-правовому договору;

в) больничные;

г) пособие по беременности и родам.

Допускается заполнение отрицательных значений при отражении сторнированных сумм больничных и пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих отчетных периодах.

Обращаем внимание: в графе 9 необходимо указать «Код категорії ЗО». Такие коды указаны в приложении 2 к Порядку № 22-2 . Приведем их в таблице.

Заметьте, что в таблице 6 не нужно заполнять пустые строки на работниц, которым пособие по беременности и родам было начислено до июля 2013 года.

Также в отчете по ЕСВ на работниц, которым предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами, нужно заполнить таблицу 5, а именно:

— в месяце ухода работницы в отпуск в связи с беременностью и родами: заполняем строку, в которой указываем в графе 7 — « 5 » ( « особи, яким надано відпустку по вагітності і пологах » ), в графе 10 — день начала отпуска;

— в месяце окончания отпуска в связи с беременностью и родами: заполняем строку, в которой указываем в графе 7 — « 5 », в графе 10 — дату окончания отпуска в связи с беременностью и родами.

Форма Налогового расчета по форме № 1ДФ и Порядок его заполнения и подачи утверждены приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1020 . В Налоговом расчете № 1ДФ рассматриваемые выплаты отражают следующим образом:

— больничные — в составе заработной платы с признаком дохода «101» ;

— пособие по беременности и родам с признаком дохода «128» как выплату из Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — Фонд).

В Налоговой декларации по налогу на прибыль предприятия (далее — декларация), форма которой утверждена приказом ГНАУ от 28.09.2011 г. № 1213 , отражаются расходы на оплату первых пяти дней временной нетрудоспособности и на ЕСВ в части начислений. Суммы пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам в декларации не отражают, поскольку они выплачиваются за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности.

Согласно разъяснениям налоговиков суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и суммы ЕСВ, начисленного на всю сумму больничных и декретных, следует отражать в декларации в отчетном налоговом периоде, в котором они были начислены, как прочие расходы в строке 06.4.39 приложения ІВ (см. консультацию, размещенную в подкатегории 102.07.17 ЕБНЗ).

На наш взгляд, суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности, а также суммы ЕСВ, начисленные на всю сумму больничных и декретных, могут отражаться: в составе себестоимости, административных расходов, расходов на сбыт или прочих расходов (т. е. соответственно в строках 05.1, 06.1, 06.2, 06.4 декларации) — в зависимости от того, каким работникам они причитаются.

Порядок формирования и предоставления страхователями отчетности по средствам соцстраха в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, утвержден постановлением правления Фонда социального страхования от временной потере трудоспособности (далее — Фонд) от 18.01.2011 г. № 4 . Отчет предоставляется по форме Ф4-ФСС з ТВП (приложение 1 к указанному Порядку ) в случае начисления соцстраховских пособий, в частности пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам, а также получения от Фонда средств на их выплату.

Общая сумма начисленных страхователем в отчетном периоде расходов за счет средств Фонда, в том числе и на выплату пособия, отражается в строке 21 «Витрати з початку року» таблицы I . Расшифровка данных этой строки таблицы I по видам выплат приводится в таблице II отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП:

— в строке 1 указываем пособие по временной нетрудоспособности (непосредственно работника);

— в строке 2 — пособие по временной нетрудоспособности по уходу за больным ребенком или больным членом семьи;

— в строке 3 — пособие по беременности и родам.

При этом показатель строки 21 таблицы I должен быть равен показателю строки 8 таблицы II отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП.

Полученные от Фонда средства указываем в строках 6 и 9 таблицы I.

Не забывайте отражать больничные и декретные в отчетности и подавать ее своевременно!

	выводы
	Суммы больничных и декретных отражаем в отчете по ЕСВ в таблицах 1 и 6. Кроме того, на работниц, которым предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами, заполняем таблицу 5. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ больничные отражаем в составе зарплаты с признаком дохода «101», а декретные — с отдельным признаком «128». Начисленные «соцстраховские» пособия, а также полученные от Фонда средства на их выплату отражаем в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП.