Электронный транспортный билет: привыкаем к хорошему

Электронный транспортный билет: привыкаем к хорошему

Александр Ключник, налоговый эксперт

Электронный билет в самом общем смысле представляет собой документ, сформированный и хранящийся в базе данных компании-перевозчика. Соответственно, право пассажира на проезд подтверждается не наличием у него бумажного билета, а возможностью сослаться на электронную (буквенно-цифровую) запись, появляющуюся в этой самой базе данных после осуществления оплаты. Для использования электронного билета нужна достаточно сложная система, которая бы обеспечивала техническую возможность оперативного взаимодействия пассажира и перевозчика (как на этапе оплаты, так и на этапе контроля при посадке).

С бухгалтерской точки зрения наибольший интерес вызывает возможность учесть расходы на приобретение электронных билетов в составе налоговых расходов (то ли непосредственно предприятия, то ли как компенсацию для командированного, в зависимости от того, кем именно приобретался билет), а НДС, если он присутствует, — в составе налогового кредита. Кроме собственно налоговых формальностей, установленных НКУ и некоторыми подзаконными актами, важно знать и определенные подробности приобретения и оформления электронных билетов на различные виды транспорта. Рассмотрим важнейшие из названных моментов.

Мы не будем подробно анализировать историю вопроса, интересующиеся могут обратиться к материалам «Как улететь (уехать) по Интернету, не выходя из офиса»//«Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 93, с. 19 и «Приобретаем электронные билеты через Интернет»//«Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 39, с. 26. Отметим только, что первое упоминание об электронном билете появилось в Инструкции о командировках только в редакции приказа Минфина от 17.03.2011 г. № 362. Указанная редакция приводила Инструкцию в соответствие с положениями вступившего в силу с 01.01.2011 г. НКУ, который с самого начала упоминал электронные билеты применительно к любым видам транспорта — см. абзац второй п. 140.1.7.

О любых видах транспорта говорила и Инструкция о командировках, но подробности подтверждения расходов с целью их возмещения были описаны лишь для авиабилетов. Это отражало существовавшее положение дел — поначалу электронные билеты стали применяться именно в авиаперевозках. Технология электронных билетов появилась в 1996 году в США. Сейчас она широко распространена в большинстве стран мира, в том числе в Украине. Начиная с 2008 года, все члены Международной Ассоциации воздушного транспорта (IATA) обязаны использовать такие билеты.

Касавшийся как внутриукраинских, так и зарубежных командировок фрагмент, посвященный документальному подтверждению приобретения билета на самолет, сохранился в Инструкции о командировках и поныне. Смысл его сводится к тому, что при использовании электронного авиабилета основанием для возмещения затрат на его приобретение является следующий пакет документов:

— оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающий осуществление расчетной операции;

— распечатанная на бумаге часть электронного авиабилета с указанным маршрутом (называемая маршрут/квитанцией);

— оригиналы отрывной части посадочных талонов.

Именно этот фрагмент Инструкции о командировках лег в основу консультации из ЕБНЗ (подкатегория 102.07.21), посвященной документальному подтверждению приобретения авиабилета для целей учета на предприятии. Собственно, налоговики процитировали его близко к тексту, указав, что наличие упомянутых документов и позволяет налогоплательщику законным образом возмещать физлицу понесенные расходы.

Не так давно в обсуждаемую Инструкцию были внесены очередные изменения (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 70, с. 3). Среди прочего, в упомянутых пунктах Инструкции о командировках появился новый абзац, посвященный документальному основанию для возмещения расходов на приобретение электронного проездного документа на поезд:

В случае использования электронного проездного/перевозочного документа на поезд основанием для возмещения расходов на его приобретение является распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (в случае перевозки багажа — распечатанный на бумажном носителе перевозочный документ; в случае отдельного заказа услуги (в частности, услуги по пользованию комплектом постельных вещей, резервированию мест) — распечатанный на бумажном носителе документ на услуги

Инструкция о командировках, даже при том, что она обязательна только для работодателей, финансируемых из бюджета, является своего рода ориентиром и для всех других. Небюджетным организациям имеет смысл внести соответствующие нормы в свой внутренний документ о служебных командировках.

Как видим, для целей отражения в налоговом учете между электронными билетами в авиа- и железнодорожном сообщении есть много общего, но есть и разница. На особенностях оформления электронных проездных документов на каждый из названных видов транспорта мы и остановимся далее.

В соответствии с Воздушным кодексом электронный билет — это электронный документ, включающий маршрут-квитанцию, электронные купоны и документ для посадки, если таковой используется. Маршрут-квитанция является составной частью электронного билета и содержит такие необходимые данные, как фамилия пассажира, маршрут, тариф и различные сопутствующие сообщения и уведомления. Электронный купон — это часть электронного авиабилета, которая хранится в базе данных автоматизированной системы перевозчика.

Посадочный документ (документ для посадки, посадочный талон) — документ, который выдается пассажиру при регистрации и предъявляется при посадке в самолет. Это своего рода пропуск для пассажира на борт самолета.

Некоторые авиакомпании позволяют проходить регистрацию через Интернет и присылают на телефон пассажира электронный посадочный талон. Экран мобильного устройства с таким электронным посадочным талоном необходимо приложить к сканеру в аэропорту. Но возможность получения электронного посадочного талона далеко не всегда означает, что с ним можно будет сесть в самолет.

В большинстве аэропортов пассажирам необходимо подойти к стойке регистрации и получить обычный бумажный посадочный талон. Как правило, бланки посадочных талонов являются стандартными у разных авиакомпаний: это лист плотной бумаги размерами примерно 20х8 см, который разделен на две части. Левая часть талона остается у сотрудника аэропорта. Правая часть (корешок) отрывается во время посадки и остается у пассажира. Именно этот корешок упоминается в п. 140.1.7 НКУ в числе документов, подтверждающих приобретение электронного авиабилета для целей налогового учета.

Электронный билет может быть распечатан агентством по продаже авиабилетов на разработанном им бланке. Если билет был забронирован в Интернете, то на электронный адрес покупателя авиабилета приходит файл, который можно распечатать самостоятельно на обычной бумаге.

Пример маршрут/квитанции и электронного билета, распечатанных на бумаге, можно увидеть, соответственно, в приложении 3 и приложении 4 к Методрекомендациям № 37.

Возможность полноценного приобретения электронного билета на поезд (именно приобретения, а не заказа или бронирования с последующим обязательным выкупом в кассе) появилась сравнительно недавно. Поэтому остановимся на железнодорожных электронных билетах чуть подробнее.

Нормативным документом, урегулировавшим основные организационные и технические вопросы, стал Порядок № 331, утвержденный сразу двумя министерствами — Министерством инфраструктуры и Миндоходов. Документ этот довольно большой. Для наших целей весьма интересным будет содержание п. 8.4 этого Порядка, в котором определена обязательная информация, присутствующая в электронном проездном документе (так, строго говоря, следует называть электронный билет, если речь идет о поездке пассажира на поезде).

С точки зрения пассажира полезной является, в частности, информация о номере и категории поезда, станции отправления и назначения, дате и времени отправления и прибытия, номере места в вагоне и т. п.

Для бухгалтера предприятия интерес представляют такие данные, как индивидуальный налоговый номер налогоплательщика, предоставившего услугу по продаже электронных проездных (перевозочных) документов (обозначается ПН), фискальный номер РРО (обозначается ФН), заводской номер РРО (обозначается ЗН), фискальный номер расчетного документа (ФК), данные об общей сумме, уплаченной за билет, о структуре этой суммы, о наличии и величине НДС в ее составе и т. п.

Информация, содержащаяся в электронном проездном документе, включает в себя и другие данные, среди которых и исключительно служебные.

В целом, в электронном виде может быть оформлен как проездной документ (документ, подтверждающий заключение договора между пассажиром и железной дорогой на проезд пассажира), так и перевозочный (документ, в простейшем случае подтверждающий заключение договора между пассажиром и железной дорогой на перевозку багажа, принадлежащего пассажиру). Заметим, что существует еще два вида электронных документов: на возврат и на услуги. Первый из них оформляется при возврате электронного проездного документа, а второй — при приобретении отдельных услуг (например, отдельная оплата постельного белья).

Под посадочным документом Порядок № 331 понимает визуальную форму электронного проездного документа на бумаге или на экране мобильного электронного носителя информации.

Посадочный документ, перевозочный документ, документ на возврат и документ на услуги, распечатанные на бумажном носителе, являются расчетными документами (транспортными билетами)

Очевидно, что наиболее употребительным является посадочный документ. Он содержит практически все данные электронного проездного документа и некоторые дополнительные (см. п. 8.7 Порядка № 331). Пример посадочного документа, распечатанного на бумаге, приведен на рисунке (данные взяты с сайта booking.uz.gov.ua).

.

Получить посадочный документ можно лишь в результате успешного оформления и оплаты электронного проездного документа на веб-сайте. Очень важно (и удобно!), что посадочный документ дает право на посадку в поезд без обращения в железнодорожную билетную кассу. Для того, чтобы этим правом воспользоваться, необходимо посадочный документ распечатать на чистом листе обычной бумаги и предъявить при посадке. Более того, можно осуществить посадку и без распечатывания — просто предоставить для считывания на мобильном устройстве (на смартфоне, планшете и т. д.). Важно только, чтобы изображение QR-кода (содержащего всю информацию об электронном билете в зашифрованном виде) было пригодно для распознавания специальным устройством, находящимся у провод­ника поезда.

Изображение кода состоит из квадратов, для его создания достаточно просто контрастного черно-белого изображения. Поэтому бланк железнодорожного билета с QR-кодом может быть распечатан практически на любом принтере.

Приобрести электронный проездной билет (как и другие виды упоминавшихся электронных документов) можно, например, на сайте Укрзализныци (booking.uz.gov.ua). Хотя существуют и другие сайты, поддерживающие указанный сервис.

Чтобы купить железнодорожный электронный билет, следует выбрать станцию отправления, станцию прибытия и дату поездки. После нажатия кнопки поиска поездов система покажет все подходящие под критерии поиска поезда, их время отправления и время прибытия, время в пути и количество свободных мест. Далее необходимо выбрать подходящий поезд и место в вагоне на появившейся схеме. Оформление осуществляется с обязательным указанием фамилии и имени пассажира (на этом этапе нужно определиться, хотите ли вы купить билет или только резервируете место). Убедившись в правильности указанных вами параметров, отправляете данные «В корзину» и затем нажимаете «Оплатить».

После нажатия кнопки «Оплатить» сайт booking.uz.gov.ua перенаправит вас на страницу оплаты. С этого момента система отметит билеты с выбранными ранее местами как купленные. Другие пассажиры будут видеть, что соответствующие места заняты, а у вас будет 15 минут для завершения оплаты билетов. Сделать это можно с помощью банковской карты (как личной, так и корпоративной), для чего нужно ввести ее номер, срок действия и CVV2 (трехзначный код, указанный на обратной стороне карты). После успешной оплаты на экране появится посадочный документ. Аналогичным образом происходит оформление-приобретение бланка заказа, перевозочного документа или документа на услуги. Информацию о наличии и статусе электронного проездного документа можно проверить на этом же сайте (документы могут иметь статус оплаченного, использованного, погашенного или возвращенного, как гласит п. 8.10 Порядка № 331).

Если оплата электронного ЖД-билета не будет произведена в течение отведенных 15 минут, заказ будет отменен автоматически, а билеты будут возвращены в свободную продажу

Приобретение электронного проездного билета в настоящее время возможно лишь на ограниченное количество поездов, это преимущественно так называемые поезда «Интерсити+». На все другие поезда будет оформлен бланк заказа — документ, получаемый по результатам успешного оформления и оплаты проездного/перевозочного документа и сопутствующих услуг. Он содержит полную информацию о предстоящей поездке и уникальный номер, но не дает права на посадку и проезд в поезде (права на перевозку багажа). Бланк заказа подлежит обязательному обмену на печатный проездной документ в любой автоматизированной железнодорожной кассе. Это так называемый билет «с отложенной печатью». По заверениям должностных лиц Укрзализныци, круг поездов, на которые можно будет оформлять/приобретать электронные проездные (перевозочные) документы, весьма существенно расширится уже до конца 2013 года.

Системой предусмотрена и возможность возврата электронных проездных документов и бланков заказа, приобретенных через электронные каналы обслуживания (на сайте booking.uz.gov.ua такой возврат осуществляется через вкладку «Кабинет пользователя»). В рамках этой статьи мы не будем подробно останавливаться на возврате электронных билетов. Напомним только, что комиссионные, удерживаемые при возврате билетов, предприятие вправе возместить командированному лицу, а также включить их в состав налоговых расходов. Это подтверждается письмом ГНСУ от 06.03.2012 г. № 3268/5/15-1416 (подробнее об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 53, с. 10).

Таковы основные «общеобразовательные» сведения об электронных транспортных билетах. Непосредственно налоговому учету авиа- и ЖД-билетов будет посвящен отдельный материал в одном из ближайших номеров.

Документы статьи

1. НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

2. Порядок № 331 — Порядок оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденный приказом Мининфраструктуры и Миндоходов от 30.05.2013 г. № 331/137.

3. Приказ № 667 — приказ МФУ «Об утверждении Изменений к Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу» от 19.07.2013 г. № 667.

4. Инструкция о командировках — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 31.03.98 г. в редакции приказа МФУ от 17.03.2011 г. № 362.

5. Методрекомендации № 37 — Методические рекомендации по оформлению электронных авиационных перевозочных документов, утвержденные приказом Госавиаадминистрации от 20.01.2009 г. № 37.