Отпуск: оформляем и предоставляем

Отпуск: оформляем и предоставляем

Мария Соломина, эксперт по вопросам оплаты труда

Очередность предоставления отпусков, как правило, регулирует график предоставления отпусков. Его ежегодно утверждает работодатель по согласованию с профкомом (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным представителем трудового коллектива.

В идеале при составлении графика должны быть учтены как личные интересы работников и возможности для их отдыха, так и интересы работодателя (ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках). Для этого работодателю достаточно выяснить у каждого работника предприятия желаемый период ухода в отпуск. Если он устраивает работодателя — согласиться с ним, если нет — предложить работнику свой вариант.

Обратите внимание: работник не вправе уйти в ежегодный отпуск в период, не согласованный с работодателем

Иначе такой поступок может быть расценен как нарушение трудовой дисциплины. То есть, в общем случае, в «отпускном вопросе» последнее слово остается за работодателем.

Но если мы говорим об общем случае, значит, из него есть исключения! — скажете вы. И будете правы. Действительно в ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках законодатель перечислил категории работников, чьи отпускные интересы ставятся превыше интересов производства. Им работодатель обязан предоставлять отпуск в любое удобное для них время. К таким «льготным» категориям относятся:

— лица в возрасте до 18 лет;

— инвалиды;

— женщины перед отпуском по беременности и родам или после него;

— женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида;

— одинокие матери (отцы), воспитывающие ребенка без отца (матери); опекуны, попечители или другие одинокие лица, фактически воспитывающие одного или более детей в возрасте до 15 лет при отсутствии родителей;

— жены (мужья) военнослужащих;

— ветераны труда и лица, имеющие особые трудовые заслуги перед Родиной;

— ветераны войны, лица, имеющие особые заслуги перед Родиной, а также лица, на которых распространяется действие Закона № 3551;

— родители-воспитатели детских домов семейного типа;

— другие лица в других случаях, предусмотренных законодательством, коллективным или трудовым договором.

Также право на использование очередного отпуска в любое удобное время имеют:

— лица, отнесенные к 1 — 2 категориям пострадавших от Чернобыльской катастрофы (п. 22 ч. 1 ст. 20 и п. 1 ч. 1 ст. 21 Закона № 796);

— ветераны военной службы, ветераны органов внутренних дел, ветераны государственной пожарной охраны, ветераны службы гражданской защиты, ветераны Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины (п. 13 ст. 6 Закона Украины «О статусе ветеранов военной службы, ветеранов внутренних дел и некоторых других лиц и их социальной защите» от 24.03.98 г. № 203/98-ВР).

Но и это не все! Особый порядок предоставления ежегодных отпусков установлен ч. 15 и 16 ст. 10 Закона об отпусках для работников, которые учатся:

— в учебных заведениях без отрыва от производства. Таким лицам ежегодные отпуска по их желанию присоединяют ко времени проведения установочных занятий, выполнения лабораторных работ, сдачи зачетов и экзаменов, времени подготовки и защиты дипломного проекта и других работ, предусмотренных учебной программой (ч. 15 ст. 10 Закона об отпусках);

— в средних общеобразовательных вечерних (сменных) школах, классах, группах с очной, заочной формами обучения при общеобразовательных школах. Ежегодные отпуска по желанию этих работников предоставляют с таким расчетом, чтобы они могли быть использованы ими до начала обучения в таких заведениях (ч. 16 ст. 10 Закона об отпусках).

Процедура предоставления ежегодных отпусков работникам начинается с составления графика отпусков. Большинство работодателей составляет его в начале каждого календарного года. Ведь какие-то более конкретные сроки появления на свет этого документа, как, впрочем, и его форма, на законодательном уровне не определены.

Инициатором создания графика отпусков, как правило, выступает работодатель. Форма графика может быть любой. Главное, чтоб она была удобна в использовании. В графике отпусков обычно указывают месяц начала и окончания отпуска. А вот конкретные даты ухода работников в отпуск в пределах, установленных графиком, стороны согласовывают позже.

Составленный график предоставления отпусков согласовывают с профкомом (профсоюзным представителем) предприятия или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. Утверждает его руководитель предприятия (ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках).

Согласованный и утвержденный график предоставления отпусков доводят до сведения работников предприятия под подпись. А значит, в форме графика логично предусмотреть отдельную графу «Подпись работника», дабы не разрабатывать еще одну «бумажку» для указанной цели.

И работодатель, и работник обязаны соблюдать утвержденный график предоставления отпусков

Вносить изменения в график можно исключительно после их согласования со всеми заинтересованными сторонами.

Учтите, о конкретной дате начала отпуска работодатель обязан письменно предупредить работника не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока ухода в отпуск. Если этого не сделать, то работник вправе потребовать переноса отпуска на другой период (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ и п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках).

Предупредить работника о начале отпуска можно двумя способами:

— направив ему уведомление о дате начала отпуска (его составляют в произвольной форме);

— ознакомив работника с приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска.

Основанием для составления приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска является утвержденный график отпусков. Типовая форма такого приказа (распоряжения) (форма № П-3) утверждена приказом № 489. Отметим, что поскольку эта форма носит рекомендательный характер, то на практике зачастую многие предприятия используют собственную внутреннюю форму приказа о предоставлении отпуска.

Составляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска в двух экземплярах. Один экземпляр остается в отделе кадров, а второй — передается в бухгалтерию. Далее на основании этого приказа (распоряжения) отдел кадров вносит информацию о предоставляемом работнику отпуске в раздел «V. ВІДПУСТКИ» личной карточки (типовая форма № П-2, утвержденная приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 г. № 495/656), а бухгалтерия рассчитывает сумму отпускных.

Немного иначе выглядит процедура документального оформления отпуска на предприятиях, где не составляют графики предоставления отпусков. Опишем ее.

1. Работник подает в отдел кадров предприятия заявление с просьбой о предоставлении отпуска, согласованное со своим непосредственным руководителем. В заявлении он указывает желаемую дату ухода в отпуск и его продолжительность.

2. Заявление работника передается руководителю предприятия, который его рассматривает и проставляет соответствующую резолюцию.

3. В соответствии с резолюцией, проставленной руководителем предприятия на заявлении работника, отдел кадров оформляет приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска.

В табеле учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5, утвержденная приказом № 489):

— период ежегодного основного отпуска обозначается буквенным кодом «В» (цифровым — 08);

— период ежегодного дополнительного отпуска — буквенным кодом «Д» (цифровым — 09).

Случаи, при наступлении которых ежегодный отпуск работника может быть перенесен на другой период, прописаны в ст. 11 Закона об отпусках. Условно их можно разбить на 3 группы. Для наглядности приведем их в виде схемы.

Случаи переноса ежегодного отпуска

Прокомментируем информацию, приведенную на схеме. Обратите внимание, что ежегодный отпуск должен быть однозначно перенесен на другой период только в случаях, указанных в схеме под номерами I и III. А вот при наступлении непредвиденных обстоятельств он может быть как перенесен на другой период, так и продлен. От чего зависит выбор варианта? Сейчас объясним.

Если непредвиденные обстоятельства, перечисленные в схеме под номером II, наступили до начала отпуска, ежегодный отпуск подлежит переносу на другой срок.

Если они «свалились» на работника во время его ежегодного отпуска, то неиспользованную по этим причинам часть ежегодного отпуска по соглашению между работником и работодателем:

— предоставляют после окончания действия причин, его прервавших (т. е. отпуск продлевается);

или

— переносят на другой период, если соблюдаются требования ст. 12 Закона об отпусках (эти требования перечислены далее в ответе на вопрос «Как разделить ежегодный отпуск на части»).

А теперь поговорим о возможности переноса ежегодного отпуска по инициативе работодателя. Она допускается, как видно на схеме, в единственном случае — если предоставление отпуска в ранее оговоренный срок может неблагоприятно сказаться на нормальной работе предприятия. При возникновении такой ситуации обязательно должны быть соблюдены следующие требования:

1) работник должен дать письменное согласие на перенос отпуска;

2) перенос должен быть согласован с профкомом (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным представителем трудового коллектива;

3) часть отпуска продолжительностью не менее 24 календарных дней должна быть предоставлена в текущем рабочем году.

Важно! Какими бы ни были причины переноса отпуска, новый срок его предоставления должен быть установлен по согласованию между работником и работодателем. После согласования новой даты ухода в отпуск не забудьте издать приказ (распоряжение) о переносе отпуска и внести соответствующие изменения в график отпусков.

Несмотря на кажущуюся простоту этого вопроса, при делении отпуска на части надо соблюдать ряд требований, прописанных в ст. 12 Закона об отпусках. Чего же требует эта статья?

Во-первых, разделение отпуска на части должно производиться по просьбе работника и с согласия работодателя. То есть инициатива разделить отпуск должна исходить от работника. В свою очередь, поскольку окончательное решение о предоставлении отпуска принимает работодатель, то он вправе не согласиться разделить отпуск так, как хочет работник, либо предложить работнику свой вариант «дележа», а может вообще отказаться делить отпуск.

Во-вторых, при разделении отпуска основная его часть не должна быть меньше 14 календарных дней. Учтите, совсем не обязательно, чтобы работник в первую очередь использовал основную часть отпуска.

Количество частей, на которые будет разбит отпуск, и последовательность их использования определяет работник по согласованию с работодателем

В-третьих, неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику:

— до конца рабочего года, но не позже 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск;

— с любого дня недели, независимо от того, в какой из дней недели окончилась предыдущая использованная его часть (см. письма Минтруда от 17.11.2006 г. № 413/13/116-06 и от 26.02.2008 г. № 87/13/84-08 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 28, с. 19).

Отозвать работника из ежегодного отпуска можно исключительно в случаях, предусмотренных законодательством. Здесь перечислим те, что указаны в ст. 79 КЗоТ и ч. 3 ст. 12 Закона об отпусках, а именно:

— предотвращение стихийного бедствия;

— предотвращение производственной аварии;

— необходимость немедленного устранения последствий стихийного бедствия или производственной аварии;

— предотвращение несчастных случаев, простоя, гибели или порчи имущества предприятия.

Но даже если сложившаяся на предприятии ситуация допускает возможность отзыва, реализовать его на практике вы сможете, только если выполните ряд условий. Озвучим их.

1. Работник письменно подтвердил свое согласие на отзыв из отпуска. Исключение — госслужащие, которые могут быть отозваны из отпуска без их согласия по решению руководителя соответствующего госоргана.

2. Основная непрерывная часть ежегодного отпуска работника должна составлять не меньше 14 календарных дней.

3. Неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть по соглашению сторон либо предоставлена работнику по окончании действия причин, по которым он был отозван из отпуска, либо перенесена на другой период. Если неиспользованную часть отпуска решили перенести на другой период, то желательно, чтобы она была предоставлена работнику до конца рабочего года, но не позже 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск.

Отзыв работника из отпуска оформляете соответствующим приказом (распоряжением) руководителя предприятия.

Обратите внимание: неправомерный отзыв работника из ежегодного отпуска и/или отзыв без его согласия является нарушением трудового законодательства

В случае выявления такого нарушения руководителю предприятия грозит админштраф в размере от 510 до 1700 грн. (от 30 до 100 необлагаемых налогом минимумов доходов граждан) (ст. 41 КоАП).

А что же с отпускными, которые были выплачены работнику за неиспользованную часть отпуска? Тут все просто. Их сумма должна быть учтена при оплате труда работника (ч. 3 ст. 12 Закона об отпусках). То есть бухгалтер должен за время фактической работы начислить работнику заработную плату и произвести перерасчет отпускных.

Важно! Предоставляя работнику неиспользованные дни ежегодного отпуска, не забудьте заново рассчитать среднюю заработную плату за эти дни в случае, если:

— такой отпуск был перенесен на другой период по соглашению между работником и работодателем;

— начало отпуска, предоставленного после окончания действия причин, по которым работник был отозван из отпуска, приходится на месяц, следующий за месяцем отзыва работника из отпуска (см. разъяснение специалиста Минсоцполитики в журнале «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 34, с. 42).

Заканчивая рассмотрение «законодательной» части отпускного вопроса, хотим пожелать вам солнечных отпусков в удобное для вас время.

	выводы
	Очередность предоставления отпусков, как правило, регулирует график предоставления отпусков. О дате начала ежегодного отпуска работодатель обязан уведомить работника не позднее чем за две недели до установленного графиком срока. При разделении ежегодного отпуска на части основная его часть должна быть не меньше 14 календарных дней. Неправомерный отзыв работника из отпуска грозит должностному лицу предприятия админштрафом в размере от 510 до 1700 грн.