Відпустка: оформляємо та надаємо

Відпустка: оформляємо та надаємо

Марія Соломіна, експерт з питань оплати праці

Черговість надання відпусток, як правило, регулює графік надання відпусток. Його щороку затверджує роботодавець за погодженням із профкомом (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим представником трудового колективу.

В ідеалі при складанні графіка мають бути враховані як особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку, так і інтереси роботодавця (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки). Для цього роботодавцю достатньо з’ясувати в кожного працівника підприємства бажаний період виходу у відпустку. Якщо він влаштує роботодавця — погодитися з ним, якщо ні — запропонувати працівнику свій варіант.

Зверніть увагу: працівник не має права піти у щорічну відпустку в період, не погоджений із роботодавцем

Інакше такий вчинок може бути розцінений як порушення трудової дисципліни. Тобто в загальному випадку у «відпускному питанні» останнє слово залишається за роботодавцем.

«Але якщо ми говоримо про загальний випадок, це означає, що з нього є винятки!» — скажете ви. І матимете рацію. Дійсно, у ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки законодавець перелічив категорії працівників, чиї відпускні інтереси ставляться вище за інтереси виробництва. Їм роботодавець зобов’язаний надавати відпустку в будь-який зручний для них час. До таких «пільгових» категорій належать:

— особи віком до 18 років;

— інваліди;

— жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;

— жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;

— одинокі матері (батьки), які виховують дитину без батька (матері); опікуни, піклувальники або інші самотні особи, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;

— дружини (чоловіки) військовослужбовців;

— ветерани праці та особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;

— ветерани війни, особи, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особи, на яких поширюється дія Закону № 3551;

— батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу;

— інші особи в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Також право на використання чергової відпустки в будь-який зручний час мають:

— особи, віднесені до 1 — 2 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи (п. 22 ч. 1 ст. 20 і п. 1 ч. 1 ст. 21 Закону № 796);

— ветерани військової служби, ветерани органів внутрішніх справ, ветерани державної пожежної охорони, ветерани служби цивільного захисту, ветерани Державної служби спеціального зв’язку і захисту інформації України (п. 13 ст. 6 Закону України «Про статус ветеранів військової служби, ветеранів внутрішніх справ і деяких інших осіб та їх соціальному захисту» від 24.03.98 р. № 203/98-ВР).

Але і це не все! Особливий порядок надання щорічних відпусток установлено ч. 15 і 16 ст. 10 Закону про відпустки для працівників, які навчаються:

— у навчальних закладах без відриву від виробництва. Таким особам щорічні відпустки за їх бажанням приєднують до часу проведення настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, часу підготовки і захис­ту дипломного проекту та інших робіт, передбачених навчальною програмою (ч. 15 ст. 10 Закону про відпустки);

— у середніх загальноосвітніх вечірніх (змінних) школах, класах, групах з очною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах. Щорічні відпустки за бажанням цих працівників надають із таким розрахунком, щоб вони могли бути використані ними до початку навчання в таких закладах (ч. 16 ст. 10 Закону про відпустки).

Процедура надання щорічних відпусток працівникам починається зі складання графіка відпусток. Більшість роботодавців складають його на початку кожного календарного року. Адже якісь конкретніші строки появи на світ цього документа, як і його форму, на законодавчому рівні не визначено.

Ініціатором створення графіка відпусток, як правило, є роботодавець. Форма графіка може бути будь-якою. Головне, щоб вона була зручною у використанні. У графіці відпусток зазвичай зазначають місяць початку і закінчення відпустки. А от конкретні дати виходу працівників у відпустку в межах, установлених графіком, сторони погоджують пізніше.

Складений графік надання відпусток погоджують із профкомом (профспілковим представником) підприємства чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Затверджує його керівник підприємства (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки).

Погоджений і затверджений графік надання відпусток доводять до відома працівників підприємства під підпис. Отже, у формі графіка логічно передбачити окрему графу «Підпис працівника», щоб не розробляти ще один «папірець» для зазначеної мети.

І роботодавець, і працівник зобов’язані дотримуватися затвердженого графіка надання відпусток

Вносити зміни до графіка можна виключно після їх погодження з усіма зацікавленими сторонами.

Майте на увазі: про конкретну дату початку відпустки роботодавець зобов’язаний письмово попередити працівника не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку виходу у відпустку. Якщо цього не зробити, то працівник має право зажадати перенесення відпустки на інший період (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ і п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки).

Попередити працівника про початок відпустки можна двома способами:

— надіславши йому повідомлення про дату початку відпустки (його складають у довільній формі);

— ознайомивши працівника з наказом (розпорядженням) про надання відпустки.

Підставою для складання наказу (розпорядження) про надання відпустки є затверджений графік відпусток. Типову форму такого наказу (розпорядження) (форму № П-3) затверджено наказом № 489. Зауважимо: оскільки ця форма має рекомендаційний характер, на практиці часто чимало підприємств використовують власну внутрішню форму наказу про надання відпустки.

Складається наказ (розпорядження) про надання відпустки у двох примірниках. Один примірник залишається у відділі кадрів, а другий — передається до бухгалтерії. Далі на підставі цього наказу (розпорядження) відділ кадрів вносить інформацію про надану працівнику відпустку до розділу «V. ВІДПУСТКИ» особової картки (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656), а бухгалтерія розраховує суму відпускних.

Дещо іншою є процедура документального оформлення відпустки на підприємствах, де не складають графіки надання відпусток. Опишемо її.

1. Працівник подає до відділу кадрів підприємства заяву із проханням про надання відпустки, погоджену зі своїм безпосереднім керівником. У заяві він зазначає бажану дату виходу у відпустку та її тривалість.

2. Заява працівника передається керівнику підприємства, який її розглядає та проставляє відповідну резолюцію.

3. Відповідно до резолюції, проставленої керівником підприємства на заяві працівника, відділ кадрів оформлює наказ (розпорядження) про надання відпустки.

У табелі обліку використання робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом № 489):

— період щорічної основної відпустки позначається літерним кодом «В» (цифровим — 08);

— період щорічної додаткової відпустки — літерним кодом «Д» (цифровим — 09).

Випадки, у разі настання яких щорічна відпустка працівника може бути перенесена на інший період, прописані у ст. 11 Закону про відпустки. Умовно їх можна розбити на 3 групи. Для наочності наведемо їх у вигляді схеми.

Рис. 1. Випадки перенесення щорічної відпустки

Прокоментуємо інформацію, приведену на рис. 1. Зверніть увагу: щорічна відпустка має бути однозначно перенесена на інший період тільки у випадках, позначених на схемі номерами I і III. А от при настанні непередбачених обставин вона може бути як перенесена на інший період, так і продовжена. Від чого залежить вибір варіанта? Зараз пояснимо.

Якщо непередбачені обставини, перелічені на схемі за номером II, настали до початку відпустки, щорічна відпустка підлягає перенесенню на інший строк.

Якщо вони «звалилися» на працівника під час його щорічної відпустки, то не використану з цих причин частину щорічної відпустки за угодою між працівником і роботодавцем:

— надають після закінчення дії причин, що її перервали (тобто відпустка продовжується),

або

— переносять на інший період, якщо дотримуються вимоги ст. 12 Закону про відпустки (ці вимоги перелічені далі у відповіді на запитання «Як поділити щорічну відпустку на частини»).

А тепер поговоримо про можливість перенесення щорічної відпустки з ініціативи роботодавця. Вона допускається, як видно на рис. 1, в єдиному випадку — якщо надання відпустки в раніше обумовлений строк може несприятливо позначитися на нормальній роботі підприємства. У разі виникнення такої ситуації обов’язково мають бути дотримані такі вимоги:

1) працівник повинен дати письмову згоду на перенесення відпустки;

2) перенесення має бути погоджене із профкомом (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим представником трудового колективу;

3) частина відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів має бути надана в поточному робочому році.

Важливо! Якими б не були причини перенесення відпустки, новий строк її надання має бути встановлений за погодженням між працівником і роботодавцем. Після погодження нової дати виходу у відпустку не забудьте видати наказ (розпорядження) про перенесення відпустки та внести відповідні зміни до графіка відпусток.

Незважаючи на удавану простоту цього запитання, при поділі відпустки на частини потрібно дотримуватися низки вимог, прописаних у ст. 12 Закону про відпустки. Чого ж вимагає ця стаття?

По-перше, поділ відпустки на частини повинен здійснюватися на прохання працівника та за згодою роботодавця. Тобто ініціатива поділити відпустку має виходити від працівника. У свою чергу, оскільки остаточне рішення про надання відпустки приймає роботодавець, то він має право не погодитися поділити відпустку так, як хоче працівник, або запропонувати працівнику свій варіант поділу, а може взагалі відмовитися ділити відпустку.

По-друге, при поділі відпустки основна її частина не повинна бути менше 14 календарних днів. Майте на увазі: зовсім не обов’язково, щоб працівник у першу чергу використав основну частину відпустки.

Кількість частин, на які буде поділено відпустку, та послідовність їх використання визначає працівник за погодженням із роботодавцем

По-третє, невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику:

— до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка;

— з будь-якого дня тижня, незалежно від того, в який із днів тижня закінчилася попередня використана її частина (див. листи Мінпраці від 17.11.2006 р. № 413/13/116-06 і від 26.02.2008 р. № 87/13/84-08 // «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 28, с. 19).

Відкликати працівника зі щорічної відпустки можна виключно у випадках, передбачених законодавством. Тут перелічимо ті, що зазначені у ст. 79 КЗпП і ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки, а саме:

— відвернення стихійного лиха;

— відвернення виробничої аварії;

— необхідність негайного усунення наслідків стихійного лиха або виробничої аварії;

— запобігання нещасним випадкам, простою, загибелі або псуванню майна підприємства.

Але, навіть якщо ситуація, яка склалася на підприємстві, передбачає можливість відкликання, реалізувати його на практиці ви зможете, тільки якщо виконаєте низку умов. Озвучимо їх.

1. Працівник письмово підтвердив свою згоду на відкликання з відпустки. Виняток — держслужбовці, які можуть відкликані з відпустки без їх згоди за рішенням керівника відповідного держоргана.

2. Основна безперервна частина щорічної відпустки працівника повинна становити не менше 14 календарних днів.

3. Невикористана частина щорічної відпустки за угодою сторін має бути або надана працівнику після закінчення дії причин, з яких його відкликано з відпустки, або перенесена на інший період. Якщо невикористану частину відпустки вирішили перенести на інший період, то бажано, щоб вона була надана працівнику до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Відкликання працівника з відпустки оформляється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Зверніть увагу: неправомірне відкликання працівника зі щорічної відпустки та/або відкликання без його згоди є порушенням трудового законодавства

У разі виявлення такого порушення керівнику підприємства загрожує адмінштраф у розмірі від 510 до 1700 грн. (від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян) (ст. 41 КпАП).

А що ж із відпускними, які були виплачені працівнику за невикористану частину відпустки? Тут усе просто. Їх сума має бути врахована при оплаті праці працівника (ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки). Тобто бухгалтер повинен за час фактичної роботи нарахувати працівнику заробітну плату та здійснити перерахунок відпускних.

Важливо! Надаючи працівнику невикористані дні щорічної відпустки, не забудьте наново роз­рахувати середню заробітну плату за ці дні, якщо:

— така відпустка була перенесена на інший період за угодою між працівником і роботодавцем;

— початок відпустки, наданої після закінчення дії причин, з яких працівника відкликано з відпустки, припадає на місяць, наступний за місяцем відкликання працівника з відпустки (див. роз’яснення фахівця Мінсоцполітики в журналі «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 34, с. 42).

Завершуючи розгляд «законодавчої» частини відпускного питання, хочемо побажати вам сонячних відпусток у зручний для вас час.

	висновки

• Черговість надання відпусток, як правило, регулює графік надання відпусток.

• Про дату початку щорічної відпустки роботодавець зобов’язаний повідомити працівника не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку.

• У разі поділу щорічної відпустки на частини основна її частина не повинна бути менше 14 календарних днів.

• Неправомірне відкликання працівника з відпустки загрожує посадовій особі підприємства адмінштрафом у розмірі від 510 до 1700 грн.