Обязательные реквизиты налоговой накладной

Порядковый номер НН должен соответствовать номеру в Реестре выданных и полученных налоговых накладных. При этом в нем не должно быть букв или других символов (запятых, скобок, тире и т. п.).

Нумерация может начинаться с единицы: либо каждый налоговый период (месяц/квартал), либо быть сквозной в течение года. Порядковый номер заполняют с выравниванием по правому краю (до дроби), т. е. начиная с последней клеточки. При заполнении данного реквизита до знака дроби (в числителе) в пустых клеточках нули, прочерки и другие знаки или символы не проставляют.

Порядковый номер НН имеет дробный вид у:  
— филиалов/структурных подразделений плательщика НДС, которым делегированы права по выписке НН. Они в числителе проставляют порядковый номер НН, а в знаменателе (после двух знаков дроби) — присвоенный обособленному подразделению числовой код (опять же без каких-либо букв или других символов).
Этот код вписывают также с выравниванием по правому краю, т. е. начиная с последней клеточки;  
— плательщиков НДС, которые осуществляют операции со специальным режимом налогообложения. Такие плательщики указывают во второй части порядкового номера (между знаками дроби) код соответствующего вида деятельности (приведены в п. 3 Порядка № 10);
 — плательщиков, которые осуществляют операции с лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения.
У них порядковый номер НН должен содержать специальную отметку «7», которая проставляется после порядкового номера через дробь (см. письмо Миндоходов от 04.04.2014 г. № 7860/7/99-99-19-04-02-17 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 30, с. 5)

НН выписывают в момент возникновения налоговых обязательств по НДС, которые в общем случае возникают по правилу первого события (п. 187.1 НКУ). Выписка НН по второму событию является нарушением, что может стать причиной признания ее недействительной. Подробнее о датах возникновения налоговых обязательств по НДС см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 61, с. 28.

Формат даты НН имеет следующий вид: ДДММГГГГ. Точки, запятые и другие разделительные знаки в дате выписки НН не проставляют. Например, в НН от 22 августа 2014 года дата выписки будет выглядеть так: «22082014». Кроме того, налоговики рекомендуют в таком же формате (т. е. без точек) отражать дату и в графе 2 табличной части НН (см. консультацию в подкатегории 101.19)

Здесь приводят полное или сокращенное наименование юридического лица согласно уставным документам или Ф. И. О. физического лица — плательщика НДС (фамилию, имя, отчество физлица-предпринимателя вписывают полностью без дополнительной аббревиатуры «ФОП» или «СПД-ФО»).

Полагаем, что сокращать вид организационно-правовой формы хозяйствования (ПАО, ООО и т. д.) в НН можно, даже если это сокращение не зафиксировано в учредительных документах.

Наименование юрлица, написанное большими буквами, тождественно наименованию, написанному большими и маленькими буквами, если эти буквы полностью совпадают (см. письма Госкомпредпринимательства от 31.08.2005 г. № 7507 и Миндоходов от 29.04.2013 г. № 1883/6/99-99-19-04-01-15).
Впрочем, даже если размер букв, которыми написаны наименования продавца и покупателя, не совпадает с «уставным» размером, не беда. Это не тот случай, когда НН теряет свой действительный статус. Так что будьте спокойны (см. консультацию контролеров в подкатегории 101.19 БЗ).

При заполнении данного реквизита филиалы/структурные подразделения, которым делегировано право выписки НН, сначала вписывают наименование головного предприятия — плательщика НДС, а затем — свое наименование (п. 1 Порядка № 10).

При получении от нерезидента услуг, место поставки которых расположено на таможенной территории Украины, в данное поле вписывайте наименование нерезидента

В этом поле проставляют индивидуальный налоговый номер (далее — ИНН) плательщика НДС. Его выравнивают по правому краю (если ИНН меньше 12 знаков).

Здесь, кроме цифр, не должно быть никаких других знаков и символов.
Свободные клеточки не заполняют.

В определенных случаях в этом поле проставляют условный ИНН (п. 11 Порядка № 10).

Вот как это происходит:
 — при поставках товаров/услуг неплательщику НДС, в том числе на экспорт, натуральных выплатах в счет зарплаты, признании условной поставки при аннулировании НДС-регистрации, выписке итоговой НН, непроизводственном использовании товаров/услуг или основных средств, а также в других подобных случаях плательщик в поле «Індивідуальний податковий номер покупця» проставляет «400000000000»;
— при получении услуг от нерезидента на таможенной территории Украины в поле «Індивідуальний податковий номер продавця» плательщик приводит условный ИНН «300000000000» (если услуги предназначены для хоздеятельности) или «200000000000» (если услуги предназначены для нехоздеятельности или приобретены для поставки услуг за пределами таможенной территории Украины).

Продавец при осуществлении контролируемых операций проставляет свой ИНН в поле «Індивідуальний податковий номер покупця» в случае:  
— превышения обычной цены над фактической;  
— бесплатной поставки товаров/услуг, стоимость которых определена исходя из обычной цены

П.п. «г» п. 201.1 НКУ, п. 11 Порядка № 10

Здесь плательщик должен указывать адрес органа либо лица, которые в соответствии с учредительными документами либо согласно закону выступают от его имени. Именно этот адрес для юрлица и считается его местонахождением.

Для физлиц-предпринимателей местонахождение — это адрес регистрации их места жительства, по которому они становятся на учет в налоговом органе. Формат адреса такой: улица, № дома, № офиса, город (населенный пункт), район (если населенный пункт не является райцентром), область (если город не является областным центром), почтовый индекс. Допускаются сокращенные обозначения: «вул.», «буд.», «м.» и т. п.

Филиалы/обособленные подразделения плательщиков НДС, которым делегировано право выписки НН, указывают местонахождение головного предприятия, а рядом — собственное местонахождение* (см. консультацию налоговиков в подкатегории 101.19 БЗ)

Указывают по тем же правилам, что и наименование продавца (см. выше). То есть здесь приводят полное или сокращенное название покупателя, зафиксированное в его учредительных документах.

При сотрудничестве с нерезидентом в этом поле можно привести наименование покупателя на иностранном языке, но только при условии, что в ВЭД-договоре такое наименование не переведено на украинский язык (см. консультацию налоговиков в подкатегории 101.19 БЗ).

В определенных случаях продавец в поле «Особа (платник податку) — покупець» проставляет:
а) свое наименование (см. консультацию в подкатегории 101.19 БЗ) при:  
  — поставке товаров/услуг в пределах баланса для непроизводственного использования;
  — использовании товаров/услуг, по которым ранее был отражен налоговый кредит, в льготируемых операциях или операциях, не являющихся объектом НДС;
  — признании условной поставки товаров/услуг при аннулировании НДС-регистрации согласно п. 184.7 НКУ;
 — ликвидации основных средств по самостоятельному решению налогоплательщика;
  — переводе производственных основных средств в состав непроизводственных;
  — использовании основных средств, товаров/услуг в нехоздеятельности (в том числе в случае порчи);
  — превышении обычной цены над фактической (при осуществлении контролируемых операций);
 — бесплатной поставке (НН с обычной ценой при осуществлении контролируемых операций);
  — получении услуг от нерезидента на таможенной территории Украины;
б) запись «Неплатник податку» при:
  — поставке неплательщику НДС. Хотя в Порядке № 10 этот момент не уточняется, но именно на такой вариант заполнения в своих консультациях указывают налоговики (см. консультацию в подкатегории 101.19 БЗ);
  — выписке итоговой НН (см. консультацию в подкатегории 101.19 БЗ);
в) наименование нерезидента при поставке на экспорт.

 Если выписывают НН для покупателя — уполномоченного филиала/структурного подразделения, то, кроме названия головного предприятия, в НН можно указать и наименование филиала/структурного подразделения (см. консультацию в подкатегории 101.19 БЗ)

Здесь указывают полный перечень поставляемых товаров/услуг. Делают это на украинском языке.

Впрочем, по импортным товарам налоговики допускают использование другого языка.

Например, в случае невозможности перевода с иностранного языка торговой марки или наименования товара их можно приводить без перевода на украинский язык, т. е. на иностранном языке. Все это для того, чтобы сохранить идентификацию такого товара (см. ОНК, утвержденную приказом ГНС Украины от 16.02.2012 г. № 127 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 17, с. 9 и консультацию в подкатегории 101.19 БЗ).

В этой графе нельзя писать «предоплата за такой-то товар согласно договору», а надо перечислить товар по наименованиям.

Также учитывайте, что в данной графе:
  — в итоговой НН (тип причины «11») полную номенклатуру всех товаров не приводят, а делают запись «Товари в асортименті» или «Послуги в асортименті» (см. консультацию в подкатегории 101.19 БЗ). При поставке подакцизных и импортных товаров в этой графе итоговой НН можно сгруппировать товары по категориям, соответствующим определенным кодам УКТ ВЭД (см. консультацию в подкатегории 101.19 БЗ);
  — в НН, выписанной на сумму превышения обычной цены над фактической (при осуществлении контролируемых операций) (тип причины «01»), в эту графу записывают: «Перевищення звичайної ціни над фактичною за товарами, послугами, указаними в податковій накладній № ____» (указывается порядковый номер НН, выписанной на сумму поставки этих товаров/услуг, определенную исходя из их договорной (контрактной) стоимости);
  — при бесплатной передаче, когда выписываются две НН: первая — «нулевая» с нулевыми суммами, вторая — на стоимость бесплатной поставки по обычным ценам (при осуществлении контролируемых операций), во второй НН (с типом причины «12») в графу 3 вписывают: «Звичайна ціна за товарами, послугами, указаними в податковій накладній № ____» (приводится порядковый номер первой НН, выписанной на сумму бесплатной поставки товаров/услуг, которая равняется нулю);
  — в НН, которая составлена на сумму превышения обычной цены, увеличенной на сумму процентов, начисленных или подлежащих начислению на сумму номинала процентного векселя, над фактической ценой, в графе 3 к записи «Перевищення звичайної ціни над фактичною за товарами, послугами, указаними в податковій накладній № ____» добавляют: «Сума процентів, нарахованих або таких, що мають бути нараховані на суму номіналу процентного векселя»

П.п. «е» п. 201.1 НКУ, п.п. 2 п. 14 и п. 19 Порядка № 10

Количество (объем) товаров/услуг, номенклатура которых перечислена в графе 3 НН, отражают в графе 6 НН.

Это значение может быть как целым, так и дробным.

Если аванс поступает за неделимый товар, в графе 6 приводят дробное значение, соответствующее коэффициенту оплаты. Так, например, если за единицу товара «А» стоимостью 1200 грн. (в том числе НДС 20 % — 200 грн.) поступила авансовая оплата 480 грн. (в том числе НДС 20 % — 80 грн.), то графы НН заполняют так:  
— гр. 3 — «товар А»;
 — гр. 5 — «шт.»;
 — гр. 6 — «0,4»;
 — гр. 7 — «1000»;
 — гр. 8 — «400»;
 — гр. 12 р. I — «400»;
 — гр. 12 р. III — «80»;
 — гр. 12 р. IV — «480».
Если НН выписывают на услуги, которые измеряются в стоимостном выражении и оплата которых осуществлена в полном объеме, в графу 5 НН вписывают словами «послуга», а в графу 6 НН — «1» (см. консультацию в подкатегории 101.19 БЗ). А что, если получена частичная предоплата за такие услуги? Например, согласно условиям договора установлена арендная плата в сумме 2400 грн. (в том числе НДС 20 % — 400 грн.), а предоплачивается 40 % этой суммы. Тогда НН заполняют так (см. консультацию в подкатегории 101.19 БЗ, а также «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 20, с. 40):  
— гр. 3 — «оренда»;
 — гр. 5 — «послуга»;
 — гр. 6 — «0,4»,
 — гр. 7 — «2000»;
 — гр. 8 — «800»;
 — гр. 12 р. I — «800»;
 — гр. 12 р. III — «160»;
 — гр. 12 р. IV — «960»

Цену единицы товара/услуги приводят без учета НДС в графе 7 НН.

При этом знайте:
  — если покупателю при поставке товаров/услуг предоставляют скидки/надбавки, то отдельно такие скидки/надбавки в НН никак не приводят, а в графе 7 НН отражают конечную (окончательную) цену;
  — суммы налогов и сборов, которые включаются в цену поставленных товаров/услуг, однако не включаются при этом в базу обложения НДС (например, «мобильный» пенсионный сбор), в НН не отражают;
  — если НН выписывается на сумму превышения обычной цены над договорной (при осуществлении контролируемых операций) (тип причины «01»), то в данной графе отражают разницу — превышение обычной цены над договорной;
  — в НН, выписываемых при бесплатной передаче (при осуществлении контролируемых операций), — в графе 7 первой («нулевой») НН указывают «0», а во второй (с типом причины «12») — обычную цену (без НДС).

Графы 7 — 12 НН нужно заполнять в гривнях, указывая цифровое значение, которое имеет не более двух знаков после запятой (см. консультацию в подкатегории 101.19 БЗ). Исключение — цены (тарифы), утвержденные соответствующими решениями правительства. В такой ситуации в графе 7 НН можно приводить значение с большим количеством знаков после запятой. Подробнее о количестве знаков после запятой в показателях графы 7 читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 19, с. 5

П.п. «є» НКУ, п.п. 6 п. 14 и п. 19 Порядка № 10

Ставку НДС непосредственно в НН плательщики не проставляют (так как ставка изначально упоминается в шапке табличной части НН). Поэтому объемы поставок (без НДС) отражают в графах 8 — 11 НН уже с учетом применяемой к ним ставки и в зависимости от вида операций, соответственно:
 — облагаемые по основной ставке, т. е. по ставке НДС 20 % — в графе 8 НН;
 — облагаемые по нулевой ставке: поставки на территории Украины — в графе 9, а экспортные поставки — в графе 10 (при этом в разделе III в графе 9 или 10 вместо суммы НДС проставляют «0», п. 13 Порядка № 10). В графу 9 записывают и операции с лекарственными средствами, облагаемые по ставке 7 %;
  — освобожденные от обложения НДС — в графе 11. В таком случае согласно п. 13 Порядка № 10 в разделе III, в графе 11 НН проставляют отметку «Без ПДВ» со ссылкой на соответствующее законодательное основание такого освобождения, т. е. пункт и/или подпункт «льготной» ст. 197 НКУ или подразд. 2 разд. ХХ НКУ. Это основание по требованию специальной сноски (3) вписывают в нижней части НН. При поставке одному покупателю одновременно (п. 13 Порядка № 10):
 — облагаемых и освобожденных от НДС товаров/услуг составляют отдельные НН. Отдельную НН нужно составлять и на операции с лекарственными средствами (пока не внесены изменения в форму НН). Заполнять в одной НН одновременно графы 8, 9, 10 и графу 11 нельзя;  
— операций, облагаемых НДС по разным ставкам (основной и нулевой), — составляют одну НН, в которой заполняют соответствующие графы 7 — 10 и 12. Если плательщик одновременно осуществляет операции, облагаемые по ставкам 20 % и 7 %, придется составить отдельные НН для каждой из ставок (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 30, с. 19)

Общую сумму оплаты вместе с НДС приводят в разделе IV НН.

Суммы налогов и сборов, которые включаются в цену поставленных товаров/услуг, однако не включаются при этом в базу обложения НДС (к примеру, «мобильный» пенсионный сбор), в НН не отражают

Этот реквизит заполняют с учетом вида договорных обязательств, определенных ГКУ, т. е. здесь приводят вид договора в зависимости от его предмета («Договір купівлі-продажу», «Договір на виконання робіт», «Договір поставки», «Договір оренди», «Договір підряду», «Договір на виконання послуг» и т. п.).

Если договор заключен в устной форме, то вид договора все равно надо указывать. Это же касается и итоговой НН (см. консультацию в подкатегории 101.19 БЗ). В таком случае вписывают:
 — в поле «Вид цивільно-правового договору» — «Договір купівлі-продажу», «Договір на виконання робіт» и т. п.;
— в поле «від» — дату выполнения устного договора;  
— в поле «№» — прочерк.

Впрочем, при наличии счета-фактуры или другого документа, подтверждающего выполнение устной сделки, в поле «Вид цивільно-правового договору» можно указать, например, «Усний договір купівлі-продажу, рахунок-фактура від _ № _» (см. консультацию в подкатегории 101.19 БЗ).

Если плательщик НДС начисляет налоговые обязательства, не связанные с поставкой товаров/услуг третьим лицам (например, ликвидация основных средств, порча, нехозиспользование и т. д.), это поле не заполняют.

При составлении НН на превышение обычной цены над договорной или НН при бесплатной поставке на обычную цену (при осуществлении контролируемых операций), оба экземпляра которых остаются у продавца, это поле можно не заполнять.

Если в номере договора больше 6 цифр, то в поле «№» строки «Вид цивільно-правового договору» можно вписать более 6 цифр, а если договор без номера, то в поле «№» проставляют прочерк (см. консультацию в подкатегории 101.19 БЗ)

Этот реквизит в графу 4 НН вписывают только при поставке подакцизных и импортных товаров, причем на всех этапах поставки.

В случае поставки одновременно импортированных и отечественных товаров или подакцизных и неподакцизных товаров данную графу заполняют только по тем товарным позициям, которые относятся к подакцизным или которые ввезены на таможенную территорию Украины (см. консультацию в подкатегории 101.19 БЗ).

При поставке импортных и/или отечественных товаров в наборе (комплекте) в графе 3 НН приводят номенклатуру товаров, которые входят в набор (комплект), а в графе 4 указывают код УКТ ВЭД в части импортных товаров (см. консультацию в подкатегории 101.19 БЗ).

Если импортный товар был переработан, то при дальнейшей реализации такого нового товара код УКТ ВЭД не указывают (см. консультацию в подкатегории 101.19 БЗ).

Код товара по УКТ ВЭД нужно указывать и в итоговой НН, в которой фигурируют операции с подакцизными и импортными товарами (см. консультацию в подкатегории 101.19 БЗ).

В графу 4 записывают код товара без каких-либо разделительных знаков (пробелов, точек и т. п.).

Заметьте: если вы импортировали товар еще по старым кодам УКТ ВЭД, то при его реализации в 2014 году в графе 4 НН указывайте новые коды УКТ ВЭД. Чтобы перевести коды «старой» версии на новую, используйте переходные таблицы, утвержденные приказом Миндоходов от 22.01.2014 г. № 54. Так советуют поступать контролеры (см. письмо Миндоходов от 26.02.2014 г. № 3762/6/99-99-19-05-02-15 и консультацию в подкатегории 101.19 БЗ // «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 22, с. 40)

В п. 201.1 НКУ и п. 18 Порядка № 10 зафиксировано условие, что все экземпляры НН должны быть подписаны продавцом и скреплены его печатью.

Однако совсем скоро вступит в силу Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно упрощения порядка открытия бизнеса» от 15.04.2014 г. № 1206-VII (читайте о нем в «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 40, с. 16) и в п. 201.1 НКУ «заработает» норма, которая будет требовать проставления на НН печати только при ее наличии.

Имейте в виду, что скреплять НН продавец может той же печатью, которую использует для платежных документов. А еще он может изготовить отдельную печать «Для налоговых накладных» (п. 18 Порядка № 10).

Филиалы/структурные подразделения могут заверять НН печатью налогоплательщика, которая, кроме его реквизитов, может содержать наименование филиала/структурного подразделения.

НН подписывает собственноручно лицо, уполномоченное продавцом — плательщиком НДС (факсимильная подпись не допускается).

Важно! Электронные НН при внесении в ЕРНН и бумажные НН при выдаче покупателю должно подписывать одно и то же лицо, которому делегировано право подписи НН (см. консультацию в подкатегории 101.19 БЗ).

Покупатель не ставит печать и не подписывает полученную от продавца НН (п. 18 Порядка № 10)