Обов’язкові реквізити податкової накладної

Порядковий номер ПН повинен відповідати номеру в Реєстрі виданих та отриманих податкових накладних. При цьому в ньому не повинно бути літер чи інших символів (ком, дужок, тире тощо).

Нумерація може починатися з одиниці: або кожен податковий період (місяць/квартал), або бути наскрізною протягом року. Порядковий номер заповнюють з вирівнюванням по правій межі (до дробу), тобто починаючи з останньої клітинки. При заповненні цього реквізиту до знаку дробу (у чисельнику) в порожніх клітинках нулі, прокреслення та інші знаки або символи не проставляють.
Порядковий номер ПН має вигляд дробу для:  
— філій/структурних підрозділів платника ПДВ, яким делеговані права з виписування ПН. Вони у чисельнику проставляють порядковий номер ПН, а у знаменнику (після двох знаків дробу) — присвоєний відокремленому підрозділу числовий код (знову ж таки без будь-яких літер чи інших символів). Цей код вписують також із вирівнюванням по правій межі, тобто починаючи з останньої клітинки;  
— платників ПДВ, які здійснюють операції зі спеціальним режимом оподаткування. Такі платники зазначають у другій частині порядкового номера (між знаками дробу) код відповідного виду діяльності (наведені в п. 3 Порядку № 10);
 — платників, які здійснюють операції з лікарськими засобами та виробами медичного призначення. У них порядковий номер ПН повинен містити спеціальну позначку «7», яка проставляється після порядкового номера через дріб (див. лист Міндоходів від 04.04.2014 р. № 7860/7/99-99-19-04-02-17 // «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 30, с. 5)

ПН виписують у момент виникнення податкових зобов’язань з ПДВ, які в загальному випадку виникають за правилом першої події (п. 187.1 ПКУ). Виписування ПН за другою подією є порушенням, що може стати причиною визнання її недійсною. Детальніше про дати виникнення податкових зобов’язань з ПДВ див. «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 61, с. 28. Формат дати ПН має такий вигляд: ДДММРРРР. Крапки, коми та інші розділові знаки в даті виписування ПН не проставляють. Наприклад, для ПН від 22 серпня 2014 року дата виписування виглядатиме так: «22082014».

Крім того, податківці рекомендують у такому ж форматі (тобто без крапок) відображати дату й у графі 2 табличної частини ПН (див. консультацію в підкатегорії 101.19)

Тут наводять повне або скорочене найменування юридичної особи згідно зі статутними документами або П. І. Б. фізичної особи — платника ПДВ (прізвище, ім’я, по батькові фізособи-підприємця вписують повністю без додаткової абревіатури «ФОП» або «СПД-ФО»).

Вважаємо, що скорочувати вид організаційно-правової форми господарювання (ПАТ, ТОВ тощо) у ПН можна, навіть якщо це скорочення не зафіксоване в установчих документах.

 Найменування юрособи, написане великими літерами, тотожно найменуванню, написаному великими та маленькими літерами, якщо ці літери повністю збігаються (див. листи Держкомпідприємництва від 31.08.2005 р. № 7507 та Міндоходів від 29.04.2013 р. № 1883/6/99-99-19-04-01-15).
Утім, навіть якщо розмір літер, якими написано найменування продавця та покупця, не збігається зі «статутним» розміром, не біда. Це не той випадок, коли ПН втрачає свій дійсний статус. Отже, не переймайтеся (див. консультацію контролерів в підкатегорії 101.19 БЗ).

При заповненні цього реквізиту філії/структурні підрозділи, яким делеговано право виписування ПН, спочатку вписують найменування головного підприємства — платника ПДВ, а потім — своє найменування (п. 1 Порядку № 10).

При отриманні від нерезидента послуг, місце постачання яких розташоване на митній території України, до цього поля вписуйте найменування нерезидента

У цьому полі проставляють індивідуальний податковий номер (далі — ІПН) платника ПДВ. Його вирівнюють по правій межі (якщо ІПН менше 12 знаків).

Тут, крім цифр, не повинно бути жодних інших знаків та символів. Вільні клітинки не заповнюють.

В окремих випадках у цьому полі проставляють умовні ІПН (п. 11 Порядку № 10). Ось як це відбувається:  
— при постачаннях товарів/послуг неплатнику ПДВ, у тому числі на експорт, натуральних виплатах у рахунок зарплати, визнанні умовного постачання при анулюванні ПДВ-реєстрації, виписуванні підсумкової ПН, невиробничому використанні товарів/послуг або основних засобів, а також в інших подібних випадках платник у полі «Індивідуальний податковий номер покупця» проставляє «400000000000»;

— при отриманні послуг від нерезидента на митній території України в полі «Індивідуальний податковий номер продавця» платник наводить умовний ІПН «300000000000» (якщо послуги призначені для госпдіяльності) або «200000000000» (якщо послуги призначені для негоспдіяльності або придбані для постачання послуг за межами митної території України).

Продавець при здійсненні контрольованих операцій проставляє свій ІПН у полі «Індивідуальний податковий номер покупця» у випадку:
 — перевищення звичайної ціни над фактичною;  
— безоплатного постачання товарів/послуг, вартість яких визначена виходячи зі звичайної ціни

П.п. «г» п. 201.1 ПКУ, п. 11 Порядку № 10

Тут платник повинен зазначати адресу органу або осіб, які відповідно до установчих документів або згідно із законом виступають від його імені. Саме ця адреса для юрособи і вважається її місцезнаходженням.

Для фізосіб-підприємців місцезнаходження — це адреса реєстрації їх місця проживання, за якою вони стають на облік до податкового органу.

Формат адреси такий: вулиця, № будинку, № офісу, місто (населений пункт), район (якщо населений пункт не є райцентром), область (якщо місто не є обласним центром), поштовий індекс. Допускаються скорочені позначення: «вул.», «буд.», «м.» тощо.

Філії/відокремлені підрозділи платників ПДВ, яким делеговано право виписування ПН, вказують місцезнаходження головного підприємства, а поруч — власне місцезнаходження* (див. консультацію податківців у підкатегорії 101.19 БЗ)

Зазначають за тими ж правилами, що і найменування продавця (див. вище).

Тобто тут наводять повну або скорочену назву покупця, зафіксовану в його установчих документах.

При співпраці з нерезидентом у цьому полі можна навести найменування покупця іноземною мовою, але тільки за умови, що у ЗЕД-договорі таке найменування не перекладене українською мовою (див. консультацію податківців у підкатегорії 101.19 БЗ).

В окремих випадках продавець в полі «Особа (платник податку) — покупець» проставляє:

а) своє найменування (див. консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ) у разі:

 — постачання товарів/послуг у межах балансу для невиробничого використання;

  — використання товарів/послуг, за якими раніше було відображено податковий кредит, у пільгованих операціях або операціях, що не є об’єктом ПДВ;

  — визнання умовного постачання товарів/послуг при анулюванні ПДВ-реєстрації згідно з п. 184.7 ПКУ;
 — ліквідації основних засобів за самостійним рішенням платника податків;

  — переведення виробничих основних засобів до складу невиробничих;

 — використання основних засобів, товарів/послуг у негоспдіяльності (у тому числі в разі псування);

— перевищення звичайної ціни над фактичною (при здійсненні контрольованих операцій);

  — безоплатного постачання (ПН зі звичайною ціною при здійсненні контрольованих операцій);

  — отримання послуг від нерезидента на митній території України;

б) запис «Неплатник податку» у разі:

  — постачання неплатнику ПДВ. Хоча в Порядку № 10 цей момент не уточнюється, але саме на такий варіант заповнення у своїх консультаціях вказують податківці (див. консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ);
  — виписування підсумкової ПН (див. консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ);

в) найменування нерезидента в разі постачання на експорт.

Якщо виписують ПН для покупця — уповноваженої філії/структурного підрозділу, то, крім назви головного підприємства, у ПН можна зазначити і найменування філії/структурного підрозділу (див. консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ)

Тут наводять повний перелік товарів/послуг, що поставляються. Роблять це українською мовою.

Утім, щодо імпортних товарів податківці допускають використання іншої мови.

Наприклад, у разі неможливості перекладу з іноземної мови торговельної марки або найменування товару їх можна наводити іноземною мовою без перекладу. Усе це для того, щоб зберегти ідентифікацію такого товару (див. УПК, затверджену наказом ДПС України від 16.02.2012 р. № 127 // «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 17, с. 9 та консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ).

У цій графі не можна писати «передоплата за такий-то товар згідно з договором», а потрібно перелічити товар за найменуваннями.

Також майте на увазі, що в цій графі:
  — у підсумковій ПН (тип причини «11») повну номенклатуру всіх товарів не наводять, а роблять запис «Товари в асортименті» або «Послуги в асортименті» (див. консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ). При постачанні підакцизних та імпортних товарів у цій графі підсумкової ПН можна згрупувати товари за категоріями, що відповідають певним кодам УКТ ЗЕД (див. консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ);
  — у ПН, виписаній на суму перевищення звичайної ціни над фактичною (при здійсненні контрольованих операцій) (тип причини «01»), до цієї графи записують: «Перевищення звичайної ціни над фактичною за товарами, послугами, указаними в податковій накладній № ____» (зазначається порядковий номер ПН, виписаної на суму постачання цих товарів/послуг, визначену виходячи з їх договірної (контрактної) вартості);
  — при безоплатному переданні, коли виписуються дві ПН: перша — «нульова» з нульовими сумами, друга — на вартість безоплатного постачання за звичайними цінами (при здійсненні контрольованих операцій), у другій ПН (з типом причини «12») до графи 3 вписують: «Звичайна ціна за товарами, послугами, указаними в податковій накладній № ____» (наводиться порядковий номер першої ПН, виписаної на суму безоплатного постачання товарів/послуг, яка дорівнює нулю);
  — у ПН, яку складено на суму перевищення звичайної ціни, збільшеної на суму процентів, що нараховані або підлягають нарахуванню на суму номіналу процентного векселя, над фактичною ціною, у графі 3 до запису «Перевищення звичайної ціни над фактичною за товарами, послугами, указаними в податковій накладній № ____» додають: «Сума процентів, нарахованих або таких, що мають бути нараховані на суму номіналу процентного векселя»

П.п. «е» п. 201.1 ПКУ, п.п. 2 п. 14 і п. 19 Порядку № 10

Кількість (об’єм, обсяг) товарів/послуг, номенклатура яких перелічена у графі 3 ПН, відображають у графі 6 ПН.

Це значення може бути як цілим, так і дробом.

Якщо аванс надходить за неподільний товар, у графі 6 наводять дробове значення, що відповідає коефіцієнту оплати. Так, наприклад, якщо за одиницю товару «А» вартістю 1200 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 200 грн.) надійшла авансова оплата 480 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 80 грн.), то графи ПН заповнюють таким чином:
 — гр. 3 — «товар А»;
 — гр. 5 — «шт.»;
 — гр. 6 — «0,4»;
 — гр. 7 — «1000»;
 — гр. 8 — «400»;
 — гр. 12 р. I — «400»;
 — гр. 12 р. III — «80»;
 — гр. 12 р. IV — «480».
Якщо ПН виписують на послуги, які вимірюються у вартісному вираженні й оплата яких здійснена в повному обсязі, до графи 5 ПН вписують словами «послуга», а до графи 6 ПН — «1» (див. консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ). А якщо отримано часткову передоплату за такі послуги? Наприклад, згідно з умовами договору встановлено орендну плату в сумі 2400 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 400 грн.), а передоплачується 40 % цієї суми. Тоді ПН заповнюють так (див. консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ, а також «Податки та бухгалтерський облік, 2014, № 20, с. 40):  
— гр. 3 — «оренда»;
 — гр. 5 — «послуга»;
 — гр. 6 — «0,4»,
 — гр. 7 — «2000»;
 — гр. 8 — «800»;
 — гр. 12 р. I — «800»;
 — гр. 12 р. III — «160»;
 — гр. 12 р. IV — «960»

Ціну одиниці товару/послуги наводять без урахування ПДВ у графі 7 ПН.

При цьому знайте:
 — якщо покупцю при постачанні товарів/послуг надають знижки/надбавки, то окремо такі знижки/надбавки у ПН не наводять, а у графі 7 ПН відображають кінцеву (остаточну) ціну;
 — суми податків і зборів, які включаються до ціни поставлених товарів/послуг, проте не включаються при цьому до бази обкладення ПДВ (наприклад, «мобільний» пенсійний збір), у ПН не відображають;  
— якщо ПН виписується на суму перевищення звичайної ціни над договірною (при здійсненні контрольованих операцій) (тип причини «01»), то в цій графі відображають різницю — перевищення звичайної ціни над договірною;  
— у ПН, що виписуються при безоплатному переданні (при здійсненні контрольованих операцій), — у графі 7 першої («нульової») ПН зазначають «0», а в другій (з типом причини «12») — звичайну ціну (без ПДВ).

Графи 7 — 12 ПН потрібно заповнювати у гривнях, зазначаючи цифрове значення, яке має не більше двох знаків після коми (див. консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ). Виняток — ціни (тарифи), затверджені відповідними рішеннями уряду. У такій ситуації у графі 7 ПН можна наводити значення з більшою кількістю знаків після коми. Детальніше про кількість знаків після коми в показниках графи 7 читайте у «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 19, с. 5

П.п. «є» ПКУ, п.п. 6 п. 14 і п. 19 Порядку № 10

Ставку ПДВ безпосередньо в ПН платники не проставляють (оскільки вона згадується в шапці табличної частини ПН). Тому обсяги постачання (без ПДВ) відображають у графах 8 — 11 ПН уже з урахуванням застосованої до них ставки і залежно від виду операцій, відповідно:  
— оподатковувані за основною ставкою, тобто за ставкою ПДВ 20 % — у графі 8 ПН;  
— оподатковувані за нульовою ставкою: постачання на території України — у графі 9, а експортні постачання — у графі 10 (при цьому в розділі III у графі 9 або 10 замість суми ПДВ проставляють «0», п. 13 Порядку № 10). У графу 9 записують і операції з лікарськими засобами, оподатковувані за ставкою 7 %;  
— звільнені від обкладення ПДВ — у графі 11. У такому разі згідно з п. 13 Порядку № 10 у розділі III у графі 11 ПН проставляють відмітку «Без ПДВ» з посиланням на відповідну законодавчу підставу такого звільнення, тобто пункт та/або підпункт «пільгової» ст. 197 ПКУ або підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ. Цю підставу на вимогу спеціальної виноски ⁽³⁾ вписують у нижній частині ПН.

При постачанні одному покупцю одночасно (п. 13 Порядку № 10):  
— оподатковуваних і звільнених від ПДВ товарів/послуг складають окремі ПН. Окрему ПН потрібно скласти і на операції з лікарськими засобами (поки не внесені зміни до форми ПН). Заповнювати в одній ПН одночасно графи 8, 9, 10 і графу 11 не можна;  
— операцій, що обкладаються ПДВ за різними ставками (основною та нульовою), — складають одну ПН, у якій заповнюють відповідні графи 7 — 10 і 12. Якщо платник одночасно здійснює операції, оподатковувані за ставками 20 % і 7 %, доведеться скласти окремі ПН для кожної зі ставок (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 30, с. 19)

Загальну суму оплати разом із ПДВ наводять у розділі IV ПН.

Суми податків і зборів, які включаються до ціни поставлених товарів/послуг, проте не включаються при цьому до бази обкладення ПДВ (наприклад, «мобільний» пенсійний збір), у ПН не відображають

Цей реквізит заповнюють з урахуванням виду договірних зобов’язань, визначених ЦКУ, тобто тут наводять вид договору залежно від його предмета («Договір купівлі-продажу», «Договір на виконання робіт», «Договір постачання», «Договір оренди», «Договір підряду», «Договір на виконання послуг» тощо).

Якщо договір укладено в усній формі, то вид договору все одно потрібно вказувати. Це ж стосується і підсумкової ПН (див. консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ). У такому разі вписують:  
— до поля «Вид цивільно-правового договору» — «Договір купівлі-продажу», «Договір на виконання робіт» тощо;

— до поля «від» — дату виконання усного договору;
— до поля «№» — прокреслення.

Утім, за наявності рахунку-фактури чи іншого документа, що підтверджує виконання усного правочину, у полі «Вид цивільно-правового договору» можна зазначити, наприклад, «Усний договір купівлі-продажу, рахунок-фактура від _ № _» (див. консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ).

Якщо платник ПДВ нараховує податкові зобов’язання, не пов’язані з постачанням товарів/послуг третім особам (наприклад, ліквідація основних засобів, псування, негоспвикористання тощо), це поле не заповнюють.

При складанні ПН на перевищення звичайної ціни над договірною або ПН при безоплатному постачанні на звичайну ціну (при здійсненні контрольованих операцій), обидва примірники яких залишаються у продавця, це поле можна не заповнювати.

Якщо в номері договору більше 6 цифр, то до поля «№» рядка «Вид цивільно-правового договору» можна вписати більше 6 цифр, а якщо договір без номера, то в полі «№ » проставляють прокреслення (див. консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ)

Цей реквізит до графи 4 ПН вписують тільки при постачанні підакцизних та імпортних товарів, причому на всіх етапах постачання.

У разі постачання одночасно імпортованих і вітчизняних товарів або підакцизних та непідакцизних товарів цю графу заповнюють тільки за тими товарними позиціями, які належать до підакцизних або які ввезені на митну територію України (див. консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ).

При постачанні імпортних та/або вітчизняних товарів у наборі (комплекті) у графі 3 ПН наводять номенклатуру товарів, які входять до набору (комплекту), а у графі 4 зазначають код УКТ ЗЕД у частині імпортних товарів (див. консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ).

Якщо імпортний товар був перероблений, то при подальшій реалізації такого нового товару код УКТ ЗЕД не вказують (див. консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ).

Код товару за УКТ ЗЕД потрібно зазначати і в підсумковій ПН, у якій фігурують операції з підакцизними та імпортними товарами (див. консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ).

У графу 4 записують код товару без будь-яких розділових знаків (пропусків, крапок тощо).

Зверніть увагу: якщо ви імпортували товар ще за старими кодами УКТ ЗЕД, то при його реалізації у 2014 році у графі 4 ПН указуйте нові коди УКТ ЗЕД. Щоб перевести коди «старої» версії на нову, використовуйте перехідні таблиці, затверджені наказом Міндоходів від 22.01.2014 р. № 54. Так радять діяти контролери (див. лист Міндоходів від 26.02.2014 р. № 3762/6/99-99-19-05-02-15 і консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ // «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 22, с. 40)

У п. 201.1 ПКУ і п. 18 Порядку № 10 зафіксована умова, що всі примірники ПН мають бути підписані продавцем та скріплені його печаткою. Проте невдовзі набере чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення порядку відкриття бізнесу» від 15.04.2014 р. № 1206-VII (читайте про нього у «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 40, с. 16) і в п. 201.1 ПКУ «запрацює» норма, яка вимагатиме проставляння на ПН печатки тільки за її наявності.

Майте на увазі, що скріплювати ПН продавець може тією ж печаткою, яку використовує для платіжних документів. А ще він може виготовити окрему печатку «Для податкових накладних» (п. 18 Порядку № 10).

Філії/структурні підрозділи можуть завіряти ПН печаткою платника податків, яка, крім його реквізитів, може містити найменування філії/структурного підрозділу.

ПН підписує власноручно особа, уповноважена продавцем — платником ПДВ (факсимільний підпис не допускається).

Важливо! Електронні ПН при внесенні до ЄРПН і паперові ПН при видачі покупцю повинна підписувати одна і та сама особа, якій делеговано право підпису ПН (див. консультацію в підкатегорії 101.19 БЗ).

Покупець не ставить печатку і не підписує отриману від продавця ПН (п. 18 Порядку № 10)