«Встречай гостя не с лестью, а с честью», или Как организовать представительское мероприятие

представительские расходы

«Встречай гостя не с лестью, а с честью», или Как организовать представительское мероприятие

Наталья Белова, налоговый эксперт

Когда предприятие осуществляет какие-либо затраты, то, конечно же, рассчитывает, что они уменьшат его налогооблагаемую прибыль, а «входной» НДС по ним попадет в налоговый кредит. Однако это возможно, если такие затраты правильно классифицированы и связаны с хозяйственной деятельностью налогоплательщика. Касается это и представительских расходов.

Давайте выясним, какие именно расходы мы можем считать представительскими и в каких случаях они имеют хозяйственную направленность.

Понятие «представительские расходы» уже давно и прочно закрепилось в лексиконе отечественных субъектов хозяйствования. Однако четкого определения этого понятия в украинском законодательстве нет. К сожалению, мы не найдем его и в главном законодательном акте по налогообложению — НКУ, хотя его п.п. «а» п.п. 138.10.2 предусматривает, что налогоплательщик вправе отнести представительские расходы к налоговым расходам как административные. Но о детализации состава этих расходов или подробностях придания им налоговорасходного статуса там — ни намека.

Некоторое время назад единственным нормативным документом, на который налогоплательщики могли опираться при рассмотрении «представительского» вопроса, были Нормы № 88. И хотя они предназначались для бюджетников, хозрасчетники также считали их своим верным помощником. В этих Нормах предприятия могли найти определение представительских расходов, информацию об их составе и порядок документального оформления.

Однако еще осенью 2010 года Нормы № 88 утратили силу. Тогда же взамен им Минфин утвердил Нормы № 1026. Данные Нормы, как и их предшественники, тоже ориентированы на бюджетные учреждения. Но это не является препятствием для хозрасчетных предприятий — они также вправе применять их при отражении в учете представительских расходов. То, что небюджетные предприятия в налоговых целях тоже могут использовать Нормы № 1026 как вспомогательный (справочный) документ, подчеркивают сами контролеры (см. письмо № 5743, консультации в разделах 102.07.20 и 103.02 БЗ).

Давайте посмотрим, какое определение представительским расходам дают Нормы № 1026. Открываем п. 2. В нем зафиксировано, что представительские расходы — это расходы бюджетных учреждений на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, которые прибыли по приглашению, чтобы провести переговоры с целью осуществления международных связей, установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества.

А какие именно расходы относят к представительским? Указанные Нормы дают ответ и на этот вопрос. Для наглядности состав представительских расходов приведем в виде схемы на с. 35.

Вы наверняка заметили, что Нормы № 1026 не устанавливают детализированный перечень расходов, которые можно относить к представительским, а используют словосочетание «связанные с…». Это позволяет предположить, что предприятия вправе самостоятельно решать, какие именно расходы на проведение приема делегаций классифицировать как представительские.

Важно одно — чтобы эти расходы «вписывались» в направления, очерченные Нормами № 1026

Однако будьте осторожны с алкогольными напитками. Если официальный прием вы организовали при участии заведения ресторанного хозяйства, то проблем никаких — угощайте ими гостей сколько угодно.

Но если вы приобретете такие напитки для представительских целей за свои средства сами, это может обернуться для вас неприятностями, связанными с лицензированием. За безлицензионную розничную торговлю можно поплатиться штрафом в размере 200 % стоимости полученной партии алкогольных напитков, но не менее 1700 грн. (абзац пятый ч. 2 ст. 17 Закона № 481). Об этом предупреждают и специалисты Миндоходов в консультации, размещенной в разделе 115.03 БЗ.

Многие предприятия следуют хорошей традиции — вручать своим гостям цветы и памятные сувениры. Как классифицировать расходы на приобретение этих презентов? Жаль, но те группы представительских расходов, которые установлены Нормами № 1026, не дают возможности отнести к ним расходы на приобретение таких приятных мелочей. А если так, то можно ли вообще считать, что они связаны с хозяйственной деятельностью предприятия? Думаем, вполне можно. И вот почему.

Когда предприятие дарит презенты партнерам по переговорам, то таким образом подчеркивает свое стремление наладить с ними более крепкие и долговременные деловые отношения. Такие отношения обычно позволяют расширить круг потенциальных покупателей/заказчиков/поставщиков, заключить с ними новые взаимовыгодные соглашения. Конечная же цель, которую ставит предприятие, — получение дохода. А мы ведь с вами знаем, что этот критерий как раз и является определяющим для признания деятельности хозяйственной (п.п. 14.1.36 НКУ). Так что маленький презент вполне может стать залогом большого дохода.

Затраты на покупку цветов и подарков для партнеров можно рассматривать как расходы на рекламу. Ведь здесь налицо желание сформировать или поддержать у партнера положительное мнение о принимающей стороне, а это не что иное, как реклама.

Чтобы исключить какие-либо сомнения по этому поводу, рекомендуем закрепить рекламную цель, с которой предприятие одаривает гостей, в приказе о проведении официального приема или в отдельном специальном приказе руководителя. Стоимость таких презентов имеет смысл учесть в смете расходов на проведение мероприятия и в отчете о его результатах. Подробнее о документальном оформлении представительских расходов расскажем ниже на с. 37.

Бросается в глаза, что в определении представительских расходов, приведенном в п. 2 Норм № 1026, идет речь исключительно о расходах на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций. Означает ли это, что расходы на ведение переговоров с представителями украинских предприятий не могут рассматриваться как представительские и им закрыта дорога в налоговые расходы? Похоже, главный контролирующий орган изначально так и предполагал. Не зря же он в письме № 5743 упомянул лишь об иностранных представителях (делегациях), а об отечественных гостях не обмолвился ни словом.

Однако недавно миндоходовцы, к нашей с вами радости, пересмотрели свое мнение. В письме № 14054 (см. с. 11 этого номера) и в консультации, размещенной в разделе 102.07.20 БЗ, они уже дали добро на включение в представительские затрат, связанных с приемом как иностранных, так и оте­чественных делегаций. Замечательный вывод! Правда?

Теперь ничто не мешает предприятиям затраты на организацию приема для ведения переговоров с украинскими деловыми партнерами также считать представительскими

Причем, на наш взгляд, не важно, прибыли партнеры к вам из другого региона Украины или постоянно обитают в одном с вами населенном пункте. Главное — пригласить их на предприятие официально и (внимание!) получить ответ на приглашение. Ну и, конечно, правильно все оформить документально. Как это сделать, сейчас расскажем.

Чтобы у вас была возможность классифицировать расходы на прием гостей как представительские, позаботьтесь о соответствующих документах и оформите их должным образом. Эти документы должны подтвердить связь осуществленных расходов с вашей хозяйственной деятельностью.

О каких документах идет речь? Миндоходовцы в письмах № 5743 и № 14054 предлагают считать таковыми:

— приказ о проведении официального приема;

— приглашения отечественных (иностранных) представителей (делегаций) и их ответы;

— смету расходов;

— акты выполненных работ;

— накладные на отпуск продукции, товаров со склада;

— отчет о проведенном мероприятии и т. п.

Данный список можно дополнить и другими надлежащим образом оформленными первичными документами, которые подтверждают связь осуществленных затрат с хоздеятельностью предприятия. Это, в частности, договоры, платежные поручения, квитанции, чеки, билеты, счета и др.

Имейте в виду: перечисленные документы должны соответствовать критериям первичного документа и содержать обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88.

Остановимся подробнее на таких важных документах из перечисленных выше, как приказ о проведении официального приема, смета расходов на его проведение и отчет о проведенном мероприятии.

Начнем с приказа. Руководитель предприятия вправе издать приказ (распоряжение) о проведении конкретного (разового) мероприятия либо утвердить план представительских мероприятий на продолжительный период времени (например, на месяц, квартал, год).

И в том, и в другом случае в этом документе нужно привести цель мероприятия (для подтверждения его связи с хоздеятельностью), определить круг сотрудников, которые будут участвовать в переговорах, а также лиц, ответственных за их организацию. Здесь же можно указать плановый бюджет мероприятия.

Хорошим подспорьем для вас станет также программа представительского мероприятия. Обозначьте в ней перечень планируемых мероприятий (выступления, демонстрации образцов товара, проведение переговоров, посещение культурно-зрелищных мероприятий, товарищеский завтрак/обед/ужин и т. п.), дату и место их проведения, список приглашенных лиц и представителей приглашающей стороны. Позаботьтесь, чтобы эту программу утвердил руководитель.

На основании данной программы вы сможете легко разработать смету расходов на проведение приема гостей. В нее вы заложите расходы на все мероприятия, предусмотренные программой, а также другие расходы (на транспортное и буфетное обслуживание, оплату услуг переводчика, стоимость цветов и памятных сувениров и т. п.).

Важно! После завершения официального приема работники, ответственные за его проведение, должны составить:

— отчет о проведенном мероприятии. В нем нужно указать, какой результат достигнут в итоге переговоров (например, потенциальные покупатели/заказчики/поставщики ознакомлены с деятельностью предприятия, подписаны договоры о поставке (продаже) продукции/товаров/услуг и т. п.);

— отчет об израсходованных средствах. К нему нужно приложить все необходимые подтверждающие документы (накладные, кассовые чеки, квитанции, закупочные акты, счета и т. п.).

Руководитель предприятия должен утвердить данные отчеты. После этого они получат статус первичных документов, на основании которых осуществленные затраты будут признаны представительскими и связанными с хоздеятельностью предприятия.

Приведем образец приказа о проведении представительского мероприятия.

Интересный момент. Предположим, проведенная вами деловая встреча пока не увенчалась подписанием договора, но организация переговорного процесса определенных затрат все же потребовала. Можно ли считать, что средства на проведение этого мероприятия использованы также с представительской целью и связаны с хоздеятельностью предприятия? На наш взгляд, можно.

Чтобы вы спокойно могли подтвердить правомерность расходования денег на представительские мероприятия, убедите партнеров по итогам встречи (переговоров) подписать меморандум о дальнейшем сотрудничестве, протокол о намерениях или другой подобный документ.

Если такие документы будут у вас на руках, у проверяющих не будет сомнений в правомерности и хозяйственной направленности осуществленных вами затрат.

Вот мы с вами и разобрались с определением, составом и документальным оформлением представительских расходов. В следующий раз поговорим о том, как правильно отразить такие расходы в налоговом и бухгалтерском учете предприятия. До скорой встречи!

	выводы
	Для расшифровки определения «представительские расходы», а также в налоговых целях небюджетные предприятия могут использовать Нормы № 1026 как вспомогательный (справочный) документ. Миндоходов дало добро на включение в представительские затрат, связанных с приемом как иностранных, так и отечественных делегаций. Предприятия вправе самостоятельно решать, какие именно расходы на проведение приема делегаций классифицировать как представительские. Главное, чтобы эти расходы «вписывались» в направления, очерченные Нормами № 1026. Чтобы предприятие имело возможность отнести расходы на прием гостей к представительским, нужно надлежащим образом оформить соответствующие подтверждающие документы.

Документы статьи

1. НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

2. Закон № 481 — Закон Украины «О государственном регулировании производства и оборота спирта этилового, коньячного и плодового, алкогольных напитков и табачных изделий» от 19.12.95 г. № 481/95-BP.

3. Закон о бухучете — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

4. Положение № 88 — Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88.

5. Нормы № 1026 — Нормы средств на представительские цели бюджетных учреждений и порядок их расходования, утвержденные приказом Министерства финансов Украины от 14.09.2010 г. № 1026.

6. Нормы № 88 — Нормы средств на представительские цели, рекламу и выплату компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок и порядке их расходования, утвержденные приказом Министерства финансов Украины, Министерства экономики Украины от 12.11.93 г. № 88 (утратили силу).

7. Письмо № 5743 — письмо ГНСУ от 22.11.2012 г. № 5743/0/61-12/15-1415.

8. Письмо № 14054 — письмо Министерства доходов и сборов Украины от 25.10.2013 г. № 14054/6/99-99-19-03-02-15.