«Зустрічай гостя не з лестощами, а з честю», або Як організувати представницький захід

представницькі витрати

«Зустрічай гостя не з лестощами, а з честю», або Як організувати представницький захід

Наталя Білова, податковий експерт

Коли підприємство здійснює будь-які витрати, то, звісно, розраховує, що вони зменшать його оподатковуваний прибуток, а «вхідний» ПДВ за ними потрапить до податкового кредиту. Однак це можливо, якщо такі витрати правильно класифіковані та пов’язані з господарською діяльністю платника податків. Стосується це і представницьких витрат.

Давайте з’ясуємо, які саме витрати ми можемо вважати представницькими і в яких випадках вони мають господарську спрямованість.

Поняття «представницькі витрати» вже давно й міцно закріпилося в лексиконі вітчизняних суб’єктів господарювання. Проте чіткого визначення цього поняття в українському законодавстві немає. На жаль, ми не знайдемо його і в головному законодавчому акті з оподаткування — ПКУ, хоча його п.п. «а» п.п. 138.10.2 передбачає, що платник податків має право віднести представницькі витрати до податкових витрат як адміністративні. Але про деталізацію складу цих витрат або подробиці надання їм податкововитратного статусу там — ані слова.

Деякий час тому єдиним нормативним документом, на який платники податків могли спиратися при розгляді «представницького» питання, були Норми № 88. І хоча вони призначалися для бюджетників, госпрозрахунковики також вважали їх своїм вірним помічником. У цих Нормах підприємства могли знайти визначення представницьких витрат, інформацію про їх склад та порядок документального оформлення.

Проте ще восени 2010 року Норми № 88 втратили чинність. Тоді ж їм на заміну Мінфін затвердив Норми № 1026. Ці Норми, як і їх попередники, теж орієнтовані на бюджетні установи. Але це не є перешкодою для госпрозрахункових підприємств — вони також мають право застосовувати їх при відображенні в обліку представницьких витрат. Те, що небюджетні підприємства в податкових цілях теж можуть використовувати Норми № 1026 як допоміжний (довідковий) документ, підкреслюють самі контролери (див. лист № 5743, консультації в розділах 102.07.20 і 103.02 БЗ).

Давайте подивимося, яке визначення представницьким витратам дають Норми № 1026. Відкриваємо п. 2. У ньому зафіксовано, що представницькі витрати — це витрати бюджетних установ на прийом та обслуговування іноземних представників і делегацій, які прибули на запрошення, щоб провести переговори з метою здійснення міжнародних зв’язків, установлення та підтримання взаємовигідного співробітництва.

А які саме витрати належать до представницьких? Зазначені Норми дають відповідь і на це запитання. Для наочності склад представницьких витрат наведемо у вигляді схеми на с. 35.

Ви напевно помітили, що Норми № 1026 не встановлюють деталізований перелік витрат, які можна відносити до представницьких, а використовують словосполучення «пов’язані з…». Це дозволяє припустити, що підприємства мають право самостійно вирішувати, які саме витрати на проведення прийому делегацій класифікувати як представницькі.

Важливим є одне — щоб ці витрати «вписувалися» в напрями, окреслені Нормами № 1026

Проте будьте обережні з алкогольними напоями. Якщо офіційний прийом ви організували за участі закладу ресторанного господарства, то проблем жодних — пригощайте ними гостей скільки завгодно.

Але якщо ви придбаєте такі напої для представницьких цілей за свої кошти самі, це може обернутися для вас неприємностями, пов’язаними з ліцензуванням. За безліцензійну роздрібну торгівлю можна поплатитися штрафом у розмірі 200 % вартості отриманої партії алкогольних напоїв, але не менше 1700 грн. (абзац п’ятий ч. 2 ст. 17 Закону № 481). Про це попереджають фахівці Міндоходів у консультації, розміщеній в розділі 115.03 БЗ.

Чимало підприємств дотримуються доброї традиції — вручати своїм гостям квіти та пам’ятні сувеніри. Як класифікувати витрати на придбання цих презентів? Шкода, але ті групи представницьких витрат, які встановлені Нормами № 1026, не дають можливості віднести до них витрати на придбання таких приємних дрібниць. А отже, чи можна взагалі вважати, що вони пов’язані з господарською діяльністю підприємства? Думаємо, цілком можна. І ось чому.

Коли підприємство дарує презенти партнерам по переговорах, то таким чином підкреслює своє прагнення налагодити з ними міцні та тривалі ділові відносини. Такі відносини зазвичай дозволяють розширити коло потенційних покупців/замовників/постачальників, укласти з ними нові взаємовигідні угоди. Кінцева ж мета, яку ставить підприємство, — отримання доходу. А ми з вами знаємо, що саме цей критерій є визначальним для визнання діяльності господарською (п.п. 14.1.36 ПКУ). Отже, маленький презент цілком може стати запорукою великого доходу.

Витрати на придбання квітів та подарунків для партнерів можна розглядати як витрати на рекламу. Адже тут у наявності бажання сформувати або підтримати у партнера позитивну думку про приймаючу сторону, а це ні що інше, як реклама.

Щоб виключити будь-які сумніви з цього приводу, рекомендуємо закріпити рекламну мету, з якою підприємство обдаровує гостей, у наказі про проведення офіційного прийому або в окремому спеціальному наказі керівника. Вартість таких презентів варто врахувати в кошторисі витрат на проведення заходу та у звіті про його результати. Детальніше про документальне оформлення представницьких витрат розповімо трохи нижче на с. 37.

Впадає в очі, що у визначенні представницьких витрат, наведеному в п. 2 Норм № 1026, йдеться виключно про витрати на прийом та обслуговування іноземних представників і делегацій. Чи означає це, що витрати на ведення переговорів із представниками українських підприємств не можуть розглядатися як представницькі та їм закритий шлях до податкових витрат? Схоже, головний контролюючий орган первісно так і передбачав. Недаремно ж він у листі № 5743 згадав лише про іноземних представників (делегації), а про вітчизняних гостей не зазначив ані слова.

Проте нещодавно міндоходівці, на щастя, переглянули свою думку. У листі № 14054 (див. с. 11 цього номера) та в консультації, розміщеній у розділі 102.07.20 БЗ, вони вже дали «добро» на включення до представницьких витрат, пов’язаних із прийомом як іноземних, так і вітчизняних делегацій. Чудовий висновок! Чи не так?

Тепер ніщо не заважає підприємствам витрати на організацію прийому для ведення переговорів з українськими діловими партнерами також вважати представницькими

Причому, на наш погляд, неважливо, прибули партнери до вас з іншого регіону України чи постійно мешкають в одному з вами населеному пункті. Головне — запросити їх на підприємство офіційно та (увага!) отримати відповідь на запрошення. Ну, і, звісно, правильно все оформити документально. Як це зробити, зараз розповімо.

Щоб ви мали можливість класифікувати витрати на прийом гостей як представницькі, потурбуйтеся про відповідні документи та належно їх оформіть. Ці документи повинні підтвердити зв’язок здійснених витрат із вашою господарською діяльністю.

Про які документи йдеться? Міндоходівці в лис­тах № 5743 і № 14054 пропонують вважати такими:

— наказ про проведення офіційного прийому;

— запрошення вітчизняних (іноземних) представників (делегацій) та їх відповіді;

— кошторис витрат;

— акти виконаних робіт;

— накладні на відпуск продукції, товарів зі складу;

— звіт про проведений захід тощо.

Цей список можна доповнити й іншими належно оформленими первинними документами, які підтверджують зв’язок здійснених витрат із госпдіяльністю підприємства. Це, зокрема, договори, платіжні доручення, квитанції, чеки, квитки, рахунки тощо.

Майте на увазі: перелічені документи повинні відповідати критеріям первинного документа і містити обов’язкові реквізити, визначені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення № 88.

Зупинимося детальніше на таких важливих документах із перелічених вище, як наказ про проведення офіційного прийому, кошторис витрат на його проведення та звіт про проведений захід.

Почнемо з наказу. Керівник підприємства має право видати наказ (розпорядження) про проведення конкретного (разового) заходу або затвердити план представницьких заходів на тривалий період часу (наприклад, на місяць, квартал, рік).

І в тому, і в іншому випадку в цьому документі потрібно навести мету заходу (для підтвердження його зв’язку з госпдіяльністю), визначити коло співробітників, які братимуть участь у переговорах, а також осіб, відповідальних за їх організацію. Тут же можна вказати плановий бюджет заходу.

Гарною допомогою для вас стане також програма представницького заходу. Зазначте в ній перелік запланованих заходів (виступи, демонстрації зразків товару, проведення переговорів, відвідування культурно-видовищних заходів, товариський сніданок/обід/вечеря тощо), дату та місце їх проведення, список запрошених осіб та представників запрошуючої сторони. Потурбуйтеся, щоб цю програму затвердив керівник.

На підставі цієї програми ви зможете легко скласти кошторис витрат на проведення прийому гостей. До нього ви закладете витрати на всі заходи, передбачені програмою, а також інші витрати (на транспортне та буфетне обслуговування, оплату послуг перекладача, вартість квітів та пам’ятних сувенірів тощо).

Важливо! Після завершення офіційного прийому працівники, відповідальні за його проведення, повинні склаcти:

— звіт про проведений захід. У ньому потрібно вказати, який результат досягнуто в результаті переговорів (наприклад, потенційні покупці/замовники/постачальники ознайомлені з діяльністю підприємства, підписані договори про постачання (продаж) продукції/товарів/послуг тощо);

— звіт про витрачені кошти. До нього слід додати всі необхідні підтвердні документи (накладні, касові чеки, квитанції, закупівельні акти, рахунки тощо).

Керівник підприємства повинен затвердити ці звіти. Після цього вони набудуть статусу первинних документів, на підставі яких здійснені витрати буде визнано представницькими та пов’язаними з госпдіяльністю підприємства.

Наведемо зразок наказу про проведення представницького заходу.

Цікавий момент. Припустимо, проведена вами ділова зустріч поки не увінчалася підписанням договору, але на організацію переговорного процесу певні витрати все ж здійснені. Чи можна вважати, що кошти на проведення цього заходу використані також із представницькою метою та пов’язані з госпдіяльністю підприємства? На наш погляд, можна.

Щоб ви спокійно могли підтвердити правомірність витрачання грошей на представницькі заходи, переконайте партнерів за підсумками зустрічі (переговорів) підписати меморандум про подальшу співпрацю, протокол про наміри чи інший подібний документ.

Якщо такі документи будуть у вас на руках, у перевіряючих не виникне сумнівів у правомірності та господарській спрямованості здійснених вами витрат.

Ось ми з вами і розібралися з визначенням, складом та документальним оформленням представницьких витрат. Наступного разу поговоримо про те, як правильно відобразити такі витрати в податковому та бухгалтерському обліку підприємства. До нової зустрічі!

	висновки
	Для розшифровки визначення «представницькі витрати», а також у податкових цілях небюджетні підприємства можуть використовувати Норми № 1026 як допоміжний (довідковий) документ. Міндоходів дало «добро» на включення до представницьких витрат, пов’язаних із прийомом як іноземних, так і вітчизняних делегацій. Підприємства мають право самостійно вирішувати, які саме витрати на проведення прийому делегацій класифікувати як представницькі. Головне, щоб ці витрати «вписувалися» в напрями, окреслені Нормами № 1026. Щоб підприємство мало можливість класифікувати витрати на прийом гостей як представницькі, потрібно належним чином оформити відповідні підтвердні документи.

Документи статті

1. ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

2. Закон № 481 — Закон України «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, коньячного і плодового, алкогольних напоїв та тютюнових виробів» від 19.12.95 р. № 481/95-BP.

3. Закон про бухоблік — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.

4. Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88.

5. Норми № 1026 — Норми коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядок їх витрачання, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 14.09.2010 р. № 1026.

6. Норми № 88 — Норми коштів на представницькі цілі, рекламу та виплату компенсації за використання особистих легкових автомобілів для службових поїздок та порядок їх витрачання, затверджені наказом Міністерства фінансів України, Міністерства економіки України від 12.11.93 р. № 88 (втратили чинність).

7. Лист № 5743 — лист ДПСУ від 22.11.2012 р. № 5743/0/61-12/15-1415.

8. Лист № 14054 — лист Міністерства доходів і зборів України від 25.10.2013 р. № 14054/6/99-99-19-03-02-15.