Кассовые операции в обособленных подразделениях

наличка

Кассовые операции в обособленных подразделениях

Наталия Дзюба, налоговый эксперт

Если заглянуть в ХКУ (точнее, в ст. 64), то никто не будет спорить, что предприятие вправе для себя самостоятельно определять свою организационную структуру. И пользуясь этим правом, предприятие может создавать два основных вида подразделений:

1) обособленные подразделения, к которым относятся: филиал (согласно ст. 95 ГКУ это обособленное подразделение юридического лица, которое расположено вне его местонахождения и осуществляет все или часть его функций); представительство (согласно ст. 95 ГКУ это обособленное подразделение юридического лица, которое расположено вне его местонахождения и осуществляет представительство и защиту интересов юридического лица); отделение; другие обособленные подразделения;

2) структурные подразделения, которые могут быть (как прописано в ч. 1 ст. 64 ХКУ) производственными: производство, цех, отделение, участок, бригада, бюро, лаборатория и пр.; функциональными: управление, отдел, бюро, служба и пр.

И первые, и вторые подразделения не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшего их юридического лица и действуют на основании утвержденных им положений. Подробнее с признаками и различиями подразделений юридического лица можно ознакомиться в материале «Подразделения предприятия: структурные и обособленные»// «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 74, с. 4.

Но вот для соблюдения кассовой дисциплины мы должны ориентироваться на понятие «обособ­ленное подразделение», расшифрованное в п. 1.2 Положения № 637. Согласно ему обособленные подразделения — это филиалы, представительства, отделения и другие структурные подразделения, которые наделяются частью имущества хозяйственных организаций, осуществляя относительно этого имущества право оперативного использования или другое вещное право, предусмотренное законодательством Украины.

То есть соблюдать кассовую дисциплину при работе с наличными должны не только филиалы и представительства, попавшие в разряд обособленных подразделений по ХКУ, ГКУ, но и структурные подразделения предприятий

На это обращают внимание и специалисты Миндоходов (см. подкатегорию 109.01 БЗ), утверждая, что для соблюдения кассовой дисциплины обособ­ленными подразделениями являются не только филиалы, представительства, отделения, а и прочие структурные подразделения, в том числе и хозяйственные единицы.

Соответственно все перечисленные подразделения предприятия при осуществлении операций с наличными должны руководствоваться и соблюдать нормы, прописанные в Положении № 637 для обособленных подразделений. И делать это нужно даже несмотря на то, что о некоторых из них сведений в Едином госреестре юридических лиц и физлиц-предпринимателей не будет. Аналогичную аргументацию можно встретить и в судебных решениях, с которыми мы вас уже знакомили (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 95, с. 41).

Определившись с кругом так называемых обособ­ленных подразделений, перейдем к применению ими «кассовых» правил. И начнем, конечно же, с кассы.

Касса — это помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов. Так определяет значение данного термина п. 1.2 Положения № 637.

Создают кассу с целью обеспечения осуществления расчетов наличностью (п. 4.1 Положения № 637). Касса в подразделениях может быть организована по аналогии с кассой предприятия.

Если в обособленном подразделении осуществляются только расчеты через РРО (кассовые ордера, как приходные, так и расходные, не оформляются), то само место осуществления наличных расчетов через РРО подпадает под определение кассы

Поэтому обособленному подразделению, в котором осуществляются расчеты через РРО, можно дополнительно не «создавать» кассу обособленного подразделения.

Напомним, что согласно п. 1.2 Положения № 637 кассовые операции требуют их отражения в соответствующих книгах учета. В свою очередь, книгами учета для предприятия и его подразделений считаются кассовая книга либо КУРО. Поэтому оприходованием наличности, как следует из того же п. 1.2 Положения № 637, является проведение ее учета в кассе на полную сумму фактических поступлений в надлежащей книге учета — в кассовой книге, КУРО.

Каждое предприятие, имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличными в нацвалюте (без учета касс обособленных подразделений).

А вот обособленное подразделение:

— должно вести кассовую книгу, если проводит операции по приему наличных за проданную продукцию (товары, работы, услуги) по приходным кассовым ордерам, а также выдает наличные на выплаты, связанные с оплатой труда, хознужды, и другие операции по расходным кассовым ордерам (абз. третий п. 4.2 Положения № 637);

— может не вести кассовую книгу, если выручку от продажи товаров фиксирует через РРО, но не выполняет операций по приему наличности за проданную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением приходных кассовых ордеров, а также по выдаче наличности на выплаты, связанные с оплатой труда, производственные (хозяйственные) нужды, прочие операции с оформлением их расходными кассовыми ордерами и ведомостями (абз. четвертый п. 4.2 Положения № 637, письмо НБУ от 07.10.2010 г. № 11-113/4995-17406).

Кроме того, по мнению специалистов Миндоходов, торговые объекты, которые не являются обособленными подразделениями предприятия в понимании Положения № 637 и не проводят операции по приему наличной выручки по кассовым ордерам, кассовую книгу не ведут (см. подкатегорию 109.15 БЗ).

По требованиям п. 2.6 Положения № 637 все наличные денежные средства, поступающие в кассу, должны своевременно (в день получения денежных средств) и в полной сумме приходоваться. Если обособленное подразделение использует РРО и осуществляет прием и выдачу наличных с использованием кассовых ордеров (например, из ящика РРО выдаются деньги на хознужды), то в этой ситуации без ведения кассовой книги не обойтись.

В этом случае оприходованием наличных в кассе обособленного подразделения является осуществление учета наличных в полной сумме их фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров.

При проведении наличных расчетов с применением РРО или использованием РК оприходованием наличности считается совокупность таких действий (абз. третий п. 2.6 Положения № 637):

1) фиксирование полной суммы фактических поступлений наличности в фискальных отчетных чеках РРО и

2) отражение на их основании поступлений наличности в КУРО.

То есть в случае использования РРО оприходование наличности не требует дополнительного ее учета в кассовой книге (если, конечно, в последующем эти суммы не передаются в кассу предприятия) (см. также письмо НБУ от 09.08.2010 г. № 11-110/4073-13707 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 87, с. 8). Достаточно отражения поступивших сумм в КУРО на основании Z-отчетов.

Невыполнение такого условия будет грозить предприятию штрафной (финансовой) санкцией в пятикратном размере неоприходованной суммы согласно абз. третьему ст. 1 Указа № 436 (см. постановление ВСУ от 11.12.2012 г. // «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 53, с. 33).

Но не забывайте! После того, как обособленное подразделение распечатало Z-отчет, сумму полученной за день выручки, если она не превышает установленный подразделению лимит кассы и подразделение решило не избавляться от нее, нужно провести через РРО с помощью операции «служебное внесение». И только после этого могут проводиться расчетные операции.

Если указанный алгоритм действий будет нарушен, возникнет несоответствие суммы средств на месте проведения расчетов сумме средств, которая будет указываться в дневном отчете в случае его распечатки. Это может получиться вследствие того, что при распечатке Z-отчета память РРО обнуляется (другими словами, согласно данным РРО на месте проведения расчетов денежных средств нет). Операция «служебное внесение» как раз позволяет обеспечить соответствие между фактической суммой наличности, которая хранится на месте проведения расчетов на момент регистрации первой расчетной операции, и суммой, зафиксированной в фискальной памяти РРО (п. 6 разд. III Порядка регистрации и применения РРО).

Учтите! Если операция не соответствует критериям расчетной (непосредственно не связана с реализацией продукции, товаров, работ, услуг), то при ее осуществлении РРО не применяется. На это обращают внимание и сотрудники Миндоходов в консультации, размещенной в подкатегории 109.02 БЗ. По их разъяснениям, без применения РРО, но с оформлением приходных кассовых ордеров и выдачей соответствующих квитанций, подписанных и заверенных печатью в установленном порядке, осуществляется поступление по операциям, непосредственно не связанным с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества (включая основные средства, нематериальные активы, продукцию вспомогательного и обслуживающего производства), в том числе:

— погашение дебиторской задолженности;

— погашение задолженности по ссудам;

— бесплатное получение средств;

— возмещение материальных убытков;

— платежи за предоставленное в лизинг (аренду) имущество, роялти;

— возврат неиспользованных подотчетных сумм;

— другие поступления.

Поэтому, работая в «безкнижном» режиме, подразделению следует избегать подобных поступлений. Либо же, как говорится, «заказать» у предприятия кассовую книгу для себя.

Кроме того, если вы планируете выдавать через подразделение заработную плату, командировочные и прочие подотчетные средства на хознужды, то опять-таки такой «безкнижный» вариант ведения учета налички в подразделении не для вас. В «безкнижном» случае вся выдача наличных денежных средств должна происходить исключительно через кассу предприятия.

Завести кассовую книгу придется только тем подразделениям, которые намерены не только проводить наличные расчеты через РРО, но и принимать (выдавать) наличные по соответствующим кассовым ордерам.

Кассовая книга обособленного подразделения совершенно независима от кассовой книги предприятия. Ведется она по той же типовой форме № КО-4 (приложение 5 к Положению 637), что и кассовая книга предприятия.

Регистрация предприятием кассовых книг как для себя, так и для обособленных подразделений не предусмотрена. На это обращают внимание и специалисты Миндоходов (см. подкатегорию 109.15 БЗ).

Листы кассовой книги для подразделения должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью предприятия. Количество листов в кассовой книге удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (абз. 5 п. 4.2 Положения № 637).

Подразделение может вести кассовую книгу в электронном виде, соблюдая по форме и содержанию ее бумажную форму и требования п. 4.4 Положения № 637.

Обратите внимание! Кассовую книгу заводят (формируют в электронном виде) только на один календарный год. После окончания календарного года в кассовой книге:

— если велась в бумажном виде — незаполненные страницы (пустые) прочеркиваются либо на первой пустой странице ставится дата окончания книги, удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и передается для хранения;

— если велась в электронном виде — распечатываемый ежедневно «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивку в хронологическом порядке. Общее количество листов за год удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Подшивка формируется в книгу, скрепляется печатью предприятия и передается для хранения.

После окончания календарного года кассовую книгу обособленного подразделения нужно хранить на предприятии в течение 36 календарных месяцев.

Согласно пп. 3.3 и 3.4 Положения № 637 документы на прием наличных денежных средств должны быть подписаны главным бухгалтером или работником предприятия, уполномоченным на это руководителем, а на выдачу налички — еще и руководителем. Как видим, руководитель предприятия вправе уполномочить определенного работника подразделения для выполнения этих функций.

Поэтому, как правило, в обособленных подразделениях, где осуществляются кассовые операции, руководитель предприятия обязан для слаженной работы подразделения уполномочить определенного работника на подписание кассовых ордеров. Для этого должен быть издан приказ и доведен до сведения такого работника.

На это в свое время обращал внимание и НБУ письме от 26.08.2008 г. № 11-113/3421-115-75 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 82, с. 13, указывая, что определенные обязанности руководителя, не определенные законом как исключительная компетенция, могут возлагаться в порядке, преду­смотренном законодательством о труде и гражданским законодательством, на других работников по приказу (распоряжению) руководителя, доверенности и т. п.

Поэтому руководитель (заместитель руководителя) обособленного подразделения предприятия может подписывать расходные кассовые ордера при условии наделения его соответствующими полномочиями и закрепления этих полномочий внутренними распорядительными документами (положениями) предприятия.

Учтите! Критериями в определении круга уполномоченных лиц для подписания кассовых документов подразделения должны быть как удобство в организации соответствующего этапа документооборота предприятия и подразделения, так и степень ответственности конкретного лица за операции с наличностью, сопровождаемые оформлением подписываемых им кассовых ордеров.

Не забывайте, что по нормам п. 4.8 Положения № 637 кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. Поэтому на время выполнения уполномоченным работником обязанностей кассира с ним заключается договор о полной материальной ответственности.

То есть выполнять обязанности кассира в подразделении может любой работник предприятия (точнее, подразделения), с которым заключен договор о полной материальной ответственности

Если на предприятии, а вернее, в подразделении, штатным расписанием не предусмотрена должность кассира, то в таком случае исполнение обязанностей кассира по письменному распоряжению руководителя может возлагаться на работника, с которым при этом заключается договор о полной материальной ответственности.

Ну вот, теперь вы знаете, что такое касса подразделения, какому подразделению нужна кассовая книга, когда ее заводить и кому ее вести. Однако не менее важное еще впереди. Как верно установить лимит кассы для подразделения, куда и в какие сроки сдавать сверхлимитную выручку и на что ее может потратить филиал? Эти и другие вопросы мы рассмотрим в одном из следующих номеров. Не пропустите!

	выводы
	Соблюдать правила ведения кассовых операций нужно не только филиалам, представительствам, отделениям, но и другим структурным подразделениям, в том числе и хозяйственным единицам. Обособленные подразделения, ведущие наличные расчеты с применением РРО/ РК и КУРО и не проводящие операции по приему (выдаче) наличных по кассовым ордерам, кассовую книгу не ведут. Если обособленное подразделение принимает наличные за проданную продукцию по приходным кассовым ордерам либо выдает наличные на оплату труда, хозяйственные нужды или другие цели с оформлением расходных кассовых ордеров, то без своей кассовой книги подразделению не обойтись.

Документы статьи

1. ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

2. ХКУ — Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.

3. Указ № 436 — Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.

4. Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637.

5. Порядок регистрации и применения РРО — Порядок регистрации и применения регистраторов расчетных операций, применяемых для регистрации расчетных операций за товары (услуги), утвержденный приказом Министерства доходов и сборов Украины от 28.08.2013 г. № 417.