Касові операції у відокремлених підрозділах

готівка

Касові операції у відокремлених підрозділах

Наталія Дзюба, податковий експерт

Якщо заглянути в ГКУ (точніше у ст. 64), можна переконатися, що підприємство має право для себе самостійно визначати свою організаційну структуру. І користуючись цим правом, підприємство може створювати два основні види підрозділів:

1) відокремлені підрозділи, до яких належать філія (згідно зі ст. 95 ЦКУ — це відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій); представництво (відповідно до ст. 95 ЦКУ — це відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює представництво і захист інтересів юридичної особи); відділення тощо;

2) структурні підрозділи, які згідно з ч. 1 ст. 64 ГКУ можуть бути виробничими (виробництво, цех, відділення, дільниця, бригада, бюро, лабораторія тощо) та функціональними (управління, відділ, бюро, служба тощо).

І перші, і другі підрозділи не є юридичними особами. Вони наділяються майном юридичної особи, яка їх створила, та діють на підставі затверджених нею положень. Детальніше з ознаками та відмінностями підрозділів юридичної особи можна ознайомитися в матеріалі «Підрозділи підприємства: структурні та відокремлені» // «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 74, с. 4.

Але з метою дотримання касової дисципліни ми повинні орієнтуватися на поняття «відокремлений підрозділ», розшифроване в п. 1.2 Положення № 637. Відповідно до нього відокремлені підрозділи — це філії, представництва, відділення та інші структурні підрозділи, що наділяються частиною майна господарських організацій, здійснюючи щодо цього майна право оперативного використання чи інше речове право, передбачене законодавством України.

Тобто дотримуватись касової дисципліни при роботі з готівкою повинні не лише філії та представництва, які потрапили до розряду відокремлених підрозділів за ГКУ, ЦКУ, але й структурні підрозділи підприємств

На це звертають увагу і фахівці Міндоходів (див. підкатегорію 109.01 БЗ), стверджуючи, що для дотримання касової дисципліни відокремленими підрозділами є не тільки філії, представництва, відділення, але й інші структурні підрозділи, у тому числі господарські одиниці.

Відповідно, усі перелічені підрозділи підприємства при здійсненні операцій із готівкою повинні керуватися та дотримуватися норм, прописаних у Положенні № 637 для відокремлених підрозділів. І робити це потрібно навіть незважаючи на те, що про деякі з них відомостей у Єдиному держреєстрі юридичних осіб та фізосіб-підприємців не буде. Аналогічну аргументацію можна зустріти й у судових рішеннях, з якими ми вас уже знайомили (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 95, с. 41).

Визначившись із колом так званих відокремлених підрозділів, перейдемо до застосування ними «касових» правил. І почнемо, звісно, з каси.

Каса — це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів. Таке визначення цього терміна надано в п. 1.2 Положення № 637.

Створюють касу з метою забезпечення здійснення розрахунків готівкою (п. 4.1 Положення № 637). Каса в підрозділах може бути організована за аналогією з касою підприємства.

Якщо у відокремленому підрозділі здійснюються тільки розрахунки через РРО (касові ордери як прибуткові, так і видаткові, не оформляються), то власне місце здійснення готівкових розрахунків через РРО підпадає під визначення каси

Тому відокремленому підрозділу, в якому здійснюються розрахунки через РРО, можна додатково не «створювати» касу відокремленого підрозділу.

Нагадаємо: згідно з п. 1.2 Положення № 637 касові операції потребують їх відображення у відповідних книгах обліку. У свою чергу, книгами обліку для підприємства та його підрозділів вважаються касова книга або КОРО. Тому оприбуткуванням готівки, як випливає з того ж п. 1.2 Положення № 637, є проведення її обліку в касі на повну суму фактичних надходжень у відповідній книзі обліку — у касовій книзі, КОРО.

Кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій із готівкою в нацвалюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).

А от відокремлений підрозділ:

— має вести касову книгу, якщо проводить операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) за прибутковими касовими ордерами, а також видає готівку на виплати, пов’язані з оплатою праці, госппотреби та інші операції за видатковими касовими ордерами (абзац третій п. 4.2 Положення № 637);

— може не вести касову книгу, якщо виручку від продажу товарів фіксує через РРО, але не виконує операцій з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням прибуткових касових ордерів, а також з видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх видатковими касовими ордерами та відомостями (абзац четвертий п. 4.2 Положення № 637, лист НБУ від 07.10.2010 р. № 11-113/4995-17406).

Крім того, на думку фахівців Міндоходів, торговельні об’єкти, які не є відокремленими підрозділами підприємства в розумінні Положення № 637 та не проводять операції з приймання готівкової виручки за касовими ордерами, касову книгу не ведуть (див. підкатегорію 109.15 БЗ).

Згідно з вимогами п. 2.6 Положення № 637 усі готівкові грошові кошти, що надходять до каси, повинні своєчасно (у день отримання) та в повній сумі оприбутковуватися. Якщо відокремлений підрозділ використовує РРО та здійснює приймання і видачу готівки з використанням касових ордерів (наприклад, зі скриньки РРО видаються гроші на госппотреби), то в цій ситуації без ведення касової книги не обійтися.

У цьому випадку оприбуткуванням готівки в касі відокремленого підрозділу є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.

При проведенні готівкових розрахунків із застосу­ванням РРО або використанням РК оприбуткуванням готівки вважається сукупність таких дій (абзац третій п. 2.6 Положення № 637):

1) фіксація повної суми фактичних надходжень готівки у фіскальних звітних чеках РРО та

2) відображення на їх підставі надходжень готівки в КОРО.

Тобто в разі використання РРО оприбуткування готівки не потребує додаткового її обліку в касовій книзі (якщо, звісно, надалі ці суми не передаються до каси підприємства) (див. також лист НБУ від 09.08.2010 р. № 11-110/4073-13707 // «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 87, с. 8). Достатньо відображення сум, що надійшли, у КОРО на підставі Z-звітів.

Невиконання такої умови загрожуватиме підприємству штрафною (фінансовою) санкцією в п’ятикратному розмірі неоприбуткованої суми згідно з абзацом третім ст. 1 Указу № 436 (див. постанову ВСУ від 11.12.2012 р. // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 53, с. 33).

Але не забувайте! Після того, як відокремлений підрозділ роздрукував Z-звіт, суму отриманої за день виручки, якщо вона не перевищує встановлений відокремленому підрозділу ліміт каси і підрозділ вирішив не позбуватися її, потрібно провести через РРО за допомогою операції «службове внесення». І лише після цього можуть проводитися розрахункові операції.

Якщо зазначений алгоритм дій буде порушено, виникне невідповідність суми коштів на місці проведення розрахунків сумі коштів, яка зазначатиметься в денному звіті в разі його роздрукування. Це може бути наслідком того, що при роздрукуванні Z-звіту пам’ять РРО обнуляється (інакше кажучи, згідно з даними РРО на місці проведення розрахунків грошових коштів немає). Операція «службове внесення» саме дозволяє забезпечити відповідність між фактичною сумою готівки, яка зберігається на місці проведення розрахунків на момент реєстрації першої розрахункової операції, та сумою, зафіксованою у фіскальній пам’яті РРО (п. 6 розд. III Порядку реєстрації та застосування РРО).

Майте на увазі! Якщо операція не відповідає критеріям розрахункової (безпосередньо не пов’язана з реалізацією продукції, товарів, робіт, послуг), то при її здійсненні РРО не застосовується. На це звертають увагу і працівники Міндоходів у консультації, розміщеній у підкатегорії 109.02 БЗ. Згідно з їх роз’ясненнями, без застосування РРО, але з оформленням прибуткових касових ордерів та видачею відповідних квитанцій, підписаних і завірених печаткою в установленому порядку, здійснюється надходження за операціями, безпосередньо не пов’язаними з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна (включаючи основні засоби, нематеріальні активи, продукцію допоміжного та обслуговуючого виробництва), у тому числі:

— погашення дебіторської заборгованості;

— погашення заборгованості за позичками;

— безоплатне отримання коштів;

— відшкодування матеріальних збитків;

— платежі за надане в лізинг (оренду) майно, роялті;

— повернення невикористаних підзвітних сум;

— інші надходження.

Тому, працюючи в «безкнижковому» режимі, підрозділу слід уникати подібних надходжень. Або ж, як кажуть, «замовити» в підприємства касову книгу для себе.

Крім того, якщо ви плануєте видавати через підрозділ заробітну плату, відрядні та інші підзвітні кошти на госппотреби, то знову-таки такий «безкнижковий» варіант ведення обліку готівки в підрозділі не для вас. У «безкнижковому» випадку вся видача готівкових грошових коштів має відбуватися виключно через касу підприємства.

Завести касову книгу доведеться тільки тим підрозділам, які мають намір не лише проводити готівкові розрахунки через РРО, а й приймати (видавати) готівку за відповідними касовими ордерами.

Касова книга відокремленого підрозділу цілком незалежна від касової книги підприємства. Ведеться вона за тією ж типовою формою № КО-4 (додаток 5 до Положення 637), що і касова книга підприємства.

Реєстрація підприємством касових книг як для себе, так і для відокремлених підрозділів, не передбачена. На це звертають увагу і фахівці Міндоходів (див. підкатегорію 109.15 БЗ).

Аркуші касової книги для підрозділу мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою підприємства. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства (абзац п’ятий п. 4.2 Положення № 637).

Підрозділ може вести касову книгу в електрон­ному вигляді, дотримуючись за формою та змістом її паперової форми та вимог п. 4.4 Положення № 637.

Зверніть увагу! Касову книгу заводять (формують в електронному вигляді) тільки на один календарний рік. Після закінчення календарного року в касовій книзі:

— якщо велася в паперовому вигляді — незаповнені сторінки (порожні) прокреслюються або на першій порожній сторінці ставиться дата закінчення книги, засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства та передається для зберігання;

— якщо велася в електронному вигляді — «Вкладний аркуш касової книги», який роздруковується щодня, формується в підшивку в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства. Підшивка формується у книгу, скріплюється печаткою підприємства та передається для зберігання.

Після закінчення календарного року касову книгу відокремленого підрозділу потрібно зберігати на підприємстві протягом 36 календарних місяців.

Згідно з пп. 3.3 і 3.4 Положення № 637 документи на приймання готівкових грошових коштів мають бути підписані головним бухгалтером або працівником підприємства, уповноваженим на це керівником, а на видачу готівки — ще й керівником. Як бачимо, керівник підприємства має право уповноважити якогось працівника підрозділу для виконання цих функцій.

Тому, як правило, у відокремлених підрозділах, де здійснюються касові операції, керівник підприємства зобов’язаний для злагодженої роботи підрозділу уповноважити певного його працівника на підписання касових ордерів. Для цього має бути видано наказ і доведено його до відома такого працівника.

На це свого часу звертав увагу і НБУ в листі від 26.08.2008 р. № 11-113/3421-115-75 // «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 82, с. 13, зазначаючи, що певні обов’язки керівника, не визначені законом як виключна компетенція, можуть покладатися в порядку, передбаченому законодавством про працю та цивільним законодавством, на інших працівників за наказом (розпорядженням) керівника, довіреністю тощо.

Отже, керівник (заступник керівника) відокремленого підрозділу підприємства може підписувати видаткові касові ордери за умови наділення його відповідними повноваженнями та закріплення цих повноважень внутрішніми розпорядчими документами (положеннями) підприємства.

Майте на увазі! Критеріями у визначенні кола уповноважених осіб для підписання касових документів підрозділу мають бути як зручність в організації відповідного етапу документообігу підприємства та підрозділу, так і міра відповідальності конкретної особи за операції з готівкою, що супроводжуються оформленням касових ордерів, які вона підписує.

Не забувайте, що згідно з нормами п. 4.8 Положення № 637 касир несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Тому на час виконання уповноваженим працівником обов’язків касира з ним укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Виконувати обов’язки касира в підрозділі може будь-який працівник підприємства (точніше підрозділу), з яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність

Якщо на підприємстві, а точніше в підрозділі, штатним розписом не передбачено посаду касира, то в такому разі виконання обов’язків касира за письмовим розпорядженням керівника може покладатися на працівника, з яким при цьому укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Тож тепер ви знаєте, що таке каса підрозділу, якому підрозділу потрібна касова книга, коли її заводити і кому її вести. Проте не менш важливе ще попереду. Як правильно встановити ліміт каси для підрозділу, куди і в які строки здавати понадлімітну виручку чи на що її може витратити філія? Ці та інші питання ми розглянемо в одному із наступних номерів. Не пропустіть!

	висновки
	Дотримуватись правил ведення касових операцій потрібно не тільки філіям, представництвам, відділенням, а й іншим структурним підрозділам, у тому числі господарським одиницям. Відокремлені підрозділи, які провадять готівкові розрахунки із застосуванням РРО/РК та КОРО і не здійснюють операції з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, касову книгу не ведуть. Якщо відокремлений підрозділ приймає готівку за продану продукцію за прибутковими касовими ордерами або видає готівку на оплату праці, господарські потреби чи інші цілі з оформленням видаткових касових ордерів, то без своєї касової книги такому підрозділу не обійтися.

Документи статті

1. ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.

2. ГКУ — Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.

3. Указ № 436 — Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.

4. Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637.

5. Порядок реєстрації та застосування РРО — Порядок реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затверджений наказом Міністерства доходів і зборів України від 28.08.2013 р. № 417.