Темы статей
Выбрать темы

Кассовые порядки в обособленных подразделениях

Редакция НиБУ
Статья
img 1

наличные

img 2

Кассовые порядки в обособленных подразделениях

Из предыдущей статьи (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 14, с. 24) вы уже смогли узнать, какие из подразделений предприятия должны соблюдать кассовые правила учета наличных денежных средств. Наверняка определились с кассой в подразделениях и уяснили, кому из них нужна кассовая книга. Сегодня выясним, как обособленному подразделению определить лимит кассы, а также куда и в какие сроки «пристроить» сверхлимитную выручку.

Наталия Дзюба, налоговый эксперт

Лимитируем кассу

Лимит кассы обособленному подразделению, работающему с наличкой, устанавливает предприятие. И если обособленных подразделений несколько, предприятие для каждого из них должно установить свой отдельный лимит кассы.

Накапливать наличность в кассе обособленного подразделения сверх установленного лимита штрафоопасно

Выявление сверхлимитных остатков в кассе подразделения грозит предприятию применением штрафных санкций в двукратном размере сумм выявленной сверхлимитной наличности за каждый день (ст. 1 Указа № 436).

Составляем расчет. Величину лимита кассы обособленному подразделению предприятие рассчитывает в общеустановленном порядке (пп. 5.3 и 5.4 Положения № 637): или на основании расчета среднедневного поступления наличных в кассу или на основании расчета среднедневной выдачи наличных из кассы.

Суммы поступлений (выдачи) наличных берут за три любых месяца подряд из последних 12 месяцев, предшествующих установлению лимита.

Для каждого обособленного подразделения предприятие составляет отдельные Расчеты установления лимита остатка наличных в кассе

При расчете лимита для обособленного подразделения следует учесть следующее:

1) трехмесячный период для расчета лимита из последних 12 месяцев может быть выбран разным для разных обособленных подразделений предприятия в зависимости от специфики их деятельности (см. письмо НБУ от 19.05.2006 г. № 11-113/1875-5345);

2) для подразделений могут различаться и сами способы расчета лимитов касс;

3) место проведения наличных расчетов с применением РРО подпадает под определение кассы, поэтому обособленному подразделению, в котором осуществляются расчеты через РРО, может быть установлен лимит остатка наличности в кассе (п. 1 письма НБУ от 04.10.2007 г. № 11-115/3693-10119);

4) для обособленного подразделения лимит кассы устанавливается в целом, без распределения его на каждую кассу (на каждый РРО), входящую в состав данного обособленного подразделения (письмо НБУ от 22.11.2006 г. № 11-115/4301-12445);

Если в подразделении несколько РРО, то лимит кассы устанавливается общий по подразделению, без распределения на каждый РРО

5) при определении лимита учитывают режим и специфику работы, отдаленность от банка, объем кассовых оборотов, установленные сроки сдачи наличных, продолжительность операционного времени банка, наличие договоренности предприятия с банком на инкассацию и т. п.

Например, если подразделение расположено в населенном пункте, где нет банков, то предприятие рассчитывает лимит кассы для него с учетом установленного для подразделения срока сдачи наличной выручки. А срок сдачи налички для таких удаленных точек — не реже одного раза в пять рабочих дней (п.п. «в» п. 5.1 Положения № 637). Но учтите, рассчитанная сумма лимита кассы не должна превышать пятикратного размера среднедневных поступлений наличных такого подразделения (за любые 3 месяца подряд из последних двенадцати).

Оформляем документально. До сведения обособленного подразделения лимит кассы предприятие доводит соответствующим внутренним приказом (распоряжением).

Поскольку обязательные реквизиты такого внутреннего приказа (распоряжения) Положением № 637 не регламентированы, они могут определяться руководителем предприятия самостоятельно (письмо НБУ от 13.04.2005 г. № 11-113/1228-3747). Учтите, факт доведения предприятием установленных сумм лимита своим обособленным подразделениям может проверяться при проверках кассовой дисциплины (см. п. 7.21 Положения № 637, п. 3.3 Методрекомендаций № 210).

Вновь открывшийся филиал. Для нового подразделения лимит кассы предприятие должно устанавливать по той же схеме что и для вновь созданного предприятия, опираясь на нормы абз. третьего п. 5.2 Положения № 637: т. е. установить на первые 3 месяца работы прогнозный лимит кассы (хотя прямо из п. 5.2 это и не следует). Причем специалисты Миндоходов обращают внимание, что какого-либо ограничения в виде минимального лимита кассы для вновь созданных предприятий не предусмотрено (см. подкатегорию 109.16 БЗ).

Когда новое подразделение проработает 3 месяца, предприятие должно в течение двух недель после их истечения пересмотреть его лимит кассы. Для нового расчета лимита кассы уже использовать фактические показатели кассовых оборотов подразделения.

Если лимит кассы не установлен. Если лимит кассы не установлен (независимо от причин такого неустановления), он считается нулевым. В этом случае вся наличность, оставшаяся в кассе на конец рабочего дня и не сданная подразделением в соответствии с требованиями Положения № 637, является сверхлимитной (п. 5.8 Положения № 637).

Куда сдавать выручку?

Абсолютно все обособленные подразделения предприятия могут сдавать сверхлимитную выручку на выбор (п. 2.8 Положения № 637):

— либо в кассу предприятия;

— либо в банк для ее перевода и зачисления на банковские счета предприятия (в том числе и через инкассацию).

При отсутствии банков наличная выручка (наличность) для перевода на банковские счета предприятия может сдаваться операторам почтовой связи и небанковским финучреждениям, имеющим соответствующую лицензию на осуществление перевода денежных средств без открытия счета.

То, что обособленные подразделения имеют возможность выбора путей зачисления денежной налички на банковские счета, подтверждает и НБУ в письме от 30.04.2013 г. № 11-117/1518/5387.

Сдаем сразу в банк. Специалисты Миндоходов также не против того, чтобы обособленные подразделения самостоятельно сдавали наличку в банк (в том числе с применением программно-технических комплексов самообслуживания). По их разъяснениям, сдавать наличную выручку обособленное подразделение может для зачисления на любой банковский счет предприятия (см. подкатегорию 109.16 БЗ).

Наличка, попавшая в банк прямо из обособленного подразделения, зачисляется на счет предприятия в безналичном порядке и непосредственно в кассу предприятия не поступает (п. 4.3 Методрекомендаций № 210). А значит, такая наличная выручка не оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами в кассе предприятия.

В кассовой книге предприятия движение выручки обособленного подразделения в этом случае показывать не нужно

Выручка, сдаваемая в банк, отражается лишь в кассовой книге обособленного подразделения, и то лишь при условии ее ведения. Напомним, вести кассовую книгу обязаны обособленные подразделения, проводящие операции по приему наличных за проданную продукцию (товары, работы, услуги) по приходным кассовым ордерам и выдающие наличные на выплаты, связанные с оплатой труда, хознужды и другие операции по расходным кассовым ордерам (абз. третий п. 4.2 Положения № 637).

Учтите! Как уточняют специалисты Миндоходов, непосредственно сдавать наличную выручку в банк, минуя кассу предприятия, могут, в том числе, и хозяйственные единицы предприятий, которые используют РРО или РК и ведут КУРО, но не ведут кассовой книги (см. подкатегорию 109.15 БЗ).

Дело в том, что сдача обособленным подразделением проведенной через РРО выручки в банк любым из возможных способов (самостоятельно, через службу инкассации) не требует составления кассовых ордеров и ведения кассовой книги.

Инкассация выручки обособленного подразделения в этом случае осуществляется в соответствии с п. 6 разд. III Порядка регистрации и применения РРО с использованием операции «служебная выдача» и учитывается таким обособленным подразделением в КУРО.

Сдаем в кассу предприятия. Если обособленному подразделению удобно передавать наличку в кассу предприятия, почему бы не пользоваться этим способом? Еще раз повторим, право выбора за вами. Здесь хотим лишь обратить ваше внимание на следующие ситуации:

1) если время работы обособленного подразделения, принимающего наличность через РРО, не совпадает с временем работы предприятия, в этой ситуации не будет считаться нарушением сдача наличности в кассу предприятия на следующий день (см. письмо НБУ от 09.08.2010 г. № 11-110/4073-13707);

2) если обособленное подразделение, использующее при расчетах РРО/РК, кассовой книги не ведет, но при этом работает в выходные и праздничные дни, а бухгалтерия и кассир предприятия в эти дни не работают, в этом случае записи в кассовой книги предприятия осуществляются на следующий рабочий день предприятия (п. 4.3 Положения № 637).

Не забывайте! Порядок взаимодействия обособ­ленного подразделения с бухгалтерией предприятия (юридического лица), в частности определение времени рабочих смен, обеспечение бухгалтерского учета кассовых операций и т. п., должен быть определен внутренним документом.

Но в любом случае, если обособленное подразделение сдало наличность в кассу предприятия, в результате чего образовался «сверхлимит», то такую сумму нужно «переправить» в банк в этот же день (либо выдать на хознужды).

Сроки сдачи выручки

Если заглянуть в подраздел 109.16 БЗ, то позиция Миндоходов в отношении своевременности сдачи сверхлимитной выручки в банк полностью солидарна с нормами п. 5.9 Положения № 637 и противоречивых выводов не содержит. Специалисты Миндоходов дают совершенно адекватные ответы и полностью согласны с тем, что:

1) если у предприятия (обособленного подразделения) время окончания рабочего дня (смены), установленное правилами внутреннего трудового распорядка и графиком сменности, не дает возможности обеспечить сдачу наличности в день поступления, то днем сдачи наличной выручки (налички) является день, следующий за днем поступления наличной выручки (налички) в кассу предприятия;

2) если предприятие (подразделение), получив наличку, на следующий рабочий день сдает ее в банк в сумме, превышающей установленный лимит кассы, или выдает на хознужды (без предварительной сдачи в банк и одновременного получения из кассы банка на указанные нужды), то такая наличка не считается сверхлимитной в день ее поступления. Не будет являться сверхлимитной и наличка, поступившая в кассу предприятия (подразделения) в выходные и праздничные дни, если предприятие сдаст ее даже в сумме, превышающей лимит кассы, в банк на следующий рабочий день банка и предприятия или выдаст на следующий рабочий день на хознужды;

3) если предприятие (подразделение) в отдельные дни не превышает лимит кассы, то такое предприятие (подразделение) может в эти дни не сдавать в установленные сроки наличку в обслуживающий банк.

Куда использовать наличку?

Наличные денежные средства, полученные обособленным подразделением из банка или от покупателей (как выручка), могут использоваться для обеспечения нужд, возникающих в процессе его функционирования. Их можно пустить как на выдачу зарплаты работникам подразделения, так и под отчет на хознужды, на командировку работников обособленного подразделения.

Обособленное подразделение при получении денег из банка на зарплату или на хознужды не проводит их через РРО, а оформляет поступление в кассу с помощью приходного кассового ордера и отражает в кассовой книге (п. 3.7 Положения № 637).

А вот прежде чем выдать деньги на зарплату или под отчет из ящика РРО (т. е. из выручки), нужную сумму наличных средств следует:

1) изъять из ящика РРО с помощью операции «служебная выдача»;

2) зафиксировать ее поступление в кассу приходным кассовым ордером.

Только после этого можно выдать работникам обособленного подразделения зарплату или подотчетные деньги на хознужды по расходным кассовым ордерам или ведомостям на выплату денег (п. 4.3 Методических рекомендаций № 210).

Зарплатная наличка. Законодательство о наличном обращении, и в частности Положение № 637, предусматривает возможность выплаты заработной платы за счет:

— денежных средств, полученных в банке;

наличной выручки, полученной от контрагентов.

Ограничений относительно источников поступления наличных, которые подразделение может потратить на выплату заработной платы, не предусмотрено

Наличные, полученные из банка для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов (дохода), можно хранить в кассе сверх установленного лимита в течение 3-х рабочих дней, включая день получения наличных в банке (п. 2.10 Положения № 637). Проводить такие выплаты работникам отдаленных обособленных подразделений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов разрешено в течение пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке.

Средства, направленные из выручки на выплаты, относящиеся к фонду оплаты труда, могут храниться в кассе сверх установленного лимита в течение 3-х рабочих дней со дня наступления сроков этих выплат в сумме, указанной в переданных в кассу ведомостях на выплату денег.

Выдача из кассы предприятия наличных на оплату труда работников может быть оформлена путем составления (п. 3.8 Положения № 637):

расходных кассовых ордеров (типовая форма № КО-2, приведена в приложении 3 к Положению № 637) на каждого получателя. Эту форму для выдачи денег из кассы можно применять в подразделении с малой численностью работников либо в случае, когда выплата носит разовый характер и производится одному работнику (например, работнику выплачиваются отпускные, материальная помощь к отпуску, т. п.);

ведомости на выплату денег (форма приведена в приложении 1 к Положению № 637). На титульной стороне ведомости на выплату денег делается разрешительная надпись о выдаче наличных за подписью лица, уполномоченного руководителем, а также указываются сроки выдачи наличных и суммы (гривень — словами, копеек — цифрами).

В обособленных подразделениях оплату труда, выплату пособий по временной нетрудоспособности, премий могут производить по письменному приказу руководителя другие, кроме кассиров, лица, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности и на которых возлагаются обязанности, установленные для кассиров (п. 4.9 Положения № 637).

Подотчетная наличка. Наличка, полученная в банке на прочие выплаты, должна выдаваться предприятием своим работникам в тот же день (п. 2.10 Положения № 637).

Помните, что выдача ответственному лицу наличных средств под отчет осуществляется только при условии полного отчета за ранее полученные им под отчет суммы (п. 2.11 Положения № 637). За выдачу наличных средств под отчет без полной отчетности по ранее выданным средствам предприятию может грозить штраф согласно абз. пятому ст. 1 Указа № 436 в размере 25 % выданных под отчет сумм.

С возвратом неиспользованной налички, выданной под отчет, все так же строго. Согласно п. 2.11 Положения № 637 выдача наличных средств под отчет:

— на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторсырья (кроме металлолома) разрешается на срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи средств под отчет;

— на все прочие производственные (хозяйственные) нужды — на срок не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных под отчет.

Если подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в такой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторсырья), то срок, на который выдана наличность под отчет на эти цели, может быть продлен до завершения срока командировки (абз. третий п. 2.11 Положения № 637).

Сумму излишне израсходованных средств, полученных работником для решения производственных (хозяйственных) вопросов или на командировку, необходимо возвращать в кассу обособленного подразделения до или во время предоставления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (п.п. 170.9.2 НКУ), с учетом указанных выше сроков выдачи наличных под отчет.

Таковы кассовые порядки для обособленных подразделений. Соблюдайте их и не нарушайте!

 

выводы


img 3
 
 
  • В обособленных подразделениях, работающих с наличкой, должен быть установлен лимит кассы. Если лимит кассы не установлен, он считается нулевым. Тогда вся наличность в кассе на конец рабочего дня является сверхлимитной.

  • Сверхлимитную выручку обособленного подразделения можно сдавать на выбор либо в банк для ее перевода и зачисления на банковские счета предприятия (в том числе и через инкассацию), либо в кассу предприятия.

  • Наличные денежные средства из обособленного подразделения можно использовать на зарплату работникам подразделения либо на выдачу под отчет для хознужд/командирования работников подразделения.

 

Документы статьи

  1. НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

  2. Указ № 436 — Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.

  3. Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637.

  4. Порядок регистрации и применения РРО — Порядок регистрации и применения регистраторов расчетных операций, применяемых для регистрации расчетных операций за товары (услуги), утвержденный приказом Министерства доходов и сборов Украины от 28.08.2013 г. № 417.

  5. Методрекомендации № 210 — Методические рекомендации о порядке проведения проверок по вопросам соблюдения субъектами хозяйствования кассовой дисциплины, полноты оприходования выручки от реализации товаров (услуг), утвержденные приказом Государственной налоговой администрации Украины от 23.04.2009 г. № 210.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше