Теми статей
Обрати теми

Касові порядки у відокремлених підрозділах

Редакція ПБО
Стаття
img 1

готівка

img 2

Касові порядки у відокремлених підрозділах

Із попередньої статті (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 14, с. 24) ви вже змогли дізнатися, які з підрозділів підприємства повинні дотримуватись касових правил обліку готівкових грошових коштів. Напевно визначилися з касою в підрозділах та з’ясували, кому з них потрібна касова книга. Сьогодні розглянемо, як відокремленому підрозділу визначити ліміт каси, а також куди і в які строки «прилаштувати» понадлімітну виручку.

Наталія Дзюба, податковий експерт

Лімітуємо касу

Ліміт каси відокремленому підрозділу, який працює з готівкою, встановлює підприємство. І якщо відокремлених підрозділів декілька, підприємство для кожного з них повинне визначити свій окремий ліміт каси.

Накопичувати готівку в касі відокремленого підрозділу понад установлений ліміт штрафонебезпечно

Виявлення понадлімітних залишків у касі підрозділу загрожує підприємству застосуванням штрафних санкцій у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожен день (ст. 1 Указу № 436).

Складаємо розрахунок. Величину ліміту каси відокремленому підрозділу підприємство розраховує в загальновстановленому порядку (пп. 5.3 і 5.4 Положення № 637): або на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси, або на підставі розрахунку середньоденної видачі готівки з каси.

Суми надходжень (видачі) готівки беруть за три будь-які місяці поспіль з останніх 12 місяців, що передують установленню ліміту.

Для кожного відокремленого підрозділу підприємство складає окремі Розрахунки встановлення ліміту залишку готівки в касі

При розрахунку ліміту для відокремленого підрозділу слід урахувати таке:

1) тримісячний період для розрахунку ліміту з останніх 12 місяців може бути вибрано різний для різних відокремлених підрозділів підприємства залежно від специфіки їх діяльності (див. лист НБУ від 19.05.2006 р. № 11-113/1875-5345);

2) для підрозділів можуть відрізнятися і власне способи розрахунку лімітів кас;

3) місце проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО підпадає під визначення каси, тому відокремленому підрозділу, в якому здійснюються розрахунки через РРО, може бути встановлено ліміт залишку готівки в касі (п. 1 листа НБУ від 04.10.2007 р. № 11-115/3693-10119);

4) для відокремленого підрозділу ліміт каси встановлюється в цілому, без розподілу його на кожну касу (на кожен РРО), що входить до складу цього відокремленого підрозділу (лист НБУ від 22.11.2006 р. № 11-115/4301-12445);

Якщо в підрозділі декілька РРО, то ліміт каси встановлюється загальний по підрозділу, без розподілу на кожен РРО

5) при визначенні ліміту враховують режим і специфіку роботи, віддаленість від банку, обсяг касових оборотів, установлені строки здавання готівки, тривалість операційного часу банку, наявність домовленості підприємства з банком на інкасацію тощо.

Наприклад, якщо підрозділ розташований у населеному пункті, де немає банків, то підприємство розраховує ліміт каси для нього в розмірі, що залежить від установленого для підрозділу строку здавання готівкової виручки. А строк здавання готівки для таких віддалених точок — не рідше ніж один раз на п’ять робочих днів (п.п. «в» п. 5.1 Положення № 637). Але майте на увазі: розрахована сума ліміту каси не повинна перевищувати п’ятикратного розміру середньоденних надходжень готівки такого підрозділу (за будь-які 3 місяці поспіль з останніх дванадцяти).

Оформляємо документально. До відома відокремленого підрозділу ліміт каси підприємство доводить відповідним внутрішнім наказом (розпорядженням).

Оскільки обов’язкові реквізити такого внутрішнього наказу (розпорядження) Положенням № 637 не регламентовані, вони можуть визначатися керівником підприємства самостійно (лист НБУ від 13.04.2005 р. № 11-113/1228-3747). Майте на увазі: факт доведення підприємством установлених сум ліміту своїм відокремленим підрозділам може перевірятися під час перевірок касової дисципліни (див. п. 7.21 Положення № 637, п. 3.3 Методрекомендацій № 210).

Новостворена філія. Для нового підрозділу ліміт каси підприємство повинне встановлювати за тією ж схемою, що і для новоствореного підприємства, спираючись на норми абзацу третього п. 5.2 Положення № 637, тобто встановити на перші 3 місяці роботи прогнозний ліміт каси (хоча прямо з п. 5.2 це не випливає). Причому фахівці Міндоходів підкреслюють, що будь-якого обмеження у вигляді мінімального ліміту каси для новостворених підприємств не передбачено (див. підкатегорію 109.16 БЗ).

Коли новий підрозділ пропрацює 3 місяці, підприємство повинне протягом двох тижнів після їх спливання переглянути його ліміт каси. І для нового розрахунку ліміту каси вже використовувати фактичні показники касових оборотів підрозділу.

Якщо ліміт каси не встановлено. Якщо ліміт каси не встановлено (незалежно від причин такого невстановлення), він вважається нульовим. У цьому випадку вся готівка, що залишилася в касі на кінець робочого дня і не здана підрозділом відповідно до вимог Положення № 637, є понадлімітною (п. 5.8 Положення № 637).

Куди здавати виручку?

Абсолютно всі відокремлені підрозділи підприємства можуть здавати понадлімітну виручку на вибір (п. 2.8 Положення № 637):

— або до каси підприємства;

— або до банку для її переказу та зарахування на банківські рахунки підприємства (у тому числі й через інкасацію).

За відсутності банків готівкова виручка (готівка) для переказу на банківські рахунки підприємства може здаватися операторам поштового зв’язку та небанківським фінустановам, які мають відповідну ліцензію на здійснення переказу грошових коштів без відкриття рахунка.

Те, що відокремлені підрозділи мають можливість вибору шляхів зарахування грошової готівки на банківські рахунки, підтверджує і НБУ в листі від 30.04.2013 р. № 11-117/1518/5387.

Здаємо одразу до банку. Фахівці Міндоходів теж не проти того, щоб відокремлені підрозділи самостійно здавали готівку до банку (у тому числі із застосуванням програмно-технічних комплексів самообслуговування). Згідно з їх роз’ясненнями здавати готівкову виручку відокремлений підрозділ може для зарахування на будь-який банківський рахунок підприємства (див. підкатегорію 109.16 БЗ).

Готівка, що потрапила до банку прямо з відок­ремленого підрозділу, зараховується на рахунок підприємства в безготівковому порядку і безпосередньо до каси підприємства не надходить (п. 4.3 Методрекомендацій № 210). А отже, така готівкова виручка не оформляється прибутковими та видатковими касовими ордерами в касі підприємства.

У касовій книзі підприємства рух виручки відокремленого підрозділу в цьому випадку відображати не потрібно

Виручка, що здається до банку, відображається тільки в касовій книзі відокремленого підрозділу, та й те лише за умови її ведення. Нагадаємо, вести касову книгу зобов’язані відокремлені підрозділи, які здійснюють операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) за прибутковими касовими ордерами та з видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, госппотреби, й інші операції за видатковими касовими ордерами (абзац третій п. 4.2 Положення № 637).

Майте на увазі! Як уточнюють фахівці Міндоходів, безпосередньо здавати готівкову виручку до банку, оминаючи касу підприємства, можуть у тому числі й господарські одиниці підприємств, які використовують РРО або РК та ведуть КОРО, але не ведуть касової книги (див. підкатегорію 109.15 БЗ).

Річ у тім, що здавання відокремленим підрозділом проведеної через РРО виручки до банку в будь-який із можливих способів (самостійно, через службу інкасації) не потребує складання касових ордерів та ведення касової книги.

Інкасація виручки відокремленого підрозділу в цьому випадку здійснюється відповідно до п. 6 розд. III Порядку реєстрації та застосування РРО з використанням операції «службова видача» та відображається таким відокремленим підрозділом у КОРО.

Здаємо до каси підприємства. Якщо відокремленому підрозділу зручно передавати готівку до каси підприємства, чом би не скористатися цим способом? Ще раз повторимо, ви маєте право вибору. Тут хочемо лише звернути вашу увагу на такі ситуації:

1) якщо час роботи відокремленого підрозділу, який приймає готівку через РРО, не збігається з часом роботи підприємства. У цій ситуації не вважатиметься порушенням здавання готівки до каси підприємства наступного дня (див. лист НБУ від 09.08.2010 р. № 11-110/4073-13707);

2) якщо відокремлений підрозділ, що використовує при розрахунках РРО/РК, касової книги не веде, але при цьому працює у вихідні та святкові дні, а бухгалтерія і касир підприємства в ці дні не працюють. У цьому випадку записи в касовій книзі підприємства робляться наступного робочого дня підприємства (п. 4.3 Положення № 637).

Пам’ятайте! Порядок взаємодії відокремленого підрозділу з бухгалтерією підприємства (юридичної особи), зокрема, визначення часу робочих змін, забезпечення бухгалтерського обліку касових операцій тощо, має бути визначено внутрішнім документом.

Але в будь-якому разі, якщо відокремлений підрозділ здав готівку до каси підприємства, унаслідок чого утворився «надліміт», то таку суму потрібно «переправити» до банку цього ж дня (або видати на госппотреби).

Строки здавання виручки

Якщо зазирнути до підрозділу 109.16 БЗ, то можна побачити, що позиція Міндоходів стосовно своєчасності здавання понадлімітної виручки до банку повністю солідарна з нормами п. 5.9 Положення № 637 і суперечливих висновків не містить. Фахівці Міндоходів наводять цілком адекватні відповіді й повністю згодні з тим, що:

1) якщо в підприємства (відокремленого підрозділу) час закінчення робочого дня (зміни), встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку та графіком змінності, не дає можливості забезпечити здавання готівки в день надходження, то днем здавання готівкової виручки (готівки) є день, наступний за днем надходження готівкової виручки (готівки) до каси підприємства;

2) якщо підприємство (підрозділ), отримавши готівку, наступного робочого дня здає її до банку в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, або видає на госппотреби (без попереднього здавання до банку й одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби), то така готівка не вважається понадлімітною в день її надходження. Не буде понадлімітною і готівка, що надійшла до каси підприємства (підрозділу) у вихідні та святкові дні, якщо підприємство здасть її навіть у сумі, що перевищує ліміт каси, до банку наступного робочого дня банку та підприємства або видасть у наступний робочий день на госппотреби;

3) якщо підприємство (підрозділ) в окремі дні не перевищує ліміт каси, то таке підприємство (підрозділ) може в ці дні не здавати в установлені строки готівку до обслуговуючого банку.

Куди використовувати готівку?

Готівкові грошові кошти, отримані відокремленим підрозділом із банку або від покупців (як виручка), можуть використовуватися для забезпечення потреб, що виникають у процесі його функціонування. Їх можна витратити на видачу зарплати працівникам підрозділу, під звіт на госппотреби, на відрядження працівників відокремленого підрозділу.

Відокремлений підрозділ при отриманні грошей із банку на зарплату або на госппотреби не проводить їх через РРО, а оформляє надходження до каси за допомогою прибуткового касового ордера та відображає в касовій книзі (п. 3.7 Положення № 637).

А от перш ніж видати гроші на зарплату або під звіт зі скриньки РРО (тобто з виручки) потрібну суму готівкових коштів необхідно:

1) вилучити зі скриньки РРО за допомогою операції «службова видача»;

2) зафіксувати її надходження до каси прибутковим касовим ордером.

Тільки після цього можна видати працівникам відокремленого підрозділу зарплату або підзвітні гроші на госппотреби за видатковими касовими ордерами або відомостями на виплату грошей (п. 4.3 Методрекомендацій № 210).

Зарплатна готівка. Законодавство про готівковий обіг і, зокрема, Положення № 637, передбачає можливість виплати заробітної плати за рахунок:

— грошових коштів, отриманих у банку;

готівкової виручки, отриманої від контрагентів.

Обмежень щодо джерел надходження готівки, яку підрозділ може витратити на виплату заробітної плати, не передбачено

Готівку, отриману з банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), можна зберігати в касі понад установлений ліміт протягом 3-х робочих днів, уключаючи день отримання готівки в банку (п. 2.10 Положення № 637). Проводити такі виплати працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів дозволено протягом п’яти робочих днів, уключаючи день отримання готівки в банку.

Кошти, спрямовані з виручки на виплати, що належать до фонду оплати праці, можуть зберігатися в касі понад установлений ліміт протягом 3-х робочих днів із дня настання строків цих виплат у сумі, зазначеній у переданих до каси відомостях на виплату грошей.

Видача з каси підприємства готівки на оплату праці працівників може бути оформлена шляхом складання (п. 3.8 Положення № 637):

видаткових касових ордерів (типова форма № КО-2, наведена в додатку 3 до Положення № 637) на кожного одержувача. Цю форму для видачі грошей із каси можна застосовувати в підрозділі з невеликою чисельністю працівників або в разі, коли виплата має разовий характер та здійснюється одному працівнику (наприклад, працівнику виплачуються відпускні, матеріальна допомога до відпустки тощо);

відомості на виплату грошей (форму наведено в додатку 1 до Положення № 637). На титульному боці відомості на виплату грошей робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписом особи, уповноваженої керівником, а також зазначаються строки видачі готівки та суми (гривень — словами, копійок — цифрами).

У відокремлених підрозділах оплату праці, виплату допомог по тимчасовій непрацездатності, премій можуть здійснювати за письмовим наказом керівника інші, крім касирів, особи, з якими укладається договір про повну матеріальну відповідальність і на яких покладаються обов’язки, установлені для касирів (п. 4.9 Положення № 637).

Підзвітна готівка. Готівку, отриману в банку на інші виплати, підприємство повинне видавати своїм працівникам того ж дня (п. 2.10 Положення № 637).

Пам’ятайте, що видача відповідальній особі готівкових коштів під звіт здійснюється тільки за умови повного звітування за раніше одержані нею під звіт суми (п. 2.11 Положення № 637). За видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування за раніше виданими коштами підприємству може загрожувати штраф згідно з абзацом п’ятим ст. 1 Указу № 436 у розмірі 25 % виданих під звіт сум.

Із поверненням не використаної готівки, виданої під звіт, усе також суворо. Згідно з п. 2.11 Положення № 637 видача готівкових коштів під звіт:

— на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторсировини (крім металобрухту) дозволяється на строк не більше 10 робочих днів із дня видачі коштів під звіт;

— на всі інші виробничі (господарські) потреби — на строк не більше 2 робочих днів, уключаючи день одержання готівки під звіт.

Якщо підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в такому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції в населення та заготівлі вторсировини), то строк, на який видана готівка під звіт на ці цілі, може бути продовжений до завершення строку відрядження (абзац третій п. 2.11 Положення № 637).

Суму надміру витрачених коштів, отриманих працівником для вирішення виробничих (господарських) питань або на відрядження, необхідно повертати до каси відокремленого підрозділу до або під час подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (п.п. 170.9.2 ПКУ), з урахуванням зазначених вище строків видачі готівки під звіт.

Такими є касові порядки для відокремлених підрозділів. Дотримуйтесь їх та не порушуйте!

 

висновки


img 3
 
 
  • У відокремлених підрозділах, які працюють із готівкою, має бути встановлено ліміт каси. Якщо ліміт каси не встановлено, він вважається нульовим. Тоді вся готівка в касі на кінець робочого дня є понадлімітною.

  • Понадлімітну виручку відокремленого підрозділу можна здавати на вибір або до банку для її переказу та зарахування на банківські рахунки підприємства (у тому числі й через інкасацію), або до каси підприємства.

  • Готівкові грошові кошти з відокремленого підрозділу можна використовувати на зарплату працівникам підрозділу або на видачу під звіт на госппотреби/відрядження працівників підрозділу.

 

Документи статті

  1. ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

  2. Указ № 436 — Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.

  3. Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637.

  4. Порядок реєстрації та застосування РРО — Порядок реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затверджений наказом Міністерства доходів і зборів України від 28.08.2013 р. № 417.

  5. Методрекомендації № 210 — Методичні рекомендації щодо порядку проведення перевірок з питань дотримання суб’єктами господарювання касової дисципліни, повноти оприбуткування виручки від реалізації товарів (послуг), затверджені наказом Державної податкової адміністрації України від 23.04.2009 р. № 210.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі