Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Работнику начислили лишнюю сумму — исправьте свои ошибки!

Змиенко Виктория
Налоги & бухучет Июль, 2014/№ 55
Печать
Продолжая тему исправления ошибок в начислениях, поговорим об излишне начисленных суммах. Такие ошибочные начисления можно условно разделить на счетные и несчетные ошибки. Счетные ошибки предполагают неправильные исчисления сумм, двойное начисление зарплаты и т. д. Такое деление дает нам п.п. 1 п. 24 постановления № 13. Давайте же разберемся в премудростях выхода из таких ситуаций.

img 1Раздали слонов… А теперь соберите! (счетная ошибка)

Ситуация. Из-за сбоя программы работнику ошибочно за один день сдельная зарплата начислена в двойном размере. В результате за июнь 2014 года ошибочно начислена основная зарплата в сумме 2400 грн., тогда как должно быть 2300 грн. В итоге работнику ошибочно начислили лишние 100 грн. зарплаты. Зарплата за июнь выплачена в установленные колдоговором сроки — 7 июля. Ошибку выявили 15.07.2014 г. За июль работнику начислена зарплата в сумме 2450 грн.

Решение. Задвоение зарплаты является счетной ошибкой. Поэтому для данной ситуации возможно применить нормы ст. 127 КЗоТ. Исправляем ошибку так.

Шаг 1. 15 июля 2014 года выявлена ошибка. В зависимости от того, кто выявил ошибку, составляется докладная, а при необходимости объяснительная записка о факте и причине ошибки.

Шаг 2. На основании этого руководитель предприятия издает приказ (распоряжение) об отчислении из зарплаты работника излишне выплаченных 100 грн. зарплаты (см. на с. 10).

Важно! Это возможно только при выполнении двух условий:

условие 1 — работник не оспаривает основания и размер отчислений. Для подтверждения этого факта работника можно либо ознакомить с приказом (распоряжением) под подпись либо получить от него заявление;

условие 2 — приказ (распоряжение) об отчислении необходимо издать не позднее одного месяца со дня выплаты неправильно исчисленной суммы. Поскольку зарплата за июнь выплачена 7 июля, последним днем, когда можно издать приказ об удержании, является 7 августа 2014 года.

 

img 2

 

Если месячный срок пропустите, вы теряете право издать приказ (распоряжение) об отчислении из зарплаты излишне выплаченных сумм (подробнее см. раздел «Пропущен месячный срок для издания приказа» на с. 13).

Важно! Если приказ издадите после истечения месяца и удержите сумму переплаты, вы нарушите трудовое законодательство со всеми вытекающими из такой ситуации последствиями (т. е. штрафом).

Шаг 3. Бухгалтерия исправляет ошибку в учетных регистрах, определяет сумму, которую нужно удержать из зарплаты работника. Для этого следует составить бухгалтерскую справку. Так как в этом случае, если завышен месячный ФОТ, необходимо провести бухгалтерские записи на уменьшение начисленной зарплаты. Параллельно корректируете сумму НДФЛ, ЕСВ и налоговые расходы. В бухгалтерском учете такие записи проводите либо способом «сторно», либо обратными записями (кому что больше нравится).

Важный нюанс! Статьей 128 КЗоТ установлено ограничение на сумму, которую можно удерживать из «чистой» суммы (подлежащей выплате работнику на руки). Общий размер всех отчислений не может превышать 20 % зарплаты к выплате. В отдельных случаях сумма удержаний не должна превышать 50 %. Кроме того, нельзя проводить удержания с выходного пособия, компенсационных и других выплат (ст. 129 КЗоТ).

В связи с тем, что ошибочно начислили 100 грн., работник фактически получил на руки лишние 81,94 грн. (100 -100 х 3,6 % - ((100 - 100 х 3,6 %) х 15 %).

Для того чтобы выяснить, какую сумму удержать в июле, рассчитаем сумму, которая подлежит выплате за июль без учета корректировок:

2450 - 2450 х 3,6 % - : ((2450 - 2450 х 3,6 %)х 15 %)) = 2007,53 (грн.).

В июле 2014 года предельный размер удержаний из зарплаты работника равен 401,51 грн. (2007,53 х 20 %). Поэтому всю «чистую» сумму излишней выплаты за июнь (81,94 грн.) можно удерживать из зарплаты за июль.

Если работник не согласится с размером удержаний, для разрешения спора придется обращаться в суд. Для этого у работодателя есть год (ч. 3 ст. 233 КЗоТ)

Что касается ЕСВ и НДФЛ, то в связи с удержанием излишне начисленной суммы, на наш взгляд, не нужно корректировать ранее поданную отчетность (формы № Д4 и № 1ДФ, декларацию по прибыли). Такие корректировки следует проводить за счет ФОТ текущего месяца (зарплаты работника за месяц, в котором исправляете ошибку), не затрагивая прошлые периоды.

При этом обращаем ваше внимание на особенность заполнения таблицы 6 для ситуации с доначислением больничных, когда в поданной ранее форме № Д4 вместо больничных ошибочно указали зарплату. В месяце, когда выявили ошибку, в таблице 6 необходимо указать одну строку на исключение начисленной зарплаты за дни, когда работник был на больничном (со знаком минус в графах 17, 18 и 19). А во второй строке — показываете сумму больничных, которую должны были начислить. Это особый случай, который для заполнения формы № Д4 предусмотрен п. 4.9 Порядка № 454. Но и в этом случае корректировки осуществляем в форме № Д4 за текущий месяц (корректируется ФОТ текущего месяца). Пересматриваются только персонифицированные данные по работнику, которые отражаются в таблице 6. А разница в доначислении (удержании) начислений попадет в таблицу 1 по строкам с текущими начислениями и не отражается по корректировочным строкам 6 (7), которые используются, чтобы «залезть» в начисление ФОТа прошлых месяцев.

Для НДФЛ, как и в случае с доначислениями зарплатных выплат, считаем возможным использовать разъяснения, приведенные в письме ГНСУ от 19.02.2013 г. № 2972/0/51-12/17-1115. Так, если к зарплате работника применяли НСЛ, корректировку необходимо учитывать в месяце, в котором допущена ошибка. Сумму НДФЛ после перерасчета выплаты фактически уменьшаете в месяце исправления ошибки.

Покажем, как эту ошибку исправить в бухгалтерском и налоговом учете (табл. 1).

Таблица 1. Налогообложение начислений работнику за июнь и июль (удержана зарплата в июле: -100 грн.)

Налог/отчетность

Правила налогообложения в

июне

июле

1

2

3

Сумма зарплаты

2400,00

2350,00
(2450,00 - 100,00)

ЕСВ:

— начисление (условно 36,76 %)

882,24

863,86

— удержание (3,6 %)

86,40

84,60

НДФЛ

347,04

339,81

Выплачено работнику

1966,56

1925,59

Форма № Д4:

— строки 1, 1.1, 2, 2.1, 2.1.1, 4, 4.1, 4.1.1

2400,00

2350,00

— строки 3, 3.1, 3.1.1

882,24

863,86

— строки 5, 5.1

86,40

84,60

Форма № 1ДФ:

— графы 3 и 3а

2400,00*

2350,00*

— графы 4 и 4а

347,04

339,81

*Доходом, который сравниваем с предельным доходом для применения НСЛ, в июне является 2300 грн. (2400 - 100), а в июле — 2450 грн.

Налоговые расходы (НР)

В НР июня включаете: 2400 грн. зарплаты и 882,24 грн. начисленного ЕСВ

В НР июля включаете: 2350 грн. зарплаты (с учетом уменьшения зарплаты за июнь) и 863,86 грн. начисленного ЕСВ (с учетом уменьшения на 36,76 грн.)

 

В бухгалтерском и налоговом учете эти операции отражаете так, как показано в табл. 2 (для наглядности покажем выплату зарплаты один раз в месяц).

Таблица 2

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма, грн.

Налоговые расходы, грн.

дебет

кредит

1

2

3

4

5

НАЧИСЛЕНИЯ ЗА ИЮНЬ

Начислена зарплата за июнь 2014 года

92

661

2400,00

2400,00

Начислен ЕСВ (2400,00 х 36,76 %)

92

651

882,24

882,24

Удержан ЕСВ (2400,00 х 3,6 %)

661

651

86,40

Удержан НДФЛ ((2400 - 86,40) х 15 %)

661

641/НДФЛ

347,04

Уплачены:

— ЕСВ (36,76 %)

651

311

882,24

— ЕСВ (3,6 %)

651

311

86,40

— НДФЛ

641/НДФЛ

311

347,04

Выплачена зарплата за июнь (07.07.2014 г.) (2400,00 - 86,40 - 347,04)

661

301 (311)

1966,56

КОРРЕКТИРОВКА ЗА ИЮНЬ (15.07.2014 г.)*

Откорректирована сумма зарплаты (методом «сторно»)

92

661

100,00

-100,00

Откорректирован ЕСВ в части начислений (методом «сторно») (100,00 х 36,76 %)

92

651

36,76

-36,76

Откорректирован ЕСВ в части удержаний (методом «сторно») (100,00 х 3,6 %)

661

651

3,60

Откорректирован НДФЛ (методом «сторно») ((100,00 - 3,60) х 15 %)

661

641/НДФЛ

14,46

НАЧИСЛЕНИЯ ЗА ИЮЛЬ

Начислена зарплата за июль 2014 года

92

661

2450,00

2450,00

Начислен ЕСВ (2450,00 х 36,76 %)

92

651

900,62

900,62

Удержан ЕСВ (2450,00 х 3,6 %)

661

651

88,20

Удержан НДФЛ ((2450,00 - 88,20) х 15 %)

661

641/НДФЛ

354,27

Уплачены:

— ЕСВ (36,76 %) (900,62 - 36,76)

651

311

863,86

— ЕСВ (3,6 %) (88,20 - 3,60)

651

311

84,60

— НДФЛ (354,27 - 14,46)

641/НДФЛ

311

339,81

Выплачена зарплата за июль с учетом удержания излишне начисленной суммы за июнь* (2450,00 - 88,20 - 354,27 - (100,00 - 3,60 - 14,46))

661

301 (311)

1925,59

* Сумму излишне выплаченной зарплаты (81,94 грн.) удерживаете из зарплаты за июль в полном размере, поскольку она не превысила 20 % от зарплаты «на руки» за июль (81,94 грн. < 401,51). Если сумма к удержанию превышает 20 % (50 %), то ежемесячно удерживаете не более 20 % (50 %). А вот излишне уплаченные суммы ЕСВ и НДФЛ учитываете как переплату уже в месяце, в котором исправлена ошибка.

 

Как влияет корректировка на расчет отпускных и больничных? Суммы сторнированной зарплаты для расчета отпускных должны быть отнесены к тому месяцу, за который они сторнированы. При расчете больничных и декретных суммы сторнированной зарплаты учитываются в том месяце, в котором они начислены.

Ответственность лица, которое допустило ошибку. В данной ситуации можно привлечь к дисциплинарной ответственности работника, который виновен в сбое программы. Но при условии, что это будет доказано.

Другие ошибки, которые исправляются по такому же сценарию. Точно так же корректируете уменьшение других ошибочных начислений прош­лых месяцев. Самыми распространенными причинами таких ошибок могут быть неправильное занесение данных в программу о начисленной зарплате, неправильно подсчитанная общая сумма начисления за месяц, тогда как размеры составляющих зарплаты рассчитаны правильно. Могут быть банальные описки в первичных документах на начисление зарплаты (например, вместо 5000 грн. зарплату учли как 3000 грн.).

Пропущен месячный срок для издания приказа

Если счетную ошибку выявили позже, чем через месяц после выплаты лишней суммы, и соответственно не смогли издать в положенный срок приказ (распоряжение) об отчислении,у вас есть такие способы поправить ситуацию.

1. Можно попросить работника добровольно вернуть излишне выплаченную сумму. Работник фактически вернет «чистую» сумму излишнего начисления (для предыдущего примера это 81,94 грн.). Суммы ЕСВ и НДФЛ, которые вы отсторнируете при проведении корректировки, окажутся переплатой.

В этом случае на сумму, которую работник вернет в кассу (81,94 грн.), делаете запись:

Дт 301 — Кт 661.

Поэтому 07.08.2014 г. работнику выплатите зарплату за июль в сумме 2007,53 грн.

Остальные бухгалтерские записи аналогичны тем, что показаны в табл. 2.

2. Возложить возмещение ущерба на работника, который допустил ошибку. Это возможно при условии, что: — виновник признает свою ошибку;

— согласится с тем размером ущерба, который вы определите (для предыдущего примера размер ущерба составит чистую выплаченную сумму — 81,94 грн., а суммы ЕСВ и НДФЛ для предприятии будут зачтены в счет будущих уплат).

Если работник будет против того, чтобы с него удержали сумму ущерба, или не согласен с его размером, вам придется обращаться в суд

Если виновный в ошибке работник признает свою ошибку, то в большинстве случаев наступает ограниченная материальная ответственность. И поэтому с виновника можно удержать фактический ущерб, но не более размера его среднего заработка. Возмещение работником причиненного ущерба, размер которого не превышает среднего месячного заработка работника, производится на основании распоряжения работодателя. Такое распоряжение издается в двухнедельный срок со дня выявления нанесенного ущерба и может быть обращено к выполнению не ранее семи дней со дня уведомления об этом работника.

Если работник отрицает свою вину в причинении ущерба либо он уволен или истек срок для издания распоряжения, а также в случае превышения размером ущерба среднего месячного заработка работника, работодатель в течение года со дня выявления ущерба может обратиться с иском в суд.

А вот потребовать через суд вернуть излишне выплаченную сумму непосредственно с работника, который получил лишние денежки, у работодателя нет возможности (письмо Минтруда от 23.10.2009 г. № 248/06/186-09).

Несчетная ошибка

Ситуация. Экономист по зарплате при начислении зарплаты за июнь 2014 года неправильно рассчитал сумму производственной премии. Дело в том, что традиционно на предприятии начислялась премия 30 % к окладу. Но за июнь директор издал приказ о снижении размера премии на 10 %. Но экономист забыл внести необходимые коррективы в бухгалтерскую программу. Поэтому премия начислена в размере 30 %.

В результате работнику за июнь 2014 года начислено 2600 грн., тогда как должно было быть начислено 2400 грн. Цена ошибки — работнику ошибочно излишне начислено 200 грн. Зарплата за июнь выплачена 7 июля. Ошибку выявили 15.07.2014 г. За июль работнику начислена зарплата в сумме 2450 грн.

Решение. В данном случае допущена несчетная ошибка. И, к сожалению, нельзя удержать такую переплату из зарплаты получившего ее работника. В данном случае работодатель не может издать приказ (распоряжение) об отчислении из зарплаты. Дело в том, что ст. 127 КЗоТ предусматривает удержание только для счетной ошибки.

Также в этом случае работодатель не имеет право обратиться с иском в суд. ГКУ также на стороне работника и не поможет работодателю.

Согласно ст. 1215 ГКУ не подлежит возврату безосновательно полученная в том числе зарплата, выплаченная физлицу, если ее выплата произведена работодателем добровольно, при отсутствии счетной ошибки с его стороны и недобросовестности со стороны работника.

Единственным выходом из этой ситуации может быть добровольный возврат работником излишне выплаченных сумм. То есть работник может сам внести в кассу излишне полученную им сумму.

Другой способ — работник пишет заявление на удержание излишне полученной выплаты из его зарплаты. Нюанс! В этом случае не работает 20 % (50 %) ограничение на размер удержаний из зарплаты.

В описанной ситуации случае работник должен вернуть 163,88 грн. (200 - 200 х 3,6 % - ((200 - 200 х 3,6 %) х 15 %)).

И только в случае согласия на возврат работником средств вы проводите в бухучете корректировочные записи. При этом уменьшаются начисленные НДФЛ и ЕСВ по той же процедуре, что и в случае исправления счетной ошибки.

Если же работник не желает возвращать излишне начисленную сумму, то нет оснований для корректировок начисленных НДФЛ и ЕСВ. Дело в том, что доход работнику фактически выплачен, и с него должны быть уплачены НДФЛ и ЕСВ.

А вот налоговые расходы под вопросом. Более безопасно убрать эти налоговые расходы.

Если работник, получивший больше денег, отказывается их возвращать, возместить ущерб предприятие может путем взыскания с виновного работника.

Ошибки — не повод расстраиваться. Ведь из любой ситуации, даже кажущейся на первый взгляд тупиковой, можно найти выход. Главное, чтобы он был законным. Надеемся, что с помощью нашей статьи вы его всегда найдете.

выводы

  • Задвоение зарплаты является счетной ошибкой. Чтобы удержать излишне выплаченную сумму, нужно издать приказ (распоряжение) об удержании ее из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня выплаты.

  • Удержать излишне начисленную в результате счетной ошибки сумму можно, если работник не оспаривает основания и размер отчислений (ознакомьте работника с приказом (распоряжением) под подпись либо получите от него заявление)..

  • Если излишняя выплата обусловлена несчетной ошибкой, такую переплату нельзя удержать из зарплаты получившего ее работника. Выход — работник добровольно возвращает излишне полученные деньги. Ваша задача — уговорить его это сделать.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Войдите, чтобы читать больше! Авторизованные пользователи получают бесплатно 5 статей в месяц