Працівнику нарахували зайву суму — виправте свої помилки!

Роздали слонів… А тепер зберіть! (лічильна помилка)

Ситуація. Унаслідок збою програми працівнику помилково за один день відрядну зарплату нараховано в подвійному розмірі. У результаті за червень 2014 року помилково нарахована основна зарплата в сумі 2400 грн., тоді як має бути 2300 грн. Тож працівнику помилково нарахували зайві 100 грн. зарплати. Зарплату за червень виплачено в установлені колдоговором строки — 7 липня. Помилку виявили 15.07.2014 р. За липень працівнику нараховано зарплату в сумі 2450 грн.

Рішення. Задвоєння зарплати є лічильною помилкою. Тому для цієї ситуації можна застосувати норми ст. 127 КЗпП. Виправляємо помилку так.

Крок 1. 15 липня 2014 року виявлено помилку. Залежно від того, хто її виявив, складається доповідна, а за необхідності — пояснювальна записка про факт та причину помилки.

Крок 2. На підставі цього керівник підприємства видає наказ (розпорядження) про відрахування із зарплати працівника надмірно виплачених 100 грн. зарплати (див. на с. 10).

Важливо! Це можливо тільки в разі виконання двох умов:

умова 1 — працівник не оспорює підстави та розмір відрахувань. Для підтвердження цього факту працівника можна або ознайомити з наказом (розпорядженням) під підпис, або отримати від нього заяву;

умова 2 — наказ (розпорядження) про відрахування необхідно видати не пізніше одного місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми. Оскільки зарплату за червень виплачено 7 липня, останнім днем, коли можна видати наказ про утримання, є 7 серпня 2014 року.

Якщо місячний строк пропущено, ви втрачаєте право видати наказ (розпорядження) про відраху­вання із зарплати надмірно виплачених сум (детальніше див. розділ «Пропущено місячний строк для видання наказу» на с. 13).

Важливо! Якщо наказ видасте після спливання місяця й утримаєте суму переплати, ви порушите трудове законодавство з усіма наслідками, що з цього випливають (тобто штрафом).

Крок 3. Бухгалтерія виправляє помилку в облікових регістрах, визначає суму, яку потрібно утримати із зарплати працівника. Для цього слід скласти бухгалтерську довідку. Оскільки в цьому випадку завищено місячний ФОП, необхідно провести бухгалтерські записи на зменшення нарахованої зарплати. Паралельно коригуєте суму ПДФО, ЄСВ та податкові витрати. У бухгалтерському обліку такі записи проводите або методом «сторно», або зворотними записами (кому як більше подобається).

Важливий нюанс! Статтею 128 КЗпП встановлено обмеження на суму, яку можна утримувати з «чистої» суми (що належить виплаті працівнику на руки). Загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 % зарплати до виплати. В окремих випадках сума утримань не повинна перевищувати 50 %. Крім того, не можна проводити утримання з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат (ст. 129 КЗпП).

У зв’язку з тим, що помилково нарахували 100 грн., працівник фактично отримав на руки зайві 81,94 грн. (100 - 100 х 3,6 % - ((100 - 100 х 3,6 %) х 15 %)).

Щоб з’ясувати, яку суму утримати в липні, розрахуємо суму, що підлягає виплаті за липень без урахування коригувань:

2450 - 2450 х 3,6 % - ((2450 - 2450 х 3,6 %) х 15 %)) = 2007,53 (грн.).

У липні 2014 року граничний розмір утримань із зарплати працівника дорівнює 401,51 грн. (2007,53 х 20 %). Тому всю «чисту» суму зайвої виплати за червень (81,94 грн.) можна утримати із зарплати за липень.

Якщо працівник не погодиться з розміром утримань, для вирішення спору доведеться звертатися до суду. Для цього у роботодавця є рік (ч. 3 ст. 233 КЗпП)

Що стосується ЄСВ та ПДФО, то у зв’язку з утриманням надмірно нарахованої суми, на наш погляд, не потрібно коригувати раніше подану звітність (форми № Д4 і № 1ДФ, декларацію з прибутку). Такі коригування слід проводити за рахунок ФОП поточного місяця (зарплати працівника за місяць, у якому виправляєте помилку), не зачіпаючи минулі періоди.

При цьому звертаємо вашу увагу на особливість заповнення таблиці 6 для ситуації з нарахуванням лікарняних, коли в поданій раніше формі № Д4 замість лікарняних помилково зазначили зарплату. У місяці, коли виявили помилку, у таблиці 6 необхідно вказати один рядок на вилучення нарахованої зарплати за дні, коли працівник перебував на лукарняному (зі знаком мінус у графах 17, 18 і 19). А в другому рядку показуєте суму лікаряних. Це особливий випадок, який для заповнення форми № Д4 передбачено п. 4.9 Порядку № 454. Але і в цьому випадку коригування здійснюємо у формі № Д4 за поточний місяць (коригується ФОП поточного місяця). Переглядаються тільки персоніфіковані дані щодо працівника, які відображаються в таблиці 6. А різниця в донарахуванні (утриманні) нарахувань потрапить до таблиці 1 за рядками з поточними нарахуваннями і не відображається у коригувальних рядках 6 (7), які використовуються, щоб «залізти» в нарахування ФОП минулих місяців.

Для ПДФО, як і у випадку з донарахуваннями зарплатних виплат, вважаємо за можливе використовувати роз’яснення, наведені в листі ДПСУ від 19.02.2013 р. № 2972/0/51-12/17-1115. Так, якщо до зарплати працівника застосовували ПСП, коригування необхідно враховувати в місяці, у якому допущено помилку. Суму ПДФО після перерахунку виплати фактично зменшуєте в місяці виправлення помилки.

Покажемо, як цю помилку виправити в бухгалтерському та податковому обліку (табл. 1).

Таблиця 1. Оподаткування нарахувань працівнику за червень і липень (утримано зарплату в липні — 100 грн.)

У бухгалтерському та податковому обліку ці операції відображаються так, як показано в табл. 2 (для наочності відобразимо виплату зарплати один раз на місяць).

Таблиця 2

Як впливає коригування на розрахунок відпускних та лікарняних? Суми сторнованої зарплати для розрахунку відпускних мають бути віднесені до того місяця, за який вони сторновані. При розрахунку лікарняних та декретних суми сторнованої зарплати враховуються в тому місяці, у якому вони нараховані.

Відповідальність особи, яка допустила помилку. У цій ситуації можна притягнути до дисциплінарної відповідальності працівника, який винен у збої програми. Але за умови, що це буде доведено.

Інші помилки, які виправляються за таким же сценарієм. Так само коригуєте зменшення інших помилкових нарахувань минулих місяців. Найпоширенішими причинами таких помилок можуть бути неправильне занесення даних до програми про нараховану зарплату, неправильно підрахована загальна сума нарахування за місяць, тоді як розміри складових зарплати розраховано правильно. Можуть бути банальні описки в первинних документах на нарахування зарплати (наприклад, замість 5000 грн. зарплату врахували як 3000 грн.).

1. Можна попросити працівника добровільно повернути надмірно виплачену суму. Працівник фактично поверне «чисту» суму зайвого нарахування (для попереднього прикладу це 81,94 грн.). Суми ЄСВ і ПДФО, які ви відсторнуєте при проведенні коригування, виявляться переплатою.

У цьому випадку на суму, яку працівник поверне до каси (81,94 грн.), робите запис:

Дт 301 — Кт 661.

Тому 07.08.2014 р. працівнику виплатите зарплату за липень у сумі 2007,53 грн.

Інші бухгалтерські записи аналогічні тим, що показані в табл. 2.

2. Покласти відшкодування шкоди на працівника, який допустив помилку. Це можливо за умови, що винуватець:

— визнає свою помилку;

— погодиться з тим розміром шкоди, яку ви визначите (для попереднього прикладу розмір шкоди становитиме чисту виплачену суму — 81,94 грн., а суми ЄСВ і ПДФО для підприємства будуть зараховані в рахунок майбутніх сплат).

Якщо працівник буде проти того, щоб з нього утримали суму шкоди, або не згоден з її розміром, вам доведеться звертатися до суду

Якщо винний у помилці працівник визнає свою помилку, то здебільшого настає обмежена мате­ріальна відповідальність. І тому з винуватця можна утримати фактичну шкоду, але не більше розміру його середнього заробітку. Відшкодування працівником завданої шкоди, розмір якої не перевищує середнього місячного заробітку працівника, здійснюється на підставі розпорядження роботодавця. Таке розпорядження видається у двотижневий строк із дня виявлення завданої шкоди і може бути звернене до виконання не раніше семи днів із дня повідомлення про це працівника.

Якщо працівник заперечує свою провину в заподіянні шкоди або його звільнено чи закінчився строк для видання розпорядження, а також у разі перевищення розміром шкоди середнього місячного заробітку працівника, роботодавець протягом року із дня виявлення шкоди може звернутися з позовом до суду.

А от вимагати через суд повернути надмірно виплачену суму безпосередньо від працівника, який отримав зайвий гроші, у роботодавця немає можливості (лист Мінпраці від 23.10.2009 р. № 248/06/186-09).

Ситуація. Економіст із зарплати при нарахуванні зарплати за червень 2014 року неправильно розрахував суму виробничої премії. Річ у тім, що традиційно на підприємстві нараховувалася премія в розмірі 30 % до окладу. Але за червень директор видав наказ про зниження розміру премії на 10 %. Проте економіст забув внести необхідні корективи до бухгалтерської програми. Тому премію нараховано в розмірі 30 %.

Рішення. У цьому випадку допущено >нелічильну помилку. І, на превеликий жаль, не можна утримати таку переплату із зарплати працівника, який її отримав. У цьому випадку роботодавець не може видати наказ (розпорядження) про відрахування із зарплати. Річ у тім, що ст. 127 КЗпП передбачає утримання тільки для лічильної помилки.

Також у цьому випадку роботодавець не має права звернутися з позовом до суду. ЦКУ також на боці працівника і не допоможе роботодавцю.

Згідно зі ст. 1215 ЦКУ не підлягає поверненню безпідставно отримана сума, у тому числі зарплата, виплачена фізособі, якщо її виплату роботодавець здійснив добровільно, за відсутності лічильної помилки з його боку та недобросовісності з боку працівника.

Єдиним виходом із цієї ситуації може бути добровільне повернення працівником надмірно виплачених сум. Тобто працівник може сам внести до каси надмірно отриману ним суму.

Інший спосіб — працівник пише заяву на утримання надмірно отриманої виплати з його зарплати. Нюанс! У цьому випадку не працює 20 % (50 %) обмеження на розмір утримань із зарплати.

В описаній ситуації працівник повинен повернути 163,88 грн. (200 - 200 х 3,6 % - ((200 - 200 х 3,6 %) х 15 %)).

І тільки в разі згоди на повернення працівником коштів ви проводите в бухобліку коригувальні записи. При цьому зменшуються нараховані ПДФО та ЄСВ за тією ж процедурою, що і в разі виправлення лічильної помилки.

Якщо ж працівник не бажає повернути надмірно нараховану суму, то підстав для коригувань нарахованих ПДФО й ЄСВ немає. Річ у тім, що дохід працівнику фактично виплачено і з нього мають бути сплачені ПДФО та ЄСВ.

А от податкові витрати під питанням. Безпечніше прибрати ці податкові витрати.

Якщо працівник, який отримав більше грошей, відмовляється їх повертати, відшкодувати шкоду підприємство може шляхом стягнення з винного працівника.

Помилки — не привід засмучуватися. Адже з будь-якої ситуації, навіть такої, що здається на перший погляд безвихідною, можна знайти вихід. Головне, щоб він був законним. Сподіваємося, що за допомогою нашої статті ви його завжди знайдете.

висновки

• Задвоєння зарплати є лічильною помилкою. Щоб утримати надмірно виплачену суму, потрібно видати наказ (розпорядження) про утримання її із зарплати працівника не піз­ніше одного місяця з дня виплати.

• Утримати надмірно нараховану в результаті лічильної помилки суму можна, якщо працівник не оспорює підстави та розмір відрахувань (ознайомте працівника з наказом (розпорядженням) під підпис або отримайте від нього заяву).

• Якщо надмірна виплата зумовлена нелічильною помилкою, таку переплату не можна утримати із зарплати працівника, який її отримав. Вихід — працівник добровільно повертає зайво отримані гроші. Ваша задача — умовити його це зробити.