Исправляем ошибки в форме № 1ДФ: общие правила

Механизм заполнения и подачи Налогового расчета по форме № 1ДФ прописан в Порядке № 49. Этим же документом определен порядок проведения корректировок в ранее поданных формах № 1ДФ. Налоговые агенты проводят корректировки Налогового расчета по форме № 1ДФ на основании:

— самостоятельно выявленных ошибок в ранее поданных расчетах;

— информации из уведомлений о выявленных ошибках, полученных от ГНИ.

Как исправить допущенную ошибку? Порядок № 49 предусматривает два способа.

Способы исправления ошибок, допущенных при формировании Налогового расчета
по форме № 1ДФ

Первым способом (предоставить новый отчетный Налоговый расчет по форме № 1ДФ) вы можете воспользоваться в случае, если ошибка в уже поданном Налоговом расчете была выявлена вами до окончания его предельного срока подачи (п. 4.2 Порядка № 49). Для начинающих бухгалтеров* отметим, что Налоговый расчет по форме № 1ДФ предоставляют отдельно за каждый квартал (налоговый период) в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала (п.п. «б» п. 176.2 НКУ, п. 2.1 Порядка № 49). Причем если последний день срока предоставления Налогового расчета приходится на выходной или праздничный день, то последним днем срока будет считаться операционный (банковский) день, следующий за выходным или праздничным днем.

Получается, что за 1 квартал 2014 года Налоговый расчет необходимо подать не позднее 12 мая 2014 года, за 2 квартал — не позднее 11 августа 2014 года, за 3 квартал — не позднее 10 ноября 2014 года, а за 4 квартал 2014 года — не позднее 9 февраля 2015 года.

Например, 7 июля 2014 года бухгалтер обнаружил ошибку в уже предоставленной в ГНИ форме № 1ДФ за 2 квартал 2014 года. В такой ситуации он может исправить ее, подав новый отчетный Налоговый расчет по форме № 1ДФ. Сделать это нужно до истечения предельного срока подачи Налогового расчета за 2 квартал 2014 года, т. е. не позднее 11 августа 2014 года.

Второй способ исправиться — подать уточняющий Налоговый расчет. Этот способ будет для вас палочкой-выручалочкой в случае, если ошибка в форме № 1ДФ была обнаружена после окончания предельного срока подачи этой формы с учетом срока давности, определенного в ст. 102 НКУ (о нем мы поговорим ниже) (пп. 4.2 и 4.3 Порядка № 49).

Допустим, что бухгалтер выявил в июле 2014 года ошибку, допущенную при формировании Налогового расчета по форме № 1ДФ за 1 квартал 2014 года. Поскольку предельный срок подачи формы № 1ДФ за 1 квартал 2014 года уже прошел, исправляться следует через уточненку.

Обратите внимание: нельзя подавать уточняющие расчеты к поданным ранее Налоговым расчетам за любой проверяемый отчетный (налоговый) период во время проведения налоговиками документальных плановых и внеплановых проверок (п. 50.2 НКУ). А вот при проведении камеральной проверки подавать уточненку можно. Не возражают против этого и налоговики (см. разъяснение в категории 135.02 БЗ**).

Отметим, что НКУ для налоговой отчетности, к которой отнесена и форма № 1ДФ, предусмотрен еще один способ исправления ошибок. Так, в п. 50.1 Кодекса законодатель прописал право плательщика налогов исправить допущенные им в прошлых налоговых периодах ошибки через текущую налоговую декларацию, а не через уточненку. Да и сами налоговики в своих разъяснениях в БЗ упоминают о нем. Однако на практике применить его невозможно. Почему? Все дело в том, что ни Порядком № 49, ни самой формой Налогового расчета не предусмотрена возможность «самоисправиться» в текущем Налоговом расчете.

Порядок исправления

Отчетный новый и уточняющий Налоговые расчеты заполняют на основании информации из ранее поданного Налогового расчета. Формируют их по одним правилам. Эти правила достаточно просты и сводятся к следующему.

Для изъятия одной ошибочной строки из предварительно поданной информации нужно повторить все графы такой строки и в графе 9 указать «1» — строка на изъятие.

Для введения новой или пропущенной строки необходимо полностью заполнить все его графы и в графе 9 указать «0» — строка на введение.

Для замены ошибочной строки на правильную нужно изъять ошибочную информацию с указанием в графе 9 значения «1» и ввести правильную информацию, указав в графе 9 такой строки значение «0». То есть в этом случае следует заполнить две строки, одна из которых изымает ошибочную информацию, внесенную ранее, а вторая — вносит правильную информацию.

Важно! Новый отчетный и уточняющий Налоговые расчеты по форме № 1ДФ содержат информацию только по уточняемым строкам*

Вам не нужно переписывать все строки табличной части расчета, которые были заполнены в форме 1ДФ с отметкой «звітний». Нужно просто изъять/ввести/заменить нужные строки по правилам, озвученным выше.

Если вы заполняете новый отчетный или уточняющий расчет на бумаге, итоговые строки по графам 3а, 3, 4а и 4 не заполняете (см. разъяснение налоговиков в категории 103.25 БЗ). А вот в электронной версии Налогового расчета по форме № 1 ДФ итоговая строка проставляется автоматически.

Реквизиты Налогового расчета «Порція», «Працювало у штаті», «Працювало за цивільно-правовими договорами» должны соответствовать тем, что были указаны в ранее поданном расчете, который вы сейчас корректируете. Так, например, в поле «Порція» уточняющей формы № 1ДФ нужно проставить тот номер порции, который был указан вами в поданном ранее Налоговом расчете (см. также разъяснение в категории 103.25 БЗ). Исключение — если возникла необходимость откорректировать именно эти реквизиты формы № 1ДФ.

Если ошибка допущена еще «при динозаврах»…

Не часто, но бывает, что бухгалтеры находят ошибки в суммах НДФЛ, допущенные довольно давно. Что делать в таком случае? Посчитать срок давности. Что это за срок? Сейчас все объясним.

Вы знаете, что если ошибка в форме № 1ДФ выявлена после истечения предельных сроков для подачи Налогового расчета, то ее следует исправлять через уточняющий расчет. Причем отражать такие исправления законодатель разрешает только в рамках определенного срока, именуемого в НКУ сроком давности. Это прямо прописано в п. 50.1 НКУ. Чему же равен этот срок? 1095 дням. Но для того чтобы правильно его исчислить, необходимо знать, с какого числа он начинает отсчитываться, как течет и каким числом заканчивается.

Отсчитывать срок давности необходимо с даты, следующей за последним днем для подачи Налогового расчета. Причем заметьте, начало такого отсчета привязывается:

1) именно к той форме № 1ДФ, в которой была допущена ошибка;

2) к последнему дню для подачи такой формы № 1ДФ, а не к фактической дате, в которую она была предоставлена.

Теперь непосредственно о расчете. В п. 102.1 НКУ срок установлен в днях: 1095 дней. А значит, если Налоговый расчет с ошибкой за 1 квартал 2011 года (предельный срок подачи — 10 мая 2011 года) был подан 10 апреля 2011 года, срок для исправления будет отсчитываться с 11 мая 2011 года, а истечет в общем случае 9 мая 2014 года (т. е. уже истек!).

Заметим, что налоговики также в своих разъяснениях в БЗ указывают на то, что предоставление налоговым агентом уточняющего Налогового расчета по форме № 1ДФ за периоды, по которым истек срок давности (1095 дней), НКУ не предусмотрено (см. разъяснение в категории 103.25 БЗ).

Выше мы описали общий порядок. Но иногда вам придется учитывать и отдельные особенности. Рассмотрим несколько таких случаев.

1. «Ошибочный» расчет подан позже предельного срока. В таком случае срок отсчитываем с даты, следующей за днем его фактического предоставления (п. 102.1 НКУ).

2. «Ошибочный» расчет подан вовремя, однако срок его подачи был перенесен по правилам выходного/нерабочего дня (п. 49.20 НКУ). В данной ситуации ориентируйтесь на последний день для подачи расчета с учетом такого переноса. Основанием для данного вывода является то, что именно эта дата (с учетом переноса) будет считаться последним днем для подачи расчета.

3. Максимальный срок подачи «ошибочного» расчета отодвигался по правилам п. 102.6 НКУ. К примеру, из-за нахождения должностного лица плательщика за границей. Для того чтобы определить дату отсчета срока, здесь также нужно учитывать такой перенос.

4. За период, который исправляется, уже подавался уточняющий расчет. Влияет ли это на срок давности? Да, влияет. При предоставлении уточняющего расчета срок обрывается и начинает отсчитываться заново — с даты такого предоставления (абзац второй п. 102.1 НКУ). Это правило действует даже в том случае, если «ошибочный» расчет подавался более 1095 дней назад.

5. Период, за который исправляется ошибка, уже проверялся налоговиками в рамках документальной плановой проверки. В этом случае для исчисления сроков никаких особенностей нет. Однако помните, что такое исправление даст налоговикам право на проведение внеплановой документальной проверки этого периода (п. 50.3 НКУ).

Вот и все основные теоретические тонкости исправления ошибок в Налоговом расчете по форме № 1ДФ. Но теория всегда должна быть подкреплена практикой. Поэтому в следующих статьях мы с вами разберемся на примерах, как провести корректировку принятой налоговиками формы № 1ДФ. А для удобства рассмотрения разделим ошибки на 2 группы:

1. Ошибки (описки), которые не повлияли на правильность расчета НДФЛ.

2. Ошибки, связанные с неправильным исчислением НДФЛ и отражением его в Налоговом расчете по форме № 1ДФ.

выводы

• Если необходимо откорректировать показатели формы № 1ДФ до окончания срока ее подачи, формируете и направляете налоговикам Налоговый расчет с отметкой «Новий звітній».

• Налоговый расчет с отметкой «Уточнюючий» подаете, если нужно исправить ошибки в уже поданной форме № 1ДФ после окончания предельного срока ее подачи.

• Для отчетного нового и уточняющего Налоговых расчетов действуют одни и те же правила заполнения.

• За периоды, по которым истек срок давности (1095 дней), уточняющий Налоговый расчет не подается.