Виправляємо помилки у формі № 1ДФ: загальні правила

Способи виправлення помилок

Механізм заповнення і подання Податкового розрахунку за формою № 1ДФ прописано в Порядку № 49. Цим же документом визначено порядок проведення коригувань у раніше поданих формах № 1ДФ. Податкові агенти проводять коригування Податкового розрахунку за формою № 1ДФ на підставі:

— самостійно виявлених помилок у раніше поданих розрахунках;

— інформації з повідомлень про виявлені помилки, отримані від ДПІ.

Як виправити допущену помилку? Порядок № 49 передбачає два способи.

Способи виправлення помилок,
допущених при формуванні Податкового розрахунку за формою № 1ДФ

Першим способом (подати новий звітний Податковий розрахунок за формою № 1ДФ) ви можете скористатися в разі, якщо помилку в уже поданому Податковому розрахунку було виявлено до закінчення граничного строку його подання (п. 4.2 Порядку № 49). Для бухгалтерів-початківців* зазначимо, що Податковий розрахунок за формою № 1ДФ подають окремо за кожен квартал (податковий період) протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу (п.п. «б» п. 176.2 ПКУ, п. 2.1 Порядку № 49). Причому, якщо останній день строку подання Податкового розрахунку припадає на вихідний або святковий день, то останнім днем строку вважатиметься операційний (банківський) день, наступний за вихідним або святковим днем.

Отже, за 1 квартал 2014 року Податковий розрахунок слід подати не пізніше 12 травня 2014 року, за 2 квартал — не пізніше за 11 серпня 2014 року, за 3 квартал — не пізніше за 10 листопада 2014 року, а за 4 квартал 2014 року — не пізніше 9 лютого 2015 року.

Наприклад, 7 липня 2014 року бухгалтер виявив помилку в уже поданій до ДПІ формі № 1ДФ за 2 квартал 2014 року. У такій ситуації він може виправити її, подавши новий звітний Податковий розрахунок за формою № 1ДФ. Зробити це потрібно до закінчення граничного строку подання Податкового розрахунку за 2 квартал 2014 року, тобто не пізніше 11 серпня 2014 року.

Другий спосіб виправитися — подати уточнюючий Податковий розрахунок. Цей спосіб буде для вас рятівним колом у разі, якщо помилку у формі № 1ДФ було виявлено після закінчення граничного строку подання цієї форми з урахуванням строку давності, визначеного у ст. 102 ПКУ (про нього ми поговоримо далі) (пп. 4.2 і 4.3 Порядку № 49).

Припустимо, що бухгалтер виявив у липні 2014 року помилку, допущену при формуванні Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за  1 квартал 2014 року. Оскільки граничний строк подання форми № 1ДФ за 1 квартал 2014 року вже минув, виправлятися слід через уточненку.

Зверніть увагу: не можна подавати уточнюючі розрахунки до поданих раніше Податкових розрахунків за будь-який звітний (податковий) період, що перевіряється, під час проведення податківцями документальних планових та позапланових перевірок (п. 50.2 ПКУ). А от під час проведення камеральної перевірки подавати уточненку можна. Не заперечують проти цього і податківці (див. роз’яснення в категорії 135.02 БЗ**).

Зауважимо, що ПКУ для податкової звітності, до якої віднесено і форму № 1ДФ, передбачено ще один спосіб виправлення помилок. Так, у п. 50.1 цього Кодексу законодавець прописав право платника податків виправити допущені ним у минулих податкових періодах помилки через поточну податкову декларацію, а не через уточненку. Та й самі податківці у своїх роз’ясненнях у БЗ згадують про нього. Проте на практиці застосувати його неможливо. Чому? Річ у тім, що ані Порядком № 49, ані самою формою Податкового розрахунку не передбачена можливість «самовиправитися» в поточному Податковому розрахунку.

Порядок виправлення

Звітний новий та уточнюючий Податкові розрахунки заповнюють на підставі інформації з раніше поданого Податкового розрахунку. Формують їх за одними правилами. Ці правила досить прості і зводяться до такого.

Для вилучення одного помилкового рядка із попередньо поданої звітності потрібно повторити всі графи такого рядка і в графі 9 вказати «1» — рядок на вилучення.

Для введення нового або пропущеного рядка необхідно повністю заповнити всі його графи й у графі 9 зазначити «0» — рядок на введення.

Для заміни помилкового рядка на правильний потрібно вилучити помилкову інформацію із зазначенням у графі 9 позначки «1» і ввести правильну інформацію, вказавши у графі 9 такого рядка позначку «0». Тобто в цьому випадку слід заповнити два рядки, один з яких вилучає помилкову інформацію, внесену раніше, а другий — вносить правильну інформацію.

Важливо! Новий звітний та уточнюючий Податковий розрахунок за формою № 1ДФ містять інформацію тільки за рядками, які уточнюються*

Вам не потрібно переписувати всі рядки табличної частини розрахунку, які були заповнені у формі № 1ДФ з відміткою «звітний». Потрібно просто вилучити/ввести/замінити потрібні рядки за правилами, озвученими вище.

Якщо ви заповнюєте новий звітний або уточнюючий розрахунок на папері, підсумкові рядки за графами 3а, 3, 4а і 4 не заповнюєте (див. роз’яснення податківців у категорії 103.25 БЗ). А от в електронній версії Податкового розрахунку за формою № 1ДФ підсумковий рядок проставляється автоматично.

Реквізити Податкового розрахунку «Порція», «Працювало у штаті», «Працювало за цивільно-правовими договорами» повинні відповідати тим, що були зазначені в раніше поданому розрахунку, який ви зараз коригуєте. Так, наприклад, у полі «Порція» уточнюючої форми № 1ДФ потрібно проставити той номер порції, який було зазначено в поданому раніше Податковому розрахунку (див. також роз’яснення в категорії 103.25 БЗ). Виняток — якщо виникла необхідність відкоригувати саме ці реквізити форми № 1ДФ.

Якщо помилку допущено ще «за динозаврів»…

Не часто, але трапляється, що бухгалтери знаходять помилки в сумах ПДФО, допущені доволі давно. Що робити в такому разі? Обчислити строк давності. Що це за строк? Зараз усе роз’яснимо.

Ви знаєте, що якщо помилку у формі № 1ДФ виявлено після спливання граничних строків для подання Податкового розрахунку, то її слід виправляти через уточнюючий розрахунок. Причому відображати такі виправлення законодавець дозволяє тільки в межах певного строку, що іменується в ПКУ строком давності. Це прямо прописано в п. 50.1 ПКУ. Чому ж дорівнює цей строк? 1095 дням. Але для того, щоб правильно його обчислити, необхідно знати, з якого числа він починає відлічуватися, як спливає й яким числом закінчується.

Відлічувати строк давності необхідно з дати, наступної за останнім днем для подання Податкового розрахунку. Причому зверніть увагу, початок такого відліку прив’язується:

1) саме до тієї форми № 1ДФ, у якій було допущено помилку;

2) до останнього дня для подання такої форми № 1ДФ, а не до фактичної дати, у яку її було подано.

Тепер безпосередньо про розрахунок. У п. 102.1 ПКУ строк установлено у днях: 1095 днів. А отже, якщо Податковий розрахунок із помилкою за  1 квартал 2011 року (граничний строк подання — 10 травня 2011 року) було подано 10 квітня 2011 року, строк для виправлення відлічуватиметься з 11 травня 2011 року, а спливе в загальному випадку 9 травня 2014 року (тобто вже закінчився!).

Зауважимо, що податківці також у своїх роз’ясненнях у БЗ указують на те, що подання податковим агентом уточнюючого Податкового розрахунку за формою № 1ДФ за періоди, за якими закінчився строк давності (1095 днів), ПКУ не передбачено (див. роз’яснення в категорії 103.25 БЗ).

Вище ми описали загальний порядок. Але іноді доведеться враховувати й окремі особливості. Розглянемо кілька таких випадків.

1. «Помилковий» розрахунок подано пізніше граничного строку. У такому разі строк відлічуємо з дати, наступної за днем його фактичного подання (п. 102.1 ПКУ).

2. «Помилковий» розрахунок подано вчасно, проте строк його подання було перенесено за правилами вихідного/неробочого дня (п. 49.20 ПКУ). У цій ситуації орієнтуйтеся на останній день для подання розрахунку з урахуванням такого перенесення. Підставою для цього висновку є те, що саме ця дата (з урахуванням перенесення) вважатиметься останнім днем для подання розрахунку.

3. Максимальний строк подання«помилкового» розрахунку переносився за правилами п. 102.6 ПКУ. Наприклад, через перебування посадової особи платника за кордоном. Щоб визначити дату відліку строку, тут також потрібно враховувати таке перенесення.

4. За період, який виправляється, уже подавався уточнюючий розрахунок. Чи впливає це на строк давності? Так, впливає. При наданні уточнюючого розрахунку строк переривається і починає відлічуватися заново — із дати такого подання (абзац другий п. 102.1 ПКУ). Це правило діє навіть у випадку, якщо «помилковий» розрахунок подавався понад 1095 днів тому.

5. Період, за який виправляється помилка, уже перевірявся податківцями в межах документальної планової перевірки. У цьому випадку для обчислення строків жодних особливостей немає. Однак пам’ятайте, що таке виправлення дасть податківцям право на проведення позапланової документальної перевірки цього періоду (п. 50.3 ПКУ).

От і всі основні теоретичні нюанси виправлення помилок у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ. Але теорія завжди має бути підкріплена практикою. Тому в наступних статтях ми з вами розберемося на прикладах, як провести коригування прийнятої податківцями форми № 1ДФ. А для зручності розгляду розподілимо помилки на 2 групи:

1. Помилки (описки), які не вплинули на правильність розрахунку ПДФО.

2. Помилки, пов’язані з неправильним обчисленням ПДФО і відображенням його в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ.

висновки

• Якщо необхідно відкоригувати показники форми № 1ДФ до закінчення строку її подання, формуєте і надсилаєте податківцям Податковий розрахунок з відміткою «Новий звітний».

• Податковий розрахунок з відміткою «Уточнюючий» подаєте, якщо потрібно виправити помилки в уже поданій формі № 1ДФ після закінчення граничного строку її подання.

• Для звітного нового і уточнюючого Податкового розрахунку діють ті самі правила заповнення.

• За періоди, за якими закінчився строк давності (1095 днів), уточнюючий Податковий розрахунок не подається.