В отличие от Налогового расчета по форме № 1ДФ, ошибки в котором исправляются довольно просто путем введения/исключения строк (см. статью на с. 15), отчет по форме № Д4* настолько «многогранен», что исправить ошибки в нем можно только после того, как они будут классифицированы.
* Здесь и далее — Отчет о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, помощи, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование в органы доходов и сборов, приведенный в приложении 4 к Порядку № 454.
Какими могут быть ошибки?
Условно все ошибки и описки можно разделить на 2 вида. Для наглядности приведем их в виде схемы.
Виды возможных ошибок
К «несуммовым» ошибкам относят ошибки:
1) в персональных данных работников (реквизиты таблиц 5, 6, 7), а именно в:
— Ф. И. О. застрахованного лица (реквизит «Прізвище, ім’я, по батькові ЗО»);
— гражданстве лица (реквизит «Громадянин України»);
— коде страхователя (реквизит «Ідентифікаційний код ЄДРПОУ/реєстраційний номер облікової картки платника податків»);
— номере учетной карточки застрахованного лица (реквизит «Номер облікової картки ЗО»);
— коде категории ЗО (реквизит «Код категорії ЗО»);
— коде основания для исчисления стажа отдельным категориям лиц в соответствии с законодательством (специальный стаж) (реквизит «Код підстави для обліку спецстажу»);
2) возникшие в связи с непредоставлением сведений о застрахованном лице, которые следовало показать в таблице 5 и/или 7. Например, в таблице 5 забыли указать сведения о том, что:
— был заключен или расторгнут трудовой договор с работником и/или гражданско-правовой договор с застрахованным лицом — непредпринимателем;
— был заключен или расторгнут трудовой договор с работником, трудоустроенным на новое рабочее место;
— работнику предоставлен отпуск для ухода за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста;
— работнику предоставлен отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;
— работнице предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами.
Ошибки в суммовых показателях (реквизиты таблиц 1, 6) — это:
— неправильное отражение базы взимания ЕСВ (взносов в Пенсионный фонд — до 2011 года), в том числе неправильное применение максимальной величины базы взимания ЕСВ (максимальной величины заработной платы (дохода), с которой уплачивались взносы в Пенсионный фонд — до 2011 года);
— применение неверного размера ставок ЕСВ (взносов в Пенсионный фонд — до 2011 года);
— доначисление (уменьшение) ЕСВ за предыдущие отчетные периоды вследствие изменения класса профессионального риска производства.
Доначисление дохода в текущем месяце за прошлый, в частности, в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибки, не является ошибкой для целей взимания ЕСВ. Доначисленная сумма включается в фонд оплаты труда того месяца, в котором было проведено доначисление. А обязательства по уплате ЕСВ возникают после начисления дохода. Следовательно, корректировать данные, указанные в отчете по ЕСВ (пенсионном отчете) за прошлые отчетные периоды, в рассматриваемой ситуации не нужно. Доначисленные суммы отражаете в форме № Д4 за тот месяц, в котором они были начислены.
Общие правила исправления ошибок
Порядок исправления ошибок, допущенных при формировании отчетности по ЕСВ, описан в разделе V Порядка № 454. Его рассмотрение начнем с самой благоприятной для страхователя ситуации — если ошибка в уже сданном отчете по форме № Д4 выявлена до окончания его предельного срока подачи*. В этом случае вы можете повторно сформировать и представить в ГНИ отчет с правильными показателями до окончания такого срока. Действующим будет считаться последний электронный или бумажный отчет, поданный вами (п. 5.1 Порядка № 454).
* Отчет по форме № 1ДФ необходимо сформировать и предоставить налоговикам в течение 20 календарных дней, следующих за отчетным месяцем.
Если ошибку в отчете по форме № Д4 вы нашли уже после того, как предельный срок подачи такого отчета истек, то порядок ее исправления будет зависеть от вида ошибки.
«Несуммовая» ошибка. Если в таблицах 5, 6 или 7 отчета по форме № Д4 за прошлый отчетный период вы самостоятельно выявили ошибки в персональных данных работников, то необходимо подать налоговикам:
1) перечень таблиц отчета, в реквизите «Звіт за місяць» которого указываете тот месяц, в отчете за который допущена ошибка;
2) соответствующую таблицу (5, 6 или 7) с типом документа «скасовуюча» с ошибочными данными на одно застрахованное лицо;
3) соответствующую таблицу (5, 6 или 7) с типом документа «початкова» с верными сведениями на одно застрахованное лицо;
4) пояснительную записку о причине изменения сведений (составляете в произвольной форме).
Обратите внимание на два важных момента.
1. Отчет, сформированный для исправления несуммовых ошибок за предыдущие отчетные периоды, не должен содержать таблицу 1 формы № Д4.
2. В таблице 6 можно корректировать только персональные данные работников, не изменяя суммовые показатели.
Если нужно полностью отменить сведения, указанные в таблицах 5 и 7 отчета по форме № Д4, подаете только отменяющий отчет (титульный лист и соответствующую таблицу с типом документа «скасовуюча»).
В случае если в прошлых отчетных периодах забыли внести сведения о физлице в таблицы 5 и 7, то предоставляете дополняющий отчет (титульный лист и необходимую таблицу с типом документа «додаткова») с недостающими данными за предыдущий период (п. 5.6 Порядка № 454).
Если вы подаете за один и тот же отчетный период таблицы со статусами — «скасовуюча» и «додаткова», для каждой формируйте отдельный титульный лист (т. е. подаете как два отдельных отчета)
А как быть, если об ошибке в персональных данных проинформировали налоговики? Главное — не расстраиваться! Просто предоставьте им в течение 10 рабочих дней со дня получения такой информации необходимые отменяющие и начальные отчеты (см. выше).
Что касается «несуммовых» ошибок, допущенных при формировании пенсионной отчетности за периоды до 2011 года, то исправлять их нужно согласно:
— Порядку № 7-6, если ошибки допущены за периоды до 2010 года;
— Порядку № 26-1, если ошибка — в отчетных периодах 2010 года.
Ошибка в суммовых показателях. Ошибки в базе взимания ЕСВ и/или сумме ЕСВ, допущенные в прошлых отчетных периодах, исправляются в таблицах 1 и 6 отчета по форме № Д4 за текущий отчетный период.
Исправить ошибку в пенсионной отчетности или в отчетности по ЕСВ придется в любом случае, независимо от периода ее допущения. Дело в том, что срок давности для взыскания недоимки, пени и штрафов по пенсионным взносам не применяется после 01.01.2004 г. (ч. 15 ст. 106 Закона № 1058), а по ЕСВ — с момента появления на свет этого взноса (ч. 16 ст. 25 Закона № 2464). Единственный положительный момент для страхователей, по мнению ВСУ (см. постановления ВСУ от 04.06.13 г. № 21-170а13 и от 04.02.14 г. № 21-458а13), заключается в том, что ПФУ не имеет права налагать штрафы за старые ошибки по Закону № 1058, кроме как в случае со взысканием задолженности, возникшей до 01.01.2011 г. Однако даже в этом случае от админштрафа не уйти.
Ну и в заключение поговорим о том, куда подавать отчеты с исправлениями. Вы знаете, что с 1 октября 2013 года работодатели подают форму № Д4 не в ПФУ, а в ГНИ. Поэтому, если после этой даты вы выявляете ошибки в поданных до 1 октября отчетах, вам нужно исправить ошибку и подать отчет с исправлениями уже налоговикам. Форма отчета должна быть та, которая действует на момент исправления ошибки. В ПФУ вам ничего предоставлять не нужно. Исключение — некоторые ошибки, которые затрагивают данные о работнике и касаются периодов взимания пенсионного взноса (периоды до 01.01.2011 г.). Что это за ошибки? О них и других ошибках в персональных данных мы с вами поговорим в следующей статье.
выводы
-
Ошибки в отчете по форме № Д4, срок представления которого не истек, можно исправить, сформировав и представив в ГНИ такой отчет повторно до окончания предельного срока подачи.
Порядок исправления ошибок, выявленных после окончания предельного срока подачи формы № Д4, зависит от вида ошибки: «несуммовая» ошибка или ошибка в суммовых показателях.
