Механизм исправления ошибок в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП* прописан в разделе VII Порядка № 4.
* Здесь и далее — отчет по средствам общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением.
Условно все ошибки в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП можно разделить на два вида:
1) методологические (арифметические) ошибки;
2) ошибки, связанные с неверным начислением сумм страховых выплат, финансируемых за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — ФВПТ).
Как исправляют такие ошибки, рассмотрим далее.
Методологические (арифметические) ошибки
Методологические (арифметические) ошибки возникают при заполнении отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП. Примерами таких ошибок могут быть ошибки, вызванные:
— неотражением или неверным отражением показателей в отдельных строках отчета;
— несовпадением показателей в разных таблицах отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП.
Такие ошибки, как правило, выявляют специалисты Фонда при приеме отчетности. Они же предлагают страхователям самостоятельно исправить эти ошибки. Если страхователь отказывается — орган Фонда самостоятельно определит соответствующие показатели и учтет их при составлении сводных отчетов. После чего, в случае необходимости, может быть проведена проверка строптивого страхователя.
Фонд не может отказать в приеме отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП, в котором есть методологические и/или арифметические ошибки
Ошибки, связанные с неверным расчетом и начислением сумм страховых выплат, финансируемых за счет средств Фонда
Если ошибка в сумме соцстраховских пособий в уже поданном отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП была выявлена вами до окончания его предельного срока подачи**, то следует повторно сформировать и предоставить такой отчет с правильными показателями. Дело в том, что действующим считают последний электронный или бумажный отчет, предоставленный страхователем до окончания срока предоставления отчетности (п. 7.1 Порядка № 4).
** Страхователи обязаны формировать и подавать в органы Фонда отчет по форме Ф4-ФСС з ТВП не позднее 20 числа следующего за отчетным кварталом месяца.
А вот ошибку в сумме пособия по временной нетрудоспособности или по беременности и родам, выявленную по окончании предельного срока подачи отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП, исправляют в отчете, сформированном за тот период, в котором эта ошибка была выявлена.
Рассмотрим порядок исправления таких ошибок в зависимости от того, завышена или занижена была сумма соцстраховского пособия.
В прошлых отчетных периодах излишне начислены суммы пособий. Последовательность действий страхователя в случае самостоятельного выявления такой ошибки представим в виде схемы (см. рис. 1).
Рис. 1. Порядок исправления ошибок, если в отчете завышена сумма пособия
* Излишне полученную сумму пособия может вернуть добровольно работник или виновное лицо.
Дадим пояснения к шагу 3 рис. 1. Об обнаруженной ошибке вы должны проинформировать Фонд путем подачи уведомления. Такое уведомление составляете в двух экземплярах. Один экземпляр отнесете в Фонд, второй — оставите у себя, подколов к отчету с корректировкой.
Форма уведомления о факте обнаружения ошибки в нормативно-правовых актах Фонда не утверждена. Большинство рабочих органов Фонда образец такого уведомления вывешивают у себя на информационной доске. Но если вам не хочется дважды бегать в Фонд (вначале, чтобы переписать его, а потом, чтобы сдать), можете составить такое уведомление в произвольной форме. Однако в нем обязательно укажите:
— наименование вашего предприятия-страхователя (Ф. И. О. предпринимателя-страхователя);
— регистрационный код страхователя в органе Фонда или его номер в Государственном реестре (для зарегистрированных после 01.01.2011 г.) и код ЕГРПОУ;
— период выявления ошибки;
— содержание ошибки (с указанием фамилии, инициалов застрахованного лица, номера листка нетрудоспособности и вида помощи, по которому выявлена ошибка (см. письмо от 05.04.2011 г. № 01-16-755));
— сумму откорректированных расходов;
— дату составления уведомления.
Готовое уведомление об обнаружении ошибки подписывают директор и главный бухгалтер предприятия (предприниматель).
В прошлых отчетных периодах были занижены суммы пособий. Если в прошлых отчетных периодах суммы пособий были выплачены не в полном объеме, страхователю следует предпринять следующие действия, указанные на рис. 2.
Рис. 2. Порядок исправления ошибок, если в отчете занижена сумма пособия
Для наглядности порядок исправления ошибок в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП рассмотрим на примере.
Пример. Бухгалтер предприятия в июне 2014 года выявил следующие ошибки, связанные с неверным начислением сумм пособий, финансируемых Фондом:
1) в ноябре 2013 года пособие по временной нетрудоспособности работнику Соколову О. П. было ошибочно рассчитано исходя из среднедневной заработной платы в размере 151 грн. При расчете пособия нужно было использовать среднедневную заработную плату в размере 115 грн. Пособие начислено за 15 рабочих дней. Сумма пособия по временной нетрудоспособности:
— фактически начисленная работнику в ноябре 2013 года, составила 2265 грн.;
— которую предприятие должно было начислить работнику по данному страховому случаю, — 1725 грн.;
— излишне начисленная работнику, — 540 грн. (2265 грн. - 1725 грн.).
Сумма страховых средств в размере 540 грн. была перечислена Фонду 9 июня 2014 года. Об ошибке предприятие уведомило Фонд письменно;
2) в марте 2014 года пособие по временной нетрудоспособности в связи с необходимостью ухода за больным ребенком работнице Квитке Н. М. было начислено за 3 рабочих дня, в то время как нужно было начислить за 7 рабочих дней. Среднедневной заработок для расчета пособия составил 200 грн. Сумма пособия по временной нетрудоспособности:
— фактически выплаченная работнице по этому страховому случаю, — 600 грн.;
— которую предприятие должно было начислить работнице, — 1400 грн.;
— подлежащая выплате работнице в связи с выявленной ошибкой, — 800 грн. (1400 грн. - 600 грн.). Для получения финансирования предприятие направило в Фонд заявление-расчет. Пособие получено и выплачено работнице 27 июня 2014 года.
Выявленные ошибки предприятие отразит в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП за I полугодие 2014 года.
Допустим, что в 2014 году на предприятии был только один страховой случай, по которому и была допущена ошибка. Приведем фрагмент отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП за I полугодие 2014 года, заполненный предприятием.
выводы
-
Методологические или арифметические ошибки выявляют специалисты Фонда, при приеме отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП.
-
Ошибки в суммах средств Фонда, выявленные в сданном отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП, можно исправить:
— в отчете, сформированном за период, в котором ошибка была выявлена и исправлена, если ошибка обнаружена по истечении предельного срока подачи.
— сформировав и подав до окончания его предельного срока подачи отчет с правильными данными;
