«Озатрачиваем» телефонные разговоры

«Озатрачиваем» телефонные разговоры

Алексей Павленко, налоговый эксперт

Общие вопросы, касающиеся «озатрачивания» расходов на телефонные разговоры (момент отражения, к какому виду из расходов относить и т. п.), освещены в предыдущей статье этого номера. А в данной статье мы поговорим исключительно о вопросах «хозяйственности» таких расходов. Итак, приступим.

Вначале отметим, что нормы НКУ прямо не пре­дусматривают необходимость подтверждать связь телефонных разговоров с хозяйственной деятельностью.

Налоговый кодекс содержит лишь прямое требование о документальном подтверждении понесенных/начисленных расходов — см. в п. 138.2 НКУ (а в отношении документального подтверждения расходов, в том числе и на телефонные переговоры, связанных с командировками, — п.п. 140.1.7 НКУ). Соответственно прямо оговорен запрет на учет при определении налогооблагаемой прибыли документально не подтвержденных расходов (п.п. 139.1.9 НКУ).

В то же время в НКУ есть норма — в п.п. 139.1.1, устанавливающая, что затраты, не связанные с осуществлением хозяйственной деятельности*, не включаются в состав расходов.

На наш взгляд, в налоговом законодательстве должен применяться принцип наподобие «презумпции невиновности» плательщика. Такой вывод следует из п. 2 ст. 71 КАСУ и подтверждается информационным письмом ВАСУ от 01.11.2011 г. № 1936/11/13-11. То есть в рамках судебного разбирательства не плательщики должны доказывать свою правоту (например, хозяйственную направленность каждого «чиха» своей деятельности), а фискалы должны доказывать факты «бесхозяйственности» отдельных расходов.

Однако налоговики по жизни любят все перекладывать «с больной головы» на… плательщиков. И, придерживаясь старых своих традиций, они сегодня (см. консультацию в БЗ, подкатегория 102.07.20) все так же настаивают на том, что если налогоплательщик не может подтвердить производственный характер телефонных разговоров (или определено, что такие разговоры велись работниками в личных целях), то стоимость услуг связи не включается в состав расходов.

Как ни крути, но велика вероятность, что при налоговой проверке фискалы потребуют от вас подтверждения «хозяйственности» всех телефонных разговоров (в том числе и по сотовой связи). Поэтому если вы не готовы за каждый «чих» судиться с налоговиками, лучше здесь все-таки «соломку подстелить».

Как же подтверждать хозяйственность телефонных разговоров, в том числе «мобильных»?

У нас имеется своя версия, но сначала посмотрим, что на этот счет «имеют нам сказать» налоговики сейчас. Их документальные аппетиты в этой области в разное время то разрастались донельзя, то несколько сужались. Что же они требуют сегодня?

Ответ ищем в Базе знаний и находим в одной из консультаций в подкатегории 102.07.21. Правда, там речь идет о подтверждающих документах для учета в составе налоговых расходов стоимости мобильной связи. Но думаем, что в отношении расходов на иные виды телефонной связи подход налоговиков будет аналогичным, хотя при их проверках, возможно, и не столь строгим.

Итак, авторы упомянутой консультации перечисляют следующие документы, призванные подтвердить «хозяйственность» телефонной «болтовни»:

— договоры на подключение, другие соглашения, счета-фактуры;

— правила пользования мобильной связью, утвержденные приказом руководителя предприятия;

— перечень сотрудников, обеспечиваемых мобильными телефонами в связи с производственной необходимостью;

— детализированные счета от оператора с указанием номеров абонентов и времени их разговоров (в случае контрактного подключения);

— журналы учета звонков с указанием целей звонков и их продолжительности по каждому номеру — если подключение осуществляется путем приобретения карточек;

— ежемесячные письменные отчеты об осуществленных переговорах.

Из вышеперечисленного, на наш взгляд, помимо документов (договоров, счетов и т. п.), подтверждающих хозотношения с операторами связи, следует уделить внимание внутренним «связным» документам.

Можно одним приказом утвердить и правила пользования телефонами (в том числе мобильными) на предприятии, и перечень сотрудников, имеющих право пользоваться «казенной» мобильной связью (и/или вести международные разговоры). В этот перечень (если он формальный) можно включить вообще всех работников, дабы его впоследствии не пришлось регулярно изменять. Что же касается правил пользования телефонами, то в свое время и Минтранссвязи**, и Госкомпредпринимательства указывали следующее.

Такие правила предприятие разрабатывает самостоятельно и по собственному усмотрению руководителя

Так что их можно свести к двум пунктам:

1. Звонки — исключительно по хозвопросам!

2. Звонки по личным вопросам категорически запрещены! При этом можно оговорить последствия нарушения запрета.

Итак, категорический запрет на использование любых служебных телефонов в личных целях должен быть обязательным пунктом правил! Для пущей убедительности можно затем организовать и пару случаев «публичной порки» нерадивых сотрудников, это правило нарушивших* (мол, мы следим за «хозяйственностью» разговоров покруче любых фискалов)…

Попросить операторов максимально детализировать счета, возможно, тоже не помешает…

А вот насчет журналов учетов звонков и ежемесячных письменных отчетов, на наш взгляд, явный перебор налоговиков (впрочем, буквально это требование они высказали только в отношении мобильной связи). И если на это время тратить, работать некогда будет. Так журналы-отчеты — это, пожалуй, для самых осторожных плательщиков.

Еще раз напомним, что во исполнение требований п. 138.2 НКУ суммы «переговорных» расходов и право на их отражение в учете обычно подтверждаются соответствующими расчетными и платежными документами (высылаемыми операторами счетами, платежками и чеками потребителя услуг, его банковскими выписками и т. п.).

Что делать в том случае, если инспектора не убедят ваши документы, подтверждающие телефонную «хозяйственность», и он по акту не признает определенные суммы «телефонных» расходов?

Можно, конечно, пожаловаться в вышестоящий налоговый орган на незаконность/непрофессиональность проверяющего, но шансы на успех — не очень…

А каковы шансы в случае обращения в суд?

Отметим, что судебная практика в этих вопросах с давних пор (в том числе до НКУ**) в основном складывается положительно.

Суды обычно считают достаточным для подтверждения факта «хозяйственности» услуг связи наличия упомянутого приказа (правил) и расчетно-отчетных документов, подтверждающих потребление (и оплату) услуг связи.

А требования налоговиков о предоставлении журнала учета звонков, ежемесячных отчетов работников и даже детализированных счетов (с указанием номеров абонентов, времени разговора, стоимости минуты) и т. п. суды признают неправомерными.

Обычно суды указывают здесь на то, что такие документы не относятся к первичным и обязательность их ведения не предусмотрена ни одним нормативом

И что для подтверждения «хозяйственности» телефонных разговоров достаточно наличия договора с оператором связи, наличия у предприятия собственных или арендуемых телефонов, счетов на оплату услуг связи и документов, подтверждающих их оплату предприятием. Подобные выводы уже и в отношении «подНКУшных» операций прозвучали, например, в определении ВАСУ от 15.04.2014 г. № К/800/39948/13.

В определении ВАСУ от 29.10.2012 г. № К-44948/09 суд подтвердил правомерность включения в расходы стоимости услуг роуминга. Однако что касается расходов на роуминг, то их без подтверждения внешэкономдеятельностью (или продвижением таковой) отстоять может быть непросто.

Справедливости ради отметим, что судебная практика в вопросах отстаивания плательщиками «хозяйственности» своих телефонных расходов иногда складывается и в фискальном направлении***. Хоть и редко, но случается, что судьи принимают сторону налоговых органов и при рассмотрении спора требуют от предприятия весь придуманный налоговиками пакет подтверждений (включая и журнал учета звонков, и подробнейшую расшифровку всех звонков от оператора).

Ряд договоров с операторами связи предусматривает также, помимо оплаты за время телефонных разговоров, еще и внесение фиксированной суммы абонентной платы.

На наш взгляд, сумму абонплаты можно полностью включать в расходы. Но, естественно, при условии, что конкретный телефонный номер используется в хозяйственной сфере деятельности предприятия (т. е. абонплата за телефон, находящийся в бане или спортзале предприятия, может в расходы и не попасть).

Для целей включения в расходы сумм абонплаты, на наш взгляд, не нужно подтверждать «хозяйственность» всех звонков, проведенных с данного телефонного номера.

Отметим еще, что на практике получил распространение способ установления лимитов на пользование мобильной связью отдельными работниками. При превышении конкретным работником лимита обычно предусматривается, что он обязан компенсировать предприятию перерасход.

Такое лимитирование разговоров, помимо стимулирования работников телефонно общаться только «по делу», еще и преследует цель минимизировать при проверке вопросы о подтверждении «хозяйственности» телефонных разговоров. В принципе, если лимиты не слишком огромны, этот факт обычно влияет на лояльность инспектора при проверке «телефоно-расходов». Однако, строго говоря, и здесь доказывать «хозяйственность» разговоров все равно нужно.

Что же касается случаев, когда предприятие по договору с оператором пользуется услугами связи безлимитно — уплачивая ежемесячно фиксированную сумму, то здесь, по нашему мнению, вопрос «хозяйственности» каждого разговора снимается. При этом, мы считаем, не имеет значения, сколько минут в месяц было использовано на разговоры (главное, чтобы был сделан хотя бы один звонок — и уже можно говорить, что услуги связи оказывались). То есть в этом случае наблюдается аналогия с доказательством хознаправленности абонплаты.

В общем, отстоять перед налоговиками расходы на телефонные разговоры зачастую может статься не просто. А посему необходимый объем документальной «соломки», которую стоит здесь «подстелить», каждый плательщик определит сам: в зависимости от степени вредности местных проверяющих, готовности судиться с фискалами, а возможно, и еще от каких-то определенных факторов.

	выводы
	Правила пользования на предприятии телефонной связью, в принципе, можно свести к двум пунктам: 1. Звонки — исключительно по хозвопросам! 2. Звонки по личным вопросам категорически запрещены! Судебная практика, связанная с подтверждением «хозяйственности» телефонных разговоров, в основном складывается положительно для плательщиков. Для целей включения в расходы сумм абонплаты за телефон, на наш взгляд, не нужно подтверждать «хозяйственность» всех звонков, проведенных с конкретного телефонного номера.