Списуємо на витрати телефонні розмови

Списуємо на витрати телефонні розмови

Олексій Павленко, податковий експерт

Загальні питання, що стосуються відображення витрат на телефонні переговори (момент відображення, до якого виду витрат їх включати тощо) висвітлено в попередній статті цього номера. А в цій статті ми поговоримо виключно про питання «господарськості» таких витрат. Отже, розпочнемо.

Спершу зазначимо, що норми ПКУ прямо не передбачають необхідність підтверджувати зв’язок телефонних розмов із господарською діяльністю.

Податковий кодекс містить лише пряму вимогу про документальне підтвердження понесених/нарахованих витрат — див. у п. 138.2 ПКУ (а щодо документального підтвердження витрат, у тому числі й на телефонні переговори, пов’язаних із відрядженнями, — п.п. 140.1.7 ПКУ). Відповідно, прямо обумовлена заборона на врахування при визначенні оподатковуваного прибутку документально не підтверджених витрат (п.п. 139.1.9 ПКУ).

Водночас у ПКУ є норма (п.п. 139.1.1 ПКУ), яка встановлює, що витрати, не пов’язані із провадженням господарської діяльності*, не включаються до складу витрат.

На наш погляд, у податковому законодавстві повинен застосовуватися принцип на кшталт «презумпції невинуватості» платника. Такий висновок випливає з п. 2 ст. 71 КАСУ і підтверджується інформаційним листом ВАСУ від 01.11.2011 р. № 1936/11/13-11. Тобто в межах судового розгляду не платники повинні доводити свою правоту (наприклад, господарську спрямованість кожного «чиха» своєї діяльності), а фіскали повинні доводити факти «безгосподарськості» окремих витрат.

Проте податківці зазвичай полюбляють усе перекладати «із хворої голови на» … платників. І, дотримуючись старих своїх традицій, вони сьогодні (див. консультацію в БЗ, підкатегорія 102.07.20) так само наполягають на тому, що коли платник податків не може підтвердити виробничий характер телефонних переговорів (або визначено, що такі переговори велися працівниками в особистих цілях), то вартість послуг зв’язку не включається до складу витрат.

Як не крути, але великою є ймовірність, що під час податкової перевірки фіскали вимагатимуть від вас підтвердження «господарськості» всіх телефонних розмов (у тому числі й за стільниковим зв’язком). Тому, якщо ви не готові за кожне «ачхи» судитися з податківцями, краще тут все-таки «соломку підстелити».

Як же підтверджувати господарськість телефонних розмов, у тому числі «мобільних»?

У нас є своя версія, але спочатку подивимося, що з цього приводу говорять податківці зараз. Їх документальні апетити в цій сфері в різний час то розросталися донезмоги, то дещо звужувалися. Що ж вони вимагають сьогодні?

Відповідь шукаємо в Базі знань і знаходимо в одній із консультацій у підкатегорії 102.07.21. Щоправда, там ідеться про підтвердні документи для врахування у складі податкових витрат вартості стільникового зв’язку. Але вважаємо, що стосовно витрат на інші види телефонного зв’язку підхід податківців буде аналогічним, хоча при їх перевірках, можливо, і не настільки суворим.

Отже, автори згаданої консультації перелічують такі документи, покликані підтвердити «господарськість» телефонного «базікання»:

— договори на підключення, інші угоди, рахунки-фактури;

— правила користування мобільним зв’язком, затверджені наказом керівника підприємства;

— перелік працівників, які забезпечуються мобільними телефонами у зв’язку з виробничою необхідністю;

— деталізовані рахунки від оператора із зазначенням номерів абонентів та часу їх розмов (у разі контрактного підключення);

— журнали обліку дзвінків із зазначенням мети дзвінків та їх тривалості за кожним номером — якщо підключення здійснюється шляхом придбання карток;

— щомісячні письмові звіти про здійснені переговори.

Із переліченого вище, на наш погляд, окрім документів (договорів, рахунків тощо), які підтверджують госпвідносини з операторами зв’язку, слід приділити увагу внутрішнім «зв’язним» документам.

Можна одним наказом затвердити і правила користування телефонами (у тому числі мобільними) на підприємстві, і перелік працівників, які мають право користуватися «казенним» мобільним зв’язком (та/або вести міжнародні розмови). До цього переліку (якщо він формальний) можна включити взагалі всіх працівників, щоб його згодом не довелося регулярно змінювати. Що ж до правил користування телефонами, то свого часу і Мінтрансзв’язку**, і Держкомпідприємництва зазначали таке.

Ці правила підприємство розробляє самостійно і на власний розсуд керівника

Тож їх можна звести до двох пунктів:

1. Дзвінки — виключно з госппитань!

2. Дзвінки з особистих питань категорично заборонені! При цьому можна обумовити наслідки порушення заборони.

Отже, категорична заборона на використання будь-яких службових телефонів в особистих цілях має бути обов’язковим пунктом правил! Для більшої переконливості можна потім організувати і кілька випадків «прилюдної прочуханки» недбайливих співробітників, які це правило порушили* (мовляв, ми стежимо за «господарськістю» переговорів суворіше за будь-яких фіскалів)…

Попросити операторів максимально деталізувати рахунки, можливо, теж не зашкодить…

А от щодо журналів обліку дзвінків і щомісячних письмових звітів, на наш погляд, — явний перебір податківців (утім, буквально цю вимогу вони висловили тільки щодо мобільного зв’язку). І якщо на це час витрачати, працювати ніколи буде. Тож журнали-звіти — це, мабуть, для найобережніших» платників.

Ще раз нагадаємо, що на виконання вимог п. 138.2 ПКУ суми «переговорних» витрат і право на їх відображення в обліку зазвичай підтверджуються відповідними розрахунковими та платіжними документами (надісланими операторами рахунками, платіжками й чеками споживача послуг, його банківськими виписками тощо).

Що робити в разі, якщо інспектора не переконають ваші документи, які підтверджують телефонну «господарськість», і він за актом не визнає певні суми «телефонних» витрат?

Можна, звісно, поскаржитися до вищого за рівнем податкового органу на незаконність/непрофесійність перевіряючого, але шанси на успіх — не дуже…

А які шанси в разі звернення до суду?

Зауважимо, що судова практика щодо цих питань здавна (у тому числі до ПКУ**) переважно складається позитивно.

Суди зазвичай вважають достатнім для підтвердження факту «господарськості» послуг зв’язку наявність згаданого наказу (правил) і розрахунково-звітних документів, що підтверджують споживання (й оплату) послуг зв’язку.

А вимоги податківців про надання журналу обліку дзвінків, щомісячних звітів працівників і навіть деталізованих рахунків (із зазначенням номерів абонентів, часу розмови, вартості хвилини) тощо суди визнають неправомірними.

Зазвичай суди вказують тут на те, що такі документи не належать до первинних і обов’язковість їх ведення не передбачена жодним нормативом

І що для підтвердження «господарськості» телефонних переговорів достатньо наявності договору з оператором зв’язку, наявності в підприємства власних або орендованих телефонів, рахунків на оплату послуг зв’язку та документів, які підтверджують їх оплату підприємством. Подібні висновки вже й щодо «підПКУшних» операцій прозвучали, наприклад, в ухвалі ВАСУ від 15.04.2014 р. № К/800/39948/13.

В ухвалі ВАСУ від 29.10.2012 р. № К-44948/09 суд підтвердив правомірність уключення до витрат вартості послуг роумінгу. Утім, що стосується витрат на роумінг, то їх без підтвердження зовнішньоекономічною діяльністю (або її просуванням) обстояти може бути непросто.

Заради справедливості, зазначимо, що судова практика в питаннях обстоювання платниками «господарськості» своїх телефонних витрат іноді складається й у фіскальному напрямку***. Хоча й рідко, але трапляється, що судді стають на бік податкових органів і при розгляді спору вимагають від підприємства весь вигаданий податківцями пакет підтверджень (уключаючи журнал обліку дзвінків і детальну розшифровку всіх дзвінків від оператора).

Низка договорів з операторами зв’язку передбачає також, крім оплати за час телефонних розмов, ще й унесення фіксованої суми абонентної плати.

На наш погляд, суму абонплати можна повністю включати до витрат. Але, звісно, за умови, що конкретний телефонний номер використовується в господарській сфері діяльності підприємства (тобто абонплата за телефон, що знаходиться в лазні або спортзалі підприємства, може до витрат і не потрапити).

Для цілей уключення до витрат сум абонплати, на наш погляд, не потрібно підтверджувати «господарськість» усіх дзвінків, здійснених із цього телефонного номера.

Ліміти-безліміти

Зазначимо ще, що на практиці набув поширення спосіб установлення лімітів на користування мобільним зв’язком окремими працівниками. При перевищенні конкретним працівником ліміту зазвичай передбачається, що він зобов’язаний компенсувати підприємству перевитрату.

Таке лімітування розмов, окрім стимулювання працівників телефонно спілкуватися тільки «у справі», ще й має на меті мінімізувати при перевірці запитання щодо підтвердження «господарськості» телефонних переговорів. У принципі, якщо ліміти не дуже великі, цей факт зазвичай впливає на лояльність інспектора під час перевірки «телефоно-витрат». Проте, взагалі-то, і тут доводити «господарськість» розмов усе одно потрібно.

Що ж стосується випадків, коли підприємство за договором з оператором користується послугами зв’язку безлімітно — сплачуючи щомісячно фіксовану суму, то тут, на нашу думку, питання «господарськості» кожної розмови знімається. При цьому, вважаємо, не має значення, скільки хвилин на місяць було використано на переговори (головне, щоб було зроблено хоча б один дзвінок — і вже можна говорити, що послуги зв’язку надавалися). Тобто в цьому випадку спостерігається аналогія з доведенням госпспрямованості абонплати.

Загалом, обстояти перед податківцями витрати на телефонні переговори часто може бути не просто. Тому необхідний обсяг документальної «соломки», яку варто тут «підстелити», кожен платник визначить сам: залежно від ступеня затятості місцевих перевіряючих, готовності судитися з фіскалами, а можливо, і ще від якихось певних факторів.

	висновки
	Правила користування на підприємстві телефонним зв’язком, загалом, можна звести до двох пунктів: 1. Дзвінки — виключно з госппитань! 2. Дзвінки з особистих питань категорично заборонені! Судова практика, пов’язана з підтвердженням «господарськості» телефонних переговорів, переважно складається позитивно для платників. Для цілей уключення до витрат сум абонплати за телефон, на наш погляд, не потрібно підтверджувати «господарськість» усіх дзвінків, здійснених із конкретного телефонного номера.