Служебный телефон — не роскошь, а средство производства! (последствия его использования в личных целях)

Служебный телефон — не роскошь, а средство производства!
(последствия его использования в личных целях)

Алексей Павленко, Людмила Белевцова, налоговые эксперты

В свое время США отказались от налогообложения личных звонков со служебных телефонов (соответствующий закон был отменен после его 20-летнего действия). Дело в том, что с развитием технологий разделять личное и служебное использование телефонов (особенно служебных «мобильников») становилось все сложнее. И «овчинка выделки» уже не стоила. Кстати, по этой причине многие американские корпорации данный закон попросту игнорировали. Налоговая же служба пыталась ввести для всех норматив — 25 % звонков априори — личные, но затем от этого отказалась, поддержав отмену…

У нас прямого такого закона нет, но согласно украинскому законодательству различные налоговые (и взнóсовые) последствия из-за «левых» звонков вполне могут иметь место. Причем как для предприятия, так и для самого «звонаряˊ» (если такой, уличенный, работник не будет компенсировать предприятию ущерб).

Но — обо всем по порядку.

Начнем по привычке с правовой части.

Итак, работник самовольно или с разрешения руководства воспользовался служебным телефоном, и этот факт предприятие скрывать не собирается. Какие же у этого могут быть последствия?

Если же работник воспользовался телефоном с согласия руководства — здесь все ясно:

— либо он, по договоренности, компенсирует эти расходы предприятию (внесением денег или за счет его зарплаты),

— либо это произойдет без компенсации (т. е. такие расходы станут для него облагаемым НДФЛ доходом).

Если же работник наговорил по служебному телефону без спроса, то в такой ситуации следует ориентироваться на нормы статей 130 и 132 КЗоТ

Не описывая все тонкости привлечения к материальной ответственности работника, отметим основные моменты.

Во-первых, согласно ст. 130 КЗоТ работники несут материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации вследствие нарушения возложенных на него трудовых обязанностей.

Во-вторых, материальная ответственность работника может устанавливаться только за прямой действительный ущерб — в пределах и порядке, предусмотренных законодательством, и при условии, что такой ущерб причинен предприятию, учреждению, организации виновными противоправными действиями (бездействием) работника.

В-третьих, согласно ст. 132 КЗоТ работник несет материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не более его среднего месячного заработка (материальная ответственность в большей сумме возможна только в случаях, определенных законодательством).

Отметим, что ответственность эта может реализовываться так:

1) работник добровольно возмещает ущерб* в кассу предприятия/на банковский счет;

2) сумма ущерба по распоряжению руководителя удерживается из доходов работника на основании его заявления;

3) ущерб взыскивается с работника в судебном порядке.

Напомним также, что согласно ст. 128 КЗоТ общий размер удержаний из заработной платы не может превышать 20 процентов от каждой выплаты.

Теперь перейдем к налоговым последствиям.

В части налога на прибыль отметим, что стоимость телефонных разговоров работника не по производственным вопросам не может быть включена в налоговые расходы. Причина понятна — отсутствие связи с хозяйственной деятельностью предприятия, т. е. несоблюдение нормы п.п. 139.1.9 НКУ.

В случае, когда сумма ущерба (стоимость личных разговоров) будет компенсироваться работником и/или удерживаться/взыскиваться с него, эта сумма ни в доходы, ни в расходы в налоговом учете не включается.

Ведь предприятие не продавало работнику услуги связи, а просто получило компенсацию «украденной» у него части услуг

Основанием здесь может выступать норма п.п. 136.1.5 НКУ, в которой сказано, что не включаются в доходы суммы средств или стоимость имущества, полученные налогоплательщиком по решению суда или в результате удовлетворения претензий как компенсация прямых расходов или убытков, если они не были отнесены таким плательщиком налога в состав расходов.

Наши выводы может подтвердить консультация налоговиков в Базе знаний (подкатегория 102.07.20). В ней авторы, отвечая на вопрос, включать ли плательщику в расходы и доход сумму возмещения работником услуг связи, потребленных в личных целях, делают следующий вывод. Независимо от того, будет сумма компенсации внесена работником в кассу плательщика или удержана из его зарплаты, указанные средства фактически покрывают понесенные плательщиком потери, а потому они не включаются в состав его дохода.

На сумму полученной от работника компенсации НДС не начисляется, поскольку отсутствует объект обложения НДС — операция поставки услуг от предприятия работнику. А имеет место, как упоминалось выше, покрытие понесенных предприятием потерь.

Однако НДСные последствия тут возникают по причине неиспользования услуг связи в хозяйственной деятельности плательщика. Поэтому здесь возможны 2 варианта:

1) если налоговый кредит с услуг связи еще не был заявлен, то НДС, относящийся к стоимости «непроизводственных» телефонных разговоров, в НК включать нельзя;

2) если же НК до того уже был заявлен, то часть стоимости услуг связи, «ушедшая» на «непроизводственные» звонки работника, подпадает под норму п.п. «г» п. 198.5 НКУ. В связи с чем плательщик будет обязан начислить на такую сумму (см. также п. 189.1 НКУ) НО по НДС в отчетном периоде, в котором работник звонил «не по делу». Для этого необходимо выписать налоговую накладную с типом причины «13».

Причем упомянутые выше НДСные последствия будут иметь место независимо от того, компенсирует работник стоимость своих звонков предприятию или нет.

Конечно, когда работник возмещает расходы на собственные телефонные разговоры, доход у него не возникает. Но не всегда работодатель требует от работника возместить расходы на «болтовню» в личных интересах. Как такая «щедрость» повлияет на налогообложение? Давайте разбираться.

Считаем, что такие суммы можно рассматривать в составе заработной платы работников как выплату в виде оплаты услуг связи

Объясняется это тем, что такая выплата входит в фонд оплаты труда как выплата индивидуального характера (п.п. 2.3.4 Инструкции № 5).

Данный факт влияет на порядок обложения ЕСВ и НДФЛ. Так, эта выплата в составе заработной платы является базой начисления и удержания ЕСВ (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона № 2464, п. 3.1 Инструкции № 455). Также из этой выплаты удерживается НДФЛ (п. 164.6 НКУ). Не забывайте применить натуральный коэффициент, чтобы получить «чистый» доход.

Пример. Заработная плата работника в июне 2014 года составляет 3200 грн. Во второй половине этого месяца он осуществлял личные звонки с рабочего телефона в сумме 120 грн. Работник эти расходы не возмещает. Рассчитаем ЕСВ (класс профессионального риска производства — 23) и НДФЛ.

Общий месячный налогооблагаемый доход в виде заработной платы и база для взимания ЕСВ составляют: 3200,00 + 120,00 х 1,176471 = 3341,18 (грн.).

Рассчитаем:

ЕСВ в части начислений: 3341,18 х 37,26 % = 1244,92 (грн).

ЕСВ в части удержаний: 3341,18 х 3,6 % = 120,28 (грн.).

НДФЛ: (3341,18 - 120,28) х 15 % = 483,14 (грн.).

Сумма заработной платы, выплаченная работнику, составляет: 3341,18 - 120,28 - 483,14 - 120,00 = 2617,76 (грн.).

Включили выплаты в виде услуг связи, полученные работником от работодателя для собственных нужд, в заработную плату? Отражайте их сумму и сумму начислений ЕСВ на них в составе налоговых расходов (пп. 142.1 и 143.1 НКУ). Однако помните: нужно прописать в разделе «Оплата труда» коллективного договора, что в состав заработной платы входит также выплата в виде оплаты услуг связи, предоставленных работникам на их собственные нужды.

То есть, по условиям нашего примера, в состав расходов включается сумма 4586,10 грн. (3341,18 + 1244,92).

Теперь о «ложке дегтя». Существует опасность, что налоговики не согласятся с таким подходом. Дело в том, что у них своя точка зрения на расходы, касающиеся финансирования личных потребностей физических лиц, не связанных с осуществлением хозяйственной деятельности (см. разъяснение, приведенное в категории 102.07.22 БЗ). Они считают, что подобные расходы (на оплату работникам стоимости аренды жилья, билетов на проезд в личных целях) нельзя учитывать при исчислении объекта налогообложения независимо от того, что такие расходы предусмотрены трудовым договором.

Однако, несмотря на такое разъяснение, мы придерживаемся вышеизложенной позиции, которую аргументировали.

Учет телефонных разговоров в личных целях работника

В завершение приведем отражение в учете операций с «непроизводственными» звонками в небольшой таблице.

Пример

Известны факты использования работником администрации служебного немобильного телефона в личных целях.

При этом:

— общая сумма расходов на услуги связи — 2400 грн. (в том числе НДС — 400 грн.);

— стоимость звонков по личным вопросам — 120 грн. (в том числе НДС — 20 грн.).

	выводы
	За разговоры по служебным телефонам в личных целях работник должен нести материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не более его среднего месячного заработка. Когда сумма ущерба за личные разговоры будет компенсироваться работником и/или удерживаться/взыскиваться с него, эта сумма ни в доходы, ни в расходы в налоговом учете не включается. Если НК ранее заявлялся, то нужно начислить НО по п. 198.5 НКУ, независимо от того, компенсирует работник стоимость своих звонков предприятию или нет.