Личный телефон в производственных целях
Довольно часто работники предприятий используют свои мобильные телефоны в служебных целях. Не вдаваясь в причины этого, давайте подумаем вместе, как предприятию учесть затраты на оплату услуг мобильной связи в составе своих расходов.
Лилия Ушакова, налоговый эксперт
Для беспроблемного отнесения затрат на оплату услуг мобильной связи в состав налоговых расходов необходимо «завести» мобильные телефоны на предприятие. Дело в том, что налоговикам не нравится наличие в расходах «мобильных» затрат при отсутствии на учете предприятия собственных или арендованных мобилок. Позиция судов в данном вопросе не однозначна. Одни поддерживают налоговиков (см., например, определение ВАСУ от 24.05.2012 г. по делу № К-9063/10). Другие соглашаются с возможностью включения в расходы затрат на оплату услуг связи, даже если у предприятия нет мобильных телефонов (см. определения ВАСУ от 10.01.2012 г. по делу № К-27902/09 и от 23.10.2013 г. по делу № К/9991/29009/11).
Как же «завести» на предприятие мобильные телефоны, которые принадлежат его работникам? Предлагаем вам три варианта.
Арендуем мобилку у работника
Наверное, самый «прозрачный» и простой способ «узаконить» использование мобилки работника в хоздеятельности предприятия — это заключить с ним договор аренды* мобильного телефона.
* О нюансах оформления арендных отношений мы подробно рассказывали в тематическом номере «Аренда: от договора до учета» (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 24).
Основной признак аренды — одно лицо (арендодатель) передает другому лицу (арендатору) имущество во временное владение и пользование (или только в пользование) за плату.
В договоре аренды оговорите срок аренды, порядок передачи арендованного имущества, размер платы и т. д. Если вы будете арендовать мобильный телефон вместе с мобильным номером (SIM-картой) работника, то не забудьте в договоре прописать и этот момент либо оформить компенсацию** (наподобие компенсации коммунальных услуг арендатором помещения). Вместе с тем мы бы рекомендовали в подобной ситуации арендовать только сам аппарат, используя мобильный номер (SIM-карту), принадлежащий предприятию. Почему? Просто в этом случае в счете за услуги связи в качестве абонента будет фигурировать предприятие — юридическое лицо, а не физлицо-работник, а значит, доказать налоговые расходы будет намного легче. Кроме того, у ваших контрагентов этот мобильный номер будет ассоциироваться с вашим предприятием. И в случае увольнения работника — собственника телефона можно будет не переживать за сохранность налаженных связей.
** Обложение этой компенсации НДФЛ и ЕСВ аналогично налогообложению компенсации согласно ст. 125 КЗоТ (см. на с. 25).
Помимо договора аренды, предприятию нужно иметь также акт приема-передачи мобильного телефона и акты приема-передачи предоставленных услуг (аренды мобилки).
Каковы налоговые последствия аренды мобильного телефона у работника? Сейчас расскажем. Получение мобилки в аренду не изменяет налоговых обязательств предприятия-арендатора (п. 153.7 НКУ). Амортизацию по арендованному мобильному телефону не начисляем.
Расходы по арендным платежам. Суммы арендной платы, причитающиеся работнику, отражаете в зависимости от направления использования телефона, т. е. в составе общепроизводственных расходов, административных расходов, расходов на сбыт или прочих операционных расходов. В состав расходов такие суммы включаете по результатам того налогового периода, в котором они начислены (п. 153.7 НКУ).
НДФЛ. Для работника-арендодателя доход от предоставления в аренду мобилки — это налогооблагаемый доход. Исчислить, начислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с такого дохода должно предприятие-арендатор (п.п. 14.1.180 НКУ).
Объект налогообложения арендного дохода определяете исходя из размера арендной платы, указанной в договоре аренды
С арендной платы НФДЛ удерживаете по ставкам, указанным в п. 167.1 НКУ, а именно 15 (17) %. Учтите, что ставки применяют к базе налогообложения общего месячного дохода плательщика налога. Поскольку у вас договор аренды мобилки заключен с работником предприятия, то для целей применения ставок 15 (17) % сравниваете с пределом (в 2014 году — 12180 грн.) базу налогообложения общей суммы дохода, начисленного (предоставленного) работнику. То есть при сравнении учитываете сумму заработной платы.
По нашему мнению, доход, полученный работником от предоставления в аренду мобильного телефона, надо отражать в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с признаком дохода «102».
ЕСВ. С суммы арендной платы ЕСВ не взимается. Почему? Да потому что в базу взимания ЕСВ вознаграждение по гражданско-правовому договору попадает только в случае, если оно было начислено за выполненные услуги или предоставленные работы (см. ч. 1 ст. 7 Закона № 2464). Правоотношения, возникающие между сторонами договора аренды имущества, не имеют признаков правоотношений, которые регулируются договором о предоставлении услуг или договором о выполнении работ. Радует, что согласны с этим и налоговики (см. разъяснение Миндоходов в категории 301.03 БЗ).
Пример 1. Предприятие в мае 2014 года заключило со своим работником (директором) договор аренды его мобильного телефона стоимостью 6969,00 грн. Ежемесячная арендная плата за него составляет 200,00 грн. Работник в производственных целях использует в телефоне мобильный номер (SIM-карту), принадлежащий предприятию.
Заработная плата, начисленная директору за май 2014 года, составила 6000,00 грн.
Бухгалтерский и налоговый учет аренды автомобиля
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Сумма, грн. | Бухгалтерский учет | Налоговый учет | ||
| Дт | Кт | доходы | расходы | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Передан в аренду предприятию мобильный телефон стоимостью 6969,00 грн. на основании акта приема-передачи | 6969,00 | 01 | — | — | — |
| 2 | Начислена ежемесячная арендная плата | 200,00 | 92 | 685 | — | 200,00 |
| 3 | Удержан НДФЛ с суммы арендной платы (200,00 х 15 : 100*) | 30,00 | 685 | 641/НДФЛ | — | — |
| 4 | Перечислен в бюджет НДФЛ | 30,00 | 641/НДФЛ | 311 | — | — |
| 5 | Выплачена арендная плата работнику-арендодателю (200,00 - 30,00) | 170,00 | 685 | 311 | — | — |
| * Применяем ставку налога 15 %, поскольку общая сумма базы налогообложения дохода работника (6000,00 грн. - 6000,00 грн. х 3,6 % + 200,00 грн. = 5984,00 грн.) не превысила предел, равный в 2014 году 12180,00 грн. | ||||||
Выплачиваем работнику компенсацию за использование его мобилки
Сразу же спешим предупредить: этот способ использования личного мобильного телефона работника для нужд предприятия не столь безопасный в налогово-расходном плане, как арендный. А все дело в недостаточной четкости законодательного регулирования данного вопроса. Объясним.
Статьей 125 КЗоТ определено право работника, использующего свои инструменты для нужд предприятия, на получение компенсации за их износ (амортизацию). Причем, по нашему мнению, понятие «инструменты» следует трактовать широко. Ведь в период вступления в силу ст. 125 КЗоТ (а это было почти 43 года назад) возможность использования в хозяйственной деятельности предприятия не только инструментов, но и агрегатов, машин, устройств, принадлежащих работнику, даже не рассматривалась. Впрочем действующее законодательство не устанавливает запрета на использование личного телефона работника в рамках трудовых отношений.
Документально оформить «компенсационные» отношения можно следующим образом. Работник пишет на имя руководителя предприятия заявление с просьбой разрешить ему использовать личный мобильный телефон для выполнения трудовых обязанностей. На основании соответствующей резолюции руководителя отдел кадров издает приказ (распоряжение), в котором, среди прочего, указывает цель и продолжительность использования мобильного телефона, а также размер и порядок выплаты компенсации его износа.
Заметьте: в отличие от аренды, при таком варианте оформления «мобильных отношений» работник может свободно распоряжаться личным телефоном, в том числе и в нерабочее время.
А что же с налоговой нагрузкой?
Расходы на выплату компенсации износа мобилки. Сумму компенсации нужно рассматривать как расходы на обязательные выплаты работникам (п. 142.2 НКУ). Для правомерного включения в состав налоговых расходов необходимо иметь документы, подтверждающие, что личный мобильный телефон работника использовался в хоздеятельности предприятия (заявление, приказ, распечатки звонков с телефона работника, если он пользовался своим мобильным номером (SIM-картой) и т. д.).
Учтите: в ст. 125 КЗоТ речь идет о компенсации за износ (амортизации). А значит, размер возмещения (компенсации) должен соответствовать сумме амортизации
Для того чтобы рассчитать амортизацию, нужно знать стоимость телефона. Подтвердить ее можно документами на покупку телефона (счет, товарный чек, фискальный чек и т. д.).
Отражать такие расходы, на наш взгляд, следует в зависимости от направления использования мобильного телефона (общепроизводственное, административное, сбытовое). В состав налоговых расходов они должны попасть в периоде их осуществления (п. 138.5 НКУ).
Но вот одна ложка дегтя от налоговиков. В разъяснении в подкатегории 102.07.17 БЗ Миндоходов, аргументируя «зафондовостью» компенсационных выплат по п. 3.22 Инструкции № 5, пришло к выводу о возможности учета таких расходов лишь в качестве арендных платежей с заключением договора аренды*.
* Несмотря на то, что указанное разъяснение касается компенсации за использование работником личного автомобиля для служебных целей, скорее всего и в отношении компенсации работнику за использование личного мобильного телефона для нужд предприятия позиция налоговиков будет такой же.
Да, действительно, компенсации не место в составе расходов на оплату труда (п. 142.1 НКУ). Но, как нам кажется, уважаемое ведомство забыло о праве на расходы согласно п. 142.2 НКУ (см. выше).
НДФЛ. Сумма компенсации за использование личного телефона работника для служебных целей будет являться для такого работника доходом в виде дополнительного блага. Также допблагом будет для него сумма компенсации расходов на оплату услуг связи, если работник звонил по работе со своего мобильного номера, а работодатель впоследствии компенсировал ему расходы на указанные цели.
С дохода в виде дополнительного блага работодателю необходимо будет удержать НДФЛ в размере 15 (17) % и отразить его в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с признаком дохода «126».
ЕСВ. С суммы «мобильной» компенсации ЕСВ не взимается. Ведь эта выплата не входит в фонд оплаты труда (см. п. 3.22 Инструкции № 5) и указана в п. 11 разд. I Перечня видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170.
Как видите, «компенсационный» вариант использования мобильного телефона работника в хоздеятельности предприятия нельзя назвать удачным. Если предприятие включит компенсацию износа в состав расходов, оно вынуждено будет доказывать налоговикам правомерность такой операции.
Вместе с тем «трудовой» способ компенсации имеет право на жизнь, если телефон работника будет использоваться разово, например, в период командировки. Но и в этом случае рекомендуем вам выдать ему мобильный номер (SIM-карту) предприятия, с которого он мог бы осуществлять звонки по производственным вопросам. Это позволит включить расходы на связь в состав налоговых расходов предприятия.
Пользуемся мобилкой бесплатно — заключаем договор ссуды
Правоотношения ссуды близки к аренде. Основное их отличие: по договору ссуды вещь (в нашем случае — личный мобильный телефон работника) передается для пользования в течение установленного срока бесплатно. Однако такую бесплатность необходимо прописать в договоре (ст. 827 ГКУ).
Договор ссуды предприятие заключает с работником в письменной форме (ч. 2 ст. 828 ГКУ). Нотариально заверять его не нужно.
Получение мобильного телефона и его возврат работнику-ссудодателю в прибыльном учете предприятие-получатель не отражает (см. абзац четвертый п.п. 153.4.1 НКУ).
Операцию ссуды предприятию необходимо рассматривать как бесплатное получение услуг
Стоимость таких услуг, определенную на уровне не ниже обычной цены, включают в прочие доходы (п.п. 135.5.4 НКУ, письмо ГНСУ от 26.09.2012 г. № 2592/0/61-12/15-1415). Отражают эти доходы в том отчетном периоде, в котором они были фактически получены (см. п. 137.10 НКУ). Однако проблемы определения обычной цены по таким специфическим и неконтролируемым операциям остаются (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 69 с.10).
Уверены, что, прочитав эту статью, вы найдете тот вариант использования личного телефона работника в производственных целях, который устроит и вас, и его.
| выводы |  | |
|
