Особистий телефон у виробничих цілях

Як же «завести» на підприємство мобільні телефони, які належать його працівникам? Пропонуємо вам три варіанти.

Напевно, «найпрозоріший» і найпростіший спосіб «узаконити» використання мобілки працівника в госпдіяльності підприємства — це укласти з ним договір оренди* мобільного телефону.

Основна ознака оренди — одна особа (орендо- давець) передає іншій особі (орендарю) майно в тимчасове володіння і користування (або тільки в користування) за плату.

У договорі оренди обумовте строк оренди, порядок передання орендованого майна, розмір плати тощо. Якщо ви орендуватимете мобільний телефон разом із мобільним номером (SIM-карткою) працівника, то не забудьте в договорі прописати і цей момент або оформити компенсацію** (на кшталт компенсації комунальних послуг орендарем приміщення). Водночас ми б рекомендували в подібній ситуації орендувати тільки власне апарат, використовуючи мобільний номер (SIM-картку), що належить підприємству. Чому? Просто в цьому випадку в рахунку за послуги зв’язку як абонент фігуруватиме підприємство — юридична особа, а не фізособа-працівник, а отже, довести податкові витрати буде набагато простіше. Крім того, у ваших контр- агентів цей мобільний номер асоціюватиметься з вашим підприємством. Тому в разі звільнення працівника — власника телефону, можна буде не переживати за збереження налагоджених зв’язків.

Окрім договору оренди, підприємству потрібно мати також акт приймання-передачі мобільного телефону й акти приймання-передачі наданих послуг (оренди мобілки).

Якими є податкові наслідки оренди мобільного телефону працівника? Зараз розповімо. Отримання мобілки в оренду не змінює податкових зобов’язань підприємства-орендаря (п. 153.7 ПКУ). Амортизацію щодо орендованого мобільного телефону не нараховуємо.

Витрати з орендних платежів. Суми орендної плати, що належать працівнику, відображаєте залежно від напряму використання телефону, тобто у складі загальновиробничих витрат, адміністративних витрат, витрат на збут чи інших операційних витрат. До складу витрат такі суми включаєте за результатами того податкового періоду, в якому вони нараховані (п. 153.7 ПКУ).

ПДФО. Для працівника-орендодавця дохід від надання в оренду мобілки — це оподатковуваний дохід. Обчислити, нарахувати, утримати й перерахувати до бюджету ПДФО з такого доходу повинне підприємство-орендар (п.п. 14.1.180 ПКУ).

Об’єкт оподаткування орендного доходу визначаєте виходячи з розміру орендної плати, зазначеної в договорі оренди

З орендної плати ПДФО утримуєте за ставками, зазначеними в п. 167.1 ПКУ, а саме 15 (17) %. Майте на увазі, що ставки застосовують до бази оподаткування загального місячного доходу платника податку. Оскільки у вас договір оренди мобілки укладено з працівником підприємства, то для цілей застосування ставок 15 (17) % порівнюєте з межею (у 2014 році — 12180 грн.) базу оподаткування загальної суми доходу, нарахованого (наданого) працівнику. Тобто при порівнянні враховуєте суму заробітної плати.

На нашу думку, дохід, отриманий працівником від надання в оренду мобільного телефону, потрібно відображати в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ з ознакою доходу «102».

ЄСВ. Із суми орендної плати ЄСВ не справляється. Чому? Та тому, що до бази справляння ЄСВ винагорода за цивільно-правовим договором потрапляє тільки в разі, якщо її було нараховано за надані послуги або виконані роботи (див. ч. 1 ст. 7 Закону № 2464). Правовідносини, які виникають між сторонами договору оренди майна, не мають ознак правовідносин, що регулюються договором про надання послуг або договором про виконання робіт. Радує, що згодні з цим і податківці (див. роз’яснення Міндоходів у категорії 301.03 БЗ).

Приклад 1. Підприємство у травні 2014 року уклало зі своїм працівником (директором) договір оренди його мобільного телефону вартістю 6969,00 грн. Щомісячна орендна плата за нього становить 200,00 грн. Працівник у виробничих цілях використовує в телефоні мобільний номер (SIM-картку), яка належить підприємству.

Заробітна плата, нарахована директору за травень 2014 року, становила 6000,00 грн.

Одразу ж попереджаємо, цей спосіб використання особистого мобільного телефону працівника для потреб підприємства не такий безпечний у податково-витратному плані, як орендний. Причина в недостатній чіткості законодавчого регулювання цього питання. Пояснимо.

Статтею 125 КЗпП визначено право працівника, який використовує свої інструменти для потреб підприємства, на отримання компенсації за їх знос (амортизацію). Причому, на нашу думку, поняття «інструменти» слід трактувати широко. Адже в період набрання чинності ст. 125 КЗпП (а це було майже 43 роки тому) можливість використання в господарській діяльності підприємства не тільки інструментів, а й агрегатів, машин, пристроїв, що належать працівнику, навіть не розглядалася. Утім, чинне законодавство не встановлює заборони на використання особистого телефону працівника в межах трудових відносин.

Документально оформити «компенсаційні» відносини можна в такий спосіб. Працівник пише на ім’я керівника підприємства заяву із проханням дозволити йому використовувати особистий мобільний телефон для виконання трудових обов’язків. На підставі відповідної резолюції керівника відділ кадрів видає наказ (розпорядження), в якому, серед іншого, зазначає мету й тривалість використання мобільного телефону, а також розмір та порядок виплати компенсації його зносу.

Зверніть увагу: на відміну від оренди, за такого варіанта оформлення «мобільних відносин» працівник може вільно розпоряджатися особистим телефоном, у тому числі й у неробочий час.

А що ж із податковим навантаженням?

Витрати на виплату компенсації зносу мобілки. Суму компенсації потрібно розглядати як витрати на обов’язкові виплати працівникам (п. 142.2 ПКУ). Для правомірного включення до складу податкових витрат необхідно мати документи, які підтверджують, що особистий мобільний телефон працівника використовувався в госпдіяльності підприємства (заява, наказ, роздруківки дзвінків з телефону працівника, якщо він користувався своїм мобільним номером (SIM-карткою) тощо).

Майте на увазі, у ст. 125 КЗпП ідеться про компенсацію за знос (амортизацію). А отже, розмір відшкодування (компенсації) має відповідати сумі амортизації

Щоб розрахувати амортизацію, потрібно знати вартість телефону. Підтвердити її можна документами на придбання телефону (рахунок, товарний чек, фіскальний чек тощо).

Відображати такі витрати, на наш погляд, слід залежно від напряму використання мобільного телефону (загальновиробниче, адміністративне, збутове). До складу податкових витрат вони повинні потрапити в періоді їх здійснення (п. 138.5 ПКУ).

Але ось вона — ложка дьогтю від податківців. У роз’ясненні в підкатегорії 102.07.17 БЗ Міндоходів, аргументуючи «зафондовістю» компенсаційних виплат за п. 3.22 Інструкції № 5, дійшло висновку про можливість обліку таких витрат лише як орендних платежів з укладенням договору оренди*.

Так, дійсно, компенсації не місце у складі витрат на оплату праці (п. 142.1 ПКУ). Але, як нам здається, шановне відомство забуло про право на витрати згідно з п. 142.2 ПКУ (див. вище).

ПДФО. Сума компенсації за використання особистого телефону працівника для службових цілей буде для такого працівника доходом у вигляді додаткового блага. Також додатковим благом буде для нього сума компенсації витрат на оплату послуг зв’язку, якщо працівник телефонував по роботі зі свого мобільного номера, а роботодавець згодом компенсував йому витрати на зазначені цілі.

Із доходу у вигляді додаткового блага роботодавцю необхідно буде утримати ПДФО в розмірі 15 (17) % та відобразити його в Податковому розрахун- ку за формою № 1ДФ з ознакою доходу «126».

ЄСВ. Із суми «мобільної» компенсації ЄСВ не справляється. Адже ця виплата не входить до фонду оплати праці (див. п. 3.22 Інструкції № 5) і зазначена в п. 11 розд. I Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170.

Як бачите, «компенсаційний» варіант використання мобільного телефону працівника в госпдіяльності підприємства не можна назвати вдалим. Якщо підприємство включить компенсацію зносу до складу витрат, воно буде змушено доводити податківцям правомірність такої операції.

Водночас «трудовий» спосіб компенсації має право на життя, якщо телефон працівника використовуватиметься разово, наприклад, у період відрядження. Але і в цьому випадку рекомендуємо вам видати йому мобільний номер (SIM-картку) підприємства, з якого він міг би здійснювати дзвінки з виробничих питань. Це дозволить включити витрати на зв’язок до складу податкових витрат підприємства.

Правовідносини позички близькі до оренди. Основна їх відмінність: за договором позички річ (у нашому випадку особистий мобільний телефон працівника) передається для користування протягом встановленого строку безоплатно. Проте таку безоплатність необхідно прописати в договорі (ст. 827 ЦКУ).

Договір позички підприємство укладає з працівником у письмовій формі (ч. 2 ст. 828 ЦКУ). Нотаріально посвідчувати його не потрібно.

Отримання мобільного телефону та його повернення працівнику-позичкодавцю у прибутковому обліку підприємство-одержувач не відображає (див. абзац четвертий п.п. 153.4.1 ПКУ).

Операцію позички підприємству необхідно розглядати як безоплатне отримання послуг

Вартість таких послуг, визначену на рівні не нижче звичайної ціни, включають до інших доходів (п.п. 135.5.4 ПКУ, лист ДПСУ від 26.09.2012 р. № 2592/0/61-12/15-1415). Відображають ці доходи в тому звітному періоді, в якому вони були фактично отримані (див. п. 137.10 ПКУ). Однак проблеми визначення звичайної ціни по таким специфічним та неконтрольованим операціям залишаються (див. "Податки та бухгалтерський облік", 2013, № 69 с.10)

Упевнені, що прочитавши цю статтю, ви знайдете той варіант використання особистого телефону працівника у виробничих цілях, який влаштує і вас, і його. Укладати договір оренди особистого мобільного телефону працівника доцільно, якщо він постійно використовується в госпдіяльності підприємства.

	висновки
	Дохід від надання мобілки в оренду є для працівника-орендодавця оподатковуваним. У формі № 1ДФ він відображається з ознакою доходу «102». Якщо працівник дзвонив з виробничих питань зі свого мобільного номера (SIM-картки), то сума компенсації понесених ним витрат на оплату послуг зв’язку не потрапить до податкових витрат. Підприємство може використовувати мобільний телефон працівника безоплатно на підставі договору позички.