Директор использует «корпоративные блага» связи в нерабочее время: ищем контакт с «производством»
Директор за счет предприятия звонит для решения служебных вопросов не в рабочее время: после окончания рабочего дня (с 18:00), в выходные для предприятия дни, находясь в отпуске. Также в нерабочее время он использует «корпоративный» мобильный Интернет. Можно ли стоимость таких услуг связи включить в состав налоговых расходов?
(г. Полтава)
Директор — персона на предприятии важная и особенная. Он не только организует работу, но и налаживает коммуникации с партнерами, в том числе и в «телефонно-интернетном» режиме. Часто такие контакты директор поддерживает в свободное от работы время за средства предприятия. Он объясняет это острой производственной необходимостью, а бухгалтер ломает голову: можно ли такие расходы на средства связи отразить в налоговом учете. Разберемся вместе!
Сначала определимся со служебными звонками после окончания рабочего дня (после 18:00, как это указано в вопросе нашего читателя). Не факт, что с наступлением 18:00 директор покинет свое рабочее место. Иногда его рабочее время в силу специфики должности продолжается значительно дольше. Как правило, такой продленный рабочий день трактуют как ненормированный. На страницах нашего издания мы уже отмечали, что для директора может быть установлен ненормированный рабочий день (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 27). Для этого необходимо его должность указать в соответствующем Списке коллективного договора (п. 7 Рекомендаций относительно порядка предоставления работникам с ненормированным рабочим днем ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда, утвержденных приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 10.10.97 г. № 7).
Если такая норма есть в коллективном договоре вашего предприятия, то директор вполне обоснованно может работать и после окончания рабочего дня (после 18:00). То есть фактически он осуществляет трудовую деятельность после 18 часов в режиме ненормированного рабочего дня. А потому расходы на средства связи (телефонные разговоры и мобильный Интернет), осуществленные после 18:00, бесспорно, считают связанными с хозяйственной деятельностью предприятия и включают в состав расходов в налоговом учете при наличии подтверждающих документов.
Обратите внимание на то, что работник может работать в режиме ненормированного рабочего дня только в рабочие дни предприятия. То есть вышеприведенный подход не может быть применен к выходным дням и дням отпуска. Напомним еще об одном нюансе: инспекция по вопросам труда негативно относится к трудовой деятельности в выходные дни и во время отпуска.
Однако всем известны случаи, когда решить производственные вопросы остро необходимо именно в выходные для вашего предприятия дни. Подчеркиваем, что такие дни являются выходными именно для вашего предприятия. В то же время для других контрагентов определенный календарный день может быть рабочим. Например, на предприятии установлена пятидневная рабочая неделя, а у его партнера — шестидневная. Тогда вполне вероятно, что для выяснения производственных вопросов директор вашего предприятия звонит с рабочего телефона (применяет мобильный Интернет) в выходной для вашего предприятия день — субботу.
На наш взгляд, ограничение трудового законодательства относительно работы в выходные дни вряд ли может стать помехой для отнесения стоимости таких переговоров к расходам налогового учета. Ведь главным требованием определения деятельности как хозяйственной является направленность осуществленных расходов на получение дохода (п.п. 14.1.36 НКУ). А именно на это рассчитывает ваш директор.
Что касается звонков (с телефона, с помощью мобильного Интернета) директора за счет предприятия во время отпуска, то считаем, что и они также могут иметь связь с хозяйственной деятельностью по тем же причинам. Поскольку директор — официальное «лицо» предприятия, то допустима ситуация, когда только он может связаться с контрагентом. Известно, что некоторые директора контролируют выполнение заданий своими подчиненными и во время законного отдыха. Чем не служебные разговоры?
Резюмируем: директор может решать хозяйственные вопросы (по телефону, мобильному Интернету) за счет предприятия в выходные дни и во время отпуска.
Тогда расходы на такую связь включают в состав административных расходов в налоговом учете (п.п. «г» п.п. 138.10.2 НКУ)
Для подтверждения их «хозяйственного происхождения» настоятельно советуем иметь доказательства на руках — документальное подтверждение того, что такие расходы на услуги связи осуществлялись для решения рабочих вопросов. Например, это может быть детализация счета (подробнее о необходимых документах — на с. 8 этого номера).
Людмила Белевцова, эксперт по вопросам оплаты труда