Почтовые расходы

Почтовые расходы

Наталия Дзюба, налоговый эксперт

Налоговый учет. Для того, чтобы купленные предприятием марки, конверты и открытки в налоговом учете попали в состав расходов, необходимо:

1) иметь первичные документы, подтверждающие расходы на их приобретение, обязанность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и другими документами, установленными разд. II Налогового кодекса Украины (далее — НКУ) (п. 138.2 НКУ);

2) чтобы расходы на их покупку были связаны с хозяйственной деятельностью (п.п. 139.1.1 НКУ).

Место таким расходам в составе прочих расходов, поэтому признаем их в периоде начисления согласно правилам бухучета (п. 138.5 НКУ). Но отражаем в налоговом учете в зависимости от направления их использования.

Если вы используете марки, открытки и конверты для переписки или иного обмена юридическими, бухгалтерскими и/или налоговыми документами, в том числе и с представителями официальных органов, то такие расходы следует относить к административным (абз. «ґ» п.п. 138.10.2 НКУ). Учитывать их придется в строке 06.1 декларации по налогу на прибыль предприятия.

Если же вы используете марки, открытки и конверты для рекламных целей, например для того, чтобы заявить или напомнить о себе контрагентам, то место расходам на их приобретение в составе расходов на сбыт и рекламу (п.п. 140.1.5, п.п. «г» п.п. 138.10.3 НКУ). Учитывать их придется в строке 06.2 декларации по налогу на прибыль.

Отдельного внимания заслуживают расходы на приобретение/изготовление на заказ поздравительных открыток. У налоговиков бытует мнение, что расходы, связанные с приобретением поздравительных открыток, не относятся к расходам, связанным с осуществлением хозяйственной деятельности.

Однако мы считаем, что плательщик имеет право на расходы по приобретению/изготовлению на заказ поздравительных открыток. Поздравляя контрагентов, а также представителей официальных органов или дружественных компаний с праздниками, плательщик, во-первых, рассчитывает установить с ними более крепкие и долговременные партнерские отношения, которые пойдут только на пользу хоздеятельности, а во-вторых, соблюдает должный имидж предприятия.

Поздравительные открытки можно включить в административные расходы предприятия

Основанием тому вполне может служить п.п. «а» п.п. 138.10.2 НКУ, причисляющий в налоговом учете к административным расходам общие корпоративные расходы, в том числе организационные расходы налогоплательщика. О других вариантах того, как связать такие расходы с хоздеятельностью, читайте в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 99, с. 46; 2011, № 98, с. 13.

Что касается НДС, то при покупке негашеных марок, конвертов и открыток с непогашенными марками уплачивать НДС в составе их стоимости вам не придется. Их поставка не является объектом обложения НДС (п.п. 196.1.4 НКУ), поэтому не будет сопровождаться выпиской налоговой накладной и/или отражением суммы НДС в чеке РРО. На это обращают внимание и налоговики (см. подкатегорию 101.02 БЗ).

«Входной» НДС в составе стоимости конвертов и открыток без марок при наличии налоговой накладной или чека РРО, с выделенной в нем суммой НДС не более 40 грн., предприятие вправе будет отнести в налоговый кредит.

Бухгалтерский учет. Знаки почтовой оплаты (почтовые марки, конверты с марками, открытки с марками) относятся к бланкам документов строгого учета (п.п. 1.3.2 Правил изготовления бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности, утвержденных приказами Министерства финансов Украины от 25.11.93 г. № 98, СБУ от 15.11.93 г. № 118, МВД Украины от 24.11.93 г. № 740). Поэтому при оприходовании и списании марок, конвертов и открыток с марками следует использовать типовые формы первичного учета бланков строгой отчетности, утвержденные приказом Министерства статистики Украины от 11.03.96 г. № 67.

Почтовые марки при оприходовании расцениваются не как запасы, а как денежные документы и поэтому учитываются на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте». Одновременно отражают их на забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета».

Конверты и открытки следует учитывать на субсчете 209 «Прочие материалы», а те, которые еще и с марками, — с дополнительным отражением на забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета».

По мере использования почтовых марок, конвертов и открыток в зависимости от направления такого использования их стоимость относят на расходы (Дт 92, 93, 94) с одновременным списанием с забалансового учета (со счета 08).

Рассмотрим пример.

Пример 1. Для нужд администрации предприятие закупило конверты с марками на сумму 50 грн., а также заказало изготовление поздравительных открыток с логотипом предприятия. Расходы на изготовление открыток составили 600 грн. (в том числе НДС — 100 грн.).

Налоговый учет. Пересылая (отправляя адресатам) открытки, письма, бандероли, посылки, придется оплатить услуги почтовой связи. Можно, конечно, такие расходы включать в налоговом учете в состав административных. Тем более что в п.п. «ґ» п.п. 138.10.2 НКУ почтовые расходы прямо названы среди других расходов на оплату услуг связи. Однако, на наш взгляд, правильнее будет отражать их в зависимости от направления использования и показывать в «налоговоприбыльной» декларации в соответствующих строках (06.1 или 06.2).

«Входной» НДС в составе стоимости почтовых услуг при наличии налоговой накладной или чека РРО, с выделенной в нем суммой НДС не более 40 грн., предприятие вправе будет отнести в налоговый кредит.

Бухгалтерский учет. В бухгалтерском учете расходы на почтовую пересылку включаются в расходы отчетного периода с отражением на счете 92 «Административные расходы». Если оплата услуг пересылки почтовых отправлений осуществляется через подотчетное лицо, то подотчетные суммы не забудьте отразить, используя субсчет 372 «Расчеты с подотчетными лицами».

Рассмотрим пример.

Пример 2. Предприятие для рассмотрения возможности получения кредита приняло решение направить в банк пакет документов. Подотчетному лицу для этого выданы из кассы 100 грн. Расходы на отправку почтового отправления составили 36 грн. (в том числе НДС — 6 грн.).

Налоговый учет. Оплата услуг службы курьерской доставки осуществляется в общеустановленном порядке — по договоренности сторон в наличной или безналичной форме путем предоплаты или пост­оплаты. Расходы на услуги курьерской и экспресс-доставки попадут в налоговые расходы, если есть:

— связь расходов с вашей хозяйственной деятельностью. В данном случае с ней должен быть связан объект доставки;

— документальное подтверждение. Факт предоставления услуг должен быть подтвержден соответствующим актом.

Место таким расходам в составе прочих расходов, поэтому признаем их в периоде начисления согласно правилам бухучета (п. 138.5 НКУ). Но отражаем в налоговом учете в зависимости от направления их использования.

Если услуги службы курьерской и экспресс-доставки вы используете для переписки или иного обмена юридическими, бухгалтерскими и/или налоговыми документами, в том числе и с представителями официальных органов, то такие расходы следует относить к административным (абз. «ґ» п.п. 138.10.2 НКУ). Учитывать их придется в строке 06.1 декларации по налогу на прибыль.

Если же вы используете курьера или экспресс-доставку как средство поставки товаров покупателю, то такие услуги будут считаться расходами на сбыт (п.п. «з» п.п. 138.10.3 НКУ). Учитывать их придется в строке 06.2 декларации по налогу на прибыль.

А вот стоимость доставки товара или запасов от поставщика станет составляющей себестоимости, т. е. расходами операционной деятельности. Учитывать их придется в строке 05.1 декларации по налогу на прибыль по мере реализации продукции (товаров, работ, услуг), для изготовления которых такие ТМЦ предназначались.

В части НДС предприятие вправе сформировать налоговый кредит при соблюдении общих условий: услуги курьера и экспресс-доставки приобретены для осуществления облагаемых операций и получена корректно заполненная налоговая накладная.

Бухгалтерский учет. В бухгалтерском учете стоимость этих услуг относят на расходы в зависимости от направления их использования (Дт 91, 92, 93, 94).

Рассмотрим пример.

Пример 3. Предприятие для доставки товара клиенту воспользовалось услугами службы экспресс-доставки. Стоимость услуги доставки составила 720 грн. (в том числе НДС — 120 грн.).

	выводы
	Марки, конверты с марками и открытки с марками относятся к бланкам документов строгого учета. При этом марки учитываются как денежные документы. Почтовые расходы и расходы на курьерскую доставку отражаем в зависимости от направления использования: деловую переписку (в том числе поздравления) и доставку документов относим к административным, а «рекламную» переписку и доставку товара клиентам — к сбытовым.