О служебных командировках

электронный билет

О служебных командировках

Письмо Министерства финансов Украины от 19.12.2013 г. № 31-07230-16-10/36949 (извлечение)

Министерство финансов Украины рассмотрело письмо о служебных командировках и в пределах компетенции сообщает.

1. В соответствии с Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59, в случае использования электронного авиа­билета основанием для возмещения расходов на его приобретение является следующий пакет документов: оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру); распечатка на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция); оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира.

В случае когда электронный авиабилет является частично использованным, к отчету также прилагается письмо (акт, справка) о возврате авиабилета, составленное компанией-продавцом, в котором указываются фамилия и инициалы командированного работника, стоимость осуществленного перелета, сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом частично использованного билета.

Кроме того, в связи с введением электронных документов на железнодорожном транспорте приказом Министерства финансов от 19.07.2013 г. № 667 внесены новые нормы в Инструкцию о служебных командировках в пределах Украины и за границу. Согласно указанным изменениям в случае использования направленным в служебную командировку работником электронного проездного/перевозочного документа на поезд основанием для возмещения расходов на его приобретение является распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (в случае перевозки багажа — распечатанный на бумажном носителе перевозочный документ; в случае отдельного заказа услуги (в частности, услуги по пользованию комплектом постельных принадлежностей, резервированию мест) — распечатанный на бумажном носителе документ на услуги). В случае возврата электронного проездного/перевозочного документа на поезд к отчету прилагается распечатанный на бумажном носителе документ на возврат. Информацию о наличии и статусе электронного проездного документа можно проверить на официальном веб-сайте Государственной администрации железнодорожного транспорта Украины.

То есть при использовании работником электронного проездного документа на поезд основанием для возмещения расходов на его приобретение является распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (без посадочного талона и документа об оплате).

В то же время следует отметить, что нормы постановления Кабинета Министров Украины от 02.02.2011 г. № 98 «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» и Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов от 13.03.98 г. № 59, определяют порядок направления в командировку и возмещения расходов, осуществленных в связи с такой командировкой, исключительно для государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств.

2. Если в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях) включена стоимость питания или бытовых услуг (стирка, чистка, ремонт и утюжка одежды, обуви или белья), то плательщики налогов, которые не содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, имеют право включить в состав расходов стоимость услуг по проживанию с учетом стоимости услуг на питание или бытовых услуг (стирка, чистка, ремонт и утюжка одежды, обуви или белья) при условии документального подтверждения указанных расходов.

Уменьшение суточных расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль в составе расходов, на стоимость питания или бытовых услуг (стирка, чистка, ремонт и утюжка одежды, обуви или белья), включенную в счет на проживание, Налоговым кодексом не предусмотрено.

<…>

Заместитель Министра С. Рыбак

коментарий редакции

Распечатки электронного ж/д билета вполне достаточно! — вердикт Минфина

Основная часть комментируемого письма Минфина посвящена ответу на довольно актуальный в последнее время вопрос — чем командированному работнику подтвердить свои расходы на проезд по железной дороге, если он воспользовался не обычным, а электронным билетом (далее — ЭБ)? Причем можно даже не сомневаться, что такой вопрос будет звучать все чаще и чаще. Так, по последней информации с сайта «Укрзалізниці»* на сегодня проезд по ЭБ возможен на 82 поездах внутреннего сообщения, в том числе на 6 скоростных поездах категории Интерсити+.

Особенностью электронного ж/д билета является то, что его можно приобрести исключительно через онлайн-систему продажи официального сайта УЗ, а расплатиться за него — любой банковской платежной карточкой (как личной, так и корпоративной). То есть вы получаете проездной документ, не выходя из дома или офиса, всего за несколько кликов мышкой на своем компьютере. А вместе с ним — и дополнительную головную боль, ☺ как отчитаться перед бухгалтерией, если ваша поездка носила не личный, а производственный характер. Например, чем подтвердить проезд к месту командировки и/или назад, если ничего другого, кроме распечатки ЭБ на обычном листе бумаги, у вас нет и не предвидится?

На первый взгляд, все в полном ажуре — прошлогодние изменения в Инструкцию № 59* (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 70, с. 3) вроде бы все поставили на свои места. В ней появились новые нормы (см. абзацы четвертый — шестой п. 12 разд. II), посвященные документальному основанию для возмещения расходов на приобретение электронного проездного документа на поезд. Таким документом согласно Инструкции считается «распечатанный на бумажном носителе посадочный документ».

Но, к сожалению, упомянутая Инструкция обязательна только для работодателей, финансируемых из бюджета. Прочие предприятия и организации могут использовать ее только как вспомогательный (справочный) материал (см. консультацию в подкатегории 102.07.14, а также письмо Министерства финансов Украины от 03.06.2011 г. № 31-07230-16-25/13720 // спецвыпуск газеты «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 5, с. 26).

Ситуация осложняется тем, что «командировочный» п.п. 140.1.7 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (далее — НКУ) в той своей части, которая касается ЭБ, по-прежнему в качестве подтверждающих документов рассматривает электронные билеты «при наличии посадочного талона и документа об оплате», независимо от видов транспорта.

Посвященным очевидно, что такая формулировка полностью покрывает ситуацию с документальным подтверждением покупки ЭБ на авиационном транспорте, но не может быть применена «в лоб», если речь идет о железнодорожном ЭБ.

Между тем, указанная проблема решена еще год тому назад, причем решена с большим изяществом благодаря конструктивному сотрудничеству транспортников и налоговиков, которым тогда удалось договориться между собой. Оказывается, с 9 июля 2013 года, когда заработал Порядок оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденный приказом Мининфраструктуры и Миндоходов от 30.05.2013 г. № 331/137, бумажная распечатка ЭБ и стала тем самым «документом об оплате», который прописан в п.п. 140.1.7 НКУ.

Вы, конечно же, знакомы с нашими публикациями на эту тему (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 76, с. 27 и № 82, с. 28), а поэтому наверняка недоумеваете, зачем огород городить, если и так давным-давно все ясно?!

Да, ясно! Более того, железнодорожники, популяризируя ЭБ, при каждом удобном случае не устают повторять, что «все электронные билеты имеют статус расчетного документа (фискального чека). <…> такой документ можно использовать для отчета о командировке»**. Ведь именно это утверждение лежит в основе упомянутого выше Порядка, к созданию которого приложило руку в том числе Министерство доходов и сборов.

Однако впоследствии сей непреложный факт почему-то перестал быть очевидным для самих налоговиков, которые (иначе это и не назовешь) стали валять дурака, требуя какой-то еще дополнительный документ об оплате проезда, кроме собственно распечатки электронного билета…

Вы наверняка хорошо помните довольно странное письмо столичных миндоходовцев от 11.10.2013 г. № 5132/10/26-15-1701-06 (читайте редакционный комментарий к нему в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 90, с. 11), с которого и начались дальнейшие «непонятки». В нем утверждается, что при оплате за ЭБ с помощью корпоративной или личной банковской платежной карточки работника расчетным документом является квитанция платежного терминала об оплате стоимости билетов или выписка с соответствующего счета, заверенная подписью и печатью банковского учреждения.

На руку такому фискальному подходу подыгрывает и консультация из БЗ в подкатегории 109.10 с ответом на прямой вопрос, считается ли расчетным документом распечатанный электронный проездной билет на железнодорожном транспорте. Оказывается, по мнению контролеров, ЭБ может быть таковым лишь в случае его оформления на соответствующем бланке проездного документа.

Тем более отрадно, что Минфин комментируемым письмом ставит все точки над «i» в рассматриваемом вопросе. Он без обиняков заявляет, что при использовании работником электронного проездного документа на поезд ни посадочного талона (который на самом деле применяется только при авиаперелетах), ни какого-либо другого документа об оплате, кроме распечатки железнодорожного ЭБ, не нужно. Такая распечатка и будет основанием для возмещения транспортных расходов в командировке.

Как видите, мы были полностью правы, когда говорили о том, что требование (выдвигаемое как обязательное) прилагать к авансовому отчету еще и выписку с банковского картсчета, с которого производилась оплата, является избыточным. Теперь дело за малым — чтобы к этому мнению (высказанному уже не нами, а Минфином) прислушались налоговики (как столичные, так и «главные»).

Второй, не менее важный вопрос, затронутый в сегодняшнем письме, касается отражения налоговых расходов в том случае, если в стоимость проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях включены питание и/или бытовые услуги. Для таких допуслуг (и питания в том числе) в п. 5 разд. II Инструкции № 59 имеется специальное ограничение — они должны оплачиваться командированным работником за счет суточных расходов.

Вместе с тем вы помните, что Инструкция № 59 непосредственно предназначена для работников органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, полностью или частично содержащихся (финансируемых) за счет бюджетных средств. Следовательно, необходимость соблюдения такого ограничения в обязательном порядке распространяется только на них. Для остальных же, как справедливо указывают авторы комментируемого письма, единственным ориентиром является НКУ, а в нем подобных ограничений нет.

Обращаем внимание: налоговые органы тоже признают, что для предприятий небюджетной сферы величина суточных, которые можно отнести в уменьшение объекта налогообложения, не уменьшается на стоимость питания, включенную в счет на проживание и проезд (см. БЗ, подкатегория 102.07.14).

Игорь Хмелевский, налоговый эксперт