Теми статей
Обрати теми

Щодо службових відряджень

Редакція ПБО
Лист від 19.12.2013 р. № 31-07230-16-10/36949
img 1

електронний квиток

img 2

Щодо службових відряджень

Лист Міністерства фінансів України від 19.12.2013 р. № 31-07230-16-10/36949
(витяг)

 

Міністерство фінансів України розглянуло листа щодо службових відряджень і в межах компетенції повідомляє.

1. Відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59, у разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів: оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера); роздруківка на папері частини електронного авіаквитка із зазначеним маршрутом (маршрут/квитанція); оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.

У разі коли електронний авіаквиток є частково використаним, до звіту також додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, в якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого працівника, вартість здійсненого перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного квитка.

Крім того, у зв’язку з впровадженням електронних документів на залізничному транспорті наказом Міністерства фінансів від 19.07.2013 р. № 667 внесено нові норми до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон. Згідно із зазначеними змінами у разі використання направленим у службове відрядження працівником електронного проїзного/перевізного документа на потяг підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ (у разі перевезення багажу — роздрукований на паперовому носії перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) — роздрукований на паперовому носії документ на послуги). У разі повернення електронного проїзного/перевізного документа на потяг до звіту додається роздрукований на паперовому носії документ на повернення. Інформацію про наявність та статус електронного проїзного документа можна перевірити на офіційному веб-сайті Державної адміністрації залізничного транспорту України.

Тобто при використанні працівником електрон­ного проїзного документа на потяг підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ (без посадкового талону та документа про оплату).

Водночас слід зазначити, що норми постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» та Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів від 13.03.98 р. № 59, визначають порядок направлення у відрядження та відшкодування витрат, здійснених у зв’язку з таким відрядженням, виключно для державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

2. Якщо до рахунків на оплату вартості, проживання в готелях (мотелях) включена вартість харчування чи побутових послуг (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), то платники податків, які не утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, мають право включити до складу витрат вартість послуг з проживання з урахуванням вартості послуг на харчування чи побутових послуг (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни) за умови документального підтвердження зазначених витрат.

Зменшення добових витрат, які враховуються при обчисленні податку на прибуток у складі витрат, на вартість харчування чи побутових послуг (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), включену до рахунку на проживання, Податковим кодексом не передбачено.

<…>

 

Заступник Міністра С. Рибак




коментар редакції


img 3

Роздруківки електронного залізничного квитка цілком достатньо! — вердикт Мінфіну

 

Основна частина листа Мінфіну, що коментується, присвячена відповіді на доволі актуальне останнім часом запитання — чим відрядженому працівнику підтвердити свої витрати на проїзд залізницею, якщо він скористався не звичайним, а електронним квитком (далі — ЕК)? Причому можна навіть не сумніватися, що таке запитання звучатиме все частіше і частіше. Так, за останньою інформацією із сайта «Укрзалізниці»* на сьогодні проїзд за ЕК можливий на 82 поїздах внутрішнього сполучення, у тому числі на  6 швидкісних поїздах категорії Інтерсіті+.

* Див. за посиланням http://uz.gov.ua/press_center/up_to_date_topic/382206/

Особливістю електронного залізничного квитка є те, що його можна придбати виключно через онлайн-систему продажу офіційного сайту УЗ, а сплатити за нього — будь-якою банківською платіжною карткою (як особис­- т­ою, так і корпоративною). Тобто ви отримуєте проїзний документ, не виходячи з будинку або офісу, усього за декілька кліків мишкою на своєму комп’ютері. А разом із ним — і додатковий головний біль ☺, як відзвітувати перед бухгалтерією, якщо ваша поїздка мала не особистий, а виробничий характер. Наприклад, чим підтвердити проїзд до місця відрядження та/або назад, якщо нічого іншого, крім роздруківки ЕК на звичайному аркуші паперу у вас немає і не передбачається?

На перший погляд, усе в повному ажурі — торішні зміни до Інструкції № 59* (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 70, с. 3) начебто все поставили на свої місця. У ній з’явилися нові норми (див. абзаци четвертий — шостий п. 12 розд. II), присвячені документальній підставі для відшкодування витрат на придбання електронного проїзного документа на поїзд. Таким документом згідно з Інструкцією вважається «роздрукований на паперовому носії посадочний документ».

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59.

Але, на жаль, згадана Інструкція обов’язкова тільки для роботодавців, які фінансуються з бюджету. Інші підприємства та організації можуть використовувати її тільки як допоміжний (довідковий) матеріал (див. консультацію в підкатегорії 102.07.14, а також лист Міністерства фінансів України від 03.06.2011 р. № 31-07230-16-25/13720 // спецвипуск газети «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 5, с. 26).

Ситуація ускладнюється тим, що «відряджувальний» п.п. 140.1.7 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі — ПКУ) в тій своїй частині, яка стосується ЕК, як і раніше, підтвердними документами вважає електронні квитки «за наявності посадкового талона та документа про сплату», незалежно від видів транспорту.

Обізнаним очевидно, що таке формулювання повністю покриває ситуацію з документальним підтвердженням придбання ЕК на авіаційному транспорті, але не може бути застосоване «в лоб», якщо йдеться про залізничний ЕК.

Тим часом, зазначена проблема вирішена ще рік тому, причому вирішена доволі вишукано завдяки конструктивній співпраці транспортників та податківців, яким тоді вдалося домовитися між собою. Виявляється, з 9 липня 2013 року, коли запрацював Порядок оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затверджений наказом Мінінфраструктури і Міндоходів від 30.05.2013 р. № 331/137, паперова роздруківка ЕК і стала тим самим «документом про сплату», про який ідеться в п.п. 140.1.7 ПКУ.

Ви, звичайно ж, знайомі з нашими публікаціями на цю тему (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 76, с. 27 і № 82, с. 28), а тому напевно дивуєтеся, навіщо город городити, якщо і так давним-давно все зрозуміло?!

Так, зрозуміло! Більше того, залізничники, популяризуючи ЕК, за кожної слушної нагоди не втомлюються повторювати, що «всі електронні квитки мають статус розрахункового документа (фіскального чека). <…> такий документ можна використовувати для звіту про відрядження»**. Адже саме це твердження лежить в основі згаданого вище Порядку, до створення якого доклало руку в тому числі Міністерство доходів і зборів.

Проте згодом цей непорушний факт чомусь перестав бути очевидним для самих податківців, які (інакше це й не назвеш) стали клеїти дурня, вимагаючи якийсь ще додатковий документ про оплату проїзду, крім власне роздруківки електронного квитка…

** Див. за тим же посиланням, яке наведене у виносці на с. 6.

Ви, напевно, добре пам’ятаєте доволі дивний лист столичних міндоходівців від 11.10.2013 р. № 5132/10/26-15-1701-06 (читайте редакційний коментар до нього в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 90, с. 11), з якого і почалися подальші «не­зрозумілості». У ньому стверджується, що при сплаті за ЕК корпоративною чи особистою банківською платіжною карткою працівника розрахунковим документом є квитанція платіжного термінала про сплату вартості квитків або виписка з відповідного рахунка, завірена підписом та печаткою банківської установи.

Такому фіскальному підходу підіграє й консультація із БЗ у підкатегорії 109.10 із відповіддю на пряме запитання, чи вважається розрахунковим документом роздрукований електронний проїзний квиток на залізничному транспорті. Виявляється, на думку контролерів, ЕК може бути таким лише в разі його оформлення на відповідному бланку проїзного документа.

Тим радісніше, що Мінфін листом, який коментується, ставить усі крапки над «i» в цьому питанні. Він чітко зазначає, що в разі викорис­тання працівником електронного проїзного документа на поїзд ані посадкового талона (який насправді застосовується тільки при авіаперельотах), ані будь-якого іншого документа про оплату, крім роздруківки залізничного ЕК, не потрібно. Така роздруківка і буде підставою для відшкодування транспортних витрат у відрядженні.

Як бачите, ми мали цілковиту рацію, коли говорили про те, що вимога (яка висувається як обов’язкова) додавати до авансового звіту ще й виписку з банківського картрахунка, з якого здійснювалася оплата, є зайвою. Тепер бракує дрібниці — щоб до цієї думки (висловленої вже не нами, а Мінфіном) дослухалися податківці (як столичні, так і «головні»).

Друге, не менш важливе питання, порушене в сьогоднішньому листі, стосується відображення податкових витрат у випадку, якщо до вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях уключене харчування та/або побутові послуги. Для таких додаткових послуг (і харчування в тому числі) у п. 5 розд. II Інструкції № 59 є спеціальне обмеження — вони повинні оплачуватися відрядженим працівником за рахунок добових витрат.

Водночас ви пам’ятаєте, що Інструкція № 59 безпосередньо призначена для працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Отже, необхідність дотримання такого обмеження в обов’язковому порядку поширюється тільки на них. Для решти ж, як справедливо зазначають автори листа, що коментується, єдиним орієнтиром буде ПКУ, а в ньому подібних обмежень немає.

Звертаємо увагу: податкові органи теж визнають, що для підприємств небюджетної сфери величина добових, які можна віднести у зменшення об’єкта оподаткування, не зменшується на вартість харчування, включену до рахунка на проживання та проїзд (див. БЗ, підкатегорія 102.07.14).

 

Ігор Хмелевський, податковий експерт

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі