Расписка в авансовом отчете: отрывать или не отрывать?
Отчитываясь о выданных под отчет суммах, работники предприятия подают отчет об использовании подотчетных средств. Форма отчета имеет справа часть «Розписка», которая всегда заполняется бухгалтером предприятия. Нужно ли отрывать эту часть и вручать отчитавшемуся работнику? Какие штрафные санкции ожидают предприятие, если «Розписка» не отрывалась и не вручалась отчитавшимся работникам? Могут ли в отчете дата подписи подотчетного лица, дата проверки отчета бухгалтером и дата утверждения отчета руководителем не совпадать?
(г. Харьков)
По завершении командировки или по окончании выполнения задания на закупку ценностей за счет средств, выданных под отчет, работнику необходимо оформить и предоставить в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — отчет). Напомним, что с 04.02.2014 г. отчет следует составлять по новой форме, утвержденной приказом Миндоходов Украины от 24.12.2013 г. № 845*.
* Отчет в форматах .doc и .pdf можно найти на нашем сайте (www.nibu.factor.ua) в подразделе «Файлы для загрузки» раздела «Справочная».
Как в старой, так и в новой форме отчета содержится поле «Розписка». Это поле заполняется и подписывается должностным лицом предприятия, которому подотчетное лицо сдает отчет (как правило, это делает бухгалтер). В расписке указываются Ф.И.О. подотчетного лица, номер и дата отчета, сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов.
Расписка для подотчетного лица является документом, подтверждающим своевременность предоставления Отчета об использовании подотчетных средств
Прямого требования о том, что бухгалтер должен оторвать и выдать работнику расписку о принятии отчета, в Порядке № 845 нет. Однако сама форма отчета визуально предполагает как по содержанию, так и по размещению, что поле «Розписка» все-таки нужно отрывать и соответственно вручать подотчетному лицу.
Самому предприятию какие-либо санкции за «невручение» расписки подотчетному лицу не грозят. На наш взгляд, независимо от того, отрывает ее бухгалтер предприятия и возвращает подотчетному лицу или, не отрывая, хранит на предприятии в составе отчета об использовании подотчетных средств, — это особой погоды для предприятия не делает.
Доверяя расписку бухгалтерии, на самом деле рискует только работник. В случае утери отчета на предприятии возникает риск, что к подотчетному лицу могут быть предъявлены требования о том, что отчет им не подавался. И доказать что-либо иное в сложившейся ситуации работник вряд ли сможет.
Поэтому прилежным бухгалтерам советуем все же отрывать и вручать подотчетным лицам расписки для предупреждения всякого рода недоразумений и конфликтных ситуаций.
С распиской разобрались. Теперь займемся датами в отчете. Для этого напомним в общих чертах, как составляется авансовый отчет об использовании подотчетных средств и кто участвует в его заполнении.
1 этап. Составление отчета подотчетным лицом. Подотчетное лицо составляет отчет, вписывая все документы, подтверждающие расходы в командировке или на хозяйственные нужды, с расшифровкой даты, суммы, кому и за что заплачено. А в поле «Підпис підзвітної особи» на обратной стороне проставляет дату заполнения отчета и ставит свою подпись. После этого передает отчет и все прилагаемые к нему подтверждающие документы в бухгалтерию.
2 этап. Бухгалтер принимает и проверяет отчет. Делает это он под расписку, которую, как мы выяснили, должен передать подотчетному лицу. При этом бухгалтер заполняет информацию об остатке и перерасходе средств и заносит в Отчет бухгалтерские проводки. После этого делает отметку о проверке отчета: указывает сумму, дату проверки и ставит свою подпись.
3 этап. Руководитель утверждает отчет, указав сумму прописью, дату его утверждения и завизировав его.
Обратите внимание! Никаких требований в отношении указания единой даты на всех этапах от составления отчета до его утверждения руководителем в Порядке № 845 нет.
Более того, вполне возможно, что подотчетное лицо заполнит отчет сегодня, а передаст его в бухгалтерию завтра. Поэтому совершенно логично, что дата составления отчета и дата его проверки бухгалтером будут разные. В свою очередь, на подпись руководителю отчет может попасть после проверки бухгалтера на следующий рабочий день. Тогда дата утверждения отчета будет также отличаться от предыдущих дат.
Даты, проставленные в отчете на всех трех этапах его заполнения, могут не совпадать
Здесь главное — чтобы подотчетное лицо вовремя передало заполненный отчет в бухгалтерию, и дата, зафиксированная в расписке, заполненной бухгалтером о получении отчета, вписывалась в сроки, отведенные для его подачи, оговоренные в пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Подробнее о сроках и о последствиях их нарушения см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41, с. 7 и 2013, № 22, с. 16.
Заметим, что, как правило, составление отчета, его дозаполнение и проверка бухгалтером, а также утверждение руководителем стараются провести в один рабочий день, чтобы не задерживать учетный процесс отнесения потраченных подотчетным лицом сумм на расходы предприятия. Ведь только после утверждения руководителем данные отчета могут быть учтены как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Тогда-то все даты в отчете и будут совпадать.
Наталия Дзюба, налоговый эксперт
