Розписка в авансовому звіті: відривати або не відривати?
Звітуючи про видані під звіт суми, працівники підприємства подають звіт про використання підзвітних коштів. Форма звіту передбачає праворуч частину «Розписка», яка завжди заповнюється бухгалтером підприємства. Чи потрібно відривати цю частину і вручати працівнику, який відзвітував? Які штрафні санкції загрожують підприємству, якщо «Розписка» не відривалася і не вручалася працівникам, які відзвітували? Чи можуть у звіті дата підпису підзвітної особи, дата перевірки звіту бухгалтером і дата затвердження звіту керівником не збігатися?
(м. Харків)
Після закінчення відрядження або після закінчення виконання завдання на закупівлю цінностей за рахунок коштів, виданих під звіт, працівнику необхідно оформити і подати до бухгалтерії Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — звіт). Нагадаємо, що з 04.02.2014 р. звіт слід складати за новою формою, затвердженою наказом Міндоходів України від 24.12.2013 р. № 845*.
* Звіт у форматах .doc і .pdf можна знайти на нашому сайті (www.nibu.factor.ua) у підрозділі «Файли для завантаження» розділу «Довідкова».
Як у старій, так і в новій формі звіту, міститься поле «Розписка».. Це поле заповнюється і підписується посадовою особою підприємства, якій підзвітна особа здає звіт (як правило, це робить бухгалтер). У розписці зазначається П. І. Б. підзвітної особи, номер і дата звіту, сума документально підтверджених витрат, кількість документів, що додаються.
Розписка для підзвітної особи є документом, який підтверджує своєчасність подання Звіту про використання підзвітних коштів
Прямої b>вимоги щодо того, що бухгалтер повинен відірвати і видати працівнику розписку про прийняття звіту, в Порядку № 845 немає. Проте сама форма звіту візуально передбачає як за змістом, так і за розміщенням, що поле «Розписка» все-таки потрібно відривати і відповідно вручати підзвітній особі.
Власне підприємству будь-які санкції за «невручення» розписки підзвітній особі не загрожують. На наш погляд, незалежно від того, відриває її бухгалтер підприємства і повертає підзвітній особі чи, не відриваючи, зберігає на підприємстві у складі звіту про використання підзвітних коштів, — це особливої погоди для підприємства не робить.
Довіряючи розписку бухгалтерії, насправді ризикує тільки працівник. У разі втрати звіту на підприємстві виникає ризик, що підзвітну особу можуть звинуватити в тому, що звіт вона не подавала. І довести щось інше в ситуації, яка склалася, працівник навряд чи зможе.
Тому сумлінним бухгалтерам радимо все ж відривати і вручати підзвітним особам розписки для запобігання будь-яким непорозумінням і конфліктним ситуаціям.
Із розпискою розібралися. Тепер займемося датами у звіті. Для цього нагадаємо у загальних рисах, як складається авансовий звіт про використання підзвітних коштів і хто бере участь у його заповненні.
1 етап. Складання звіту підзвітною особою. Підзвітна особа складає звіт, вписуючи всі документи, які підтверджують витрати у відрядженні або на господарські потреби, із розшифровкою дати, суми, кому і за що сплачено. А в полі «Підпис підзвітної особи» на зворотному боці проставляє дату заповнення звіту і ставить свій підпис. Після цього передає звіт і всі підтвердні документи, що додаються до нього, до бухгалтерії.
2 етап. Бухгалтер приймає і перевіряє звіт. Робить це він під розписку, яку, як ми з’ясували, повинен передати підзвітній особі. При цьому бухгалтер заповнює інформацію про залишок та перевитрату коштів і заносить до звіту бухгалтерські проводки. Після цього робить відмітку про перевірку звіту: зазначає суму, дату перевірки і ставить свій підпис.
3 етап. Керівник затверджує звіт, зазначивши суму прописом, дату його затвердження та завізувавши його.
Зверніть увагу! Жодних вимог щодо зазначення єдиної дати на всіх етапах від складання звіту до його затвердження керівником у Порядку № 845 немає.
Більше того, цілком можливо, що підзвітна особа заповнить звіт сьогодні, а передасть його до бухгалтерії завтра. Тому абсолютно логічно, що дата складання звіту і дата його перевірки бухгалтером будуть різні. У свою чергу, на підпис керівнику звіт може потрапити після перевірки бухгалтера наступного робочого дня. Тоді дата затвердження звіту також відрізнятиметься від попередніх дат.
Дати, проставлені у звіті на всіх трьох етапах його заповнення, можуть не збігатися
Тут головне — щоб підзвітна особа вчасно передала заповнений звіт до бухгалтерії і дата, зафіксована в розписці, заповненій бухгалтером про отримання звіту, вкладалася у строки, відведені для його подання, обумовлені в пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ. Детальніше про строки та про наслідки їх порушення див. «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 41, с. 7 і 2013, № 22, с. 16.
Зауважимо: як правило, складання звіту, його дозаповнення і перевірка бухгалтером, а також затвердження керівником намагаються провести в один робочий день, щоб не затримувати обліковий процес віднесення витрачених підзвітною особою сум на витрати підприємства. Адже тільки після затвердження керівником дані звіту можуть бути враховані як у податковому, так і в бухгалтерському обліку. У цьому випадку всі дати у звіті збігатимуться.
Наталія Дзюба, податковий експерт
