Загранкомандировки, ТОП-10: вторая пятерка

Загранкомандировки, ТОП-10: вторая пятерка

Алексей Павленко, налоговый эксперт

По нашему мнению, факт осуществления командированным расходов с личной платежной карточки особого значения не имеет. Ведь, как говорится, деньги не пахнут J. То есть не важно, расходовались личные денежные средства работника или средства, полученные им в виде аванса от пославшего его лица (работодателя)*.

Лишь бы были документы, подтверждающие расходы.

Этот вывод четко вытекает из упомянутого выше п. 19 разд. ІІІ Инструкции № 59, а также из того, что работник, в принципе, может скататься в командировку и вообще полностью за свой счет, т. е. без обеспечения его авансом (см. на этот счет, например, упомянутое выше письмо Миндоходов от 03.07.2013 г.).

В общем, упомянутая персонификация инвалюты никому не интересна и не влияет ни на взаиморасчеты командированного с работодателем, ни на учетные перипетии. Тем более, не имеет значения и тот факт, что инвалюта провозилась «за кордон» и тратилась командированным не «из кармана», а с его личной платежной карточки.

Повторим: главное, чтобы были документы (такие как квитанции платежного терминала, чеки банкомата, слипы и другие документы по операциям с использованием платежной карточки), обязательно распечатанные в бумажной форме и подтверждающие соответствующие расходы и тот факт, что они произведены именно командированным.

(Этот же вывод применим и при командировках по Украине.)

Теперь, что касается приобретения за границей за наличные ТМЦ для нужд предприятия. Тут налоговики в Базе знаний со ссылкой на ст. 7 Декрета № 15-93 написали, что такое приобретение возможно только безналом — через уполномоченные банки (подкатегория 109.13).

Кроме этого, отметим, что такие закупки (для нужд предприятия) работник не имеет права производить также и с использованием платежной карточки (как корпоративной, так и собственной).

За нарушение можно отхватить санкцию в размере суммы операции — согласно уже упоминавшемуся п. 2 ст. 16 Декрета № 15-93.

В принципе, такая ситуация на практике — не редкость. Процедура проставления отметки в загранпаспорте на ряде пропускных пунктов занимает определенное время, которым загранкомандированный может «физически» и не располагать. Иногда отсутствие отметок — это просто следствие обычного начальничьего разгильдяйства.

Так или иначе, а бухгалтер поставлен перед таким фактом. Ну и что дальше?

Обращение на пропускной пункт за получением отметок постфактум обычно результатов не приносит.

В такой «безотметочной» ситуации для налоговых расходов будут потеряны только суммы загрансуточных

Естественно, все остальные расходы должны «сыграть», но — при наличии других документов, подтверждающих пребывание работника за рубежом и «хозяйственность» командировки.

В бухгалтерском же учете, на наш взгляд, нет преград для отражения в расходах также и сумм суточных. Возможно, здесь командированному стоит написать объяснительную с указанием причин несовершения отметок в загранпаспорте о пересечении границы. (Например, в связи с риском опоздать на самолет, поезд (и т. п.) из-за длительности данной процедуры.)

При наличии в загранпаспорте только одной отметки («туда» или «оттуда») проблема с затратами в налоговом учете формально все равно решена не будет.

Налоговики в консультации в подразделе 102.07.21 Базы знаний (см. также письмо ГНА в г. Киеве от 30.05.2011 г. № 5718/10/17-107) на этот счет безо всяких оговорок указывают следующее: при отсутствии соответствующих подтверждающих документов, приказа или отметок уполномоченного служебного лица Государственной пограничной службы Украины в паспорте или документе, который его заменяет, сумма суточных не включается в состав расходов налогоплательщика.

Кроме того, следует иметь в виду, что на этом неприятности могут не закончиться. Ибо налоговики в консультации в Базе знаний (подкатегория 103.17) утверждают, что суммы суточных по таким «безотметочным» командировкам могут быть возмещены работнику только по решению руководителя предприятия. И при этом их еще необходимо включить в доход командированного и обложить НДФЛ по ставкам 15 и/или 17 %. На наш взгляд, данный вывод вызывает сомнения, ведь работник получал суточные, трудясь на благо предприятия, а не свое…

В то же время такие суммы суточных, как мы уже упоминали, в ФОТ не попадают, т. е. однозначно не подлежат обложению ЕСВ (на этот факт указывают и фискалы — см. консультацию в Базе знаний, в подкатегории 301.03).

По первому вопросу. Оформление документов на загранкомандировку через посредника вещь удобная, но не беспроблемная. Например, налоговики (на наш взгляд, незаконно) отказывают предприятию во включении в расходы услуг туристического агентства (комиссионера) по организации проезда, проживания, оформлению виз для командировки работников предприятия за границу. Мотив отказа следующий: мол, поскольку такие расходы осуществлялись не напрямую предприятием, а туристическим агентством (комиссионером) по договору комиссии, то у плательщика отсутствуют первичные документы по расходам, связанным с оформлением указанных документов, и соответственно для определения объекта налогообложения такие расходы не учитываются (подкатегория 102.07.14).

Что касается второго вопроса — если подходить к проблеме перевода строго, то нужно. В то же время можно утверждать, что четкие требования для перевода документов по загранкомандировкам не установлены, поэтому можно доставить удовольствие проверяющим насладиться документами в оригинале.

В то же время, если проверяющие усомнятся в хозяйственности соответствующих расходов, в корректности или подлинности каких-то документов (и т. п.), то вам таки придется озаботиться их переводом на «рідну мову».

Во-первых, Минфин в ряде писем (см., например, от 13.06.2007 г. № 31-34000-10/23-3986/4424 и от 24.10.2011 г. № 31-08410-07-29/26066) разъяснял, что документы, составленные на иностранном языке, которые являются основанием для осуществления записей в бухгалтерском учете, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на украинский язык.

А во-вторых, в финале «затратно-командировочного» подпункта 140.1.7 НКУ записано, что по запросу представителя контролирующего органа налогоплательщик обеспечивает за свой счет перевод подтверждающих документов, предоставленных на иностранном языке.

Так что если для внутренних целей в переводе необходимости нет, то «поперед батька…» не спешите.

Но уж если проверяющие перевод потребуют, сделав упомянутый выше запрос*, то перевод предоставьте

При этом затраты на такой перевод должны, по нашему мнению, включаться в расходы не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете.

Однако налоговики на практике обычно делают акцент на использованной в п.п. 140.1.7 НКУ фразе «за свой счет» и незаконно отказывают плательщикам во включении в налоговые расходы затрат на перевод «командировочных» «расходных» документов…

Курсовые разницы в налоговом и бухгалтерском учете отражаются практически идентично, при этом основной ориентир для их начисления — бухучетные нормы и конкретно П(С)БУ 21. Данный стандарт (см. его п. 8) предусматривает начисление курсовых разниц только на монетарные статьи (т. е. на статьи: «деньги (валюта)» или «ждем/должны денег (валюту)» — см. п. 1 П(С)БУ 21).

На дебиторскую задолженность по инвалютному авансу на загранкомандировку (отражаемую по дебету субсчета 372) курсовые разницы начислять не следует, так как это статья немонетарная (ведь ждем не деньги, а расходы J).

Инвалютные расходы, произведенные командированным за счет наличных авансовых средств, отражаются по курсу НБУ на дату выдачи аванса. А если расходы осуществлялись с корпоративной карточки, то — по курсу на дату списания инвалюты с карточного счета. Это подтверждает и консультация в Базе знаний (подкатегория 102.07.14)**.

Если же расходы производились за счет инвалютных средств командированного, то такие расходы, по нашему мнению, должны отражаться по курсу НБУ на дату выплаты работнику возмещения.

Отметим, что поскольку компенсация должна производиться командированному в гривне, бухгалтер по дате утверждения авансового отчета в бухучете отражает задолженность по курсу НБУ, установленному на такую дату.

Затем на дату фактического возмещения работнику гривни (если курс НБУ изменился) следует провести соответствующую корректировку проводки, отразившей задолженность («красным сторно» или «синим» доначислением) — уже с учетом курса НБУ на дату проведения расчета.

Правда, налоговики в Базе знаний (подкатегория 102.07.14) используют в такой ситуации следующий подход. По их мнению, включаемая в расходы и подлежащая возмещению работнику сумма — одинаковая и рассчитывается по курсу НБУ, действовавшему на дату утверждения авансового отчета. На наш взгляд, данный подход неверен — ведь после утверждения авансового отчета имеется еще три дня для выплаты командированному возмещения. А возмещение это, если ориентироваться на соответствующие нормативы (см. выше), выплачивается в гривнях по курсу НБУ на дату такой выплаты. Поэтому мы склоняемся и к отражению расходов по курсу НБУ на дату выплаты возмещения, а не утверждения отчета.

Есть также мнение, что в данном случае расходы должны отражаться по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета, а затем на дату выплаты работнику возмещения начисляется курсовая разница. В то же время, поскольку работнику компенсация полагается в гривне, то начисление курсовой разницы в данной ситуации тоже вызывает сомнение и вряд ли соответствует нормам П(С)БУ 21.

В общем, дорогой читатель, оценивайте изложенные выше подходы и выбирайте из них сами.

А если хотите избежать данной проблемы — утверждайте отчет и выплачивайте возмещение в один день

Если же работник не истратил в командировке часть выданной в виде аванса инвалюты (или всю) и должен возвратить ее в кассу*, то такая задолженность по дате представления авансового отчета превратится в монетарную. Поэтому на дату погашения такой задолженности (или на дату баланса — если она наступит до погашения работником этого инвалютного долга) за весь период ее зависания на дебете субсчета 372 следует начислить курсовую разницу. И отразить ее как в бухгалтерском, так и в налоговом учете в составе доходов или расходов (в зависимости от изменения валютного курса).

В Базе знаний изложены мнения налоговиков по ряду вопросов из этой темы. Напомним читателям некоторые из тех, которые затрагивают загранкомандировки, осуществляемые «при участии» автомобилей.

Командировка работника на собственном авто. На вопрос, является ли объектом обложения НДФЛ стоимость горючего, возмещенного плательщику налога во время пребывания в командировке за рубежом на собственном автомобиле, налоговики отвечают таким образом. Поскольку п. 12 разд. III Инструкции № 59 предусматривает возмещение расходов на ГСМ при командировке за границу на служебном автомобиле, то сумма возмещения таких расходов при командировке на личном автомобиле должна включаться в облагаемый НДФЛ доход командированного на общих основаниях (подкатегория 103.02)**.

На наш взгляд, данный вывод в отношении работников коммерческих структур однозначно неверен.

Во-первых, как мы уже упоминали, нормы Инструкции № 59 для небюджетников имеют лишь рекомендательный характер, а во-вторых, считать доходом работника компенсацию расходов, осуществленных им для нужд предприятия (и это очевидно из представленных им при авансовом отчете документов), просто абсурдно. Что касается работников тех структур, на которых распространяется Инструкция № 59, то им отбиваться от НДФЛ в такой ситуации будет сложнее, хотя и в отношении таких работников вывод данной консультации, на наш взгляд, излишне жесток.

Кроме того, фискально настроенный инспектор может еще и не принять такие затраты в расходах в налоговом учете предприятия (предпринимателя), откомандировавшего работника за границу на его собственном автомобиле.

В то же время можно решить данную проблему тем, что предприятию (предпринимателю) взять авто у командированного в аренду (хотя бы на время его загранкомандировки).

Командировка на служебном или арендованном авто. В отношении таких командировок налоговики разрешают предприятиям включать в расходы затраты на приобретение ГСМ и суммы сборов за пользование дорогами (автострадами), уплаченные во время командировки работника за границу на служебном (в том числе арендованном) автомобиле — при наличии подтверждающих документов (подкатегория 102.07.14).

Возражений не имеем.

Перечень проблем не исчерпывающий, поэтому к теме загранкомандировок в будущем мы еще не раз вернемся.

	выводы
	Работник может проводить расходы в загранкомандировке и со своей личной платежной карточки. Лишь бы были распечатанные в бумажной форме документы, подтверждающие эти расходы (квитанции платежного терминала, чеки банкомата, слипы и т. п.). Работник не имеет права производить за границей закупки ТМЦ (для нужд предприятия) за наличные, а также и с использованием платежной карточки (как корпоративной, так и собственной). Налоговики утверждают, что если не сделаны отметки в загранпаспорте, то суммы суточных по такой командировке могут быть возмещены работнику только по решению руководителя предприятия. И при этом их еще необходимо включить в доход командированного и обложить НДФЛ по ставкам 15 и/или 17 % (что, на наш взгляд, неверно). Инвалютные расходы, произведенные командированным за счет наличных авансовых средств, отражаются по курсу НБУ на дату выдачи аванса. А если расходы осуществлялись с корпоративной карточки, то — по курсу на дату списания инвалюты с карточного счета.

Документы статьи

1. НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

2. Декрет № 15-93 — Декрет КМУ от 19.02.93 г. № 15-93 «О системе валютного регулирования и валютного контроля».

3. П(С)БУ 21 — Положение (стандарт) бухгалтерского учета 21 «Влияние изменений валютных курсов», утвержденное приказом Минфина от 10.08.2000 г. № 193.

4. Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.

5. Правила № 200 — Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления Национального банка Украины от 30.05.2007 г. № 200.