Відрядження за кордон, ТОП-10: друга п’ятірка
Завершуємо (розпочатий у газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 20, с. 34) розгляд серії запитань, пов’язаних із відрядженнями за кордон. Сподіваємося, що публікація матиме практичну цінність для наших читачів.
Олексій Павленко, податковий експерт
6. Розрахунки особистою платіжною карткою, закупівля ТМЦ
Співробітник отримує готівкові долари, а всі витрати (у тому числі й за кордоном) здійснює зі своєї особистої доларової платіжної картки. На що може вплинути цей факт?
Чи можна купувати за кордоном із платіжної картки ТМЦ?
На нашу думку, факт здійснення відрядженим працівником витрат з особистої платіжної картки особливого значення не має. Адже, як мовиться, гроші не пахнуть J. Тобто не важливо, витрачалися особисті грошові кошти працівника чи кошти, отримані ним у вигляді авансу від особи, яка його направила (роботодавця)*.
* До того ж працівник цілком міг отриману у вигляді авансу готівкову інвалюту внести на свій особистий картрахунок.
Аби були документи, що підтверджують витрати.
Цей висновок чітко випливає зі згаданого вище п. 19 розд. ІІІ Інструкції № 59. А також — із того, що працівник, узагалі-то, може з’їздити у відрядження й повністю за свій рахунок, тобто без забезпечення його авансом (див. із цього приводу, наприклад, згаданий вище лист Міндоходів від 03.07.2013 р.).
Тож згадана персоніфікація інвалюти нікому не цікава і не впливає ані на взаєморозрахунки відрядженого працівника з роботодавцем, ані на облікові перипетії. Тим більше, не має значення й те, що інвалюта провозилася «за кордон» і витрачалася відрядженим не «з кишені», а з його особистої платіжної картки.
Повторимо: головне, щоб були документи (зокрема, квитанції платіжного терміналу, чеки банкомату, сліпи та інші документи за операціями з використанням платіжної картки), обов’язково роздруковані в паперовій формі, які підтверджують відповідні витрати й те, що вони здійснені саме відрядженим.
(Цей же висновок застосовний і при відрядженнях у межах України.)
Тепер щодо придбання за кордоном за готівку ТМЦ для потреб підприємства. Тут податківці в Базі знань із посиланням на ст. 7 Декрету № 15-93 написали, що таке придбання можливе тільки безготівково — через уповноважені банки (підкатегорія 109.13).
Окрім цього, зауважимо, що такі закупівлі (для потреб підприємства) працівник не має права здійснювати також і з використанням платіжної картки (як корпоративної, так і власної).
За порушення можна отримати санкцію в розмірі суми операції — згідно з п. 2 ст. 16 Декрету № 15-93, що вже згадувався.
7. Відсутність відміток у закордонному паспорті
Директор надав авансовий звіт щодо відрядження за кордон до країни з візовим режимом, проте (за його поясненням) він не встиг в аеропорту зробити відмітки в закордонному паспорті про перетин кордону України.
Як тепер проводити в податковому обліку витрати, пов’язані з цим відрядженням за кордон (добові, квитки, готельні рахунки тощо)? (Документи, що підтверджують зв’язок відрядження із господарською діяльністю до бухгалтерії подані.)
Узагалі-то, така ситуація на практиці — не рідкість. Процедура проставляння відмітки в закордонному паспорті на пропускних пунктах забирає певний час, якого працівник, направлений у відрядження за кордон, може «фізично» і не мати. Іноді відсутність відміток — це просто наслідок звичайного начальницького нехлюйства.
Так чи інакше, а бухгалтер поставлений перед таким фактом. Ну і що далі?
Звернення на пропускний пункт за отриманням відміток постфактум зазвичай результатів не дає.
У такій «безвідмітковій» ситуації для податкових витрат будуть втрачені тільки суми закордонних добових
Звісно, усі інші витрати повинні «зіграти», але — за наявності інших документів, які підтверджують перебування працівника за кордоном і «господарськість» відрядження.
У бухгалтерському ж обліку, на наш погляд, немає перешкод для відображення у витратах також і сум добових. Можливо, тут відрядженому варто написати пояснювальну записку із зазначенням причин нездійснення відміток у закордонному паспорті про перетин кордону (наприклад — у зв’язку з ризиком запізнитися на літак, поїзд тощо через тривалість цієї процедури).
За наявності в закордонному паспорті тільки однієї відмітки («туди» чи «звідти») проблему з витратами в податковому обліку формально все одно вирішено не буде.
Податківці в консультації в підрозділі 102.07.21 Бази знань (див. також лист ДПА в м. Києві від 30.05.2011 р. № 5718/10/17-107) із цього приводу без усіляких застережень зазначають таке: за відсутності відповідних підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в паспорті або документі, який його замінює, сума добових не включається до складу витрат платника податків.
Крім того, слід мати на увазі, що на цьому неприємності можуть не закінчитися. Бо податківці в консультації в Базі знань (підкатегорія 103.17) стверджують, що суми добових за такими «безвідмітковими» відрядженнями можуть бути відшкодовані працівнику тільки за рішенням керівника підприємства. І при цьому їх ще необхідно включити до доходу відрядженого й оподаткувати ПДФО за ставками 15 та/або 17 %. На наш погляд, цей висновок викликає сумніви, адже працівник отримував добові, працюючи на благо підприємства, а не своє…
Водночас такі суми добових, як ми вже зазначали, до ФОП не потрапляють, тобто однозначно не підлягають обкладенню ЄСВ (на це вказують і фіскали — див. консультацію в Базі знань у підкатегорії 301.03).
8. Документи через посередника, переклад документів — без витрат
Чи можна включати до витрат оплату посереднику за оформлення документів для відряджень за кордон?
Чи потрібно перекладати подані за підсумками відрядження за кордон витратні документи українською мовою і чи можна видатки на переклад включати до витрат?
Щодо першого запитання. Оформлення документів на відрядження за кордон через посередника — річ зручна, але не безпроблемна. Наприклад, податківці (на наш погляд, незаконно) відмовляють підприємству в уключенні до витрат послуг туристичного агентства (комісіонера) з організації проїзду, проживання, оформлення віз для відрядження працівників підприємства за кордон. Мотив відмови такий: мовляв, оскільки такі витрати здійснювалися не безпосередньо підприємством, а туристичним агентством (комісіонером) за договором комісії, то у платника відсутні первинні документи щодо витрат, пов’язаних з оформленням зазначених документів, і, відповідно, для визначення об’єкта оподаткування такі витрати не враховуються (підкатегорія 102.07.14).
Що стосується другого запитання — якщо підходити до проблеми перекладу суворо, то потрібно. Водночас можна стверджувати, що чіткі вимоги щодо перекладу документів за відрядженням за кордон не встановлені, тому можна надати задоволення перевіряючим насолодитися документами в оригіналі.
Водночас, якщо перевіряючі засумніваються в господарськості відповідних витрат, у коректності або справжності якихось документів тощо, вам все ж таки доведеться потурбуватися про їх переклад «рідною мовою».
По-перше, Мінфін у низці листів (див., наприклад, листи від 13.06.2007 р. № 31-34000-10/23-3986/4424 і від 24.10.2011 р. № 31-08410-07-29/26066) роз’яснював, що документи, складені іноземною мовою, які є підставою для здійснення записів у бухгалтерському обліку, повинні мати впорядкований автентичний переклад українською мовою.
А, по-друге, у фіналі «витратно-відряджувального» п.п. 140.1.7 ПКУ зазначено, що на запит представника контролюючого органу платник податків забезпечує за свій рахунок переклад підтвердних документів, складених іноземною мовою.
Отже, якщо для внутрішніх цілей у перекладі необхідності немає, то «поперед батька …» не кваптеся.
Але вже якщо перевіряючі переклад вимагатимуть (зробивши згаданий вище запит*), то переклад надайте
* Судячи з усього, такий запит має бути в письмовому вигляді — виходимо при цьому з норми п. 73.3 ПКУ (див. п.п. 6).
При цьому витрати на такий переклад повинні, на нашу думку, включатися до витрати не тільки в бухгалтерському, а й у податковому обліку.
Однак податківці на практиці зазвичай роблять акцент на використаній у п.п. 140.1.7 ПКУ фразі «за свій рахунок» і незаконно відмовляють платникам у включенні витрат на переклад «відряджувальних» «витратних» документів до податкових витрат…
9. Курсові різниці
Коли і як при відображенні витрат на відрядження за кордон нараховуються в податковому та бухгалтерському обліку курсові різниці?
За яким курсом відображати інвалютні витрати, здійснені відрядженим працівником?
Курсові різниці в податковому та бухгалтерському обліку відображаються практично ідентично, при цьому основний орієнтир для їх нарахування — бухоблікові норми і конкретно П(С)БО 21. Цей стандарт (див. його п. 8) передбачає нарахування курсових різниць тільки на монетарні статті (тобто — на статті: «гроші (валюта)» або «очікуємо/винні гроші (валюту)» — див. п. 1 П(С)БО 21).
На дебіторську заборгованість за інвалютним авансом на відрядження за кордон (що відображається за дебетом субрахунку 372) курсові різниці нараховувати не слід, оскільки це стаття немонетарна (адже очікуємо не гроші, а витрати J).
Інвалютні витрати, здійснені відрядженим працівником за рахунок готівкових авансових коштів, відображаються за курсом НБУ на дату видачі авансу. А якщо витрати здійснювалися з корпоративної картки, то за курсом на дату списання інвалюти з карткового рахунка. Це підтверджує і консультація в Базі знань (підкатегорія 102.07.14)**.
** У ній чітко зазначено, що кошти в національній валюті країни, до якої було відряджено працівника, або у вільно конвертованій валюті, які працівник отримав як аванс на корпоративну картку в розмірах, установлених законодавством, перераховуються в національну валюту України за курсом НБУ, що діяв на дату списання з карткового рахунка такої валюти за наявності підтвердних документів.
Якщо ж витрати здійснювалися за рахунок інвалютних коштів відрядженого, то такі витрати, на нашу думку, повинні відображатися за курсом НБУ на дату виплати працівнику відшкодування.
Зауважимо: оскільки компенсація повинна проводитися відрядженому у гривні, бухгалтер за датою затвердження авансового звіту в бухобліку відображає заборгованість за курсом НБУ, встановленим на таку дату.
Потім на дату фактичного відшкодування працівнику гривні (якщо курс НБУ змінився) слід провести відповідне коригування проводки, яка відобразила заборгованість («червоним сторно» або «синім» донарахуванням), — уже з урахуванням курсу НБУ на дату проведення розрахунку.
Щоправда, податківці в Базі знань (підкатегорія 102.07.14) використовують в цій ситуації такий підхід. На їх думку, сума, що включається до витрат і підлягає відшкодуванню працівнику, — однакова і розраховується за курсом НБУ, що діяв на дату затвердження авансового звіту. На наш погляд, цей підхід неправильний — адже після затвердження авансового звіту є ще три дні для виплати відрядженому відшкодування. А відшкодування це, якщо орієнтуватися на відповідні нормативи (див. вище), виплачується у гривнях за курсом НБУ на дату такої виплати. Тому ми схиляємося до відображення витрат за курсом НБУ на дату виплати відшкодування, а не затвердження звіту.
Є також думка, що в цьому випадку витрати повинні відображатися за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту, а потім, на дату виплати працівнику відшкодування — нараховується курсова різниця. Водночас, оскільки працівнику компенсація належить у гривні, то нарахування курсової різниці в цій ситуації теж викликає сумніви і навряд чи відповідає нормам П(С)БО 21…
Загалом, шановний читачу, оцінюйте викладені вище підходи та вибирайте з них самі.
А якщо хочете уникнути цієї проблеми — затверджуйте звіт і виплачуйте відшкодування в один день.
Якщо ж працівник не витратив у відрядженні частину виданої у вигляді авансу інвалюти (або всю) і повинен повернути її до каси*, то така заборгованість за датою подання авансового звіту перетвориться на монетарну. Тому на дату погашення такої заборгованості (або на дату балансу — якщо вона настане до погашення працівником цього інвалютного боргу) за весь період її перебування на дебеті субрахунку 372 слід нарахувати курсову різницю. І відобразити її як у бухгалтерському, так і в податковому обліку у складі доходів або витрат (залежно від зміни валютного курсу).
* Ще раз нагадаємо, що згідно з п. 8.4 Правил № 200 в разі повернення до каси невитраченої інвалюти вона протягом п’яти банківських днів має бути внесена на поточний валютний рахунок суб’єкта господарювання.
10. Відрядження на автомобілі
Які питання «моніторять» податківці за відрядженнями за кордон працівника на власному автомобілі або на автомобілі підприємства (або на орендованому)?
У Базі знань викладено думки податківців щодо низки запитань на цю тему. Нагадаємо читачам деякі з тих, які стосуються відряджень за кордон, що здійснюються «за участю» автомобілів.
Відрядження працівника на власному авто. На запитання, чи є об’єктом обкладення ПДФО вартість пального, відшкодованого платнику податку під час перебування у відрядженні за кордоном на власному автомобілі, податківці відповідають таким чином. Оскільки п. 12 розд. III Інструкції № 59 передбачає відшкодування витрат на ПММ при відрядженні за кордон на службовому автомобілі, то сума відшкодування таких витрат у разі відрядження на особистому автомобілі повинна включатися до оподатковуваного ПДФО доходу відрядженого працівника на загальних підставах (підкатегорія 103.02)**.
** Аналогічним є підхід податківців і до відряджень на власному авто в межах України (див. там же).
На наш погляд, цей висновок стосовно працівників комерційних структур є однозначно неправильним.
По-перше, як ми вже згадували, норми Інструкції № 59 для небюджетників мають лише рекомендаційний характер, а по-друге, вважати доходом працівника компенсацію витрат, здійснених ним для потреб підприємства (і це очевидно з наданих ним при авансовому звіті документів) просто абсурдно. Що стосується працівників тих структур, на які поширюється Інструкція № 59, то їм відбиватися від ПДФО в такій ситуації буде складніше, хоча і щодо таких працівників висновок цієї консультації, на наш погляд, надмірно суворий.
Крім того, фіскально налаштований інспектор може ще і не прийняти такі витрати у витратах у податковому обліку підприємства (підприємця), яке відрядило працівника за кордон на його власному автомобілі.
Водночас можна вирішити цю проблему у такий спосіб: підприємству (підприємцю) взяти авто у відрядженого працівника в оренду (хоча б на час його відрядження за кордон).
Відрядження на службовому або орендованому авто. Щодо таких відряджень податківці дозволяють підприємствам включати до витрат витрати на придбання ПММ і суми зборів за користування дорогами (автострадами), сплачені під час відрядження працівника за кордон на службовому (у тому числі орендованому) автомобілі — за наявності підтвердних документів (підкатегорія 102.07.14).
Заперечень не маємо.
Перелік проблем не є вичерпним, тому до теми відряджень за кордон в майбутньому ми ще не раз повернемося.
| висновки |  | |
|
Документи статті
-
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI
-
Декрет № 15-93 — Декрет КМУ «Про систему валютного регулювання і валютного контролю» від 19.02.93 р. № 15-93.
-
П(С)БО 21 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 21 «Вплив змін валютних курсів», затверджений наказом Мінфіну від 10.08.2000 р. № 193.
-
Інструкція № 59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59.
- Правила № 200 — Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою Правління Національного банку України від 30.05.2007 р. № 200.
