О порядке выдачи подотчетных средств неработникам предприятия
Письмо Национального банка Украины от 16.09.2013 г. № 11-112/13017
Имеет ли право предприятие в связи с производственной необходимостью выдать средства под отчет учредителю с целью приобретения товара (при этом учредитель не состоит с таким предприятием в трудовых отношениях)?
Предприятие имеет право выдать средства лицу, не состоящему в трудовых отношениях с ним (в том числе учредителю), однако такая выдача регулируется нормами ГКУ (а не КЗоТ).
Для поручения лицу, не являющемуся работником предприятия, совершения определенных гражданско-правовых действий в пользу и за счет такого предприятия необходимо заключить договор поручения (в письменной или устной форме). Конструкция этого договора предусматривает, что поверенный действует исключительно за счет доверителя (часть первая ст. 1000 ГКУ), а к обязанностям доверителя согласно части второй ст. 1007 ГКУ входит, в том числе, обеспечение поверенного всем необходимым для выполнения поручения (договором может быть предусмотрена дальнейшая компенсация расходов поверенного, однако эта ситуация нас не интересует). Следовательно, возможность выдачи средств лицу, не состоящему в трудовых отношениях, прямо предусмотрена в законодательстве.
Несмотря на это, НБУ в свое время сделал вывод, что выдача подотчетных средств допускается только работникам (письмо НБУ от 21.12.2006 г. № 11-113/4734-13871). Минфин предоставил противоположное заключение, указав на возможность выдачи подотчетных средств неработникам предприятия на основании договора поручения, но в порядке, указанном в приказе об учетной политике (письмо Минфина от 13.02.2007 г. № 31-34000-30-25/2774). Вдобавок к этому отметим, что в пользу возможности выдачи средств таким лицам свидетельствуют и предписания п.п. 170.9.1 НКУ, Положения № 637 и п. 4 Порядка № 1276.
Разобравшись с правомерностью выдачи подотчетных средств учредителю, не являющемуся работником предприятия, определим порядок и сроки выдачи таких средств, а также подачи авансового отчета. С этой целью следует ориентироваться на общие правила, прописанные в НКУ, Положении № 637 и Порядке № 1276, поскольку указанные акты в рамках рассматриваемого вопроса распространяются как на работников, так и на неработников.
Срок, на который учредителю может выдаваться подотчетная наличность, ограничен предписаниями п. 2.11 Положения № 637: в общем случае такой срок составляет 2 рабочих дня, а для закупки сельскохозяйственной продукции и заготовки вторичного сырья (кроме металлолома) — не более 10 рабочих дней.
При этом в случае расходования учредителем наличных средств ему следует учитывать 10-тысячный лимит наличных расчетов с одним предприятием/предпринимателем в течение одного дня, установленный п. 2.3 Положения № 637.
После выполнения поручения учредитель обязан подать отчет — для этого можно использовать форму, утвержденную приказом Минфина от 05.12.2012 г. № 1276 (с тем, что эта форма может применяться в случае выполнения гражданско-правовых поручений, соглашается и ГНСУ — см. Единую базу налоговых знаний, раздел 07.16), и приложить к нему документы, подтверждающие понесенные им расходы (п. 2 части первой ст. 1006 ГКУ, п.п. 170.9.2 НКУ). При этом, если в процессе выполнения поручения учредитель использовал средства, снятые с личной платежной карточки, то он, кроме прочего, должен предоставить документы о получении наличности с текущего счета: чек банкомата, слип, квитанцию платежного терминала и т. п. (п. 2.12 Положения № 637).
Если для выполнения поручения учредителю была выдана наличность, то авансовый отчет должен быть подан до окончания 5 банковского дня, следующего за днем завершения выполнения поручения (п.п. 170.9.2 НКУ). В то же время очевидно, что подотчетные средства могут быть получены не только в наличной, но и в безналичной форме (как уже отмечалось, путем перечисления на личную платежную карточку). Этот вопрос должен был урегулировать п.п. 170.9.3 НКУ, однако при внимательном прочтении видим, что он распространяется только на командировку (в первом абзаце идет речь и о гражданско-правовых действиях, однако далее в нем говорится только о командировке), в связи с чем в таком случае следует ориентироваться на общий 5-дневный срок.
Кроме этого, не исключено, что после выполнения поручения у учредителя останутся неизрасходованные средства. В таком случае для необложения этих сумм НДФЛ их необходимо вернуть (в кассу или путем зачисления на счет предприятия) до или одновременно с подачей авансового отчета (п.п. 170.9.2 НКУ). Вместе с тем, с целью соблюдения требований законодательства в сфере оборота наличности предприятию придется также соблюдать отмеченные выше предельные сроки для выдачи подотчетных наличных сумм, предусмотренные п. 2.11 Положения № 637 (2 дня и 10 дней). На указанные сроки следует ориентироваться и в случае возврата наличных средств, полученных с помощью личной платежной карточки (п. 2.12 Положения № 637).
| коментарий редакции |  |
Выдача подотчетных средств неработнику: законно ли это?
Приятно, что комментируемое письмо НБУ почти дословно копирует нашу консультацию, опубликованную в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 41, с. 33. И это даже к лучшему, поскольку свидетельствует о том, что чиновники, во-первых, прислушиваются к нашему мнению, а во-вторых, полностью соглашаются с выводами указанной консультации*. Давайте вспомним ее основные тезисы.
* Напомним: в прошлом НБУ отрицал возможность выдачи подотчетных средств неработникам (см. письмо НБУ от 21.12.2006 г. № 11-113/4734-13871).
1. Выдать средства под отчет лицу, не состоящему с вами в трудовых отношениях (к примеру, учредителю), можно. Но данная операция будет основываться на нормах Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV (далее — ГКУ), регулирующих отношения поручения. В связи с этим напомним: поверенный действует за счет доверителя (ч. 1 ст. 1000 ГКУ). При этом последний, в свою очередь, должен обеспечить поверенного всем необходимым для выполнения поручения (ч. 2 ст. 1007 ГКУ).
2. Срок, на который можно выдавать средства, установлен Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637). Он составляет, в общем случае, 2 рабочих дня, а для закупки сельскохозяйственной продукции и заготовки вторсырья (кроме металлолома) — 10 рабочих дней. В эти же сроки нужно вернуть и неизрасходованную часть подотчетных средств, в том числе полученных при помощи личной платежной карточки (п. 2.12 Положения № 637).
3. При расходовании неработником подотчетных средств придется учитывать 10-тысячный лимит наличных расчетов, установленный п. 1 постановления Правления НБУ от 06.06.2013 г. № 210.
4. Данная консультация затрагивает и налоговые последствия. Но заметьте: НБУ не уполномочен разъяснять подобные вопросы. Поэтому тот факт, что они содержатся в данном письме, никакой роли не играет. Вместе с тем выводы эти верны и все еще актуальны.
Так, после выполнения поручения подотчетное лицо, в том числе неработник, должно составить авансовый отчет (по форме, утвержденной приказом Миндоходов от 24.12.2013 г. № 845) и приложить к нему подтверждающие документы. Сделать это нужно до истечения 5-го рабочего дня после такого выполнения (п.п. 170.9.2 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI). На этот же срок нужно ориентироваться и в том случае, если подотчетные средства перечислялись на личную карточку подотчетного лица — неработника.
Виталий Смердов
