Щодо порядку видачі підзвітних коштів непрацівникам підприємства
Лист Національного банку України від 16.09.2013 р. № 11-112/13017
Чи має право підприємство у зв’язку з виробничою необхідністю видати кошти під звіт засновнику з метою придбання товару (при цьому засновник не перебуває з таким підприємством у трудових відносинах)?
Підприємство має право видати кошти особі, яка не перебуває у трудових відносинах із ним (у тому числі засновнику), проте така видача регулюється нормами ЦКУ (а не КЗпП).
Для доручення особі, яка не є працівником підприємства, вчинення певних цивільно-правових дій в інтересах та за рахунок такого підприємства необхідно укласти договір доручення (у письмовій або усній формі). Конструкція цього договору передбачає, що повірений діє виключно за рахунок довірителя (частина перша ст. 1000 ЦКУ), а до обов’язків довірителя згідно з частиною другою ст. 1007 ЦКУ входить у тому числі забезпечення повіреного всім необхідним для виконання доручення (договором може бути передбачено подальшу компенсацію витрат повіреного, проте ця ситуація нас не цікавить). Отже, можливість видачі коштів особі, яка не перебуває у трудових відносинах, прямо передбачена в законодавстві.
Незважаючи на це, НБУ свого часу зробив висновок, що видача підзвітних коштів допускається лише працівникам (лист НБУ від 21.12.2006 р. № 11-113/4734-13871). Мінфін надав протилежний висновок, указавши на можливість видачі підзвітних коштів непрацівникам підприємства на підставі договору доручення, але в порядку, вказаному в наказі про облікову політику (лист Мінфіну від 13.02.2007 р. № 31-34000-30-25/2774). На додаток до цього зазначимо, що на користь можливості видачі коштів таким особам свідчать і приписи п.п. 170.9.1 ПКУ, Положення № 637 та п. 4 Порядку № 1276.
Розібравшись з правомірністю видачі підзвітних коштів засновнику, який не є працівником підприємства, визначимо порядок та строки видачі таких коштів, а також подання авансового звіту. З цією метою слід орієнтуватися на загальні правила, прописані у ПКУ, Положенні № 637 та Порядку № 1276, оскільки названі акти в межах питання, що розглядається, поширюються як на працівників, так і на непрацівників.
Строк, на який засновнику може видаватися підзвітна готівка, обмежено приписами п. 2.11 Положення № 637: у загальному випадку такий строк становить 2 робочі дні, а для закупівлі сільськогосподарської продукції та заготівлі вторинної сировини (крім металобрухту) — не більше 10 робочих днів.
При цьому в разі витрачання засновником готівкових коштів йому слід ураховувати 10-тисячний ліміт готівкових розрахунків з одним підприємством/ підприємцем протягом одного дня, установлений п. 2.3 Положення № 637.
Після виконання доручення засновник зобов’язаний подати звіт — для цього можна використовувати форму, затверджену наказом Мінфіну від 05.12.2012 р. № 1276 (із тим, що ця форма може застосовуватися в разі виконання цивільно-правових доручень, погоджується і ДПСУ — див. Єдину базу податкових знань, розділ 07.16), та додати до нього документи, що підтверджують понесені ним витрати (п. 2 частини першої ст. 1006 ЦКУ, п.п. 170.9.2 ПКУ). При цьому, якщо у процесі виконання доручення засновник використав кошти, зняті з особистої платіжної картки, то він, крім іншого, повинен надати документи про отримання готівки з поточного рахунку: чек банкомату, сліп, квитанцію платіжного термінала тощо (п. 2.12 Положення № 637).
Якщо для виконання доручення засновнику було видано готівку, то авансовий звіт має бути подано до закінчення 5 банківського дня, що настає за днем завершення виконання доручення (п.п. 170.9.2 ПКУ). Водночас, вочевидь, що підзвітні кошти може бути отримано не лише в готівковій, а й у безготівковій формі (як уже зазначалося, шляхом перерахування на особисту платіжну картку). Це питання мав урегулювати п.п. 170.9.3 ПКУ, проте при уважному прочитанні бачимо, що він поширюється лише на відрядження (у першому абзаці йдеться і про цивільно-правові дії, проте далі в ньому говориться лише про відрядження), у зв’язку з чим в такому разі слід орієнтуватися на загальний 5-денний строк.
Крім того, не виключено, що після виконання доручення у засновника залишаться невитрачені кошти. У такому разі для необкладення цих сум ПДФО їх необхідно повернути (до каси або шляхом зарахування на рахунок підприємства) до або одночасно з поданням авансового звіту (п.п. 170.9.2 ПКУ). Разом із тим, з метою додержання вимог законодавства у сфері обігу готівки підприємству доведеться також додержувати граничні строки, що вже називалися вище, для видачі підзвітних готівкових сум, передбачені п. 2.11 Положення № 637 (2 дні та 10 днів). На зазначені строки слід орієнтуватися і в разі повернення готівкових коштів, отриманих за допомогою особистої платіжної картки (п. 2.12 Положення № 637).
| коментар редакції |  |
Видача підзвітних коштів непрацівнику: чи законно це?
Приємно, що лист НБУ, який коментується, майже дослівно копіює нашу консультацію, опубліковану в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 41, с. 33. І це навіть на краще. Адже свідчить про те, що чиновники, по-перше, прислухаються до нашої думки, а по-друге, повністю погоджуються з висновками зазначеної консультації*. Давайте пригадаємо її основні тези.
* Нагадаємо: у минулому НБУ заперечував можливість видачі підзвітних коштів непрацівникам (див. лист НБУ від 21.12.2006 р. № 11-113/4734-13871).
1. Видати кошти під звіт особі, яка не перебуває з вами у трудових відносинах (наприклад, засновнику), можна. Але ця операція ґрунтуватиметься на нормах Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-IV (далі — ЦКУ), що регулюють відносини доручення. У зв’язку з цим нагадаємо: повірений діє за рахунок довірителя (ч. 1 ст. 1000 ЦКУ). При цьому останній, у свою чергу, має забезпечити повіреного всім необхідним для виконання доручення (ч. 2 ст. 1007 ЦКУ).
2. Строк, на який можна видавати кошти, установлено Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637). Він становить у загальному випадку 2 робочі дні, а для закупівлі сільськогосподарської продукції та заготівлі вторсировини (крім металобрухту) — 10 робочих днів. У ці ж строки потрібно повернути й невитрачену частину підзвітних коштів, у тому числі отриманих за допомогою особистої платіжної картки (п. 2.12 Положення № 637).
3. При витрачанні непрацівником підзвітних коштів доведеться враховувати 10-тисячний ліміт готівкових розрахунків, установлений п. 1 постанови Правління НБУ від 06.06.2013 р. № 210.
4. Ця консультація висвітлює й податкові наслідки. Але зауважте: НБУ не уповноважений роз’яснювати подібні запитання. Тому той факт, що вони містяться в цьому листі, ніякого значення не має. Водночас висновки ці правильні та все ще актуальні.
Так, після виконання доручення підзвітна особа, у тому числі непрацівник, має скласти авансовий звіт (за формою, затвердженою наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. № 845) і додати до нього підтверджуючі документи. Зробити це потрібно до закінчення 5-го робочого дня після такого виконання (п.п. 170.9.2 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI). На цей строк потрібно орієнтуватися і в тому випадку, якщо підзвітні кошти перераховувалися на особисту картку підзвітної особи — непрацівника.
Віталій Смердов
