Вынужденный прогул: оплачиваем, учитываем, отражаем в отчетности

Вынужденный прогул: оплачиваем, учитываем, отражаем в отчетности

Мария Компаниец, эксперт по вопросам оплаты труда

Ошибки нужно уметь признавать и исправлять. Применительно к ситуации восстановления работника по решению суда, признать эту ошибку помогает суд. А вот исправить — дело рук предприятия. Итак, сегодня вы узнаете о том, как отразить в учете и отчетности выплаты, связанные с восстановлением работников по решению суда, а именно:

1) оплату вынужденного прогула;

2) возмещение морального ущерба;

3) компенсацию работнику расходов на правовую помощь.

Работник, уволенный без законных оснований, должен быть восстановлен на предыдущей работе — этого требует ч. 1 ст. 235 КЗоТ. А вот по поводу оплаты такого вынужденного прогула КЗоТ говорит следующее: при вынесении решения о восстановлении на работе орган, который рассматривает трудовой спор, одновременно принимает решение о выплате работнику среднего заработка за время вынужденного прогула (ч. 2 ст. 235 КЗоТ).

Время вынужденного прогула — это период с даты, следующей за днем незаконного увольнения, до даты, когда работник будет восстановлен на работе. Обратите внимание: в общем случае работнику следует выплатить средний заработок за период вынужденного прогула, но не более чем за год. Исключение одно: заявление (иск) о восстановлении на работе рассматривается больше года не по вине работника — тогда суд может постановить оплатить весь период вынужденного прогула. Интересно, что при частичной вине работника оплата может быть уменьшена. В любом случае, вывод о наличии или отсутствии вины работника, о пределах уменьшения размера выплаты должен быть мотивированным (п. 32 постановления № 9).

Кто же рассчитывает эту сумму? Здесь возможны варианты. В своем решении суд может:

1) либо указать конкретную сумму в резолютивной части решения;

2) либо просто обязать ответчика выплатить средний заработок за время вынужденного прогула, указав при этом лишь период, за который должна быть осуществлена выплата*.

В первом случае расчет, как правило, проводят на основании данных, предоставленных ответчиком в ходе судебного разбирательства. Во втором — предприятию придется самостоятельно определить сумму перед выполнением решения суда.

Но как часто бывает — «правда где-то посредине». Суды часто выносят такие решения: выплатить средний заработок за период с момента незаконного увольнения по дату, заявленную в исковом заявлении. Например, суд вынес решение от 17.04.2014 г. В нем постановил восстановить в прежней должности незаконно уволенного работника и выплатить ему средний заработок за период с 16.01.2014 г. (работник был незаконно уволен 15.01.2014 г.) по 21.03.2014 г. Работодатель 18.04.2014 г. издает приказ о восстановлении на работе. Получается, что период вынужденного прогула 16.01.2014 г. — 17.04.2014 г. Однако в решении суда речь идет об оплате прогула за период 16.01.2014 г. — 21.03.2014 г. Как поступить работодателю в этом случае? Считаем, что период 22.03.2014 г. — 17.04.2014 г. должен быть оплачен, ведь все это время работник состоит в трудовых отношениях с работодателем (приказ о его увольнении признан незаконным). Другое дело как это сделать:

— можно ждать нового иска и решения суда (но это чревато претензиями со стороны инспекции по труду, ведь налицо наличие неоплаченного без оснований периода трудовых отношений);

— самостоятельно рассчитать средний заработок за такой период и выплатить его;

— обратиться в суд с просьбой разъяснить судебное решение и порядок его исполнения (ст. 221 ГПКУ).

Чтобы рассчитать средний заработок за время вынужденного прогула, нужно руководствоваться Порядком № 100. Так, согласно п. 2 этого Порядка во всех случаях сохранения средней заработной платы (кроме оплаты отпусков) средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за последние два календарные месяца работы, предшествующих событию, с которым связана выплата. В нашем случае таким событием будет дата незаконного увольнения. В расчете средней зарплаты участвуют выплаты, которые указаны в п. 3 Порядка № 100. А вот выплаты, перечисленные в п. 4 этого Порядка, в расчет не попадут.

Несколько слов о нюансах расчета среднего заработка исходя из выплат за последние два месяца:

1) работникам, проработавшим на предприятии меньше двух календарных месяцев, рассчитывайте среднюю зарплату исходя из выплат за фактически отработанное время;

2) если в течение последних двух календарных месяцев работник не работал, определяйте среднюю зарплату исходя из выплат за предыдущие два месяца работы. Если и в течение этих месяцев работник не отработал ни одного рабочего дня (не по его вине), придется делать расчет исходя из установленной ему в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада (абзац четвертый п. 2 Порядка № 100);

3) время, в течение которого работник согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключается из расчетного периода (абзац шестой п. 2 Порядка № 100). Так, например, необходимо исключить период отпуска и болезни. Соответственно, исключаете и суммы оплат за такое время (отпускные, больничные);

4) среднедневную (среднечасовую) зарплату рассчитывайте так: разделите зарплату за фактически отработанные в течение двух месяцев (другой фактически отработанный период, принимаемый в расчет) рабочие дни (часы) на количество отработанных рабочих дней (часов);

5) соответственно, сумму выплаты за время вынужденного прогула определяйте, умножив средний заработок на количество неотработанных по причине вынужденного прогула рабочих дней (часов) по графику работы восстановленного работника.

Допустим, в вашем случае в решении суда фигурирует сумма выплаты. Как правило, в такой ситуации всегда возникала масса вопросов. Работодатели были вынуждены или выплачивать работнику сумму, указанную в решении суда, и самостоятельно решать вопрос с источником уплаты НДФЛ и ЕСВ, или же обращаться в суд за разъяснением его решения.

На сегодняшний день с этим проблем быть уже не должно. Причина — изменения, внесенные Законом № 406 в Закон № 606 (вступили в силу с 11.08.2013 г.). Теперь ч. 8 ст. 65 Закона № 606 гласит: в случае выполнения судебного решения о выплате работнику среднего заработка за время вынужденного прогула или разницы в заработке за время выполнения нижеоплачиваемой работы должник является налоговым агентом. Выполняя судебное решение, он отчисляет НДФЛ и ЕСВ из сумм, которые подлежат выплате взыскателю.

Иными словами, в решении суда указывается «грязная» сумма выплаты, с которой работодатель должен удержать НДФЛ и ЕСВ, выплатив работнику в итоге уже «чистую» сумму

Обратите внимание: в ч. 8 ст. 65 Закона об исполнительном производстве речь идет только о выплатах за время вынужденного прогула. А это означает, что с другими выплатами в пользу работника по решению суда (в частности, с возмещением морального ущерба*) может быть не все так просто. В отношении них крайне желательно, чтобы в решении суда была оговорка о том, что данные суммы указаны без удержания налогов и других обязательных платежей (п. 6 постановления № 13). В противном случае обратитесь в суд с просьбой разъяснить судебное решение и порядок его исполнения (ст. 221 ГПКУ). И уже дальше действуйте в соответствии с ним.

А теперь перейдем к налогообложению. Но прежде укажем на главное: средний заработок за все время вынужденного прогула включается в фонд дополнительной зарплаты как оплата за неотработанное время (п.п. 2.2.12 Инструкции № 5)**. Именно это обстоятельство и определяет налогово-социальные последствия: и для НДФЛ, и для ЕСВ, и для налога на прибыль — это заработная плата. Однако везде есть свои нюансы. С ними и разберемся.

Как мы уже сказали, оплата вынужденного прогула является заработной платой. А значит, уплачивать ЕСВ с такого дохода необходимо по зарплатным правилам и ставкам.

Однако здесь есть нюанс: вынужденный прогул может приходиться на период больше одного календарного месяца (зачастую так оно и бывает). А ведь для того, чтобы периоды работы были засчитаны в страховой стаж, необходимо, чтобы ЕСВ был соотнесен с конкретным месяцем.

Из всего этого следует вполне логичный вывод: оплату вынужденного прогула необходимо распределить между периодами вынужденного прогула

Как это сделать, нам расскажут нормы ч. 2 ст. 7 Закона о ЕСВ и п.п. 4 п. 4.3 Инструкции № 455: сумму заработка, указанную в решении суда, разделите на количество месяцев, за которые начислена выплата. Важный момент: при определении количества месяцев учитывайте и полные, и неполные месяцы.

Пример 1. Период вынужденного прогула 13.01.2014 г. — 16.04.2014 г. По решению суда за этот период предприятие должно выплатить работнику заработок в размере 45000 грн.

Период вынужденного прогула приходится на четыре месяца: январь, февраль, март и апрель. Несмотря на то, что январь и апрель неполные месяцы, всю сумму оплаты мы делим на четыре:

45000 грн. : 4 мес. = 11250 грн.

Затем уже распределенную выплату сравниваете с максимальной величиной, с которой взимается ЕСВ (в 2014 году — 20706 грн.), и рассчитываете ЕСВ.

В нашем случае с февральской и мартовской части дохода ЕСВ будет взиматься с полной суммы (с 11250 грн.). А вот что касается января и апреля, то, чтобы решить этот вопрос, придется посмотреть на размер дохода, который начислен работнику в этих месяцах за фактически отработанное время (за период до 13.01.2014 г. и за период после 16.04.2014 г.).

А теперь перейдем к отчетности. Первая на повестке дня — таблица 5 формы № Д4. В отчете за месяц, в котором был уволен работник, вы заполнили таблицу 5, указав в графе 11 дату увольнения. После того, как работник восстановлен (его увольнение признано незаконным, издан приказ о восстановлении), подайте таблицу 5 типа «Додаткова» (отдельный отчет в составе таблицы 5 и титульного листа). В ней на работника заполняем строку с отражением в графе 10 в колонках «дата початку» даты незаконного увольнения.

В таблице 6 формы № Д4 за месяц, в котором начислена вся сумма зарплаты за время прогула:

1) заполняете на работника несколько отдельных строк в разрезе каждого месяца и года, за который начислили зарплату;

2) в графе 10 проставляете код типа начисления (КТН) «1»;

3) в графе 11 указываете месяц, на который приходится распределенная зарплата;

4) если за один месяц работнику начислили и средний заработок за время прогула (после распределения), и зарплату за отработанное время после восстановления, то эту зарплату показываем одной строкой;

5) если работника восстановили на основное место работы, проставьте «1» в графе 20.

Проанализировав положения раздела IV НКУ, в частности п.п. 169.4.1 НКУ, считаем, что расчет НДФЛ можно представить в виде следующей схемы.

Итак, вырисовывается такая схема:

Теперь подробнее об НСЛ. Если работник пользовался правом на НСЛ до незаконного увольнения, можно ли уменьшить налогооблагаемый доход в виде оплаты за вынужденный прогул на НСЛ?

Вопрос не праздный. С одной стороны, работника восстанавливают на работе с даты незаконного увольнения. Поэтому логично, что он имеет право на НСЛ и за периоды, за которые по решению суда ему начислили зарплату за время вынужденного прогула. Ведь его заявление о применении НСЛ у предприятия есть, а после восстановления работника можно говорить, что трудовые отношения с ним не прекращались. С другой стороны, после увольнения, хоть и признанного впоследствии незаконным, работник мог работать у другого работодателя и на законных основаниях пользоваться правом на НСЛ у него. В этом случае, без сомнения, восстановленный работник уже не может претендовать на НСЛ.

Как же решить эту дилемму? Советуем сделать следующее: предложите работнику написать заявление в произвольной форме, в котором он укажет, что в период вынужденного прогула не работал у другого работодателя, а потому просит считать написанное им ранее заявление о применении НСЛ действующим. Тем самым вы поступите законно, предоставив НСЛ, и не «подставите» работника (ведь ответственность за выбор места применения НСЛ лежит именно на нем). Напомним, предельный размер зарплаты, дающий право на применение НСЛ, в 2014 году — 1710 грн.

В бухгалтерском учете всю сумму НДФЛ, удержанного с зарплаты за время вынужденного прогула, отражаем в месяце начисления выплаты

В Налоговом расчете по форме № 1 ДФ средний заработок за время вынужденного прогула показывайте с зарплатным признаком дохода «101». Причем всю сумму одной строкой, невзирая на то, что часть зарплаты может прийтись на уже прошедшие отчетные периоды. В этой же строке отражайте и заработную плату, начисленную работнику после восстановления на работе (за фактически отработанное время).

В отношении Налогового расчета возникает еще один вопрос с датой увольнения работника (графа 7), которую вы показали в отчетности за квартал, в котором произошло увольнение. Здесь все просто: подай­те уточненный Налоговый расчет за такой квартал. Помните: сейчас уже можно не бояться штрафов за такие уточнения. Дело в том, что действующая редакция п. 119.2 НКУ выводит из-под штрафов любые корректировки, которые связаны с исправлениями сведений, не приведшими к изменению суммы налоговых обязательств или плательщика налога.

Убеждены, что в налоговом учете вы имеет полное право включить в налоговые расходы и оплату вынужденного прогула, и сумму начисленного на эту сумму ЕСВ. Поясним.

Как мы уже неоднократно подчеркивали, оплата вынужденного прогула является заработной платой — входит в фонд дополнительной заработной платы. В свою очередь п. 142.1 НКУ разрешает включать в состав налоговых расходов расходы на оплату труда работников, которые включают начисленные расходы на оплату основной и дополнительной заработной платы и других видов поощрений и выплат. Все требования соблюдены: работнику начисляете выплату, которая является составляющей дополнительной зарплаты — есть право на налоговые расходы. Что же касается ЕСВ, то его путь в состав налоговых расходов лежит через п. 143.1 НКУ: в состав налоговых расходов попадают суммы ЕСВ в размерах и порядке, установленных законом.

Однако вынуждены предупредить: налоговики против таких налоговых расходов

Причем, ссылаясь на те же законодательные нормы, что и мы, они приходят к противоположным выводам: по их мнению, оплата вынужденного прогула не имеет отношения к зарплатным выплатам (см. разъяснение в подкатегории 102.07.17 ЗІР).

В бухучете выплатам за период вынужденного прогула место в составе прочих операционных расходов (счет 949). А вот кредитовать нужно счет 661, ведь вы начисляете зарплату работнику.

Часто работник, который заявляет в суд требование восстановить на работе и оплатить вынужденный прогул, также требует возместить ему моральный ущерб. И если суд признает, что нарушение законных прав работника привело к моральным страданиям, потере нормальных жизненных связей и требует от него дополнительных усилий для организации своей жизни (ст. 237¹ КЗоТ), он может вынести решение возместить работнику еще и моральный ущерб. В решении суд указывает размер компенсации морального ущерба, которая является одноразовой выплатой.

Помните: восстановление ранее нарушенных трудовых прав вследствие незаконного увольнения не освобождает работодателя от необходимости возместить моральный ущерб

Компенсация морального ущерба включается в налогооблагаемый доход физлица — этого требует п.п. 164.2.14 НКУ. С такого дохода нужно уплатить НДФЛ по общим ставкам — 15 (17) % (п. 167.1 НКУ). Поскольку компенсация морального ущерба не является зарплатой, НСЛ к такой выплате не применяется и сумма компенсации не учитывается при определении права работника на НСЛ.

В Налоговом расчете по форме № 1ДФ компенсация за моральный ущерб отражается с признаком дохода «120».

А вот ЕСВ с суммы компенсации морального ущерба не взимается. Причина очевидна: компенсация морального ущерба, которая выплачивается по решению суда, не входит в фонд оплаты труда (п. 3.13 Инструкции № 5). К тому же, эта выплата прямо названа в п. 8 разд. І Перечня № 1170.

В бухгалтерском учете компенсацию морального ущерба работнику отражайте по дебету счета 949 «Прочие расходы операционной деятельности» в корреспонденции с кредитом 663 «Расчеты по другим выплатам».

В налоговые расходы эта выплата не попадет. Если виновное должностное лицо впоследствии возмещает предприятию эти расходы, то сумма такого возмещения не включается в состав налоговых доходов (п.п. 136.1.5 НКУ).

Не исключено, что для обращения в суд работник воспользуется услугами адвоката или другого специалиста в сфере права. Если суд вынесет решение в пользу работника, то работодателю может потребоваться возместить еще и эти расходы или их часть (ч. 1 ст. 84, ч. 1 ст. 88 ГПКУ).

Определяя размер компенсации, суд будет руководствоваться Законом № 4191. Размер компенсации не может превышать 40 % минзарплаты в месячном размере за час участия лица, которое оказывало правовую помощь, в судебном заседании, во время совершения отдельных процессуальных действий вне судебного заседания и во время ознакомления с материалами дела в суде.

Как облагать сумму такой компенсации? Считаем, что действовать надо так:

1) такая выплата является доходом работника в виде допблага. НДФЛ удерживаем по ставке 15 % (17 %). В Налоговом расчете по форме № 1 ДФ показывайте компенсацию «правовых» расходов с признаком «126»;

2) ЕСВ не взимаем, поскольку выплата не входит в фонд оплаты труда;

3) в налоговые расходы сумму компенсации не включаем;

4) в бухучете, по аналогии с компенсацией морального ущерба, отражаем проводкой Дт 949 — Кт 663.

Пример 2. Работника АУП незаконно уволили 20.03.2014 г. Решение о восстановлении его на работе суд принял 22.05.2014 г. Суд обязал работодателя восстановить на работе незаконно уволенного работника, оплатить вынужденный прогул (21.03.2014 г.— 22.05.2014 г.) в размере 5857,26 грн., выплатить компенсацию морального ущерба в размере 1500 грн., возместить расходы на правовую помощь в размере 2000 грн.

Думаем, некоторые расчеты в таблице требуют пояснения.

1. В графах 3 и 4 доход между месяцами распределяем по-разному для расчета ЕСВ и для расчета НДФЛ:

— для ЕСВ общую сумму оплаты вынужденного прогула делим на количество месяцев (в том числе неполных), на которые приходится такой прогул:

5857,26 грн. : 3 мес. = 1952,42 грн.;

— для НДФЛ доход распределяем иначе — пропорционально рабочим дням по графику работы предприятия, которые приходятся на период вынужденного прогула. Так, например, для марта размер дохода составит:

7 дн. : 41 дн. х 5857,26 грн. = 1000,02 грн.

2. При расчете НДФЛ исходим из предположения, что работник имеет право на НСЛ на основании п.п. 169.1.2 НКУ (как плательщик, который содержит двух детей). Причем в заявлении на применение НСЛ работник указал, что жена не пользуется правом увеличить предельный доход кратно количеству детей. Предельный размер дохода — 3420 грн. (1710 грн. х × 2). Общий размер НСЛ — 1218 грн. (609 х 2).

Предположим, что в месяце увольнения работнику выплачена зарплата в размере 2000 грн. и компенсация за неиспользованный отпуск 1500 грн. Таким образом права на НСЛ в марте у работника нет.

3. Учтите важный нюанс при расчете НДФЛ (гр. 7): начисленный за соответствующий месяц доход (гр. 4 + гр. 5) уменьшайте на ЕСВ (гр. 6), который определен из расчетного дохода (гр. 3). А теперь перейдем к учету и отчетности.

На рис. 1 — 3 вы увидите, как отразить такие выплаты в Налоговом расчете по ф. № 1 ДФ и таблицах 5 и 6 формы Д4.

Рис. 1. Пример заполнения Налогового расчета по форме № 1ДФ за 2 квартал 2014 года

Рис. 2. Пример заполнения таблицы 5 (додаткова) отчета по форме № Д4 за март 2014 года

Рис. 3. Пример заполнения таблицы 6 отчета по форме № Д4 за май 2014 года

	выводы
	За период вынужденного прогула работнику полагается средний заработок (ч. 2 ст. 235 КЗоТ). Средний заработок за период вынужденного прогула — это зарплата, которая определяет порядок налогообложения. Однако налоговики против налоговых расходов. Для расчета НДФЛ такую зарплату распределяйте между месяцами, на которые она приходится, а затем решайте вопрос с правом на НСЛ, ставкой НДФЛ (15 или 17 %). Для ЕСВ эту выплату также распределяйте между месяцами, но иначе: делите на количество месяцев (в том числе и неполных) вынужденного прогула. Сумма возмещения морального ущерба и компенсация расходов на правовую помощь не являются зарплатой; НДФЛ с них удерживайте по ставке 15 (17) %. Права на налоговые расходы по этим выплатам нет.