Работник призван на военные сборы или мобилизован: заполняем отчет по ЕСВ и форму № 1ДФ

Работник призван на военные сборы или мобилизован: заполняем отчет по ЕСВ и форму № 1ДФ

Виктория Змиенко, налоговый эксперт

За время военных сборов и мобилизации за работником сохраняется место работы и средний заработок. В отношении мобилизации эта гарантия сохраняется не более одного года и действует она только с 1 апреля 2014 года* (с даты вступления в силу Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины об обеспечении проведения мобилизации» от 27.03.2014 г. № 1169-VII). Подробно на этом останавливаться не будем, поскольку вы уже это знаете. Сразу перей­дем непосредственно к волнующему нас вопросу: как заполнить отчет по ЕСВ на вашего героя, который ушел защищать Родину.

Кратко напомним вам о порядке взимания ЕСВ. Средний заработок за период военных сборов и мобилизации входит в фонд дополнительной зарплаты (п.п. 2.2.12 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5, далее — Инструкция № 5). Поэтому он включается в базу для взимания ЕСВ. Взнос начисляете и удерживаете с него по правилам для зарплаты.

С максимальной величиной (17 прожиточных минимумов для трудоспособного лица, далее — ПМТЛ) сравниваете общую сумму зарплатных начислений за текущий месяц, в том числе и среднюю зарплату за дни сборов (мобилизации), которые начислили в текущем месяце за текущий месяц. Если выплату за время сборов начислили наперед за будущий месяц, то для начисления ЕСВ и заполнения таблицы 6 формы № Д4 начисленный средний заработок нужно разбросать между месяцами пропорционально дням (часам), пропущенным по причине призыва на военные сборы.

Такой вывод мы делаем из письма ПФУ от 11.04.2014 г. № 9846/05-10 (см. на с. 15):

Если период выходит за пределы одного календарного месяца, то «переходящая» сумма средней заработной платы отражается отдельной строкой за следующий календарный месяц, аналогично отпускным, но без указания типа начисления

В этом же письме Пенсионный фонд разъяснил порядок нескольких важных моментов относительно заполнения отчета по форме № Д4. Рассмотрим их.

1. Трудовые отношения в течение военных сборов и мобилизации (с 01.04.2014 г.) с призванными работниками не прерываются. Учитывая это, делаем следующий вывод.

Призыв работника на мобилизацию или на военные сборы не отражаем в таблице 5 отчета по форме № Д4

Другое дело, если к мобилизации работника привлекли до 01.04.2014 г. В этом случае вы должны были уволить работника на основании п. 3 ст. 36 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.71 г. (далее — КЗоТ). Поэтому в таблице 5 за март 2014 года вам следовало заполнить строку на уволенного работника, в графе 13 которой вписать «п. 3 ст. 36 КЗоТ»*.

2. ПФУ указал, что для отражения средней зарплаты в таблице 6 специальный код типа начислений не установлен. То есть графу 10 для таких выплат не заполняете. И если период мобилизации или военных сборов находится в пределах частично отработанного месяца, среднюю зарплату, начисленную за это время, следует отражать в одной строке совокупно с зарплатой за такой отчетный месяц. Покажем это на примере.

Пример 1. Работника призвали в связи с мобилизацией с 7 апреля 2014 года без указания последнего дня. Оклад работника составляет 4000 грн. Среднедневной заработок для оплаты дней мобилизации составляет 200 грн./день.

В этом случае за апрель работнику начисляем:

— зарплату за отработанное время с 1 по 6 апреля (за 4 рабочих дня):

(4000 грн. : 21 раб. дн.) х 4 раб. дн.= 761,91 грн.,

где 21 — количество рабочих дней по норме продолжительности рабочего времени в апреле 2014 года;

— средняя зарплата для оплаты дней мобилизации в апреле: за период с 7 по 30 апреля это 17 рабочих дней:

17 раб. дн. х 200 грн. = 3400 грн.

Всего за апрель начислена зарплата в сумме 4161,91 грн. (761,91 + 3400). С этой суммы удержали ЕСВ в сумме 149,83 грн.

В таблице 1 формы № Д4 сумму начисленной зарплаты (4161,91 грн.) отразите в строках 1, 1.1, 2, 2.1, 2.1.1, 4, 4.1, 4.1.1. Начисленный сверху ЕСВ (по ставке для зарплаты) покажите в строках 3, 3.1, 3.1.1. А вот удержанный ЕСВ в сумме 149,83 грн. — в строках 5, 5.1.

Таблицу 5 в этом случае не заполняете, а таблицу 6 заполните, как показано на рис. 1 (см. на с. 22).

Рис. 1. Пример заполнения таблицы 6 — призыв по мобилизации с 7 апреля (пример 1)

По такому же принципу заполняете форму № Д4 для призыва на военные сборы.

3. ПФУ поведал и о том, что делать, если период срока военных сборов (мобилизации) выходит за пределы одного календарного месяца. Повторим, что «переходящую» сумму средней зарплаты нужно отражать отдельной строкой за следующий календарный месяц, аналогично отпускным, но без указания типа начисления.

На наш взгляд, эта ситуация возможна для тех, кто начисляет выплаты в текущем месяце наперед за следующие месяцы. К тому же это применимо только в случае начисления средней зарплаты за первые полмесяца сборов. И не работает это разъяснение для мобилизации. Дело в том, что сохранение зарплаты предполагает начисление среднего заработка за дни (часы), пропущенные в связи со сборами (мобилизацией). Дни (часы) вы берете из табеля учета использования рабочего времени. То есть наперед начислять выплаты за будущие месяцы не надо, даже если в повестке указан последний день мобилизации или сборов.

Если же вы начисляете выплаты месяц в месяц, то это разъяснение ПФУ вас вообще не касается (мы разделяем именно этот подход). Для этого подхода необходимо применять такую последовательность: закончился месяц → начислили по средней зарплате неотработанное время → отразили в форме № Д4 выплату, которая приходится на отчетный месяц. Поэтому при таком подходе вы всегда будете заносить в таблицу 6 только начисления, которые приходятся на отчетный месяц. Как показано в примере 1 и на рис. 1 (с. 22).

Проиллюстрируем порядок заполнения «переходных» сумм для тех, кто начисляет выплаты наперед в месяце призыва работника на сборы.

Пример 2. Работника призвали на военные сборы с 22 апреля 2014 года без указания последнего дня. Фактически на работу он вернулся 2 июня. Оклад работника составляет 22000 грн. Среднедневной заработок для оплаты дней мобилизации составляет 1100 грн./день.

В этом случае за апрель работнику начисляем:

1) зарплату за отработанное время с 1 по 21 апреля (за 14 рабочих дней):

(22000 грн. : 21 раб. дн.) х 14 раб. дн.= 14666,67 грн.,

где 21 — количество рабочих дней по норме продолжительности рабочего времени в апреле 2014 года;

2) среднюю зарплату за первые полмесяца сборов (15 календарных дней): это период с 22 апреля по  6 мая, на который приходится 9 рабочих дней, в том числе 7 рабочих дней в апреле:

7 раб. дн. х 1100 грн. = 7700 грн.;

и 2 рабочих дня в мае:

2 раб. дн. х 1100 грн. = 2200 грн.

Таким образом, по кредиту субсчета 661 в апреле начисляете 24566,67 грн. (14666,67 + 7700 + 2200).

Но для взимания ЕСВ и для сравнения с 17 ПМТЛ (20706 грн. = 1218 грн х 17) учитываете, что за апрель начислена зарплата в сумме 22366,67 грн. (14666,67 + 7700). А 2200 грн. — это начисление за май.

Поэтому в апреле ЕСВ удерживаете по ставке 3,6 % в таком размере (Дт 661 — Кт 652):

— с начислений апреля удерживаете ЕСВ не со всей зарплаты, приходящейся на дни апреля (22366,67 грн.), а только в пределах 17 ПМТЛ:

20706 грн. х 3,6 % = 745,42 грн.;

с начислений мая удерживаете ЕСВ со всей суммы средней зарплаты (2200 грн.):

2200 грн. х 3,6 % = 79,20 грн.

Всего удержано в апреле ЕСВ (3,6 %) 824,62 грн. (745,42 + 79,20).

Далее на рис. 2 (см. на с. 24) покажем, как заполнить таблицу 6 за апрель.

Рис. 2. Пример заполнения таблицы 6 — призыв на сборы с 22 апреля (пример 2)

Теперь продолжим пример и заполним таблицу 6 за май. Мы помним, что до конца мая работник пробыл на сборах. Поэтому за весь месяц работнику сохраняете среднюю зарплату. При этом за 5 и 6 мая мы уже начислили среднюю зарплату в апреле (2200 грн.). В мае же необходимо начислить среднюю зарплату за 17 неотработанных рабочих дней: с 7 по 31 мая (Кт 661 в мае):

17 раб. дн. х 1100 грн. = 18700 грн.

При взимании ЕСВ необходимо сложить начисления, приходящиеся на май, в том числе начисленные в бухучете в апреле. И только потом сравниваем общую сумму с предельным доходом (17 ПМТЛ).

Так как начисления, приходящиеся на дни мая, превысили 17 ПМТЛ ([2200 + 18700 = 20900 грн.] > 20706), ЕСВ начисляете только на предельный доход. Учитывая, что с 2200 грн. ЕСВ уже начислен, в мае ЕСВ начисляете только на доход в размере 18506 грн. (20706 - 2200).

Поэтому удерживаете 3,6 % ЕСВ в сумме 666,22 грн. (18506 х 3,6 %).

Далее на рис. 3 (с. 26) покажем, как заполнить таблицу 6 за май.

Рис. 3. Пример заполнения таблицы 6 за май (продолжение примера 2)

4. Вот еще одна ситуация, требующая отдельного внимания: если военнообязанный был призван из ежегодного основного или дополнительного отпуска. В такой ситуации по согласованию с работодателем отпуск продлевается после окончания сборов или переносится на другой срок. Если отпуск в результате перетекает на следующий месяц, то нужно сторнировать такие отпускные в таблице 6 согласно общеустановленным правилам формирования персонифицированных данных с применением знака «-» (минус).

Данная норма будет актуальна опять же только для тех, кто любит начислять выплаты наперед (отпускные), в том числе за следующие месяцы. Такое заполнение таблицы 6 предполагает, что в текущем отчете на работника заполняется отдельная строка на отпускные за следующий месяц. Поэтому, когда наступил этот месяц, а ранее отраженный отпуск меняется на сборы (мобилизацию), в таблице 6 нужно показать исключение (сторнирование) из персонифицированных данных отпускных. Взамен же показываете среднюю зарплату за период сборов (мобилизации), приходящийся на текущий месяц. Мы не разделяем такой подход, но далее покажем, как выйти из этой ситуации, если вы применяете его.

Пример 3. Работника призвали в связи с мобилизацией с 7 апреля 2014 года без указания последнего дня. Оклад работника составляет 4000 грн. Среднедневной заработок для оплаты дней мобилизации составляет 200 грн./день. Ранее работнику был предоставлен отпуск с 1 по 25 апреля (24 к. дн.), за дни которого в марте начислены отпускные в сумме 24 к. дн. х 130 грн./день = 3120 грн., где 24 — количество календарных дней отпуска, 130 — среднедневной заработок для оплаты дней отпуска. ЕСВ удержан в размере 112,32 грн. (3120 грн. х 3,6 %).

Поэтому в таблице 6 за март на работника заполнена отдельная строка с отпускными, приходящимися на апрель (в графе 10 вписано «10», а в графе 11 — апрель 2014 года; графа 15 не заполнена).

В таблице 6 формы № Д4 за апрель 2014 года нужно заполнить две строки:

— первую строку на среднюю зарплату за время мобилизации в апреле (17 раб. дн. х 200 = 3400 грн.). С этой суммы удержали ЕСВ в сумме 122,40 грн.;

— вторую строку на исключение ранее отраженных в отчете за март отпускных с 7 по 25 апреля (за 18 дней неиспользованного отпуска; 20 апреля — Пасха, не учитываем), которые были отражены в таблице 6 за март: 18 к. дн. х 130 грн./день = 2340 грн., и ЕСВ с этой суммы (2340 х 3,6 % = 84,24 грн.). В графах 17, 18 и 19 указываете знак «-» (минус).

Далее на рис. 4 (с. 27) покажем, как заполнить таблицу 6 за апрель.

Рис. 4. Пример заполнения таблицы 6 — мобилизация в апреле; отзыв из отпуска (пример 3)

Прежде всего несколько слов о порядке налогообложения Повторим, что средний заработок за период военных сборов и мобилизации входит в фонд дополнительной зарплаты (п.п. 2.2.12 Инструкции № 5). Поэтому такая выплата облагается НДФЛ по тем же правилам, что и для зарплаты. Это означает, что средний заработок:

— учитываете для определения права работника на НСЛ;

— при удержании НДФЛ уменьшаете на удержанный ЕСВ и НСЛ.

Важно! При расчете суммы переходящего среднего заработка, подлежащего выплате работнику до начала сборов (за первые полмесяца сборов), не стоит применять НСЛ к средней зарплате за второй месяц. Дело в том, что НСЛ применяется к общему месячному налогооблагаемому доходу, а в момент выплаты среднего заработка еще неизвестна общая сумма налогооблагаемого дохода за следующий месяц. Ведь не исключено, что период сборов изменится и работник вернется на предприятие раньше срока… Поэтому и логично проводить расчет в конце месяца, когда можно точно определить месячный доход.

В случае начисления наперед оплаты по среднему заработку (как мы отмечали выше, это применимо для начисления за первые полмесяца сборов) переходящие начисления относите к месяцам, на которые они приходятся (по рабочим дням). Это следует из положений абзаца третьего п.п. 169.4.1 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI. Такие действия необходимы для целей применения НСЛ и определения размера ставки НДФЛ.

С заполнением формы № 1ДФ проблем не возникает: сумму начисленного среднего заработка за время военных сборов и мобилизации отражаете в форме № 1ДФ в составе заработной платы с признаком дохода «101». Попадает такая выплата в форму № 1ДФ за тот отчетный квартал, на который приходится месяц (месяцы), в которых она начислена в бухучете. И если будут проведены какие-либо пересчеты, то они повлияют на начисления за текущий месяц. При этом в прошлый месяц «залезать» не нужно. И корректировать ранее поданные показатели формы № 1ДФ также не придется.

Пример 4. Во II квартале 2014 года работнику начислены выплаты в сумме 11761,90 грн., в том числе:

— зарплата за фактически отработанные дни в размере 761,90 грн.;

— оплата периода мобилизации в размере 11000,00 грн.
Сумма удержанного НДФЛ 1700,77 грн

Как заполнить Налоговый расчет по форме № 1ДФ за 2 квартал 2014 года, см. на рис. 5.

<…>

Рис. 5. Фрагмент Налогового расчета по форме № 1ДФ за 2 квартал 2014 года

	выводы
	В форме № Д4 начисления за время мобилизации и военных сборов отражаете по строке с зарплатой за текущий месяц. Исключение: если вы начисляете выплаты за будущие месяцы наперед (в текущем за будущий). В этом случае начисления за будущие месяцы показываете отдельной строкой. В форме № 1ДФ начисления за время мобилизации и военных сборов отражаете в составе заработной платы с признаком дохода «101».