Годовая инвентаризация. 4. Инвентаризация товарно-материальных ценностей

4.1. Особенности инвентаризации ТМЦ

Приступая к инвентаризации ТМЦ (и запасов в целом), помните, что в соответствии с П(С)БУ 9 запасы признают активом, если:

1) существует вероятность получения в будущем экономических выгод, связанных с их использованием;

2) их стоимость может быть достоверно определена.

Те ТМЦ, которые не соответствуют этим критериям, не могут быть отражены в финансовой отчетности в составе активов. Инвентаризационная комиссия может предложить их списать.

Для целей бухгалтерского учета запасы включают такие виды активов предприятия (п. 6 П(С)БУ 9):

— сырье, основные и вспомогательные материалы, комплектующие изделия и другие материальные ценности, предназначенные для производства продукции, выполнения работ, предоставления услуг, обслуживания производства и административных нужд;

— НЗП*;

— готовая продукция, которая изготовлена на предприятии, предназначена для продажи и соответствует техническим и качественным характеристикам, предусмотренным договором или другим нормативно-правовым актом;

— товары в виде материальных ценностей, которые приобретены (получены) и содержатся предприятием в целях дальнейшей продажи;

— МБП, которые используются в течение не более одного года или нормального операционного цикла, если он больше одного года;

— текущие биологические активы, если они оцениваются согласно П(С)БУ 9, а также сельскохозяйственная продукция и продукция лесного хозяйства после ее первоначального признания.

Правила инвентаризации ТМЦ установлены п.п. 11.8 Инструкции № 69. Смотрите, в чем они заключаются:

1. Перевешивание, обмер, подсчет ТМЦ проводят в порядке размещения ценностей в данном помещении, не допуская беспорядочного перехода комиссии от одного вида ценностей к другому.

Если ТМЦ хранятся в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица, инвентаризацию проводят последовательно по местам хранения

После проверки ценностей комиссия опечатывает вход в одно помещение и переходит в следующее.

2. При инвентаризации ценностей, находящихся в пути, а также на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии), проверяют обоснованность сумм, учтенных на соответствующих счетах. Такие суммы признаются, если они подтверждены надлежащим образом оформленными документами.

3. ТМЦ, которые переданы в переработку на другие предприятия, фиксируют в инвентаризационных описях на основании подтверждающих документов. При этом в описи обязательно вносят наименование перерабатывающего предприятия, наименование ценностей, количество, фактическую стоимость по данным учета, дату передачи их в переработку, номер и дату документа.

4. Количество ценностей и товаров, которые хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов. При этом часть указанных ценностей обязательно нужно проверить в натуре.

5. В приходных документах на ТМЦ, которые поступили на объект и приняты во время инвентаризации, материально ответственное лицо в присутствии членов инвентаризационной комиссии проставляет отметку «после инвентаризации». После этого такую надпись заверяет председатель рабочей инвентаризационной комиссии. В таком случае в отдельной инвентаризационной описи «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации» указывают: дату поступления ценностей, поставщика, наименование ТМЦ, количество, цену и общую сумму.

6. В расходных документах на ТМЦ, которые отпущены со склада во время инвентаризации с разрешения руководителя предприятия и главного бухгалтера в присутствии членов инвентаризационной комиссии, проставляют отметку в порядке, аналогичном для ценностей, поступивших во время инвентаризации. Такую надпись заверяет председатель рабочей инвентаризационной комиссии. Отпущенные ТМЦ заносят в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

7. Когда заполняют инвентаризационные описи МБП, то указывают в них наименование этих ценностей и первоначальную стоимость. МБП, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируют по месту их нахождения и по лицам, на ответственном хранении которых они пребывают.

Впрочем, комиссии разрешается составлять групповые инвентаризационные описи МБП, выданных в индивидуальное пользование работникам. При этом в них указывают ответственных за такие предметы лиц (на которых ведутся личные карточки) с их распиской в описи.

Предметы спецодежды, которые находятся в ремонте или стирке, вносят в инвентаризационные описи на основании квитанции предприятий бытового обслуживания, других предприятий или организаций.

8. Тару вносят в инвентаризационную опись по видам (текстильная, стеклянная и т. п.), целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта).

На не пригодные для использования предметы составляют отдельные инвентаризационные описи. Списание таких предметов производится согласно действующему порядку.

Перед стартом инвентаризации ТМЦ каждое материально ответственное лицо или группа лиц (например, при коллективной материальной ответственности) дают расписку в том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы переданы бухгалтерской службе и все ТМЦ, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны. Эта расписка включена в заглавную часть практически всех инвентаризационных описей.

Проверка фактического наличия ТМЦ включает в себя их пересчет, взвешивание, измерение и проверку пригодности. Причем массу (объем) навалочных материалов можно определять на основе обмеров и технических расчетов. Акты обмеров и расчетов прилагают к инвентаризационным описям.

Производственные запасы (ТМЦ) вносят в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию

Если инвентаризационная комиссия не закончила инвентаризировать ценности в помещении, где они хранятся, в течение одного дня, это нужно сделать в течение следующих дней. После того как комиссия покинула помещение, председатель комиссии опечатывает его пломбиром. Во время перерыва в работе комиссии инвентаризационные описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация (п. 12 Положения № 158). Чтобы продолжить инвентаризацию, помещение открывают в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии. Так поступать обязывает Минфин в письме от 21.10.2003 г. № 31-04200-30-23/154.

Примите к сведению: порядок проведения инвентаризации отдельных запасов регулирует не Инструкция № 69, а другие нормативные документы, устанавливающие свои специфические особенности. Например, при инвентаризации ГСМ нужно руководствоваться требованиями Инструкции № 281, а драгоценные металлы и камни инвентаризируют с учетом норм Инструкции № 84.

4.2. Документируем сведения об инвентаризации ТМЦ

Результаты инвентаризации ТМЦ вносят в инвентаризационные описи. Такие описи составляют отдельно на ТМЦ, которые (п.п. «б» п.п. 11.8 Инструкции № 69):

1) находятся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке). При этом составляют Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение, формы № инв5, утвержденной постановлением № 241. В описи делают ссылку на соответствующие документы о передаче таких ТМЦ;

2) приняты на ответственное хранение (на комиссию, в переработку). Их вписывают в отдельную Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение, формы № инв-5. Копии этих описей направляют собственникам ценностей;

3) находятся в пути (например, отгружены поставщиком по железной дороге и не прибыли на дату проведения инвентаризации на предприятие). В этом случае составляют Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, формы № инв-6, утвержденной постановлением № 241;

4) находятся на предприятии. С документальным оформлением результатов инвентаризации таких ТМЦ складывается интересная ситуация.

Как устанавливает приказ Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов» от 21.06.96 г. № 193, при снятии натуральных остатков ТМЦ, находящихся у отдельных материально ответственных лиц, по каждому отдельному складу, участку, объекту составляется Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей по типовой форме № М-21.

В этой описи приводят: наименование материалов, их номенклатурные номера, тип, сорт, размер и другие признаки отличия. Ее подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица.

Однако эта форма не содержит расписки материально ответственных лиц, что заставляет перед началом инвентаризации такую расписку брать с них отдельно.

Более удобной является Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № инв-3), утвержденная еще во времена СССР постановлением № 241.

В частности, в ней есть графы для сравнения данных о фактическом наличии ТМЦ с данными бухгалтерского учета, а также расписка материально ответственного лица

Так вот, хотя для целей инвентаризации ТМЦ предназначена украинская форма № М-21, многие предприятия все же облюбовали инвентаризационную опись по форме № инв-3. Да и Госкомстат не против использования формы № инв-3. Он говорит, что по своему усмотрению предприятие может применять любую из этих двух форм или даже разработать инвентаризационную опись самостоятельно (см. письмо от 15.07.2010 г. № 14/2-18/72).

Если ваш выбор — форма № инв-3, то примите к сведению: при большой номенклатуре инвентарных объектов имеет смысл, чтобы графы 1 — 9 этой формы еще до начала инвентаризации заполнила бухгалтерия предприятия. Рабочей инвентаризационной комиссии останется заполнить только графу 10 о фактическом наличии ТМЦ в количественном выражении.

Еще знайте, что графу 9 «Номер паспорта» заполняют лишь на материальные ценности, которые содержат драгметаллы.

Инвентаризационную опись составляют в одном экземпляре отдельно по каждому местонахождению и материально ответственному лицу или группе лиц, на хранении которых находятся ценности.

Документ подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо.

Приведем образец заполнения Инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей формы № инв-3.

Если вы для отражения результатов инвентаризации находящихся на предприятии ТМЦ выбрали все-таки инвентаризационную опись типовой формы № М-21, то заполнить ее нужно по образцу, приведенному на с. 35.

А что, если в ходе инвентаризации из-за условий организации производства инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу подсчитать материальные ценности и записать их в форму № инв-3 или в типовую форму № М-21? Тогда применяют Инвентаризационный ярлык формы № инв-2, утвержденной постановлением № 241. Комиссия заполняет его в одном экземпляре. Хранят этот документ вместе с пересчитанными ТМЦ по месту их нахождения. Данные формы № инв-2 используют для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей.

На выявленные в ходе инвентаризации не пригодные для использования в хозяйственной деятельности ценности (испорченные, просроченные и т. п.) составляют отдельные инвентаризационные описи, а сами эти ценности в местах хранения размещают обособленно.

Выше мы сказали, что предприятие в ходе обязательной инвентаризации (в частности, перед составлением годовой финансовой отчетности) инспектирует не только собственные ТМЦ, но и имущество и материальные ценности, которые ему не принадлежат (которые оно учитывает на забалансовых счетах).

При инвентаризации таких ТМЦ, а также ценностей, которые переданы предприятием на ответственное хранение, используют Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (форма № инв-5).

При инвентаризации ТМЦ, принятых на ответственное хранение, записи в форму № инв-5 инвентаризационная комиссия вносит на основании проверки и пересчета ценностей в натуре.

А вот основанием для занесения в указанную инвентаризационную опись товаров и материалов, хранящихся на складах других предприятий, служат документы, которые подтверждают передачу этих ценностей на ответственное хранение (на комиссию, в переработку).

Данную опись инвентаризационная комиссия заполняет в одном экземпляре. Ее подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо (в случае принятия ТМЦ на хранение). После этого форму № инв-5 передают в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения Инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение, формы № инв-5.

Когда инвентаризируют ТМЦ, находящиеся в пути, составляют Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, формы № инв-6. Его заполняют в одном экземпляре на основании документов, которые подтверждают нахождение материалов и товаров в пути.

Акт подписывает инвентаризационная комиссия и передает в бухгалтерию.

На с. 38 мы привели образец заполнения Акта инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, формы № инв-6.

Бухгалтерия данные всех инвентаризационных описей сверяет с данными бухгалтерского учета. При обнаружении расхождений (излишков или недостач) по ТМЦ составляют Сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № инв-19, утвержденная постановлением № 241).

По ТМЦ, находящимся на ответственном хранении, составляют отдельные сличительные ведомости.

выводы

• Проверка фактического наличия ТМЦ включает в себя их пересчет, взвешивание, измерение и проверку пригодности.

• Если инвентаризационная комиссия не закончила инвентаризировать ценности в помещении, где они хранятся, в течение одного дня, это нужно сделать в течение следующих дней. Во время перерыва в работе комиссии инвентаризационные описи должны храниться в закрытом и опломбированном помещении, в котором проводится инвентаризация.

• Для инвентаризации ТМЦ, находящихся на предприятии, можно применять любую из двух форм инвентаризационных описей — как форму № инв-3, так и форму № М-21. А можно разработать инвентаризационную опись самостоятельно.

• При инвентаризации ТМЦ, принятых на ответственное хранение, записи в форму № инв-5 вносят на основании проверки и пересчета ценностей в натуре.

• Основанием для занесения в форму № инв-5 ТМЦ, хранящихся на складах других предприятий, служат документы, которые подтверждают передачу этих ценностей на ответственное хранение.

• На выявленные в ходе инвентаризации не пригодные для использования ценности составляют отдельные инвентаризационные описи, а сами эти ценности в местах хранения размещают обособленно.