Каждое предприятие независимо от объема доходов и численности работников строит отношения с другими лицами — поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками. Например, приобретает у других субъектов хозяйствования товары (работы, услуги), реализует покупателям собственную продукцию (товары, работы, услуги), взаимодействует с заемщиками и заимодателями. Также предприятие осуществляет расчеты с работниками по заработной плате и подотчетным суммам. Поэтому вполне естественно, что в результате таких операций может возникнуть дебиторская или кредиторская задолженность.
Так вот, инвентаризация расчетов как раз направлена на то, чтобы выявить по соответствующим документам остатки и тщательно проверить обоснованность сумм, числящихся на счетах учета дебиторской и кредиторской задолженности.
То есть в ходе инвентаризации расчетов инвентаризационная комиссия:
— устанавливает наличие у предприятия дебиторской и кредиторской задолженности;
— оценивает реальную величину задолженности;
— определяет сроки возникновения задолженности;
— устанавливает лиц, виновных в пропуске сроков исковой давности, если это имеет место;
— принимает меры для устранения расхождений по выявленным суммам.
7.1. Инвентаризируем расчеты с дебиторами и кредиторами
Порядок проведения инвентаризации расчетов оговаривает п.п. 11.11 Инструкции № 69 и разд. VII Положения № 158. Кроме того, при осуществлении этой процедуры нужно принимать во внимание нормы П(С)БУ 10 и П(С)БУ 11, которые устанавливают правила признания и оценки дебиторской и кредиторской задолженности.
Давайте посмотрим, как же именно инвентаризационная комиссия проводит инвентаризацию расчетов.
Начинается все с того, что предприятие-кредитор согласно п.п. «а» п.п. 11.11 Инструкции № 69 передает всем своим дебиторам выписки из регистров аналитического учета о числящейся за ними задолженности. Такие выписки имеют форму актов сверки расчетов. Они скрепляются подписью и печатью.
Предприятия-дебиторы обязаны в течение 10 дней со дня получения указанных выписок (актов сверки) подтвердить задолженность или заявить свои возражения
Эти выписки затем предъявляют инвентаризационной комиссии для подтверждения реальности задолженности.
Аналогичные выписки стоит направить и кредиторам, чтобы подтвердить суммы кредиторской задолженности. И это не пустые слова. Ведь на счетах учета расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками, прочими дебиторами и кредиторами должны оставаться исключительно согласованные суммы (п.п. «в» п.п. 11.11 Инструкции № 69).
Поблажка предусмотрена только в одном случае — если до конца отчетного периода разногласия не устранены или остались не выясненными. Тогда каждая сторона может отразить расчеты с дебиторами и кредиторами в своем балансе в суммах, которые следуют из записей в бухучете и признаются ею верными.
Причем, если при таких обстоятельствах дебитор и кредитор не согласуют расхождения, то заинтересованная сторона принимает меры к урегулированию таких расхождений в установленном порядке. То есть она вправе передать материалы о данных разногласиях для принятия решения в хозяйственный суд (п.п. «в» п.п. 11.11 Инструкции № 69, письмо Минфина от 18.09.2007 г. № 31-34000-10-10/18896).
Если предприятие-контрагент на дату проведения инвентаризации выступает одновременно и дебитором, и кредитором, то ему передают выписку с указанием отдельно дебиторской и отдельно кредиторской задолженности. А все потому, что согласно п. 3 разд. IV НП(С)БУ 1 сворачивание статей активов и обязательств является недопустимым, кроме случаев, предусмотренных соответствующими П(С)БУ. О том, что суммы дебиторской и кредиторской задолженности следует отражать развернуто, указывает также Инструкция № 291 в описании счетов класса 6.
Инспектируют в ходе инвентаризации и суммы задолженности поставщикам по неотфактурованным поставкам (когда отсутствуют расчетные документы на полученные материальные ценности). Эту задолженность проверяют по соответствующим документам и корреспондирующим счетам (приходный ордер склада, выписка банка).
На эти суммы после проверки бухгалтерия должна затребовать от поставщиков расчетно-платежные документы. Поставщики же обязаны предоставить покупателям такие документы либо сообщить причины их непредоставления. Если у поставщика задолженность не значится, он обязан поставить в известность покупателя об отсутствии такой задолженности (п.п. «б» п.п. 11.11 Инструкции № 69).
Еще при инвентаризации расчетов инвентаризационная комиссия путем документальной проверки устанавливает:
— принятые меры по взысканию дебиторской задолженности;
— правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности. При этом в случае выявления безнадежной дебиторской задолженности она подлежит списанию по решению руководителя на расходы предприятия или за счет созданного резерва сомнительных долгов. Кредиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности отражают в составе прочих доходов от операционной деятельности.
Также инвентаризационная комиссия проверяет правильность расчетов с учреждениями банков, финансовыми, налоговыми и казначейскими органами, а также структурными подразделениями предприятия, выделенными на отдельные балансы.
Помните: суммы по расчетам с банками, финансовыми, налоговыми и казначейскими органами должны быть согласованы с ними обязательно
Отражать в балансе неурегулированные суммы по таким задолженностям ни в коем случае нельзя (п.п. «г» п.п. 11.11 Инструкции № 69).
При инвентаризации подотчетных сумм проверяют отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
По расчетам с работниками проверяют реальность задолженности перед работниками предприятия, в частности правильность и обоснованность сумм депонентской задолженности. Одновременно с этим проверяют суммы переплат рабочим и служащим и выявляют причины их возникновения.
Инвентаризация задолженности по недостачам и потерям от порчи ценностей должна обеспечить проверку причин, по которым задерживается рассмотрение материалов по выявленной недостаче и отнесение ее на виновных лиц или списание в установленном порядке. В материалах инвентаризации расчетов по возмещению материального ущерба приводят фамилию должника, причину и период возникновения долга, дату принятия решения суда или другого органа (добровольного согласия должника) о возмещении суммы материального ущерба, а если такое решение не принято, то указывают, когда предприятием предъявлен иск и сумма задолженности на дату инвентаризации (п. 42 Положения № 158).
7.2. Оформляем документально инвентаризацию расчетов
При инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами составляют:
— акты сверки расчетов со всеми контрагентами;
— Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № инв-17;
— Справку к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к форме № инв-17).
Заметим, что типовой формы акта сверки расчетов не существует. В качестве ориентира можно использовать форму, приведенную в приложении 1 к приказу Минэкономики, Минфина, Госкомстата от 10.11.98 г. № 148/234/383.
Впрочем, вы вполне можете самостоятельно разработать подходящую форму такого первичного документа. Главное, чтобы в нем были все необходимые реквизиты, оговоренные ст. 9 Закона о бухучете.
Акт сверки расчетов должны подписать уполномоченные представители предприятий-контрагентов. Достаточно ли, чтобы это сделала только бухгалтерская служба? По идее, да. Такие полномочия главному бухгалтеру или лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, дает ч. 7 ст. 8 Закона о бухучете.
Но на практике такие акты чаще всего подписывают и руководители предприятий-контрагентов, в компетенцию которых входит распоряжение имуществом и денежными средствами
Тогда стороны чувствуют себя спокойнее в вопросах, связанных с прерыванием течения срока исковой давности, а точнее — с его налоговыми последствиями.
Дело в том, что одним из оснований признания задолженности безнадежной является задолженность по обязательствам, в отношении которых истек срок исковой давности (п.п. «а» п.п. 14.1.11 НКУ). А налоговые последствия признания задолженности безнадежной вследствие истечения срока исковой давности довольно обременительны для дебитора. Поэтому предприятия-должники зачастую стараются продлить этот срок, в частности путем составления актов сверки (ст. 264 ГКУ). В продлении срока исковой давности может быть заинтересован и кредитор.
Так вот, чтобы в акте сверки комар носа не подточил, лучше проставить на нем по две подписи от каждой стороны — руководителя и главного бухгалтера.
Подробнее с темой исковой давности вы можете ознакомиться в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, № 33, с. 5; № 58, с. 33.
Приведем образец заполнения акта сверки расчетов на с. 55.
Результаты инвентаризации оформляют Актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № инв-17). В него вносят данные о подтвержденных и не подтвержденных актами сверки суммах дебиторской и кредиторской задолженности. На то, что при инвентаризации расчетов должны учитываться суммы как согласованных задолженностей, так и тех, которые не подтверждены актами сверки расчетов, обратило внимание и Министерство финансов Украины в письме от 18.09.2007 г. № 31-34000-10-10/18896.
В форме № инв-17 приводят (п. 43 Положения № 158):
— наименование проинвентаризированных счетов (субсчетов);
— суммы выявленной подтвержденной и не подтвержденной актами сверки расчетов дебиторской и кредиторской задолженности;
— суммы безнадежных долгов;
— суммы кредиторской и дебиторской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.
Акт по форме № инв-17 инвентаризационная комиссия составляет в одном экземпляре. Его подписывают председатель и все члены комиссии. Затем этот документ передают в бухгалтерию.
Как указано в п.п. «д» п.п. 11.11 Инструкции № 69, к акту инвентаризации расчетов прилагается справка о дебиторской и кредиторской задолженности, в отношении которой истек срок исковой давности. Для этих целей используют Справку к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к форме № инв-17). Ее составляют в одном экземпляре в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.
В Справке приводят:
— сведения о каждом дебиторе и кредиторе (наименование и адрес),
— за что и с какого времени числится задолженность;
— суммы задолженностей;
— документ, подтверждающий возникновение задолженности.
Отдельно по просроченной дебиторской задолженности в Справке вписывают информацию о лицах, виновных в пропуске срока исковой давности. При этом инвентаризационная комиссия обязана потребовать письменные пояснения от соответствующих работников (п. 47 Положения № 158).
Заметим, что текущую (не просроченную) задолженность в Справку к форме № инв-17, как правило, не включают, поскольку этого не требует Инструкция № 69. При автоматизированном ведении бухгалтерского учета детальную информацию о такой задолженности не сложно получить из оборотно-сальдовых ведомостей по счетам расчетов с дебиторами и кредиторами, распечатанных из используемой предприятием компьютерной программы.
Приведем образец заполнения Акта инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № инв-17) и Справки к нему на с. 57 — 59.
выводы
- Инвентаризация расчетов начинается с того, что предприятие-кредитор передает всем своим дебиторам выписки из регистров аналитического учета о числящейся за ними задолженности (акты сверки). Аналогичные выписки стоит направить и кредиторам, чтобы подтвердить суммы кредиторской задолженности.
- Акт сверки расчетов должны подписать уполномоченные представители предприятий-контрагентов. Лучше, чтобы от каждой стороны это сделали и руководитель, и главный бухгалтер.
- В акт инвентаризации расчетов по форме № инв-17 вносят данные о подтвержденных и не подтвержденных актами сверки суммах дебиторской и кредиторской задолженности.
- К акту инвентаризации расчетов прилагают справку о дебиторской и кредиторской задолженности, в отношении которой истек срок исковой давности.
