НалоФОПия: расчетные документы (наличное обращение у частных предпринимателей)

Вопросы документального оформления ФЛП наличных расчетов отнюдь не праздные. Ведь такие документы могут являться документами, подтверждающими для налоговых и иных целей суммы расходов и доходов. Тем более что эти документы могут играть важную роль не только для самих ФЛП, но и для их контрагентов.

Поэтому мы рассмотрим ряд различных наличных документов, которые используют ФЛП в своей деятельности. Надеемся, это поможет кому-то выбрать наиболее удобный/надежный вариант.

Выдавать покупателям подтверждающий факт покупки расчетный документ с указанием даты продажи ФЛП, не применяющих РРО, обязывает ч. 11 ст. 8 Закона Украины «О защите прав потребителей» от 12.05.91 г. № 1023-XII. Однако форма и содержание такого документа законодательно не установлены.

Расчетные документы на получение «нала»

Каким же документом ФЛП возможно оформлять получение наличных? Чего только на этот счет в свое время не изобретали налоговики…

Сначала отметим, что поскольку для «безРРОшных» (и «безРКашных») ФЛП этот момент четко законодательством не урегулирован, то у ФЛП имеется определенная свобода выбора.

1. ПКО (КО-1). Как мы уже упоминали в первой пуб­ликации (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 74, с. 34), мы склоняемся оформлению получения ФЛП «нала» именно таким способом (и считаем его наиболее удобным). Из текста упомянутой публикации вы можете взвесить все «за» и «против» такого варианта оформления.

2. Товарный чек. Этот вариант оформления «налпоступлений» тоже является достаточно популярным среди ФЛП-народа.

В соответствии с п. 1.2 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденного постановлением НБУ от 15.12.2004 г. № 637, товарный чек является расчетным документом. Обычно товарный чек выписывается в двух экземплярах, один из которых выдается покупателю.

В письме ГНАУ от 27.04.2011 г. № 7966/6/23-7015/515 (см. спецвыпуск «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 9, с. 85) авторы констатируют, что форма товарного чека не установлена, и признают право ФЛП (и других субъектов хозяйствования) выдавать товарные чеки произвольной формы.

Правда, при этом они требуют, чтобы товарный чек для определения его как расчетного документа соответствовал требованиям п.п. 3.2 Положения о форме и содержании расчетных документов, утвержденного приказом № 614,в части указания в таком чеке:

— названия подразделения (либо самого ФЛП, либо его хозяйственной единицы),

— адреса хозяйственной единицы (или самого ФЛП),

— общей суммы НДС по всем указанным в чеке товарам (для субъектов хозяйствования, зарегистрированных плательщиками налога на добавленную стоимость),

— количества, стоимости приобретенных товаров,

— наименования товаров, стоимости единицы измерения товаров, общей стоимости приобретенных товаров,

— даты (день, месяц, год) проведения расчетной операции,

— подписи лица, осуществляющего расчеты.

Аналогичное требование выдвигалось налоговиками и ранее — см., например, п.п. 2.3.2 упоминавшегосяв предыдущей публикации «РРО-обзорного» письма ГНАУ от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572.

Однако считаем данное требование налоговиков не очень корректным.

Если предприниматель имеет право не использовать РРО, то с какой стати в товарном чеке он должен соблюдать требования, предъявляемые к кассовому чеку

Ведь для придания документу статуса первичного главное, чтобы он содержал в себе реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 96-XIV (далее — Закон о бухучете), а именно:

— название документа (формы);

 — дату и место составления; 

— название предприятия (ФЛП), от имени которого составлен документ;

— содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;

— должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Этот перечень реквизитов, как видим, поменьше…

В общем, по нашему мнению, здесь есть простор для творчества составителя этого расчетного документа. А мы хотим предложить свой вариант произвольного товарного чека (см. рис. 1), чтобы «и волки были сыты, и овцы» расслабились…☺

Рис. 1. Товарный чек

3. Квитанция. Обычно ФЛП, оформляя приход денег квитанциями, на практике в угоду налоговикам отталкиваются от «образца» расчетной квитанции по форме № РК-1 (приложение 3 к приказу № 614).

Корешок квитанции ФЛП оставляет себе на память, а указывать серию и номер в такой «самопальной» квитанции совсем не обязательно.

Но, повторимся, какая бы форма квитанции ни использовалась, желательно, чтобы квитанция содержала все реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона о бухучете (см. выше).

4. Расписка. В принципе, считаем вполне уместным прием наличных сопровождать и оформлением ФЛП расписки в получении денег. Расписка являет собой письменное подтверждение определенной операции. В этом случае — передачу и получение наличных денежных средств.

Форма расписки законодательно также не установлена

Однако желательно, чтобы такая расписка содержала все необходимые реквизиты (см. выше).

Наш пример расписки приведен на рис. 2.

Рис. 2. Расписка

5. Нефискальный чек РРО. На ФЛП, которые не обязаны использовать РРО, распространяется норма абзаца четвертого ст. 13 Закона об РРО, в соответствии с которой лицо, имеющее право вести учет доходов и расходов в соответствующих книгах без применения РРО, имеет право использовать собственные РРО без их перевода в фискальный режим работы*.

То есть данная норма дает право применять не зарегистрированный (и неопломбированный) в установленном порядке РРО.

И нефискальный чек такого РРО может считаться полноценным расчетным документом.

При этом желательно, чтобы такой кассовый чек, выдаваемый «некондиционным» РРО, содержал все реквизиты, предусмотренные для фискального чека, кроме только указания «фискальный чек». Для пущей убедительности желательно предусмотреть в форме такого (нефискального) чека подпись кассира (или собственно ФЛП). В таком случае он определенно должен считаться расчетным документом и может выдаваться ФЛП их контрагентам при расчетах за товары (работы, услуги).

6. РКО (КО-2) покупателя. Возможен вариант, что деньги ФЛП получит прямо в кассе покупателя, тогда он вообще ничего не оформляет, а документ (КО-2) будет выписан покупателем. Но этот (чужой) расчетный документ к ФЛП не попадет, поэтому основание для отражения полученной выручки в своей Книге учета доходов и расходов** в таком случае будет у ФЛП виртуальное (типа «совесть»).

И еще. Отметим, что наличие у покупателя одного только штампика «оплачено» на отгрузочной накладной ТТН или на акте выполненных работ/услуг (даже когда он заверен подписью ФЛП-продавца) может не удовлетворить проверяющих. А именно так практикуют оформлять «налрасчет» некоторые ФЛП-продавцы, не склонные заниматься «лишней бумажной возней». Впрочем, невъедливые фискалы не придираются и к такому варианту.

Однако такие («проштампованные») накладные/акты не являются расчетными документами, в отличие от КО, расчетных квитанций, товарных чеков и др.

Поэтому лучше не рисковать, а попросить такого ленивого ФЛП-поставщика оформить соответствующий документ (ПКО, товарный чек, т. п.). Ну, на худой конец, «нарисуйте» такой документ сами, а ФЛП пусть хотя бы поставит на нем свой росчерк…

На наш взгляд, самым практичным вариантом для оформления выдачи наличных из кассы-«кармана» ФЛП будет РКО (КО-2). Правда, как мы указывали ранее, НБУ утверждает, что ФЛП кассовые ордера не оформляют. Но при этом налоговики придерживаются противоположного мнения — и в Методрекомендациях № 210 прямо указывают, что оформление расходных ордеров для подтверждения факта выдачи наличных из кассы является для ФЛП обязательным!

Нам кажется, здесь стОит опереться на мнение фискалов (так как именно они являются органом, карающим за «наличные» нарушения) и для целей оформления наличных выдач использовать именно РКО. Особенно, когда речь идет о выдаче наличных на хознужды или командировки работникам ФЛП.

Заметим, что свой РКО предприниматель может использовать и в качестве расчетного документа, подтверждающего его расходы на приобретение им товаров (работ, услуг). В этом случае продавец товаров (работ, услуг) или лицо, уполномоченное продавцом получить наличные, должно будет расписаться в РКО, выписанном ФЛП-покупателем. Во втором случае в РКО необходимо будет указать также не только получателя наличных, но и продавца, чьи интересы он представляет. А, если — продавец имеет печать, то лучше заверить подпись на РКО печатью продавца.

Такое оформление («своим» РКО) в определенных ситуациях может избавить ФЛП от проблем при проверках относительно бесплатного получения им товаров (работ, услуг)*.

Впрочем, обычно документом, подтверждающим наличные расходы ФЛП на приобретение товаров (работ, услуг), будет соответствующий расчетный документ продавца: кассовый чек, РК, товарный чек, квитанция к ПКО, т. п.

Вторым («альтернативным») документом, который для целей оформления расхода/передачи «нала» может использовать ФЛП, является расписка получателя наличности. Хотя, на наш взгляд, РКО в большинстве случаев по ряду причин для этих целей более удобен.

И последнее. Смотри выше наше замечание насчет штампика «оплачено» на отгрузочных накладных, ТТН или актах. Если ФЛП, помимо этого, не будет иметь еще расчетных документов, подтверждающих факт наличной оплаты им полученного, то проблемы с такими приобретениями при проверках не исключаются…

В завершение этой статьи изобразим схематически все возможные варианты оформления предпринимателем приходных и расходных операций с наличностью (см. рис. 3 на с. 42).

Рис. 3. Виды расчетных документов ФЛП

* При условии, что документ содержит ряд обязательных реквизитов, предусмотренных для фискального кассового чека (которые перечислены в письме ГНАУ от 27.04.2011г. № 7966/6/23-7015/515). В противном случае и эти документы могут вызвать проблемы с налоговиками…

выводы

• Налоговики в своих разъяснениях для целей получения наличных предлагают ФЛП использовать «товарный чек». По их мнению, этот документ может быть произвольной формы, но он должен содержать почти все реквизиты, предусмотренные для фискального кассового чека РРО.

• Такие документы, как «квитанция» или «расписка в получении наличных», тоже могут составляться ФЛП в произвольной форме. Но при этом они должны содержать все обязательные реквизиты, необходимые для придания им статуса «первичных документов».

• Если ФЛП использует РРО, не переведенный в фискальный режим работы, то нефискальный чек такого РРО тоже может считаться расчетным документом.

• Для оформления выдачи/расхода наличных ФЛП весьма удобно использовать РКО. Можно применять для этих целей и расписку получателя наличных.

1. Закон об РРО — Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.

2. Приказ № 614 — приказ ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614 «Об утверждении нормативно-правовых актов к Закону Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг».

3. Методрекомендации № 210 — Методические рекомендации относительно порядка проведения проверок по вопросам соблюдения субъектами хозяйствования кассовой дисциплины, полноты оприходования выручки от реализации товаров (услуг), утвержденные приказом ГНАУ от 23.04.2009 г. № 210.