Книги учета доходов (и расходов) ведут и должны будут вести только ФЛП на ЕН ( пп. 296.1.1, 296.1.2 НКУ*). Юрлиц на ЕН это все дело вообще не касается, Книги учета доходов они не заполняют.
* Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Основное, что нужно иметь в виду:
предпринимателям не нужно беспокоиться о замене старых Книг на новые
В приказе № 579** есть прямая норма о том, что старая Книга действует до ее окончания. То есть можно продолжить их вести и дальше, но уже с оглядкой на новые правила заполнения (в частности, с копейками — об этом ниже).
Дальше пройдемся по изменениям в самой форме Книг. Они не такие уж существенные. Кардинально ничего не поменялось.
Важно: новую Книгу теперь нужно будет заполнять в гривнях с копейками, а не в целых гривнях, как это было ранее. Книга — источник данных для заполнения декларации единоналожника. Ранее в декларации ФЛП на ЕН показатели приводились в целых гривнях без копеек с округлением по общеустановленным правилам. Но при заполнении декларации в электронной форме зачастую программа автоматически ставила грн. с копейками. Теперь уже не нужно будет морочить голову с округлением. И декларацию, и Книгу нужно будет заполнять с копейками.
Электронная форма Книги учета
Теперь есть возможность единоналожникам вести Книгу в электронной форме (в том же сервисе налоговиков «Электронный кабинет плательщика», что и для общесистемщиков). ФЛП на общей системе получили такую возможность еще в прошлом году.
Что делать, если ФЛП на ЕН старую Книгу еще не закончит, но захочет перейти на ведение Книги в электронном виде? Считаем, что в этом случае нет необходимости дожидаться того времени, когда будет заполнена последняя страница старой Книги. Налоговики не должны препятствовать завести ФЛП новую Книгу учета доходов в электронной форме, даже если старая еще не закончилась.
Для того чтобы перейти на электронную версию Книги, ФЛП придется:
— заранее получить усиленные сертификаты открытых ключей и заключить договор о признании электронных документов с контролирующим органом;
— сформировать и послать в электронной форме налоговикам заявление об избрании способа ведения Книги в электронной форме. Электронная цифровая подпись тут тоже необходимое условие.
Налоговики, в свою очередь, зарегистрируют такое заявление об избрании способа ведения Книги в электронной форме и в течение 3 дней сформируют и предоставят уведомление о регистрации Книги с указанием ее регистрационного номера и даты регистрации.
Интересный момент:
записи в Книги по-прежнему нужно вносить ежедневно, по итогам дня общей суммой, но теперь для электронных книг такие записи можно делать не позднее следующего календарного дня
Однако если единоналожник имеет дело с доходами в наличной форме, то запись в электронную Книгу такого дохода на следующий день может обернуться для него нарушением кассовой дисциплины. Дело в том, что п. 2.6 Положения № 637* требует оприходовать наличные в день их поступления. А запись наличного дохода в Книге для единоналожника как раз является его оприходованием. Так что наличные суммы рекомендуем единоналожникам записывать в электронную Книгу день в день.
Ошибки в электронной Книге исправлять можно только путем дополнения строки, в которой отражается отрицательное или положительное значение.
Если ФЛП перейдет на электронную форму Книги, записи в новой Книге будут продолжаться нарастающим итогом. А свою старую Книгу ФЛП оставит у себя.
Порядок заполнения Книги учета
Для ФЛП на ЕН есть две разновидности Книги учета:
— доходов — для единоналожников групп 1—3 (неплательщики НДС),
— доходов и расходов — для единоналожников группы 3 с НДС.
Обязательное условие — Книга должна быть зарегистрирована в налоговой. Без регистрации Книга недействительна.
При заполнении Книги, как и раньше, ориентируемся на кассовый метод, т. е. на дату поступления или расходования денежных средств. Отгрузка товаров или подписание акта приема-передачи работ (услуг) роли не играет и в Книге не отражается.
Если в течение дня никаких доходов получено не было, то за этот день заполнять Книгу не нужно.
ФЛП, которые занимаются несколькими видами деятельности, ведут только одну Книгу по всем видам деятельности одновременно.
ФЛП —плательщики ЕН групп 1, 2 и 3 — неплательщики НДС заполняют Книгу следующим образом.
В графе 1 указывается дата записи. То есть проставляются все рабочие дни ФЛП. Выходные дни и те, в которых не был получен доход, можно не указывать.
В графу 2 заносится только тот доход, который получен в виде наличных денежных средств или средств, поступивших на текущий счет предпринимателя от единоналожной деятельности. Если ФЛП получил гражданский доход (например, от продажи автомобиля или процент от депозита), то в Книгу он, естественно, не попадет. Также не попадет сюда и доход, который облагается по ставке 15 %, — место этого дохода в графах 7 и 8 соответственно.
Подтверждать каким-либо документом записи в данной графе не обязательно. По безналичным поступлениям у ЕН всегда будет подтверждающий документ — выписка банка, а по наличным — сама Книга доходов и есть тот регистр, который фиксирует наличные поступления.
Важный момент:
доход в графе 2 нужно записывать общей суммой за день, но с разбивкой по видам дохода. Отдельно нужно показать наличный доход и отдельно безналичный
То есть графу 2 придется разбивать на две части, если у единоналожника в течение дня были разные виды доходов. Понятно, что выполнить это требование можно будет лишь в том случае, если вы ведете Книгу в бумажном виде. В электронной форме Книги реализовать такой фокус не удастся. Поэтому весь полученный денежный доход заносите в графу 2 электронной Книги одной суммой. При этом не забывайте делать это «день в день», если в составе такого дохода была хоть копейка наличных денег. Почему — мы уже рассказали выше.
В графе 3 указываем сумму средств (в том числе полученные авансы), которую единоналожник вернул своим покупателям или заказчикам в связи с расторжением договора, возвратом товара или по письму-заявлению о возврате средств ( п.п. 5 п. 292.11 НКУ). Записи в данной графе обязательно должны подтверждаться соответствующим документом (платежное поручение, соглашение о расторжении договора, письмо-заявление о возврате средств, ТТН на возвращенный товар, претензия по поводу качества товара и т. п.).
В графе 4 показываем скорректированную сумму дохода за проданные товары (работы, услуги) без учета средств, возвращенных покупателям или заказчикам. То есть разницу между графами 2 и 3.
В графе 5 указываем стоимость бесплатно полученных товаров (работ, услуг). Датой, по которой отражается такой «единоналожный» доход, является дата подписания акта приема-передачи бесплатно полученных товаров (работ, услуг) ( п. 292.6 НКУ).
Графа 6 — это общая сумма дохода по графам 4 и 5.
В графе 7 указываем вид дохода плательщика ЕН, который облагается по ставке 15 %, т. е. указываем вид дохода, полученного с нарушением правил работы на упрощенной системе налогообложения. Сноска к названию графы 7 отсылает нас к пп. 1 — 5 п. 293.4 НКУ. Соответственно, здесь указывают доходы: единоналожников группы 1, если они превысили 300 тыс. грн., группы 2 — 1,5 млн грн., группы 3 ФЛП — 20 млн грн. Также здесь показываем доход от деятельности, не указанный в реестре единоналожников, доход, полученный от использования иных форм расчетов, нежели расчеты в денежной форме (наличной и/или безналичной), от осуществления видов деятельности, не дающих права применять упрощенную систему налогообложения, и доход от деятельности, не разрешенной именно для группы 1 или 2 (например, предоставление единоналожником группы 2 услуг общесистемщику).
В графе 8 указывается сумма дохода, вид которого был записан в графе 7.
ФЛП — плательщики ЕН группы 3 — плательщики НДС заполняют свою Книгу следующим образом.
Графы 1 — 5 раздела «Доходы» заполняются так же, как и в Книге для групп 1 — 3.
При этом в Порядке № 579* прямо указано, что плательщики НДС записи в эти графы делают без учета сумм НДС
В графе 6 показываем сумму кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности (без НДС). Поясним, что кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, — это долг ФЛП на ЕН перед другими лицами, который остается непогашенным, как правило, на протяжении более 3 лет.
В графе 7 отражается общая сумма дохода по графам 4, 5, 6.
В графе 8 отражаем вид дохода ЕН, который облагается по ставке 15 %, в частности для группы 3 это доход от превышения 20 млн грн, доход, полученный от использования иных форм расчетов, нежели расчеты в денежной форме, и доход от осуществления видов деятельности, не дающих права применять упрощенную систему налогообложения.
В графе 9 указывается сумма дохода, вид которого был записан в графе 8.
Раздел «Расходы» в Книге учета доходов и расходов для группы 3 с НДС не поменялся.
Тут стоит заметить, что в Законе об РРО** (с учетом последних изменений, внесенных Законом Украины от 01.07.2015 г. № 569-VIII) есть норма, согласно которой ( п. 12 ст. 3 Закона об РРО) единоналожники группы 3 с НДС обязаны вести в установленном законодательством порядке учет товарных запасов на складах и/или по месту их реализации. Таким учетным регистром для них как раз и является Книга учета доходов и расходов (в частности, раздел «Расходы»). Подробнее о порядке учета товарных запасов мы расскажем в одном из ближайших номеров «Налоги и бухгалтерский учет».
Еще один важный момент. Расходы, которые единоналожники отражают в Книге учета доходов и расходов, должны подтверждаться первичными документами. Это требование содержит ст. 44 НКУ. Если документов, подтверждающих расходы, у единоналожника не будет, налоговики могут применить к нему штраф в размере 510 грн. ( ст. 121 НКУ), см. разъяснение в разделе 107.11 БЗ. Так что во избежание проблем с контролирующими органами лучше документы, подтверждающие расходы, все-таки иметь.
Книги учета доходов должны храниться у ФЛП три года после окончания периода, в котором сделана последняя запись. Но мы рекомендуем, в случае если у ФЛП не было за этот период проверок, хранить ее дольше — до момента проведения проверок. Это поможет избежать многих проблем.
