Нові форми Книг обліку для ФОП на ЄП

Книги обліку доходів (і витрат) ведуть і повинні будуть вести тільки ФОП на ЄП ( пп. 296.1.1, 296.1.2 ПКУ*). Юросіб на ЄП вся ця справа взагалі не стосується, Книги обліку доходів вони не заповнюють.

Основне, що необхідно мати на увазі:

підприємцям не потрібно турбуватися про заміну старих Книг на нові

У наказі № 579** є пряма норма про те, що стара Книга діє до її закінчення. Тобто можна продовжити їх вести й далі, але вже зважаючи на нові правила заповнення (зокрема, з копійками — про це далі).

Далі пройдемося по змінах у самій формі Книг. Вони не такі вже істотні. Кардинально нічого не змінилося.

Важливо: нову Книгу тепер потрібно буде заповнювати у гривнях з копійками, а не в цілих гривнях, як це було раніше. Книга — джерело даних для заповнення декларації єдиноподатника. Раніше в декларації ФОП на ЄП показники наводилися в цілих гривнях без копійок з округленням за загальновстановленими правилами. Але при заповненні декларації в електронній формі часто програма автоматично ставила гривні з копійками. Тепер уже не потрібно буде морочити голову з округленням. І декларацію, і Книгу потрібно буде заповнювати з копійками.

Тепер є можливість єдиноподатникам вести Книгу в електронній формі (у тому ж сервісі податківців «Електронний кабінет платника», що і для загальносистемників). ФОП на загальній системі одержали таку можливість ще в минулому році.

Що робити, якщо ФОП на ЄП стару Книгу ще не закінчить, але захоче перейти на ведення Книги в електронному вигляді? Вважаємо, що в цьому випадку немає необхідності чекати того часу, коли буде заповнена остання сторінка старої Книги. Податківці не повинні перешкоджати завести ФОП нову Книгу обліку доходів в електронній формі, навіть якщо стара ще не закінчилася.

Для того щоб перейти на електронну версію Книги, ФОП доведеться:

— заздалегідь отримати посилені сертифікати відкритих ключів та укласти договір про визнання електронних документів з контролюючим органом;

— сформувати та надіслати в електронній формі податківцям заяву про обрання способу ведення Книги в електронній формі. Електронний цифровий підпис тут теж необхідна умова.

Податківці, у свою чергу, зареєструють таку заяву про обрання способу ведення Книги в електронній формі і протягом 3 днів сформують і нададуть повідомлення про реєстрацію Книги із зазначенням її реєстраційного номера і дати реєстрації.

Цікавий момент:

записи до Книг, як і раніше, потрібно вносити щодня, за підсумками дня загальною сумою, але тепер для електронних книг такі записи можна робити не пізніше наступного календарного дня

Проте якщо єдиноподатник має справу з доходами в готівковій формі, то запис до електронної Книги такого доходу наступного дня може обернутися для нього порушенням касової дисципліни. Річ у тім, що п. 2.6 Положення № 637* вимагає оприбутковувати готівку в день її надходження. А запис готівкового доходу у Книзі для єдиноподатника якраз є його оприбутковуванням. Отже, готівкові суми рекомендуємо єдиноподатникам записувати до електронної Книги день у день.

Помилки в електронній Книзі виправляти можна тільки шляхом доповнення рядка, в якому відображається від’ємне або додатне значення.

Якщо ФОП перейде на електронну форму Книги, записи в новій Книзі продовжуватимуться наростаючим підсумком. А свою стару Книгу ФОП залишить у себе.

Порядок заповнення Книги обліку

Для ФОП на ЄП є два різновиди Книги обліку:

— доходів — для єдиноподатників груп 1—3 (неплатники ПДВ);

— доходів і витрат — для єдиноподатників групи 3 з ПДВ.

Обов’язкова умова — Книга має бути зареєстрована в податковій. Без реєстрації Книга недійсна.

При заповненні Книги, як і раніше, орієнтуємося на касовий метод, тобто на дату надходження або витрачання грошових коштів. Відвантаження товарів або підписання акта приймання-передавання робіт (послуг) значення не має і у Книзі не відображається.

Якщо протягом дня жодних доходів отримано не було, то за цей день заповнювати Книгу не потрібно.

ФОП, які займаються декількома видами діяльності, ведуть тільки одну Книгу за всіма видами діяльності одночасно.

ФОП-платники ЄП груп 1, 2 і 3 — неплатники ПДВ заповнюють Книгу таким чином.

У графі 1 зазначається дата запису. Тобто проставляються всі робочі дні ФОП. Вихідні дні і ті в яких не було отримано доходу, можна не зазначати.

До графи 2 заноситься тільки той дохід, який отримано у вигляді готівкових грошових коштів або коштів, що надійшли на поточний рахунок підприємця від єдиноподатної діяльності. Якщо ФОП отримав цивільний дохід (наприклад, від продажу автомобіля, або процент від депозиту), то до Книги він, звичайно, не потрапить. Також не потрапить сюди й дохід, що оподатковується за ставкою 15 %, — місце цього доходу у графах 7 і 8 відповідно.

Підтверджувати жодним документом записи в цій графі не обов’язково. За безготівковими надходженнями в ЄП завжди буде підтвердний документ — виписка банку, а за готівкою — сама Книга доходів і є той регістр, що фіксує готівкові надходження.

Важливий момент:

дохід у графі 2 потрібно записувати загальною сумою за день, але з розбиттям за видами доходу. Окремо потрібно показати готівковий дохід і окремо безготівковий

Тобто графу 2 доведеться розбивати на дві частини, якщо в єдиноподатника протягом дня були різні види доходів. Зрозуміло, що виконати цю вимогу можна буде тільки в тому випадку, якщо ви ведете Книгу в паперовому вигляді. В електронній формі Книги реалізувати такий фокус не вдасться. Тому весь отриманий грошовий дохід заносите до графи 2 електронної Книги однією сумою. При цьому не забувайте робити це «день у день», якщо у складі такого доходу була хоч копійка готівки. Чому — ми вже розповіли вище.

У графі 3 зазначаємо суму коштів (у тому числі отримані аванси), яку єдиноподатник повернув своїм покупцям або замовникам у зв’язку з розірванням договору, поверненням товару або за листом-заявою про повернення коштів ( п.п. 5 п. 292.11 ПКУ). Записи в цій графі обов’язково повинні підтверджуватися відповідним документом (платіжне доручення, угода про розірвання договору, лист-заява про повернення коштів, ТТН на повернений товар, претензія з приводу якості товару тощо).

У графі 4 показуємо скориговану суму доходу за продані товари (роботи, послуги), без урахування коштів, повернених покупцям або замовникам, тобто різницю між графами 2 і 3.

У графі 5 зазначаємо вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг). Датою, за якою відображається такий «єдиноподатний» дохід, є дата підписання акта приймання-передавання безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) ( п. 292.6 ПКУ).

Графа 6 — це загальна сума доходу за графами 4 і 5.

У графі 7 зазначаємо вид доходу платника ЄП, що оподатковується за ставкою 15 %, тобто зазначаємо вид доходу, отриманого з порушенням правил роботи на спрощеній системі оподаткування. Виноска до назви графи 7 посилає нас до пп. 1 — 5 п. 293.4 ПКУ. Відповідно, тут зазначають доходи: єдиноподатників групи 1, якщо вони перевищили 300 тис. грн., групи 2 — 1,5 млн грн., групи 3 ФОП — 20 млн грн. Також тут показуємо дохід від діяльності, не зазначений у реєстрі єдиноподатників, дохід, отриманий від використання інших форм розрахунків, ніж розрахунки у грошовій формі (готівковій та/або безготівковій), від здійснення видів діяльності, що не дають права застосовувати спрощену систему оподаткування, і дохід від діяльності, не дозволеної саме для групи 1 або 2 (наприклад, надання єдиноподатником групи 2 послуг загальносистемнику).

У графі 8 зазначається сума доходу, вид якого було записано у графі 7.

ФОП-платники ЄП групи 3 — платники ПДВ заповнюють свою Книгу таким чином.

Графи 1 — 5 розділу «Доходи» заповнюються так само, як і у Книзі для груп 1 — 3.

При цьому в Порядку № 579* прямо зазначено, що платники ПДВ записи до цих граф роблять без урахування сум ПДВ

У графі 6 показуємо суму кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності (без ПДВ). Пояснимо, що кредиторська заборгованість, за якою минув строк позовної давності, — це борг ФОП на ЄП перед іншими особами, який залишається непогашеним, як правило, упродовж більше 3 років.

У графі 7 відображається загальна сума доходу за графами 4, 5, 6.

У графі 8 відображаємо вид доходу ЄП, що оподатковується за ставкою 15 %, зокрема для групи 3 це дохід від перевищення 20 млн грн., дохід, отриманий від використання інших форм розрахунків, ніж розрахунки у грошовій формі, і дохід від здійснення видів діяльності, що не дають права застосовувати спрощену систему оподаткування.

У графі 9 зазначається сума доходу, вид якого було записано у графі 8.

Розділ «Витрати» у Книзі обліку доходів і витрат для групи 3 з ПДВ не змінився.

Тут варто зауважити, що в Законі про РРО** (з урахуванням останніх змін, унесених Законом України від 01.07.2015 р. № 569-VIII) є норма, згідно з якою (п. 12 ст. 3 Закону про РРО) єдиноподатники групи 3 з ПДВ зобов’язані вести в установленому законодавством порядку облік товарних запасів на складах і за місцем їх реалізації. Таким обліковим регістром для них якраз і є Книга обліку доходів і витрат (зокрема, розділ «Витрати»). Детальніше про порядок обліку товарних запасів ми розповімо в одному з найближчих номерів «Податки та бухгалтерський облік».

Ще один важливий момент. Витрати, які єдиноподатники відображають у Книзі обліку доходів і витрат, повинні підтверджуватися первинними документами. Цю вимогу містить ст. 44 ПКУ. Якщо документів, які підтверджують витрати, в єдиноподатника не буде, податківці можуть застосувати до нього штраф у розмірі 510 грн. ( ст. 121 ПКУ), див. роз’яснення в розділі 107.11 БЗ. Отже, щоб уникнути проблем з контролюючими органами, краще документи, які підтверджують витрати, все ж таки мати.

Книги обліку доходів повинні зберігатися у ФОП три роки після закінчення періоду, в якому зроблено останній запис. Але ми рекомендуємо, у випадку якщо у ФОП не було за цей період перевірок, зберігати її довше — до моменту проведення перевірок. Це допоможе уникнути багатьох проблем.