Определение представительских расходов дано приказом Министерства финансов Украины от 14.09.2010 № 1026 «Об утверждении Норм средств на представительские цели бюджетных учреждений и порядка их расходования» (далее — Приказ), в соответствии с п. 2 которого представительскими считаются расходы бюджетных учреждений на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций, прибывших по приглашению для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества.
К представительским относятся расходы, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда, ужина) представителей, транспортным обеспечением, мероприятиями культурной программы, буфетным обслуживанием во время переговоров, оплатой услуг переводчика, не состоящего в штате учреждения, оплатой номеров в гостиницах. Требования Приказа, т. е. нормы средств на представительские цели, являются обязательными исключительно для бюджетных учреждений, иные предприятия данный документ могут использовать в качестве вспомогательного (справочного).
В соответствии с п. 163.1 ст. 163 НКУ объектом налогообложения плательщика налога (как резидента, так и нерезидента) является, в частности, общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход, состоящий из суммы налогооблагаемых доходов, начисленных (выплаченных, предоставленных) в течение такого отчетного налогового месяца.
В общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога не включаются средства, полученные плательщиком налога на командировку или под отчет и рассчитанные согласно п. 170.9 ст. 170 НКУ (п.п. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 НКУ).
Вместе с тем согласно п.п. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 НКУ в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога включается сумма излишне израсходованных средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, размер которой исчисляется в соответствии с п. 170.9 ст. 170 НКУ.
Так, п.п. «б» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ установлено, что налоговым агентом плательщика налога при налогообложении суммы, выданной плательщику налога под отчет и не возвращенной им в течение установленного п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ срока, является лицо, выдавшее такую сумму под отчет для выполнения отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет выдавшего их лица — в сумме, превышающей сумму фактических расходов плательщика налога на выполнение таких действий.
Для целей этого пункта в сумму превышения не включаются и не облагаются налогом документально подтвержденные расходы, осуществленные за счет наличных или безналичных средств, предоставленных плательщику налога под отчет работодателем на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков, в установленных пределах, осуществленные таким плательщиком и/или другими лицами с рекламными целями.
Согласно ст. 1 Закона Украины от 03 июля 1996 года № 270/96-ВР «О рекламе», с изменениями и дополнениями, реклама — информация о лице или товаре, распространенная в любой форме и любым способом и предназначенная сформировать или поддержать осведомленность потребителей рекламы и их интерес в отношении таких лица или товара.
Лицо — это физическое лицо, в том числе субъект предпринимательской деятельности, юридическое лицо любой формы собственности, представительство нерезидента в Украине.
Товар — любой предмет хозяйственного оборота, в том числе продукция, работы, услуги, ценные бумаги, объекты права интеллектуальной собственности.
Следовательно, не включаются в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога (уполномоченного лица) средства (наличные, безналичные, использование корпоративных платежных карточек), полученные от работодателя плательщиком налога под отчет на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков при условии соблюдения всех требований, установленных п. 170.9 ст. 170 НКУ. При этом обязательным условием является рекламная направленность расходов, осуществленных за счет таких средств, и их документальное подтверждение.
Таким образом, сумма, полученная под отчет (компенсированная физическому лицу, потратившему собственные средства) для проведения представительских расходов юридического лица (не в рекламных целях), подлежит обложению налогом на доходы физических лиц на общих основаниях.
По материалам категории 103.02 БЗ
комментарий редакции
Под «налоговым прицелом» компенсированные представительские расходы
В комментируемом разъяснении рассмотрена ситуация, когда работник предприятия за счет собственных средств осуществил расходы на представительские мероприятия юрлица, после чего указанные расходы ему компенсированы таким юрлицом. Будет ли доход от получения компенсации? Нужно ли удерживать с ее суммы НДФЛ? Налоговики, ссылаясь на действующие нормы НКУ, говорят, что представительские расходы не попадают в общий налогооблагаемый доход физлица только в том случае, если они были осуществлены в рекламных целях и подтверждены документально. В противном случае компенсированная физлицу сумма средств, потраченных им на представительские расходы, будет облагаться НДФЛ аналогично излишне израсходованным подотчетным лицом средствам.
Но как определить рекламную направленность осуществленных представительских расходов? Прежде всего следует заранее издать приказ, указывающий на рекламный характер мероприятия (например, «О проведении официального приема с целью осуществления мероприятий рекламного характера»). Тогда относительно «рекламности» представительских расходов сомнений у фискалов быть не должно. В случае же их возникновения наличие такого приказа может увеличить ваши шансы при отстаивании своей правоты в суде (пример — постановление Киевского окружного административного суда от 23.12.2013 г. по делу № 810/6817/13-а).
Одним из важных документов, необходимых для осуществления и оформления представительских расходов, фискалы считают программу проведения мероприятия. Она должна содержать перечень планируемых мероприятий, дату и место их проведения, список приглашенных лиц и представителей приглашающей стороны. Утвердить ее должен руководитель приглашающей стороны. На основании программы проведения мероприятия вы легко сможете составить смету расходов на проведение приема гостей.
Обратите внимание: представители и делегации, которые прибудут на переговоры, независимо от того, отечественные они или зарубежные, должны быть официально приглашены на предприятие. Кроме того, не лишним будет сохранить их ответ на ваше приглашение.
Далее нужно подтвердить сам факт осуществления представительских расходов. Для этого следует обзавестись такими документами: актами выполненных работ (предоставленных услуг), накладными, платежными поручениями, квитанциями, чеками и пр. Они подтвердят факт приобретения товаров (работ, услуг), которые необходимы для организации того или иного мероприятия и непосредственно расходуются (осуществляются) при его проведении.
После завершения официального приема ответственные за него работники должны составить:
— отчет о проведенном мероприятии. В нем указывают, каких результатов удалось достичь (подписаны договоры о поставке товаров, работ или услуг, потенциальные покупатели/заказчики ознакомлены с деятельностью предприятия и его продукцией и т. п.);
— отчет об израсходованных средствах, к которому прилагают подтверждающие документы.
Руководитель предприятия должен утвердить указанные отчеты.
Налоговики, рассматривая вопрос о документальном оформлении представительских расходов (см. «Вестник налоговой службы Украины», 2012, № 8, с. 45), обратили внимание еще на один момент. Если при проведении деловой встречи (переговоров) стороны не пришли к согласию и не составили договор, не будет лишним документально подтвердить этот факт. Для подтверждения эффективности и правомерности использования средств фискалы рекомендуют завершать переговоры по меньшей мере подписанием обеими сторонами протокола о намерении заключить договор (осуществить операцию) в произвольной форме. Поэтому контролеры могут обращать внимание и на наличие подобного протокола.
Итак, что мы в итоге имеем? Если представительские расходы, компенсируемые работнику, не подтверждены документально и/или не носят рекламный характер, их сумма включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход физлица и, соответственно, облагается НДФЛ (и ВС). В Налоговом расчете по форме № 1ДФ такие доходы физлица отражают с признаком дохода «118». Но оформив несколько дополнительных документов, этих нежелательных последствий можно избежать.
