Визначення представницьких витрат надано наказом Міністерства фінансів України від 14.09.2010 № 1026 «Про затвердження Норм коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядку їх витрачання» (далі — Наказ), відповідно до п. 2 якого представницькими вважаються витрати бюджетних установ на прийом і обслуговування іноземних представників і делегацій, які прибули на запрошення для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв’язків, установлення та підтримання взаємовигідного співробітництва.
До представницьких належать витрати, пов’язані з проведенням офіційного прийому (сніданку, обіду, вечері) представників, транспортним забезпеченням, заходами культурної програми, буфетним обслуговуванням під час переговорів, оплатою послуг перекладача, який не перебуває у штаті установи, оплатою номерів у готелях. Вимоги Наказу, тобто норми коштів на представницькі цілі, є обов’язковими виключно для бюджетних установ, інші підприємства даний документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).
Відповідно до п. 163.1 ст. 163 ПКУ об’єктом оподаткування платника податку (як резидента, так і нерезидента) є, зокрема, загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід, який складається із суми оподатковуваних доходів, нарахованих (виплачених, наданих) протягом такого звітного податкового місяця.
До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ст. 170 ПКУ (п.п. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 ПКУ).
Разом з тим згідно з п.п. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ст. 170 ПКУ.
Так, п.п. «б» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ встановлено, що податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 ПКУ терміну, є особа, що видала таку суму під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, — у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.
Для цілей цього пункту до суми перевищення не включаються та не оподатковуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями.
Згідно зі ст. 1 Закону України від 03 липня 1996 року № 270/96-ВР «Про рекламу», зі змінами та доповненнями, реклама — інформація про особу чи товар, розповсюджена в будь-якій формі та в будь-який спосіб і призначена сформувати або підтримати обізнаність споживачів реклами та їх інтерес щодо таких особи чи товару.
Особа — це фізична особа, в тому числі суб’єкт підприємницької діяльності, юридична особа будь-якої форми власності, представництво нерезидента в Україні.
Товар — будь-який предмет господарського обігу, в тому числі продукція, роботи, послуги, цінні папери, об’єкти права інтелектуальної власності.
Отже, не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку (уповноваженої особи) кошти (готівкові, безготівкові, використання корпоративних платіжних карток), отримані від роботодавця платником податку під звіт на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків за умови дотримання усіх вимог, встановлених п. 170.9 ст. 170 ПКУ. При цьому обов’язковою умовою є рекламна спрямованість витрат, здійснених за рахунок таких коштів, та їх документальне підтвердження.
Таким чином, сума, отримана під звіт (компенсована фізичній особі, яка витратила власні кошти) для проведення представницьких витрат юридичної особи (не в рекламних цілях), підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб на загальних підставах.
За матеріалами категорії 103.02 БЗ
коментар редакції
Під «податковим прицілом» компенсовані представницькі витрати
У роз’ясненні, що коментується, розглянуто ситуацію, коли працівник підприємства за рахунок власних коштів здійснив витрати на представницькі заходи юрособи, після чого зазначені витрати йому компенсовано такою юрособою. Чи буде дохід від отримання компенсації? Чи потрібно утримувати з її суми ПДФО? Податківці, посилаючись на чинні норми ПКУ, зазначають, що представницькі витрати не потрапляють до загального оподатковуваного доходу фізособи тільки в тому випадку, якщо вони були здійснені в рекламних цілях і підтверджені документально. Інакше компенсована фізособі сума коштів, витрачених нею на представницькі витрати, обкладатиметься ПДФО аналогічно надмірно витраченим підзвітною особою коштам.
Але як визначити рекламну спрямованість здійснених представницьких витрат? Перш за все, слід заздалегідь видати наказ, що вказує на рекламний характер заходу (наприклад, «Про проведення офіційного прийому з метою здійснення заходів рекламного характеру»). Тоді щодо «рекламності» представницьких витрат сумнівів у фіскалів бути не повинно. У разі ж їх виникнення наявність такого наказу може збільшити ваші шанси при відстоюванні своєї правоти в суді (приклад — постанова Київського окружного адміністративного суду від 23.12.2013 р. у справі № 810/6817/13-а).
Одним з важливих документів, необхідних для здійснення та оформлення представницьких витрат, фіскали вважають програму проведення заходу. Вона повинна містити перелік запланованих заходів, дату та місце їх проведення, список запрошених осіб і представників сторони, що запрошує. Затвердити її повинен керівник сторони, що запрошує. На підставі програми проведення заходу ви легко зможете скласти кошторис витрат на проведення прийому гостей.
Зверніть увагу: представники та делегації, які прибудуть на переговори, незалежно від того, вітчизняні вони чи закордонні, мають бути офіційно запрошені на підприємство. Крім того, не зайвим буде зберегти їх відповідь на ваше запрошення.
Далі потрібно підтвердити сам факт здійснення представницьких витрат. Для цього слід обзавестися такими документами: актами виконаних робіт (наданих послуг), накладними, платіжними дорученнями, квитанціями, чеками тощо. Вони підтвердять факт придбання товарів (робіт, послуг), що необхідні для організації того чи іншого заходу і безпосередньо витрачаються (здійснюються) під час його проведення.
Після завершення офіційного прийому відповідальні за нього працівники повинні скласти:
— звіт про проведений захід. У ньому зазначають, яких результатів удалося досягти (підписані договори про постачання товарів, робіт або послуг, потенційні покупці/замовники ознайомлені з діяльністю підприємства та його продукцією тощо);
— звіт про витрачені кошти, до якого додають підтвердні документи.
Керівник підприємства повинен затвердити зазначені звіти.
Податківці, розглядаючи питання про документальне оформлення представницьких витрат (див. «Вісник податкової служби України», 2012, № 8, с. 45), звернули увагу ще на один момент. Якщо при проведенні ділової зустрічі (переговорів) сторони не дійшли згоди і не склали договір, не буде зайвим документально підтвердити цей факт.
Для підтвердження ефективності та правомірності використання коштів фіскали рекомендують завершувати переговори щонайменше підписанням обома сторонами протоколу про намір укласти договір (здійснити операцію) у довільній формі. Тому контролери можуть звертати увагу на наявність подібного протоколу.
Отже, що ми в результаті маємо? Якщо представницькі витрати, що компенсуються працівнику, не підтверджені документально і не мають рекламного характеру, їх сума включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу фізособи і, відповідно, обкладається ПДФО (і ВЗ). У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ такі доходи фізособи відображають з ознакою доходу «118». Але оформивши декілька додаткових документів, цих небажаних наслідків можна уникнути.
